Εάν χρειάζεστε εκτεταμένες και λεπτομερείς ημερήσιες διατάξεις και λεπτά για τις συνεδριάσεις, δύο εφαρμογές του Mac Store - οι οποίες ονομάζονται Συναντήσεις - προσφέρουν χρήσιμες λύσεις που δεν είναι διαθέσιμες σε άλλο λογισμικό OS X.
Οι συναντήσεις ($ 12.99) από την Exquisitus Inc και τις συναντήσεις (19, 99 δολάρια) από την Command Guru προσφέρουν ένα σύνολο παρομοίων χαρακτηριστικών, με μερικές σημαντικές διαφοροποιητικές λειτουργίες για να τους ξεχωρίζουν. Παρά την πρόσφατη ανακάλυψη της εξουσίας της Evernote για τη διοργάνωση συναντήσεων Πώς να χρησιμοποιήσετε το Evernote για να διαχειριστείτε τις συναντήσεις σας Πώς να χρησιμοποιήσετε το Evernote για τη διαχείριση των συναντήσεων σας Γνωρίζατε ότι τα πιο πρόσφατα εργαλεία και χαρακτηριστικά της Evernote καθιστούν μια πολύ χρήσιμη εφαρμογή για τη διαχείριση συναντήσεων; Διαβάστε περισσότερα, κάθε μια από αυτές τις εφαρμογές περιλαμβάνει χαρακτηριστικά που δεν προσφέρονται ακόμα από το νομοσχέδιο.
Και οι δύο εφαρμογές μπορούν να συγχρονιστούν μεταξύ του OS X και των αντίστοιχων εφαρμογών iOS, αλλά θα επικεντρωθώ στις εκδόσεις OS X σήμερα.
Συνεδριάσεις της Exquisitus Inc ($ 12.99)
Οι συναντήσεις Exquisitus είναι μια εφαρμογή που χωρίζεται σε τρία μέρη: ένα τμήμα για ημερήσια διάταξη και λεπτά (διαχειρίζεται στην ενότητα Ενεργά θέματα ), ένα ειδικό ημερολόγιο (ετικέτα πίνακα ελέγχου ) και μια ενότητα εισαγωγής για μια λίστα υπενθυμίσεων, στοιχείων δράσης και θεμάτων συνάντησης.
Η εφαρμογή μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να καταλάβεις πότε ξεκινάς πρώτα. Για να ρυθμίσετε μια νέα συνάντηση, επιλέξτε Αρχείο> Νέο θέμα συνάντησης ή κάντε κλικ στο πλήκτρο "+" στην πλαϊνή γραμμή. Σε αντίθεση με τις συναντήσεις του Guru Command, αυτό το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να προσθέτετε τα ονόματα και τις αντίστοιχες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις επαφές σας, οι οποίες, όπως βλέπετε, διευκολύνουν την αποστολή ημερήσιας διάταξης και λεπτών.
Κάντε κλικ στο μικρό κουμπί " + Ατζέντα + " για να προσθέσετε το πρώτο στοιχείο της ημερήσιας διάταξης για μια συνάντηση. Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Shift + Command + G για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο, θα ήταν ακόμα καλύτερο οι χρήστες να πιέσουν το συνδυασμό Shift + Return για να προσθέσουν γρήγορα στοιχεία της ατζέντας κατά την πληκτρολόγηση.
Παρατηρήστε ότι τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης για αυτήν την εφαρμογή περιλαμβάνουν τη δυνατότητα προσθήκης μιας κολλώδους σημείωσης και συνημμένου σε κάθε στοιχείο και ενός κουμπιού για την επιλεκτική εσοχή των στοιχείων της ημερήσιας διάταξης, δύο μοναδικές για αυτή τη συγκεκριμένη εφαρμογή. Τα μεμονωμένα στοιχεία της ατζέντας μπορούν επίσης να αποστέλλονται ηλεκτρονικά απευθείας από την εφαρμογή σε όλους ή σε επιλεγμένους συμμετέχοντες στη συνάντηση.
Ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης αυτής της εφαρμογής μέσω της προσέγγισης Evernote είναι ότι τα στοιχεία της ατζέντας μπορούν εύκολα να μετακινηθούν. Αυτό είναι χρήσιμο και κατά τη δημιουργία ημερήσιας διάταξης και την πραγματοποίηση αλλαγών στην ημερήσια διάταξη κατά την έναρξη ή κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Δημιουργία λεπτών
Αφού προσθέσετε όλα τα στοιχεία της ατζέντας σας, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα σύσκεψη για να ρυθμίσετε τα λεπτά. Αφού δημιουργηθούν τα λεπτά συνάντησης, οι αλλαγές στην ημερήσια διάταξη θα πρέπει να τροποποιηθούν χειροκίνητα στα πρακτικά της συνάντησης, επομένως ίσως είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε λεπτά μόνο αφού οι συμμετέχοντες εγκρίνουν την ημερήσια διάταξη.
Ένα άλλο πλεονέκτημα με αυτήν την προσέγγιση είναι ότι εάν οι συναντήσεις σας χρησιμοποιούν τακτικά τα ίδια στοιχεία της ημερήσιας διάταξης για κάθε συνεδρίαση, μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στα κουμπιά Νέα σύσκεψη για να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο λεπτών για μελλοντικές συναντήσεις. Φυσικά, η ημερήσια διάταξη μπορεί επίσης να τροποποιηθεί για κάθε νέα συνάντηση.
Όπως και με τα στοιχεία της ατζέντας, τα λεπτά μπορούν να σταλούν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, να εξαχθούν σε PDF ή RTF, να αντιγραφούν στο πρόχειρο ή να ρυθμιστούν για Markdown Markdown Εδώ: Χρησιμοποιήστε Markdown Κείμενο στο Gmail & Έχει εκτυπωθεί [Chrome] Διαβάστε περισσότερα HTML μορφοποίηση. Όταν οι ημερήσιες διατάξεις ή τα λεπτά αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι Συσκέψεις εισάγουν αυτόματα τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και το περιεχόμενο της σύσκεψης. Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που λείπει από την εφαρμογή που εξετάζεται παρακάτω.
Προσθέτοντας Ενέργειες και To-dos
Ένας από τους πιο σημαντικούς σκοπούς των συναντήσεων είναι να προσδιορίσουν τι πρέπει να γίνει και να ορίσουν προθεσμίες. Οι συναντήσεις Exquisitus περιλαμβάνουν τρεις χρήσιμους τρόπους για να προσθέσετε υπενθυμίσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο μενού Αρχείο> Νέα ενέργεια, κάντε κλικ στα στοιχεία Ενέργειες στην επάνω δεξιά γωνία της ενότητας συσκέψεων ή προσθέστε υπενθυμίσεις στον πίνακα εργαλείων.
Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία του Πίνακα Ταμπλό, μπορείτε να ορίσετε ημερομηνίες λήξης για τα στοιχεία καθώς και άλλα συμβάντα ημερολογίου και υπενθυμίσεις.
Αυτό που είναι επίσης χρήσιμο για τις Συναντήσεις είναι ότι όλα τα θέματα, οι ημερήσιες διατάξεις και τα λεπτά διατηρούνται σε μία εφαρμογή και εξάγονται στην αντίστοιχη εφαρμογή Συναντήσεων iOS ($ 4.99).
Συναντήσεις από Command Guru ($ 19.99)
Οι συναντήσεις του Guru Command για Mac έχουν μια καθαρή αλλά πολύχρωμη διάταξη, με μια διασύνδεση που βρήκα διαισθητική. Παρά το γεγονός ότι κοστίζει 7 δολάρια περισσότερο από την εφαρμογή του Exquisitus, δεν είναι τόσο δημοφιλής για την οργάνωση και την ανταλλαγή ημερήσιων προγραμμάτων και πρακτικών. Ευτυχώς, μια δοκιμαστική έκδοση 30 ημερών αυτής της εφαρμογής μπορεί να μεταφορτωθεί από τον ιστότοπο του προγραμματιστή.
Για να δημιουργήσετε μια νέα συνάντηση, επιλέξτε Αρχείο> Νέα και προσθέστε τον τίτλο, την ημερομηνία και τη θέση της σύσκεψης. Υπάρχουν τμήματα του περιβάλλοντος χρήστη για την προσθήκη ονομάτων των συμμετεχόντων στη σύσκεψη, των στοιχείων προετοιμασίας και της ημερήσιας διάταξης, των σημειώσεων συζήτησης, των αποφάσεων και των καθηκόντων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αποκρύψετε τμήματα που δεν χρειάζεστε. Αυτά είναι πολύ χρήσιμα και μερικά από αυτά δεν είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή Exquisitus.
Δυστυχώς, αυτή η εφαρμογή δεν συνδέεται με την εφαρμογή επαφών του Mac σας, επομένως θα πρέπει να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο τα ονόματα και τις διευθύνσεις των παρευρισκομένων. Επίσης, δεν υπάρχουν συντομεύσεις πληκτρολογίου για την προσθήκη στοιχείων ημερήσιας διάταξης, αν και υπάρχει μια λειτουργία που ονομάζεται "Έξυπνη εργασία", η οποία, όταν είναι ενεργοποιημένη, σας επιτρέπει να εισάγετε και να προσθέτετε στοιχεία χρησιμοποιώντας ένα καθορισμένο πλήκτρο πρόσβασης.
Ένα άλλο μειονέκτημα αυτής της εφαρμογής είναι ότι δεν υπάρχει δυνατότητα χρήσης των στοιχείων της ατζέντας για τη ρύθμιση των λεπτών. Επομένως, ουσιαστικά θα πρέπει να ξαναδημιουργήσετε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης για τις συζητήσεις, αν επιλέξετε αυτή την προσέγγιση.
Η μόνη δυνατότητα εξαγωγής αυτής της εφαρμογής είναι η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η τελική εξαγωγή φαίνεται καλύτερη από τη διάταξη που παράγεται από την εφαρμογή του Exquisitus. Όπως αναφέρθηκε, αυτό το πρόγραμμα δεν εισάγει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αναφέρει επίσης τα ονόματα των συμμετεχόντων κάθετα, τα οποία καταλαμβάνουν περιττό χώρο.
Όπως και η εφαρμογή του Exquisitus, οι συναντήσεις συγχρονίζονται επίσης με την αντίστοιχη εφαρμογή Συναντήσεων iOS ($ 4.99) μέσω του iCloud.
συμπέρασμα
Και οι δύο αυτές εφαρμογές συσκέψεων παρέχουν μια πολύ αναγκαία λύση που δεν ήταν διαθέσιμη στο παρελθόν στην πλατφόρμα Mac. Και αν υπάρχουν αρκετές ισχυρές εφαρμογές συνάντησης iOS MinuteTaker και συναντήσεις σας βοηθούν να δημιουργήσετε επαγγελματικές εκθέσεις λεπτών iPad MinuteTaker και συναντήσεις σας βοηθήσει να δημιουργήσετε επαγγελματικές εκθέσεις πρακτικών iPad Στο δωρεάν online μου MakeUseOf Online Οδηγός συνεδρίασης όπου παρέχονται κάποιες συμβουλές για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή συναντήσεων μέσω του Διαδικτύου, Αναφέρθηκα σε μερικά λεπτά που έκανα και εφαρμογές. Ενώ πολύ λίγοι από εμάς ... Διαβάστε περισσότερα, είναι υπέροχο ότι αυτές οι εφαρμογές γραφείου συνοδεύονται από εκδόσεις για κινητά που συγχρονίζουν τα δεδομένα, καθώς πληκτρολογώντας το iPad δεν είναι η ιδέα όλων για έναν καλό χρόνο. Από την άλλη πλευρά, οι εκδόσεις του iPad είναι εξαιρετικά χρήσιμες για την αναθεώρηση του περιεχομένου.
Λήψη : Εκδηλώσεις Exquisitus ($ 12.99) / Συναντήσεις Γκουρού Διοίκησης ($ 19.99)
Για άλλες προτάσεις σχετικά με το σχεδιασμό και τη διεξαγωγή συναντήσεων, ανατρέξτε στον ελεύθερο οδηγό μας για σύσκεψη που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν. Θα θέλαμε επίσης να μάθουμε τα χαρακτηριστικά που θα θέλατε να προσθέσετε στις εφαρμογές αυτών των συναντήσεων.