Υπάρχει λίγο πιο απογοητευτικό από το να πηγαίνεις στην προσπάθεια να γράψεις ένα επείγον μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μόνο για να έρθεις πολύ αργά. Ωστόσο, το πρόβλημα μπορεί να μην βρίσκεται στον παραλήπτη. Μπορεί να βρίσκεται μαζί σας και πώς έχετε δημιουργήσει το μήνυμά σας.
Η έρευνα έχει αποκαλύψει πολλές ιδέες για το πώς να πείσουν περισσότερα μέλη μιας λίστας αλληλογραφίας για να ανοίξουν, να διαβάσουν και να κάνουν κλικ σε συνδέσμους μέσα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά υπάρχουν λιγότερες πληροφορίες σχετικά με την επίτευξη παρόμοιων στόχων για προσωπικό ή επαγγελματικό email.
Εάν έχετε επείγον ζήτημα στην εργασία, θέλετε να εισαγάγετε τον εαυτό σας σε έναν επηρεαστή 6 τρόποι για να πάρει τους πολυάσχολους ανθρώπους να απαντήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας 6 τρόποι για να πάρει τους πολυάσχολους ανθρώπους να απαντήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Υπάρχει ένα εντελώς διαφορετικό σύνολο κανόνων όταν πρόκειται για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ότι θα ενθαρρύνει ή θα αποθαρρύνει ένα άτομο να πατήσει το κουμπί "απάντηση" και να σας απαντήσει. Μάθετε τους κανόνες επιτυχίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαβάστε περισσότερα, ή οργανώστε μια συνάντηση, με ποιο τρόπο πιθανότατα θα λάβετε μια άμεση απάντηση στο email σας;
Ακολουθεί ένας κατάλογος των λόγων για τους οποίους οι απαντήσεις στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας συνεχίζουν να φθάνουν αργά ή καθόλου. Λαμβάνοντας υπόψη αυτά τα κοινά λάθη και συμβουλές, θα είστε σε θέση να καλλιεργήσετε ένα ταχύτερο και πιο συνεπές ποσοστό απάντησης σε κάθε ένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Μπορείτε CC'd το άτομο που χρειάζεστε μια απάντηση από
Αν CC άτομα στο μήνυμά σας, θα υποθέσει συχνά ότι συμπεριλήφθηκαν μόνο για να διατηρηθεί στο βρόχο. Αυτό μειώνει την πιθανότητα των ατόμων να ανταποκριθούν, καθώς δεν αισθάνονται ότι ήταν ο κύριος αποδέκτης. Εάν χρειάζεστε όλους να απαντήσετε, αποφύγετε τη χρήση της λειτουργίας CC. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα άτομο τη φορά. Αλλά αν πρέπει να CC, να διευκρινιστεί νωρίς στο email ότι χρειάζεστε ο καθένας για να απαντήσει, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είναι CC'd.
Η Γραμμή Θέμα σας χτυπά
Μια ποιοτική γραμμή θέματος Πώς να κάνετε το μήνυμά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ξεχωρίζει σε ένα ακαταστασμένο εισερχόμενο Πώς να κάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να ξεχωρίζει σε ένα ακατασταλμένο εισερχόμενο Έχετε στείλει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρήσατε ότι ήταν σημαντικό μόνο να απαντηθεί πολλές ημέρες αργότερα ή ακόμα χειρότερα ξεχάσατε ; Χορηγείται, μερικές φορές είναι εκτός ελέγχου σας, αλλά υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε ... Διαβάστε περισσότερα πρέπει να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι χρειάζεστε μια απάντηση επειγόντως. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να επικαλύψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "URGENT". Και αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι γελοία λεπτομερής.
Κάτι τόσο απλό όσο το "Stevo, πρέπει να κάνουμε αυτή την απόφαση μέχρι το αύριο" λειτουργεί καλά. Πρώτον, απευθύνεται στο άτομο, οπότε γνωρίζει ότι η ευθύνη τους ανήκει. Δεύτερον, το περιεχόμενο της εν λόγω γραμμής παρουσιάζει μια αίσθηση τόσο επείγοντος όσο και περιέργειας. Αυτό αυξάνει την πιθανότητα το μήνυμα να ανοίξει αμέσως.
Δεν δηλώνετε γρήγορα την αίτησή σας
Όλοι γνωρίζουμε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να διατηρούνται συνοπτικά. Αλλά αν οι δικοί σας είναι περισσότερο από μερικές σύντομες παραγράφους μακρύ, βεβαιωθείτε ότι το αίτημά σας είναι στο προσκήνιο από την αρχή, αλλιώς μπορεί να παραβλεφθεί.
Αυτό σημαίνει ευγενικά να περάσετε όσα χρειάζεστε στην πρώτη ή δεύτερη πρόταση. Μπορείτε να πάτε σε περισσότερες λεπτομέρειες αργότερα, αλλά η προϋπόθεση του τι είστε μετά πρέπει να έρθει πρώτα.
Τα μηνύματά σας είναι βαρετά
Εάν όλοι αναμένουν ότι τα μηνύματά σας θα είναι βαρετά, γεμάτα φράσεις, γεμάτα φράση και πολύ λεπτομερείς, θα θρηνήσουν την ιδέα του ανοίγματος των μηνυμάτων σας.
Αντ 'αυτού, προσκαλέστε τους ανθρώπους να προσβλέπουν στη λήψη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς. Χρησιμοποιήστε το χιούμορ. Απευθυνθείτε στους ανθρώπους προσωπικά. Αποφύγετε την εταιρική-μιλήσει. Κρατήστε τις προτάσεις σας σύντομες και γεμάτες. Συμπεριλάβετε ένα αστείο GIF Βρείτε τα καλύτερα GIF στον ιστό Με Giphy, μια αφιερωμένη μηχανή αναζήτησης για κινούμενες εικόνες Βρείτε τα καλύτερα GIF στον ιστό με τον Giphy, μια ειδική μηχανή αναζήτησης για κινούμενες εικόνες Τα GIF είναι συνήθης στον ιστό, αλλά είναι μερικές φορές δύσκολο να βρείτε το σωστό για τη σωστή κατάσταση. Ευτυχώς έχει φτάσει μια νέα μηχανή αναζήτησης αποκλειστικά για GIFs. Το όνομά της είναι Giphy και ... Διαβάστε περισσότερα. Εξακολουθείτε να είστε σε θέση να λαμπρύνετε την ημέρα κάποιου, ακόμα και αν τους ζητάτε μια εύνοια.
Δεν ορίζετε προθεσμία
Αν χρειάζεστε κάτι, αφήστε τον παραλήπτη να γνωρίζει ακριβώς πότε χρειάζεται. Πολύ συχνά, μας ζητείται να δώσουμε μια απάντηση "ASAP" ή "σύντομα". Αυτό καθιστά την προθεσμία υποκειμενική. Εάν λέτε "πραγματικά χρειάζομαι μια απάντηση σε αυτό το ερώτημα μέχρι τις 4 μ.μ. σήμερα", δεν υπάρχει περιθώριο αμφιβολίας.
Δεν παρέχετε εναλλακτικές λύσεις
Συνεχίζοντας με το παραπάνω παράδειγμα, ίσως συμβαίνει ότι ο παραλήπτης απλά δεν μπορεί να σας απαντήσει μέχρι τις 16:00. Θα πρέπει να λογοδοτήσετε για αυτή τη δυνατότητα στο αρχικό σας μήνυμα διευρύνοντας την πρόταση:
"Χρειάζομαι πραγματικά μια απάντηση σε αυτό το ερώτημα μέχρι τις 4 μ.μ. σήμερα. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, ενημερώστε με το μεσημέρι για να μπορέσω να κάνω εναλλακτικές ρυθμίσεις. "
Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι υψηλή προτεραιότητα
Εάν το μήνυμά σας είναι πραγματικά επείγον, μπορείτε να το καταστήσετε πιο προφανές επισημαίνοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως τέτοια σε ορισμένους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η δυνατότητα επισήμανσης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Υψηλής Προτεραιότητας είναι δυνατή στο Microsoft Outlook και το Apple Mail. Δυστυχώς δεν είναι δυνατό στο Gmail, οπότε η πιο κοντινή εναλλακτική λύση είναι να προηγηθεί το θέμα σας με "URGENT:"
Αυτό πρέπει να γίνει μόνο σε πραγματικά επείγουσες περιπτώσεις. Εάν το βλέπετε να το κάνετε αυτό πολύ συχνά, αυτή η συμβουλή θα χάσει την αποτελεσματικότητά της.
Δεν κάνετε απειλή
Αυτό ακούγεται χειρότερο από ό, τι είναι. Αφήστε τον παραλήπτη να γνωρίζει ότι εάν δεν ληφθεί απάντηση εντός καθορισμένης προθεσμίας, θα ακολουθηθούν ορισμένες συνέπειες. Για παράδειγμα: "Αν δεν έχω ακούσει από εσάς μέχρι τις 2 μ.μ., θα υποθέσω ότι όλα είναι εντάξει και θα στείλω τα 10.000 δολάρια στον ανάδοχο".
Εάν ο παραλήπτης τότε επιλέξει να αγνοήσει την ερώτηση, ξέρει, ρητά, ότι τα πράγματα θα συνεχίσουν χωρίς την εισήγησή τους. Αν θέλουν να ακουστεί η φωνή τους, πρέπει να μιλήσουν τώρα .
Δεν βοηθάτε
Εάν το αίτημά σας είναι πολύ ευρύ, ο παραλήπτης θα σκέφτεται συχνά ότι πρέπει να κάνει μια πιο εύγλωττη απάντηση από ό, τι χρειάζεται. Αφήστε τους να γνωρίζουν εάν ένα απλό "ναι" ή "όχι" θα κάνει. Αν οργανώνετε μια συνάντηση, προτείνετε τρεις ή τέσσερις βολικές ώρες ως σημείο εκκίνησης. Κάνετε ό, τι μπορείτε για να κάνετε την απάντηση στο email λιγότερο επιβαρυντική για τον παραλήπτη.
Εσείς στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε λάθος χρόνο
Εάν γνωρίζετε ότι ο προπονητής σας είναι πάντα βιαστικά από τα πόδια τους σε ένα απόγευμα της Πέμπτης, μην περιμένετε έως την Πέμπτη το πρωί για να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν θα μπορούσατε να το έστειλε την Τρίτη. Αν γνωρίζετε ότι ο συνάδελφός σας έχει τους τόνους των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αρχή κάθε ημέρας, ίσως περιμένετε μέχρι να ξέρετε ότι έχουν περάσει τα εισερχόμενά τους. 5 Βήματα δράσης για τη θεραπεία των εισερχομένων σας Zero Email Frenzy 5 Βήματα δράσης για τη θεραπεία των εισερχομένων σας Zero Email Frenzy Inbox Zero είναι μια από τις πιο δημοφιλείς λέξεις buzz. Για να λύσετε πραγματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεστε, πρέπει να υπερβείτε το φάκελο Inbox Zero και να αντιμετωπίσετε τα υποκείμενα προβλήματα. Διαβάστε περισσότερα πριν στείλετε το μήνυμά σας. Αυτό κάνει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας λιγότερο από μια βελόνα σε ένα άχυρα.
Στέλνετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν είστε γνωστός γύρω από το γραφείο ως ένα αμείλικτο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι συνάδελφοί σας θα γίνουν γρήγορα τυφλοί στους ισχυρισμούς εισερχομένων.
Κάνετε μια συνήθεια Πώς να χρησιμοποιήσετε τις μικρές συνήθειες και το σπινθήρα Μαζική προσωπική αλλαγή Πώς να χρησιμοποιήσετε τις μικρές συνήθειες και τη μαζική προσωπική αλλαγή Spark Η δημιουργία νέων συνηθειών είναι δύσκολη. Οι συνήθειες συνήθως χτίζονται μέσα σε εβδομάδες ή μήνες επανάληψης, και η κίνητρο είναι η πρόκληση. Όταν η μετάβαση γίνεται σκληρή, οι μικρο-συνήθειες μπορεί να είναι τεράστια βοήθεια. Διαβάστε περισσότερα ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε είναι σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, όταν κάποιος βλέπει ένα μήνυμα από εσάς στα εισερχόμενά του, είναι πιο πιθανό να πάρει ειδοποίηση.
Είσαι αχάριστος
Εάν συνεχίζετε να ρωτάτε ανθρώπους για πράγματα και δεν δείχνετε ευγνωμοσύνη, πολύ σύντομα οι άνθρωποι θα σας αγανακτρέψουν να σας βοηθήσουν. Στον κόσμο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό μεταφράζεται σε ανθρώπους απλά αγνοώντας σας. Θα προτιμούσαν να απαντήσουν και να βοηθήσουν άλλους ανθρώπους που σέβονται το χρόνο και την προσπάθειά τους.
Έτσι, αν κάποιος απαντήσει γρήγορα, ευχαριστήστε τον / την. Αν βγούν από το δρόμο τους να σας απαντήσουν ή να σας βοηθήσουν, βεβαιωθείτε ότι έχετε δείξει ότι είστε ευγνώμονες.
Δοκίμασε το
Εάν λαμβάνετε αργές απαντήσεις ή καμία απάντηση δεν είναι ένα πρόβλημα που έχετε, προσπαθήστε να αποφύγετε κάθε ένα από τα παραπάνω λάθη. Κάνοντας αυτό, κάθε ένα από τα μηνύματά σας θα είναι πιθανότερο να ανοίξει, να διαβάσει και να απαντήσει γρήγορα. Μόλις το κάνετε αυτό για μερικές εβδομάδες, θα πρέπει να γίνει δεύτερη φύση. Πριν το ξέρετε, θα είστε ένας εμπειρογνώμονας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Θέλετε να γίνετε ειδικός σε κάτι; Δοκιμάστε σκόπιμη πρακτική Θέλετε να γίνετε ειδικός σε κάτι; Δοκιμάστε τη σκόπιμη πρακτική Είναι πολύ εύκολο να αισθανθείτε την αίσθηση της ακοής όταν προσπαθείτε σκληρά να βελτιώσετε μια συγκεκριμένη ικανότητα. Χρησιμοποιήστε τη δύναμη της «εσκεμμένης πρακτικής» για να σας οδηγήσετε σε αυτά τα ογκώδη οροπέδια. Διαβάστε περισσότερα .
Ποιες άλλες τεχνικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς βοηθούν να λάβετε μια άμεση απάντηση; Έχουν κάποια από τα παραπάνω ιδιαίτερα αποτελεσματικά για εσάς;
Εικόνες Credits: βαρετή εργασία από Ditty_about_summer μέσω Shutterstock, κάθε μέρα είναι Ημέρα του Αγίου Βαλεντίνου από Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Είμαστε σχεδόν εκεί ακόμα; από τον Stuard Richards (Flickr). Προσοχή - απότομα βήματα: 1 από τον Crystian Cruz (Flickr). Inbox Triage Με το Gmail από τον David Bruce Jr. (flickr).