Δεν θα επιθυμούσατε να πάτε για διακοπές γνωρίζοντας ότι δεν χρειάζεται να ελέγξετε το email σας; Εάν δεν μπορείτε να βασιστείτε σε έναν βοηθό που τείνει στην ψηφιακή σας επικοινωνία ενώ είστε μακριά, ένα μήνυμα «εκτός γραφείου» είναι το επόμενο καλύτερο πράγμα.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να δημιουργήσετε ένα autoresponder με το Gmail και τι να έχετε κατά νου.
Μειώστε το φορτίο πριν φύγετε
Σιγουρευτείτε για να διαγράψετε τα εισερχόμενά σας 6 τρόποι για να ανακτήσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας 6 τρόποι να ανακτήσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Υπάρχει κάτι άλλο που είναι τόσο χρήσιμο, διαδεδομένο και απογοητευτικό ως ένα email inbox; Έχει περάσει για πάντα και συνεχίζουμε να το χρησιμοποιούμε, και όσο συνεχίζουμε να το χρησιμοποιούμε, άνθρωποι σαν εμένα θα ... Διαβάστε περισσότερα και θα απαντήσουν στα ανοιχτά αιτήματα προτού φύγετε. Επικοινωνήστε ότι θα είστε μακριά. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να προσθέσετε τις ημερομηνίες του προγραμματισμένου χρόνου σας μακριά στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Μπορείτε πάρα πολύ να επωφεληθείτε από τη δύναμη των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου You too επωφελούνται από τη δύναμη των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μια υπογραφή σας λέει κάτι για μια προσωπικότητα. Ακριβώς όπως δυο άτομα γράφουν σχεδόν το ίδιο, υπογράφουν επίσης διαφορετικά. Έτσι δημιουργήθηκε η "επιστήμη" της Γραφολογίας. Αλλά η ψηφιακή εποχή και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ... Διαβάστε περισσότερα για μια εβδομάδα ή δύο πριν από το ταξίδι σας. Με αυτόν τον τρόπο, οι επαφές σας είναι λιγότερο πιθανό να πλημμυρίσουν τα εισερχόμενά σας όταν θα φύγετε.
Εάν δεν έχετε ακόμα ένα σύστημα για τη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να εξοικειωθείτε με το Inbox Zero Flowchart Διατηρήστε τα Εισερχόμενα Zero Daily Με αυτό το Διάγραμμα ροής Διατηρήστε τα Εισερχόμενα Μηδέν Καθημερινά Με Αυτό το Διάγραμμα Ροής Προσωπικά προσπαθώ να διατηρήσω τα Inbox Zero παρά τη λήψη πάνω από 500 ηλεκτρονικών μηνυμάτων σε καθημερινή βάση. Αυτό είναι μηδέν μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - αυτό είναι σωστό, απευθύνομαι σε κάθε email που μου έστειλε κάθε πρωί. Και εμπιστευθείτε ... Διαβάστε περισσότερα. Εν συντομία, διαγράψτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι σχετικά, μεταβιβάσετε εργασίες που δεν μπορείτε να λύσετε μόνοι σας, να επιλύσετε άμεσα τα καθήκοντα αν διαρκέσουν λιγότερο από δύο λεπτά ή να τα τοποθετήσετε στη λίστα "Για να κάνετε" εάν διαρκέσουν περισσότερο από αυτό.
Μπορεί επίσης να θέλετε να καταργήσετε την εγγραφή σας από τα ενημερωτικά δελτία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαγραφή των εισερχομένων σας: Καταργήστε γρήγορα την εγγραφή σας από πολλαπλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλεία Διαγραφή των εισερχομένων σας: Καταργήστε γρήγορα την εγγραφή σας από πολλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλεία Η κατάργηση της εγγραφής από τα ενημερωτικά δελτία δεν είναι απλώς spam. Τα περισσότερα από τα ενημερωτικά δελτία που συμπληρώνουν τα εισερχόμενά μας δεν πωλούν φάρμακα ή προσφέρουν χρηματικά έπαθλα - είναι γνήσια ενημερωτικά δελτία από αξιόπιστες εταιρείες που εγγραφόμαστε εμείς οι ίδιοι ... Διαβάστε περισσότερα αν θα φύγετε για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Προετοιμάστε το Autoresponder ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Ανεξάρτητα από το πόσο καλά επικοινωνείτε τις προγραμματισμένες διακοπές σας, οι άνθρωποι θα προσπαθήσουν να έρθουν σε επαφή μαζί σας. Ένα autoresponder θα τους υπενθυμίσει την απουσία σας. Ακολουθήστε αυτή τη στρατηγική:
- Προσθέστε πληροφορίες επικοινωνίας για επείγοντα θέματα στον αυτόματο αποστολέα. Αυτή θα μπορούσε να είναι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός αξιόπιστου συνεργάτη ή ένας αριθμός τηλεφώνου κάτω από τον οποίο μπορείτε να προσεγγίσετε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
- Ρυθμίστε τον αυτόματο ανταποκριτή μόνο για άτομα στη λίστα επαφών σας . Αυτό εμποδίζει τους τυχαίους ανθρώπους να λάβουν τον αριθμό έκτακτης ανάγκης ή άλλα στοιχεία επικοινωνίας.
- Ρύθμιση προς τα εμπρός για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Εάν περιμένετε να ακούσετε από κάποιον συγκεκριμένο ή σε ένα συγκεκριμένο θέμα, βεβαιωθείτε ότι τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατευθύνονται προς έναν συνάδελφο που μπορεί να ανταποκριθεί αμέσως.
Ρυθμίστε τον ανταποκριτή διακοπών του Gmail
Μπορείτε να βρείτε τον ανταποκριτή διακοπών του Gmail κάτω από τις γενικές ρυθμίσεις. Κάντε κλικ στο γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία των εισερχομένων και μεταβείτε στο κάτω μέρος της καρτέλας Γενικά . Επιλέξτε τις ημερομηνίες, συνθέστε το μήνυμά σας σε WYSIWYG (μορφοποιημένο / πλούσιο κείμενο) ή Απλό κείμενο και ενεργοποιήστε τον ανταποκριτή διακοπών. Για να αποτρέψετε τους ξένους ή τους αποστολείς ανεπιθύμητης αλληλογραφίας να λάβουν πρόσθετα στοιχεία επικοινωνίας ή να μάθουν ότι ο λογαριασμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ενεργός, επιλέξτε να στέλνετε απάντηση μόνο σε άτομα στις Επαφές σας . Το Gmail σάς επιτρέπει να ορίσετε μια πρώτη και μια προαιρετική τελευταία ημέρα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα πρέπει να θυμάστε να απενεργοποιείτε την αυτόματη απάντηση όταν επιστρέφετε.
Προωθήστε τα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τα φίλτρα Gmail
Ο ανταποκριτής διακοπών είναι ένα τυποποιημένο μήνυμα που - ενώ είναι ενεργό - αποστέλλεται σε οποιονδήποτε (στη λίστα επαφών σας) που σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όπως προαναφέρθηκε, μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να απαιτούν άμεση και προσωπική ανταπόκριση. Εδώ μπαίνουν τα φίλτρα του Gmail.
Λάβετε υπόψη ότι στο Gmail μπορείτε να προωθήσετε μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επιβεβαιωμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνάδελφό σας, θα χρειαστείτε τη βοήθειά τους. Κάντε κλικ στο γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία των εισερχομένων Gmail, επιλέξτε Ρυθμίσεις και μεταβείτε στην καρτέλα Forwarding και POP / IMAP . Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη διεύθυνσης προώθησης, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προώθησης και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να ενεργοποιήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης. Ο συνάδελφός σας θα λάβει έναν κωδικό και οδηγίες σχετικά με τον τρόπο επιβεβαίωσης της αίτησης. Εάν σας προωθήσουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να εισάγετε τον κωδικό επιβεβαίωσης για να επαληθεύσετε τη διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να ρυθμίσετε το φίλτρο σας, αναπτύξτε τις επιλογές αναζήτησης πάνω από τα εισερχόμενα του Gmail. Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα στο πεδίο από ή από τις λέξεις-κλειδιά του θέματος ή έχει το πεδίο λέξεων . Μπορείτε να προσθέσετε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να χρησιμοποιήσετε τους χειριστές αναζήτησης Βελτιώστε την εξεύρεση αντικειμένων με τις μηχανές αναζήτησης: Boolean Search Logic Explained Γίνετε καλύτεροι στο να βρείτε πράγματα με τις μηχανές αναζήτησης: Boolean Search Logic Explained Χρειάζεται μόνο χιλιάδες servers της Google για μισό δευτερόλεπτο για να ερωτήσουν περίπου 50 σελίδες με ευρετήριο, σας χρειάζεται πολύ περισσότερο χρόνο για να σαρώσετε μόνο την πρώτη σελίδα των αποτελεσμάτων αναζήτησης. Επιπλέον, ... Διαβάστε περισσότερα για να συνδέσετε πολλές λέξεις-κλειδιά.
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση κάτω δεξιά και στο επόμενο παράθυρο επιλέξτε τη δράση σας. Στο παρακάτω παράδειγμα, επέλεξα μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προώθησης και εφάρμοσα μια ετικέτα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προωθήθηκε. Εάν το κάνετε, μπορείτε γρήγορα να εντοπίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προωθήθηκαν με βάση την ετικέτα τους μόλις επιστρέψετε από τις διακοπές σας.
Αντί της προώθησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη κονσερβοποιημένη απάντηση Email Ταχύτερη και καλύτερη με κονσερβοποιημένες απαντήσεις Email Ταχύτερη και καλύτερη με κονσέρβες απαντήσεων Δεν έχετε χρόνο για να μαγειρέψετε το μεσημεριανό γεύμα; Δεν υπάρχει πρόβλημα, αρπάξτε ένα κουτί. Χρειάζεστε κάποιες κάμπινγκ που δεν θα πάει άσχημα; Εύκολο, πάρτε μερικά κονσερβοποιημένα τρόφιμα. Έχετε κουραστεί να πληκτρολογήσετε τις ίδιες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δοκιμάστε τα κονσέρβες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Σκεφτείτε ... Διαβάστε περισσότερα για συγκεκριμένους αποστολείς ή θέματα. Ο Yaara εξήγησε στο παρελθόν πώς ακριβώς λειτουργεί αυτό.
Τελικές προετοιμασίες πριν φύγετε
Θα ήταν απογοητευτικό το γεγονός ότι το σύστημα που δημιουργήθηκε προσεκτικά δεν κατάφερε. Φανταστείτε το άγχος κατά την επιστροφή σας. Είναι σημαντικό να ελέγξετε τα μηνύματά σας από το γραφείο και να προωθήσετε πριν φύγετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δική σας δευτερεύουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα φίλτρα ανάρμοστη για να δοκιμάσετε τα autoresponders, τα φίλτρα και τα εμπρός.
Αυτό που θα ήταν εξίσου ενοχλητικό είναι αν ο ανταποκριτής διακοπών σας παρέμεινε ενεργός πολύ μετά την επιστροφή του στο σπίτι. Εάν έχετε μια λίστα "Για να κάνετε" ή ένα ημερολόγιο, δημιουργήστε μια εργασία ή πρόγραμμα για να απενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση και / ή τα φίλτρα κατά την επιστροφή σας.
Ακολουθεί μια μικρή ανασκόπηση της ολόκληρης διαδικασίας από τον Steve Dotto:
Τι να κάνετε όταν επιστρέψετε
Ας ελπίσουμε ότι το σύστημά σας λειτουργεί και όλα τα επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν εξεταστεί από τον φιλικό συνάδελφό σας. Όταν είστε έτοιμοι να αντιμετωπίσετε τα εισερχόμενά σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Απενεργοποιήστε τον ανταποκριτή διακοπών.
- Απενεργοποίηση φίλτρων και προορισμών για διακοπές.
- Πηγαίνετε μέσα από τα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας τη στρατηγική Inbox Zero 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση των εισερχομένων μηδέν στο Gmail 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση των εισερχομένων μηδέν στο Gmail Διαβάστε περισσότερα περιγράφονται παραπάνω.
- Ελέγξτε το φάκελο Απεσταλμένα ή μια ετικέτα που χρησιμοποιήσατε για να δείτε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προωθήθηκαν ή έλαβαν μια κονσερβοποιημένη απάντηση.
- Λάβετε επαφή με συναδέλφους που χειρίστηκαν επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τους ζητήστε να σας φέρουν σε ταχύτητα.
- Παρακολουθήστε όπου χρειάζεται.
- Επανεγγραφείτε σε ενημερωτικά δελτία αν χρειαστεί.
Μπορεί αυτό να γίνει σε άλλους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Σίγουρα. Μπορείτε να ρυθμίσετε τα φίλτρα αυτόματης απάντησης στο Thunderbird Πώς να ρυθμίσετε τον Mozilla Thunderbird για αυτόματες απαντήσεις & Προγραμματισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να ρυθμίσετε το Mozilla Thunderbird για αυτόματες απαντήσεις & Προγραμματισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εάν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αισθάνεται συντριπτική, ίσως είναι καιρός να ρυθμίσετε το auto- απαντήσεις και προγραμματισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Mozilla Thunderbird, το cross-platform, δωρεάν και ανοικτού κώδικα πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαβάστε περισσότερα, τα οποία καλύψαμε προηγουμένως. Το Outlook σας επιτρέπει επίσης να ρυθμίσετε τις σημειώσεις γραφείων.
Χρησιμοποιείτε άλλο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έχετε περισσότερες συμβουλές για το χειρισμό των απαντήσεων αυτόματης απάντησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Παρακαλώ μιλήστε και μοιραστείτε τις ερωτήσεις ή τις ιδέες σας στα σχόλια!
Image Credit: Εισερχόμενα Μηδέν από υπερ-προϊόντα μέσω Flickr