6 κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Apple για να ασχοληθεί με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για εσάς

Συντριπτική με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Mac σας; Τα φίλτρα της Apple Mail διευκολύνουν την εστίαση στα σημαντικά μηνύματα και την απόκρυψη των σκουπιδιών.

Συντριπτική με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Mac σας;  Τα φίλτρα της Apple Mail διευκολύνουν την εστίαση στα σημαντικά μηνύματα και την απόκρυψη των σκουπιδιών.
Διαφήμιση

Δεν είναι εφικτό για πολλούς από εμάς να χαράξουμε το email εντελώς. Αλλά τουλάχιστον μπορούμε να έχουμε τα inboxes μας για να αντιμετωπίσουμε το μεγαλύτερο μέρος των email μας για εμάς.

Εάν είστε χρήστης Mac που χρησιμοποιεί το Apple Mail Πώς να κάνετε το Apple Mail να είναι ένας καλύτερος πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιφάνειας εργασίας Πώς να κάνετε το Apple Mail έναν καλύτερο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας Κάντε το χρόνο να ρυθμίσετε τον βαρετό πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Apple ακριβώς δεξιά και να κάνετε επεξεργασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ανώδυνη όσο το δυνατόν. Διαβάστε περισσότερα, θα πρέπει να ρυθμίσετε τους σωστούς κανόνες (γνωστούς και ως φίλτρα) για να εξομαλύνετε την εμπειρία σας.

Έχουμε έξι χρήσιμους κανόνες για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε, αλλά πρώτα θα σας καθοδηγήσουμε στα βασικά στοιχεία της δημιουργίας κανόνων στον εγγενή πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Mac.

Πώς να δημιουργήσετε έναν κανόνα στο Apple Mail

Χτυπήστε τη συντόμευση Cmd + Comma για να εμφανίσετε την ενότητα Προτιμήσεις αλληλογραφίας ή μεταβείτε σε αυτήν μέσω Mail> Προτιμήσεις . Τώρα μεταβείτε στην καρτέλα Κανόνες και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη κανόνας για να ξεκινήσετε τη δημιουργία κανόνων. Δεν υπάρχουν πολλά για αυτό. Αρχικά επιλέγετε μια κατάσταση που βρίσκεται κάτω από το αναπτυσσόμενο μενού Εάν .

δημιουργήστε κανόνες ταχυδρομείου για τα μηνύματα

Στη συνέχεια, ενημερώνετε το Mail για να εκτελέσετε μια συγκεκριμένη ενέργεια όταν βρίσκει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με το κριτήριο που έχετε προσθέσει. Θα δείτε τις διαθέσιμες ενέργειες που αναφέρονται στο αναπτυσσόμενο μενού " Εκτέλεση των ακόλουθων ενεργειών ".

δημιουργήστε κανόνες ταχυδρομείου για τα μηνύματα

Για να ολοκληρώσετε, εισαγάγετε ένα κατάλληλο όνομα για τον κανόνα και πατήστε το κουμπί OK . Σε αυτό το σημείο, το Mail θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να εφαρμόσετε τον νέο κανόνα σε υπάρχοντα μηνύματα που ταιριάζουν με την προϋπόθεση που έχετε ορίσει. (Αυτό γίνεται αυτόματα για νέα μηνύματα.) Εάν η απάντησή σας είναι ναι, κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή . Λάβετε υπόψη ότι αυτό δεν θα λειτουργήσει σε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

εφαρμόστε κανόνες ταχυδρομείου για τα μηνύματα

Θέλετε να δημιουργήσετε πολλαπλές συνθήκες φιλτραρίσματος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Κάντε κλικ στο κουμπί + δίπλα στην προεπιλεγμένη συνθήκη για να ξεκινήσετε. Εάν μεταβείτε στη διαδρομή αυτή, μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θέλετε ο κανόνας να λειτουργεί μόνο όταν τα μηνύματα ταιριάζουν σε οποιαδήποτε από τις συνθήκες ή σε όλα αυτά. Αυτό είναι το κάθε αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο If για.

Μπορείτε επίσης να λάβετε την αλληλογραφία για να εκτελέσετε πολλαπλές ενέργειες στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που έχει φιλτράρει. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να μετακινήσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα γραμματοκιβώτιο και να τα αντιγράψετε σε άλλο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί + δίπλα στην προεπιλεγμένη ενέργεια για να ξεκινήσετε τη ρύθμιση πολλαπλών ενεργειών για να ακολουθήσετε τις συνθήκες.

πολλαπλούς όρους για τους κανόνες για την ταχυδρομική υπηρεσία

Είναι εύκολο να ξεπεράσετε τους κανόνες. Κρατήστε τους μετρητές χαμηλά χρησιμοποιώντας πολλαπλούς όρους και ενέργειες αντί για ξεχωριστούς κανόνες.

1. Προσδιορίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άτομα που δεν γνωρίζετε

Με αυτόν τον κανόνα, θα είναι ευκολότερο να εντοπίσετε τις πηγές των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σας ενδιαφέρουν καθόλου. Παγιδεύει το μεγαλύτερο μέρος αυτών των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εκκενώνουν το χρόνο και την προσοχή σας.

Η επιλογή Ο αποστολέας δεν βρίσκεται στις επαφές μου ως κατάσταση. Εξαρτάται από εσάς αν θέλετε να ανακατευθύνετε τα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν ξεχωριστό φάκελο, να τα επισημάνετε, να τον επισημάνετε σε ένα συγκεκριμένο χρώμα κ.ο.κ. Επιλέξτε την κατάλληλη απόκριση από το αναπτυσσόμενο μενού " Εκτέλεση των ακόλουθων ενεργειών ".

αποστολέας unkown - κανόνες ταχυδρομείου μήλων

Κάθε εβδομάδα περίπου, μεταφέρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσδιορίζετε με αυτόν τον κανόνα. Θα θέλετε να καταργήσετε την εγγραφή σας από κάποια από αυτά, να τα χαρακτηρίσετε ως ανεπιθύμητο ή ακόμα και να ρυθμίσετε νέους κανόνες για αυτόματη διαγραφή τους την επόμενη φορά.

Είναι καλή ιδέα να αντιγράψετε τον παραπάνω κανόνα και να τον επεξεργαστείτε ώστε να ταιριάζει με αυτήν την προϋπόθεση: Ο αποστολέας δεν βρίσκεται στους προηγούμενους αποδέκτες μου . Χρησιμοποιήστε το κουμπί Διπλότυπο στην καρτέλα Κανόνες για να ξεκινήσετε.

Σε μια πλευρική σημείωση, για να μειώσετε το ποσό του spam που λαμβάνετε, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης Χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης; Δοκιμάστε αυτές τις μεγάλες υπηρεσίες Χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης; Δοκιμάστε αυτές τις μεγάλες υπηρεσίες Πρέπει να στείλετε ή να λάβετε ένα email χωρίς να χρησιμοποιήσετε την πραγματική σας διεύθυνση; Εδώ είναι μερικές εξαιρετικές υπηρεσίες που σας επιτρέπουν να κάνετε ακριβώς αυτό. Διαβάστε περισσότερα . Δώστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν θέλετε να διατηρήσετε την πραγματική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ιδιωτική.

2. Διαγράψτε τα Ανεπιθύμητα Ανεπιθύμητα και Προωθημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Με αυτόν τον κανόνα, δεν θα αισθανθείτε σαν να λυγίζετε τα μαλλιά σας πια. Πρόκειται για αποστολείς από ιστότοπους που δεν ανταποκρίνονται στα αιτήματα κατάργησης εγγραφής και συνεχίζουν να στάζουν τα εισερχόμενά σας.

Το Set From περιέχει ως κριτήριο σας, ακολουθούμενο από το όνομα του αποστολέα που είναι υπεύθυνος για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να μπλοκάρει. Επιλέξτε Διαγραφή μηνύματος ως ενέργεια για την οποία θέλετε να εκτελεστεί η αλληλογραφία.

Λάβετε υπόψη ότι η ενέργεια Διαγραφή μηνύματος διαγράφει το μήνυμα καλά. Αν θέλετε να το στείλετε στον Κάδο απορριμμάτων αντί να το κρατήσετε αργότερα, επιλέξτε Μεταφορά μηνύματος στον Κάδο απορριμμάτων ως προτιμώμενη ενέργεια.

διαγραφή spam - κανόνες ταχυδρομείου μήλων

Σημείωση: Εάν θέλετε να αντιγράψετε τη λειτουργία "αποστολέα μπλοκ" του Gmail, χρησιμοποιήστε την ενέργεια Μετακίνηση μηνύματος για να αποφύγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο Ανεπιθύμητη ενέργεια.

Αυτός ο κανόνας είναι επίσης χρήσιμος για να απαλλαγείτε από τα προωθημένα μηνύματα που αποστέλλονται, για παράδειγμα, στα μέλη της οικογένειας χύμα. Φυσικά, αν προτιμάτε να μην λαμβάνετε τέτοια μηνύματα, είναι καλύτερο να ενημερώσετε τον αποστολέα για αυτό. Αν αυτό δεν είναι εφικτό ή δεν λειτουργεί, αφήστε το Mail να φιλτράρει αυτά τα μηνύματα και να τα διαγράψει για εσάς.

Παρόλο που μπορείτε να ορίσετε έναν ξεχωριστό κανόνα για κάθε αποστολέα του οποίου τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θέλετε να αποκλείσετε, δεν είναι ο καθαρότερος τρόπος. Είναι καλύτερα να επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα κανόνα για να εισαγάγετε μια νέα συνθήκη για κάθε νέο αποστολέα. Αυτό συμβαίνει επειδή το αναπτυσσόμενο μενού Εάν έχει οριστεί σε οποιοδήποτε, πράγμα που σημαίνει ότι ο κανόνας λειτουργεί όταν πληρούνται οι όποιες προϋποθέσεις.

block spammers - κανόνες ταχυδρομείου μήλων

Εάν θέλετε να θέσετε μια απαγόρευση για το μπροστινό μέρος, αντικαταστήστε την προϋπόθεση From περιέχει με το Subject ξεκινά με Fw:.

3. Επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός εργασίας ως αναγνωσμένα

Το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού σας μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιθανότατα δεν είναι χρονικά ευαίσθητο. Μέχρι να είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κρατήστε τους να μην τραβήξετε την προσοχή σας, σημειώνοντάς τα ως διαβασμένα με αυτόν τον επόμενο κανόνα.

Ορίστε τον λογαριασμό ως κριτήριο και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον λογαριασμό που συσχετίζεται με το προσωπικό σας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, ορίστε ως "Ανάγνωση" ως ενέργεια που πρέπει να ακολουθήσετε.

σημειώστε όλους τους κανόνες ανάγνωσης - ταχυδρομείου μήλων

Θα προτιμούσατε να σημειώσετε όλα τα μηνύματα από όλους τους λογαριασμούς ως αναγνωσμένα αμέσως μόλις έμπαιναν στα εισερχόμενά σας; Στην περίπτωση αυτή, επιλέξτε Κάθε μήνυμα αντί του λογαριασμού από το αναπτυσσόμενο μενού Εάν .

4. Χρησιμοποιήστε ονόματα τομέα για να εντοπίσετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Θα θελήσετε πιθανότατα να μάθετε για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έρχεται από την τράπεζά σας, ακόμα κι αν είναι διαφημιστικό ταχυδρομείο. Το ίδιο ισχύει και για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα για να βεβαιωθείτε ότι ποτέ δεν θα χάσετε.

Για παράδειγμα, ενώ έχω πολλά emails στο [email protected], αυτά που σχετίζονται με την εργασία μου προέρχονται πάντα από το makeuseof.com . Για να τον εντοπίσετε, μπορώ να ρυθμίσω αυτή την προϋπόθεση: Από το περιέχει @ makeuseof.com .

Στη συνέχεια, μπορώ να επισημάνω τα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, αλλάζοντας το χρώμα φόντου, παίζοντας έναν ήχο ή μετακινώντας τα αλλού.

μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αντικαταστήστε το bit @ makeuseof.com παραπάνω με το όνομα τομέα της εταιρείας σας ή της τράπεζάς σας και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο φίλτρο με παρόμοια αποτελέσματα.

5. Στείλτε τα πιο σημαντικά ηλεκτρονικά μηνύματα εργασίας στο Slack

Δεν χρειάζονται όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την άμεση προσοχή σας. Ναι, ακόμη και στη δουλειά. Εάν η ομάδα σας επικοινωνεί μέσω μιας εφαρμογής όπως το Slack, μπορείτε σχεδόν να αγνοήσετε τα εισερχόμενά σας τις περισσότερες φορές. Για να διασφαλίσετε ότι τα σούπερ σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν υπάρχουν, δεν ξεφεύγουν από την ειδοποίησή σας, προωθήστε τα στο Slack με αυτόν τον επόμενο κανόνα.

Ρυθμίστε την κατάσταση για να εντοπίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το διαχειριστή σας ή από άλλο ανώτερο σημείο ή με συγκεκριμένη λέξη / φράση στο θέμα. Τώρα επιλέξτε Προώθηση μηνυμάτων ως προτιμώμενη ενέργεια και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση "αποστολή σε χαλαρή" στο παρεχόμενο πεδίο.

να προχωρήσουμε σε κανόνες χαλάρωσης - ταχυδρομείου μήλων

Πού μπορείτε να βρείτε τη διεύθυνση προώθησης Slack;

Είναι κρυμμένο κάτω από το [Your_Team_Name]> Προτιμήσεις> Μηνύματα και μέσα . Πραγματοποιήστε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα " Φέρτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε χαλαρή " και εκεί είναι. Τώρα θα μπορείτε να διαβάσετε τα μηνύματα που προωθήθηκαν στο Slackbot!

χαλαρή διεύθυνση προώθησης

6. Συλλογή ηλεκτρονικών μηνυμάτων με PDF

Από τους λογαριασμούς και τις αποδείξεις για την εγγραφή freebies, θα λάβετε χρήσιμα έγγραφα ως PDF στα εισερχόμενά σας. Πιάστε τα αντίστοιχα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλα σε ένα μέρος με αυτόν τον επόμενο κανόνα.

Ρυθμίστε την κατάσταση ώστε να ταιριάζει με τον τύπο συνημμένου είναι το PDF και χρησιμοποιήστε την ενέργεια Μετακίνηση μηνύματος για να απομονώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν PDF. Εάν θέλετε να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη θέση τους αντί να τα μετακινήσετε σε ένα ξεχωριστό φάκελο, χρησιμοποιήστε τη ρύθμιση Ορισμός χρώματος μηνύματος .

Αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με pdf - κανόνες ταχυδρομείου μήλων

Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με άλλους τύπους συνημμένων, όπως αρχεία, παρουσιάσεις και ταινίες με παρόμοιο κανόνα.

Τι σημαίνει "Σταματήστε την αξιολόγηση κανόνων";

Στο τέλος της εκτέλεσης του μενού ενεργειών παρακάτω, ίσως έχετε παρατηρήσει αυτό το στοιχείο: Διακοπή αξιολόγησης κανόνων . Αναρωτιέστε τι κάνει; Λοιπόν, βοηθά το Mail να εντοπίσει τη σωστή πορεία δράσης που πρέπει να λάβει όταν οι κανόνες βρίσκονται σε σύγκρουση.

Πάρτε τον προεπιλεγμένο κανόνα Ειδήσεις Από την Apple, για παράδειγμα. Εάν δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα που έχει έναν ή περισσότερους παρόμοιους όρους όπως αυτός, οι ενέργειες που προσθέτετε στον νέο κανόνα δεν θα εκτελεστούν. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ο κανόνας News From Apple έχει τις ετικέτες σταματώντας την αξιολόγηση, οι οποίες καθιστούν αναποτελεσματικές τις ενέργειες παρακολούθησης.

να σταματήσετε την αξιολόγηση των κανόνων ταχυδρομείου μήλων

Ας δείξουμε με ένα δεύτερο παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να επισημάνετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα σε ένα γραμματοκιβώτιο ως αναγνωσμένα, εκτός από αυτά που προέρχονται από μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ονομάζεται [email protected]_inbox.com . Θέλετε επίσης να επισημάνετε μηνύματα από αυτήν τη διεύθυνση. Σε αυτό το σενάριο, οι κανόνες θα μοιάζουν με τους παρακάτω κανόνες:

  1. Αν Από περιέχει [email protected]_inbox.com, σημειώστε ως σημαδεμένο κόκκινο και σταματήστε την αξιολόγηση κανόνων
  2. Αν κάθε μήνυμα, επιλέξτε ως αναγνωσμένο .

Τι θα συμβεί εάν αφήσετε εκτός από τη δράση Stop κανόνες αξιολόγησης από τον πρώτο κανόνα; Τα μηνύματα από το [email protected]_inbox.com θα σημειωθούν και θα επισημανθούν ως αναγνωσμένα.

Τώρα, αν αλλάξετε τη σειρά των κανόνων κατά τη δημιουργία τους, όλα τα μηνύματα θα σημειωθούν ως αναγνωσμένα. Αυτά από το [email protected]_inbox.com θα σημειωθούν τόσο ως αναγνωσμένα όσο και ως σήματα. Εάν προσθέσετε την ενέργεια " Σταματήστε την αξιολόγηση κανόνων " στον πρώτο κανόνα εδώ, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το [email protected]_inbox.com θα σημειωθούν ως αναγνωσμένα, αλλά δεν θα επισημανθούν.

Αφήστε την αλληλογραφία της Apple να κάνει το βαρύ lifting για σας

Δεν είναι το πρόβλημα αυτό το γεμάτο συσσώρευμα εισερχομένων. Είναι ότι πρέπει να περάσετε μέσα από αυτό καθημερινά για να αποφύγετε να χάσετε τα σημαντικά μηνύματα και να κολυμπήσετε τα trivia που βρίσκει το δρόμο προς εσάς.

Εάν διαθέτετε κανόνες, το Mail τονίζει τι χρειάζεται η προσοχή σας και κρύβεται ή ξεφορτώνεται τα υπόλοιπα. Ανακατευθύνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν σημασία σε μία ή δύο ασφαλείς τοποθεσίες και θα είστε ελεύθεροι να αγνοήσετε τα υπόλοιπα, ίσως ακόμη και για πάντα !

Φυσικά, οι κανόνες είναι ένας τρόπος διαλογής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Apple Mail, αλλά θα μπορούσατε να δοκιμάσετε έναν εναλλακτικό πελάτη 5 Εναλλακτικές λύσεις Apple Mail για Mac OS X 5 Εναλλακτικές λύσεις Apple Mail για Mac OS X Κάθε Mac έρχεται με δωρεάν εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν είναι η be-all και end-all των λύσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου OS X. Εδώ είναι πέντε από τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις. Διαβάστε περισσότερα για περισσότερες επιλογές.

In this article