Πώς να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν επαγγελματίας

Διαφήμιση

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα από τα πράγματα που ξεκίνησαν ως χαρακτηριστικό γνώρισμα ευκολίας αλλά γρήγορα έγιναν κάτι που φοβούνται. Γνωρίζω ότι όταν έχω εκατοντάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ένστικτό μου γρήγορα βυθίζεται σε ένα βαθύ κενό και αγνοώ αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμη περισσότερο. Αλλά ίσως, αν υιοθετήσουμε τις συμβουλές και τα κόλπα των πλεονεκτημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα θεωρούσαμε τα εισερχόμενά μας ως εμπόδιο.

Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που παίζουν στην αποτελεσματικότητα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - όχι μόνο να γράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά να ρυθμίζετε τα εισερχόμενα, να διαχειρίζεστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να γνωρίζετε πότε ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πολλά άλλα. Η ενίσχυση της αποτελεσματικότητας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαίνει αύξηση της παραγωγικότητας και τελικά σημαίνει ότι όλα θα γίνουν σε λιγότερο χρόνο. Αυτό ακριβώς θέλουμε.

Σημείωση: Μια πτυχή του να είσαι επαγγελματίας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι να είσαι ασφαλής και ασφαλής. Διαβάστε αυτές τις 7 σημαντικές συμβουλές ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 7 Σημαντικές συμβουλές ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να γνωρίζετε περίπου 7 σημαντικές συμβουλές ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να γνωρίζετε Σχετικά με την ασφάλεια στο Διαδίκτυο είναι ένα θέμα που όλοι γνωρίζουμε ότι είναι σημαντικό, αλλά συχνά κάθεται πίσω στις εσοχές του μυαλού μας, πλανώντας τον εαυτό μας να πιστέψει ότι «δεν θα συμβεί σε μένα». Είτε ... Διαβάστε περισσότερα πριν ξεκινήσετε εδώ. Η απώλεια πρόσβασης στον λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι εξαιρετικά επιζήμια.

Προγραμματισμός "Έλεγχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" Ώρα

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη των χρηστών που έχουν εξαιρετικά ενεργά inboxes είναι ότι θα αφήσουν το Gmail, το Thunderbird ή το Postbox τους ανοιχτά 24/7 και τρέχουν στο παρασκήνιο. Μια άλλη σφάλμα είναι η χρήση προσθέτων ειδοποιήσεων ή χαρακτηριστικών που θα σας ειδοποιήσουν για το λεπτό που θα φτάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανεξάρτητα από το πόσο ασήμαντο θα μπορούσε να είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Αναμφισβήτητο γεγονός: η συχνή επαφή με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αφιερώσετε εστίαση σε άλλη εργασία. Αναμφισβήτητο γεγονός: αν ποτέ καταφέρετε να φτιάξετε εστίαση, οι ειδοποιήσεις θα το σπάσουν αμέσως.

Επομένως, θα πρέπει να βλέπετε τα εισερχόμενά σας ως μια δραστηριότητα όπως οποιαδήποτε άλλη. Μην το επιτρέπετε να είναι μια "πάντα σε" πτυχή της ζωής σας. Αντ 'αυτού, προγραμματίζετε μπλοκ χρόνου - ίσως μία φορά την ημέρα, ίσως τρεις φορές την ημέρα - όπου ελέγχετε στα εισερχόμενα, κάνετε ό, τι χρειάζεστε και κλείστε το. Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να σπάσει η συνήθεια, αλλά, πιστέψτε με, η παραγωγικότητά σας θα αυξηθεί στα ύψη.

Εξαλείψτε την υπερβολή

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν ανοίγετε τα εισερχόμενά σας είναι να το απομακρύνετε γρήγορα και να διαγράψετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν φαίνεται σημαντικό. Σκεφτείτε τον εαυτό σας ως γλύπτη με τεράστιο μπλοκ από φρέσκο ​​μάρμαρο. Πριν ξεκινήσετε την πραγματική δουλειά, θα πρέπει να χαράξετε με ευρεία εγκεφαλικά επεισόδια και να απαλλαγείτε από την περίσσεια.

Φανταστείτε τον έλεγχο και βρείτε 350 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιμένουν μια απάντηση. Το μόνο που χρειάζεται είναι πέντε λεπτά - ναι, πραγματικά! - για να μετακινηθείτε και να κάνετε κλικ στα πλαίσια ελέγχου δίπλα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν σημασία. Όταν φτάσετε στο μεγαλύτερο μέρος του, κάντε κλικ στο Delete για να διαγράψετε όλα αυτά τα ελεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τώρα πρέπει μόνο να απαντήσετε σε 50 και αυτό είναι μια μεγάλη ψυχολογική ώθηση.

Διαβάστε και απαντήστε αμέσως

Συχνά ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βλέπετε ότι πρέπει να κάνετε κάτι, αλλά αφήστε το για μια άλλη μέρα; Αυτό μπορεί να είναι μια επικίνδυνη συνήθεια. Τι γίνεται αν το ξεχάσετε; Τι γίνεται αν χάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κάποιο τρόπο; Τι γίνεται αν πρέπει να απαντήσετε νωρίτερα από ό, τι νομίζετε ότι πρέπει;

Καλύτερα να τα κάνετε όλα αμέσως. Αποτρέπει την συσσώρευση των "σκέψεων που θα σας απαντήσουν ακόμα", που θα σας παρασύρουν μέχρι να φτάσετε τελικά σε αυτό. Μειώνει την πιθανότητα να ξεχάσετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διατηρεί τους πελάτες, τους φίλους σας και τις επιχειρηματικές επαφές σας ευτυχείς επειδή απαντάτε με τέτοια ακρίβεια. Ως μπόνους, θα έχετε ένα μεγάλο φορτίο από το μυαλό σας.

Με ένα καθαρό και κενό φάκελο εισερχομένων που δεν γεμίζει με μηνύματα στα οποία πρέπει να επιστρέψετε, μπορείτε να εφαρμόσετε πιο εύκολα το προηγούμενο σημείο του ελέγχου μόνο του μηνύματος σε προγραμματισμένες ώρες. Αν πραγματικά δεν θέλετε να διαβάσετε και να απαντήσετε αμέσως, τότε τουλάχιστον κοιτάξτε μια υπενθύμιση email addon Προσθέστε Προγραμματισμό, Παρακολούθηση και υπενθυμίσεις στο Gmail Με αυτό το φανταστικό πρόσθετο Προσθέστε Προγραμματισμό, Παρακολούθηση και Υπενθυμίσεις στο Gmail με αυτό το Fantastic Add-on Ας το παραδεχτούμε, το Gmail είναι σχεδόν τέλειο. Δεν είναι τυχαίο ότι είναι πλέον ένας από τους πιο δημοφιλείς παρόχους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τουλάχιστον για όσους προτιμούν μια διεπαφή Web. Υπάρχουν, ωστόσο, αρκετές ... Διαβάστε περισσότερα.

Συντονισμένες απαντήσεις

Οι κονσερβοποιημένες απαντήσεις είναι ένα καταπληκτικό χαρακτηριστικό που έχει γίνει κάτι πρότυπο σε όλες τις κορυφαίες υπηρεσίες email και πελάτες. Βασικά, μια κονσερβοποιημένη απάντηση είναι μια απάντηση πρότυπο που μπορείτε να χτίσετε μπροστά από το χρόνο και να χρησιμοποιήσετε με ένα μόνο κλικ. Αυτά είναι υπέροχα όταν βρίσκεστε να πληκτρολογείτε την ίδια απάντηση ξανά και ξανά, όπως όταν οι άνθρωποι στέλνουν συχνά ερωτήσεις σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα.

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις Κονσέρβες απαντήσεων στο Gmail μεταβαίνοντας την στην ενότητα "Εργασίες" των ρυθμίσεων. Yaara έχει γράψει μια εκπαιδευτική θέση για το πώς να ξεκινήσετε με Κονσέρβες απαντήσεις στο Gmail Email Ταχύτερη και καλύτερα με κονσέρβες απαντήσεις Email ταχύτερη και καλύτερα με κονσέρβες απαντήσεις Δεν έχω χρόνο για να μαγειρέψουν το γεύμα; Δεν υπάρχει πρόβλημα, αρπάξτε ένα κουτί. Χρειάζεστε κάποιες κάμπινγκ που δεν θα πάει άσχημα; Εύκολο, πάρτε μερικά κονσερβοποιημένα τρόφιμα. Έχετε κουραστεί να πληκτρολογήσετε τις ίδιες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δοκιμάστε τα κονσέρβες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Σκεφτείτε ... Διαβάστε περισσότερα.

Κρατήστε το Σύντομο

Ο καλύτερος τρόπος να μειώσετε την ώρα που το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας απορροφά μακριά από εσάς: δαπανούν λιγότερο χρόνο για να γράψουν απαντήσεις. Φυσικά, μην θυσιάζετε την κατάλληλη επαγγελματική ή προσωπική εθιμοτυπία γράφοντας αντιδράσεις, αλλά δεν χρειάζεται να γράφετε 5-10 παραγράφους για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι λιγότερο τυπικό από τα παραδοσιακά γράμματα!

Προσδιορίστε το κύριο μήνυμα που θέλετε να μεταβείτε και, στη συνέχεια, προσπαθήστε να το φέρετε στον παραλήπτη σε μία έως τρεις παραγράφους κατ 'ανώτατο όριο. Ξέρεις πώς έχεις τόσο σκληρό χρόνο να σκοντάς σε τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Λοιπόν, ο αποδέκτης πιθανώς αντιμετωπίζει το ίδιο πρόβλημα. Όχι μόνο μειώνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εκτός από την ώρα σας, αλλάζει και το χρόνο τους, και θα είναι ευγνώμονες γι 'αυτό.

Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα για να οργανώσετε

Η αξιοποίηση της δύναμης των φίλτρων μπορεί να φέρει επανάσταση στη ροή εργασίας του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Στην ουσία, ένα φίλτρο εξετάζει κάθε εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, αν πληροί τα κριτήρια του φίλτρου, εκτελεί μια ενέργεια σε αυτό. Αυτή η ενέργεια μπορεί να μεταφέρει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο φάκελο ή να ορίσει μια συγκεκριμένη ετικέτα. Τα κριτήρια ενός φίλτρου μπορούν να περιλαμβάνουν ποιος είναι ο αποστολέας, το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το περιεχόμενο του σώματος κ.λπ.

Τα φίλτρα είναι μια φανταστική μέθοδος διατήρησης των εισερχομένων σας οργανωμένων. Λαμβάνετε πολλές ενημερώσεις ενημερωτικών δελτίων από αλυσίδες καταστημάτων λιανικής, ειδοποιήσεις από κοινωνικά μέσα ή ηλεκτρονικούς λογαριασμούς; Τα φίλτρα μπορούν να διατηρήσουν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεχωριστά από τα εισερχόμενά σας, μειώνοντας δραστικά το μέγεθος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεστε για να ξεπεράσετε. Επιπλέον, υπάρχει λιγότερη πιθανότητα να διαγράψετε ένα από αυτά κατά λάθος.

Ελέγξτε την ανάρτηση του Craig σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης και χρήσης φίλτρων Gmail 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να ιεραρχήσετε και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να ιεραρχήσετε και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας Τι φίλτρα πρέπει να διαθέτουν κάθε άτομο στο οπλοστάσιό τους, κανονική ως δική μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε τη δημιουργία των πέντε πρώτων φίλτρων σας, ή ... Διαβάστε περισσότερα.

συμπέρασμα

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια απλή τεχνολογία, αλλά υπάρχουν προηγμένοι τρόποι για να το κάνετε αυτό. Το πιο σημαντικό πράγμα για να είστε επαγγελματίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να προσδιορίσετε πού ξοδεύετε τον μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας και να βρείτε τρόπους για να μειώσετε εκείνη την περίοδο. Ας ελπίσουμε ότι οι συμβουλές που περιγράφηκαν παραπάνω και μερικές περισσότερες συμβουλές αποτελεσματικότητας email 10 Συμβουλές για να σας βοηθήσετε να στείλετε email πιο αποτελεσματικά 10 Συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να στείλετε email πιο αποτελεσματικά Η καλύτερη συμβουλή που έχω ακούσει για την παραγωγικότητα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και email είναι - πρωί. Είναι λίγο παράδοξο, αλλά αλήθεια ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η παραγωγικότητα βρίσκονται σε loggerheads ... Διαβάστε περισσότερα που είχαμε καλύψει νωρίτερα θα σας βοηθήσει να δείτε πού βυθίζεται ο χρόνος σας και πώς να καταπολεμήσετε αυτή την αναποτελεσματικότητα.

Τι γίνεται με εσένα; Έχετε κάποια κόλπα ή ρουτίνες που χρησιμοποιείτε για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα του email σας; Παρακαλώ μοιραστείτε τα με τα σχόλια!

Εικόνες Συντεταγμένες: Email Εικονίδιο Μέσω Shutterstock, ώρα ρολόι μέσω Shutterstock, σφυρί και δονητή Μέσω Shutterstock