Πώς να διασφαλίσετε ότι η ηλεκτρονική υπογραφή σας δεν δίνει την εσφαλμένη εντύπωση

Μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το κύμα αντίο σας. Έτσι δημιουργείτε μια εντύπωση. Ή όχι. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το τι μπορείτε να κάνετε με τη δική σας υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το κύμα αντίο σας.  Έτσι δημιουργείτε μια εντύπωση.  Ή όχι.  Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το τι μπορείτε να κάνετε με τη δική σας υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Διαφήμιση

Το να λέει αντίο είναι τόσο δύσκολο να το κάνεις, έτσι δεν είναι; Είναι άβολα και μερικές φορές είναι αμήχανος. Λοιπόν, ενδέχεται να μην υπάρχουν οδηγίες για αυτές τις καταστάσεις, αλλά τουλάχιστον μπορούμε να προσφέρουμε οδηγίες για το πώς μπορείτε να αποχαιρετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να αισθάνεστε άβολα.

Μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μπορείτε πάρα πολύ να επωφεληθείτε από τη δύναμη των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μπορείτε πάρα πολύ επωφεληθείτε από τη δύναμη των ηλεκτρονικών υπογραφών Μια υπογραφή σας λέει κάτι για μια προσωπικότητα. Ακριβώς όπως δυο άτομα γράφουν σχεδόν το ίδιο, υπογράφουν επίσης διαφορετικά. Έτσι δημιουργήθηκε η "επιστήμη" της Γραφολογίας. Αλλά η ψηφιακή εποχή και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ... Διαβάστε περισσότερα είναι για όλες τις προθέσεις και τους σκοπούς, το "αντίο" σας. Δεν είναι αν αγκαλιάζεις κάποιον ή δίνεις χειραψία. Δεν είναι αν τους δίνετε μόνο το όνομά σας, ή τους παραδίδετε την επαγγελματική σας κάρτα με όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας που περιλαμβάνονται. Έτσι δημιουργείτε μια εντύπωση. Ή όχι.

Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστώ τα πέντε πιο σημαντικά μαθήματα που έμαθα τις δύο δεκαετίες που έχω επικοινωνήσει με ανθρώπους στο Διαδίκτυο. Είναι ενδιαφέρον ότι τα διλήμματα που εμπλέκονται με υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπήρχαν από τότε που τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στάλθηκαν από το BitNet και το FidoNet ή ακόμα και το σύστημα ταχυδρομείου CTSS της MIT στη δεκαετία του 1960, αλλά αποκλείω.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν μαζί μας για πολύ καιρό. Λοιπόν, πώς το κάνετε σωστά; Πώς υπογράφετε χωρίς να μοιάζετε με σνομπ, αλλά προσφέρετε και αρκετές πληροφορίες ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν ποιοι και τι είστε; Ας αρχίσουμε. Μέχρι τη στιγμή που είμαστε μέσα, θα έχετε μια πολύ καλή ιδέα τι θέλετε να κάνετε με τη δική σας υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τι υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να κάνει

Αυτές τις μέρες, στη διαδικασία της αποστολής μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχω 3 διαφορετικά "επίπεδα" υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γιατί; Λοιπόν, υπάρχουν τρία επίπεδα σχέσεων που καλύπτουν - τα πάντα από μια σύντομη σημείωση σε έναν φίλο, σε όλη τη διαδρομή προς ένα τυπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια επιχείρηση. Τρεις παραλλαγές είναι πραγματικά ό, τι χρειάζεστε και ο σκοπός αυτών πρέπει να είναι ο ακόλουθος:

1. Ένα γρήγορο χαμόγελο - Αυτή η έκδοση υπογραφής πηγαίνει σε σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλους ή συναδέλφους που στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχώς, αρκετές φορές την ημέρα.

2. Χαμόγελο και Χειραψία - Αυτή η έκδοση υπογραφής πηγαίνει σε μακρύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δουλέψουν συναδέλφους, όπου το email σας πρέπει να είναι λίγο πιο επίσημο.

3. Μια εταιρική χάρτα και επαγγελματική κάρτα - Αυτό είναι για εκείνους τους χρόνους, όταν πρέπει να γράψετε ένα επίσημο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σχετικά με τις επιχειρήσεις και να δώσετε τον τίτλο σας και όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας σας.

χειραψία

Υπάρχουν άγραφοι κανόνες σε κάθε έναν από αυτούς τους τύπους υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τους σπάστε, και δεν θα είναι το τέλος του κόσμου. Εάν θέλετε να κάνετε μια ιδιαίτερα καλή εντύπωση όμως, τότε θα θελήσετε να λάβετε υπόψη σας μερικές από αυτές τις συμβουλές για κάθε τύπο email που στέλνετε.

Η γρήγορη υπογραφή χαμόγελου

Δεν χρειάζεται πάντα μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τουλάχιστον, δεν χρειάζεται πάντα μια επίσημη. Αυτό είναι ακριβώς όπως όταν περπατάτε από έναν συνάδελφο στο διάδρομο. Τους βλέπετε αρκετές φορές την ημέρα. Παρακολουθείτε τις ίδιες συναντήσεις. Πραγματικά πρέπει να τους χαιρετήσετε στο διάδρομο με χειραψία; Οχι; Τις περισσότερες φορές είναι ένα γρήγορο "Hey Fred" και ένα χαμόγελο, αν όχι τίποτα. Όταν στέλνετε γρήγορα μηνύματα σε κάποιον συνάδελφο για να ζητήσετε συμβουλές ή συμβουλές, ενδέχεται να μην χρειαστεί καν υπογραφή. Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να υπογράψετε, μπορείτε να πάρετε την προσέγγισή μου, μόνο το όνομά σας προηγήθηκε με μια παύλα. απλό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Δεν υπάρχει ανάγκη για ανθισμένα αποσπάσματα ή περίπλοκους τίτλους. Το πρόσωπο ξέρει ποιος είσαι, τι είσαι, και οτιδήποτε πέρα ​​από το όνομά σου θα ήταν αμήχανο. Σκεφτείτε το σαν μια βασική συζήτηση από το ψυγείο νερού, το οποίο συνήθως τελειώνει με κάτι σαν "εντάξει, να σας πιάσω αργότερα!" Και ένα γρήγορο κύμα. Δεν χρειάζεται τίποτα περισσότερο.

Χαμόγελο και Χειραψία

Ο άλλος τύπος υπογραφής είναι ένα είδος υβριδικού μεταξύ επίσημου και άτυπου. Αυτή είναι η σκληρή για να πάρει σωστά. Αυτοί μπορεί να είναι συνάδελφοι που θέλετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ημιεπίσημες επιχειρηματικές αιτήσεις, αλλά δεν θέλετε να πιστεύουν ότι συναντάτε άκαμπτο. Πρέπει να εκτιμήσουν τη σημασία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν θέλετε να αναρωτιούνται αν είστε ακόμα φίλοι. Εδώ μπαίνει στο παιχνίδι η πολύ λεπτή υπογραφή. Αυτές συνήθως μειώνονται σε μέγεθος και σχεδόν απαρατήρητες στο υποσέλιδο του ίδιου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μία από τις καλύτερες προσεγγίσεις για αυτό είναι μια υπογραφή που ονομάζω "one-liner".

ηλεκτρονικές υπογραφές6
Σε αυτή την έκδοση, όλες οι πληροφορίες διαιρούνται με χαρακτήρα "|". Αυτό θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο μια διεύθυνση ή email, αριθμοί τηλεφώνου, αριθμοί κυττάρων ή οτιδήποτε άλλο. Θα πρέπει να είναι σύντομη, να περιλαμβάνει μόνο λίγες απαραίτητες πληροφορίες, και αυτό είναι. Έχω δει ακόμη και μερικούς ανθρώπους να κάνουν αυτή την υπογραφή σε μια γραμματοσειρά που είναι πιο εξασθενημένη από το υπόλοιπο email - ίσως σε γκρι. Μια άλλη προσέγγιση που έχω παρατηρήσει είναι μια πολύ σύντομη δύο γραμμών. Βασικά, ένα όνομα και μια μορφή επαφής που θα μπορούσε να είναι ένας αριθμός τηλεφώνου ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ηλεκτρονικές υπογραφές3 Προφανώς, αυτό είναι για τους παραλήπτες που γνωρίζουν ήδη ποιοι είστε, με τι εταιρεία εργάζεστε και απλά τους στέλνετε ένα από τα πολλά μηνύματα αλληλογραφίας. Παρέχει τη "αίσθηση" ενός φιλικού email, αλλά εάν το άτομο χρειάζεται να επικοινωνήσει μαζί σας και να μην κρατήσει τον αριθμό σας στο Rolodex (οι άνθρωποι εξακολουθούν να χρησιμοποιούν αυτά ...;), τότε υπάρχουν οι πληροφορίες επαφών σας στους πρόποδες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σωστά.

Ένα τυπικό χέρι

Φυσικά, υπάρχουν εκείνες οι στιγμές που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον εκτός της εταιρείας ή ίσως στέλνετε ηλεκτρονικό μήνυμα σε κάποιον εντός της εταιρείας σχετικά με κάτι επίσημο που απαιτεί την τυπική συζήτηση. Είναι σαν να φοράτε μια επίσημη στολή όταν παρακολουθείτε μια τελετή απονομής των βραβείων για τους συναδέλφους σας. Πριν καλύψω τι πρέπει να κάνετε σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι πιο εκπαιδευτικό να καλύπτετε τι δεν πρέπει να κάνετε πρώτα. Ναι, πρέπει να παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας, όπως το όνομα της εταιρείας σας, τον ιστότοπο και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά δεν χρειάζεται να το παρακάνετε. Υπάρχει πραγματικά ανάγκη να παρέχετε τέσσερις διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου, συμπεριλαμβανομένης μιας συσκευής φαξ;
email-υπογραφές1
Όχι, παρέχετε αρκετές πληροφορίες επικοινωνίας, έτσι ώστε να υπάρχουν διάφορες μέθοδοι επικοινωνίας με εσάς - μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω τηλεφώνου ή ακόμα και μέσω μιας ιστοσελίδας - αλλά μην παρασυρθείτε. Η παροχή μιας λίστας με τους αριθμούς τηλεφώνου σας κάνει να μοιάζει σαν να είστε τόσο κινητός που δεν βρίσκεστε ποτέ στο γραφείο σας και είναι πολύ δύσκολο να επικοινωνήσετε.

Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος συναντάται ως αυτοπαραγωγός. Άνθρωποι όπως αυτό θα υπερφόρτωση των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους με τους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης τους μέχρι το σημείο όπου η υπογραφή είναι πάνω από 10 γραμμές και γεμάτη κυρίως με αυτο-μάρκετινγκ.

ηλεκτρονικές υπογραφές2
Ένας άλλος τρόπος να δώσετε μια φρικτή εντύπωση είναι να χρησιμοποιήσετε όλα τα είδη των funky χρωμάτων και γραμματοσειρών στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Είναι δύσκολο να τραβήξετε κάτι τέτοιο, επειδή τα χρώματα πρέπει να ταιριάζουν και οι γραμματοσειρές πρέπει να φαίνονται σωστές. Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι δεν έχουν ιδέα πώς να ταιριάζουν σωστά τα χρώματα και η υπογραφή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταλήγει να μοιάζει με κάτι από ένα εργοστάσιο της Willy Wonka.
ηλεκτρονικές υπογραφές4
Αυτό το είδος υπογραφής κλόουν είναι αντιεπαγγελματικό και ο καθένας στον οποίο το στέλνετε θα σκεφτεί ότι δεν έχετε ιδέα τι κάνετε, ανεξάρτητα από τον τομέα στον οποίο βρίσκεστε. Αποφύγετε έτσι τα υπερβολικά χρώματα. Κρατήστε το απλό.

Τι μπορείτε να κάνετε σωστά

Τι σημαίνει λοιπόν μια καλή επίσημη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν θέλετε να κάνετε μια καλή εντύπωση; Πηγαίνετε με τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται, κρατήστε απλά τη μορφοποίηση και το στυλ και μην το παρακάνετε με πληροφορίες.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Αυτός περιλαμβάνει 4 γραμμές - όνομα, εταιρεία, αριθμό τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι.

ηλεκτρονικές υπογραφές5

Αυτό το άτομο χρησιμοποίησε μόνο απλό κείμενο και διατηρώντας το μόνο σε τέσσερις γραμμές το κάνει να συναντάται ως αριστοκρατικό και επαγγελματικό.

Με τη δική μου διεύθυνση, πηγαίνω λίγο πιο μακριά, διατηρώντας την υπογραφή μέτρια χρησιμοποιώντας πλάγια γράμματα και ξεθώριασμα σε σκούρο γκρι. Η διατήρησή της σε σκιά που είναι ελαφρύτερη από το ίδιο το κείμενο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λέει στον παραλήπτη ότι θεωρείτε τις δικές σας πληροφορίες δευτερεύουσες στο ίδιο το μήνυμα. Είναι μια λεπτή υπόδειξη ταπεινότητας.

my-pic1

Επίσης, οι τίτλοι θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όταν σχετίζονται με τη συγκεκριμένη συζήτηση. Στην περισσότερη αλληλογραφία που σχετίζεται με τη δική μου ιστοσελίδα, οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν ότι είμαι ο ιδιοκτήτης του ιστότοπου, οπότε ο τίτλος είναι σημαντικός. Περιλαμβάνονται μόνο αρκετές πληροφορίες για γρήγορη επικοινωνία - email και τηλεφωνικό αριθμό, αυτό είναι.

Ένα άλλο παράδειγμα είναι η υπογραφή που χρησιμοποιώ τόσο για εσωτερική όσο και για εξωτερική αλληλογραφία από το MakeUseOf.

ηλεκτρονικές υπογραφές8

Εδώ, βάλσαμαι πραγματικά ανάμεσα στη χρήση του τίτλου ή όχι. Συνήθως είναι σημαντικό μόνο στις εξωτερικές επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οριακά σημαντικό σε ορισμένες εσωτερικές επικοινωνίες. Ξεκίνησα να χρησιμοποιώ δύο εκδόσεις - μία για εξωτερική και μία για εσωτερική - αλλά κουραζόμουν να αλλάζω με το χέρι μεταξύ των δύο, που αποφάσισα να κολλήσω με την παραπάνω. Με τον κίνδυνο να βρεθείς ως αυτο-σημαντικός, παραμένει ξεθωριασμένος και δευτερεύων. Χρησιμοποιεί επίσης τον χαρακτήρα "|" που αναφέρθηκε παραπάνω, μια μικρή πινελιά χρώματος για να ξεχωρίσει το όνομα της ιστοσελίδας και αποφάσισα να είμαι τολμηρός και να προσθέσω μια πέμπτη γραμμή για ένα απόσπασμα.

Έρχεται με την τέλεια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 6 Συμβουλές για να πάρει περισσότερους από τις υπογραφές στο Gmail 6 Συμβουλές για να πάρει περισσότερη από τις υπογραφές στο Gmail Διαβάστε περισσότερα ότι αντιπροσωπεύει ποιος είσαι, τι κάνετε και πώς να επικοινωνήσετε μαζί σας μπορεί να λάβει κάποια δοκιμή και λάθος, αλλά μόλις το κάνετε σωστά, αισθάνεται καλά γνωρίζοντας ότι βάζετε το καλύτερο πόδι σας προς τα εμπρός σε κάθε αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.

Ποιες είναι οι συμβουλές σας για μια καλύτερη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 τρόποι για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες πολλαπλές υπογραφές σε GMail 5 τρόποι για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες πολλαπλές υπογραφές σε GMail Διαβάστε περισσότερα; Τι πράγματα σας αρέσουν ή δεν σας αρέσουν σχετικά με άλλες υπογραφές που έχετε δει; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!

Image Credit: Επιχειρηματικό ζευγάρι μέσω του Shutterstock

In this article