Τα ηλεκτρονικά εργαλεία και οι πόροι για την οργάνωση αποτελεσματικών συναντήσεων είναι ευρείες και ποικίλες και εξαιρετικά χρήσιμες. Με ιστότοπους όπως το MyCommittee.com μπορείτε να μειώσετε την ανάγκη για εμπρός και πίσω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την προώθηση εγγράφων για να συναντήσετε μια συνάντηση. Η MyCommittee σας επιτρέπει να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε συναντήσεις με τα μέλη της επιτροπής σας, καθώς και να κάνετε λεπτά online και να τα μοιράζεστε μετά από κάθε συγκέντρωση.
Οι συγγραφείς MUO έχουν καλύψει πολλά άλλα εργαλεία ηλεκτρονικής συνάντησης, αλλά προσωπικά μου αρέσει η MyCommittee επειδή περιλαμβάνει βασικά χαρακτηριστικά και εργαλεία για μικρές έως μεσαίες συναντήσεις. Μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν κρατάτε σε απευθείας σύνδεση συναντήσεις λέγοντας Συμβουλές Google Hangouts Σχεδιάζοντας & Κρατώντας Αποτελεσματικές Συναντήσεις Με το Google Hangouts Συμβουλές Σχεδιάζοντας & Κρατώντας Αποτελεσματικές Συναντήσεις Με το Google Hangouts Με την τεχνολογία του Διαδικτύου σήμερα, η διεξαγωγή συναντήσεων στο διαδίκτυο μπορεί να είναι αποτελεσματική και οικονομικά αποδοτική - αποτελεσματικό, ειδικά αν τα προγραμματίζετε και χρησιμοποιείτε εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου. Για τους τελευταίους μήνες, συμμετείχα σε online συναντήσεις ... Διαβάστε περισσότερα, Skype, ή άλλες παρόμοιες τοποθεσίες.
Πως δουλεύει
Το κλειδί για τη χρήση της MyCommittee είναι να καταχωρίσετε έναν λογαριασμό στον ιστότοπο, να ρυθμίσετε την πρώτη σας ατζέντα και, στη συνέχεια, να καλέσετε την επιτροπή ή τα μέλη της οργάνωσής σας να το ελέγξουν. Ο ιστότοπος περιλαμβάνει έναν οδηγό που σας καθοδηγεί στη διαδικασία δημιουργίας της ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων.
Φυσικά θα ορίσετε τις υλικοτεχνικές πληροφορίες και τον σκοπό της συνάντησης. προσθέστε μια λίστα προσκεκλημένων επισκεπτών και επισκεπτών, ακολουθούμενη από επαναλαμβανόμενα στοιχεία της ατζέντας (π.χ. Αναθεώρηση και Έγκριση Agenda, Old and New Business, Tasks Review) και μεταφορτώστε έγγραφα που μπορείτε να κατεβάσετε για έλεγχο.
Στις ρυθμίσεις της επιτροπής σας μπορείτε, μεταξύ άλλων, να ορίσετε προεπιλεγμένες πληροφορίες, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ημερήσιας διάταξης, να ορίσετε προνόμια μελών και να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την πρόσβαση δημόσιων ή ιδιωτικών σε ημερήσια διάταξη και λεπτά.
Αφού δημιουργήσετε και αναθεωρήσετε την ατζέντα σας, μπορείτε να στείλετε email σε ένα σύνδεσμο προς τα μέλη και τους επισκέπτες σας. Μπορείτε επίσης να εξάγετε ένα αντίγραφο PDF της ατζέντας έτσι ώστε να μπορεί να προβληθεί και να εκτυπωθεί εκτός σύνδεσης. Ο οδηγός ατζέντας κάνει τις ατζέντες σας να φαίνονται πολύ επαγγελματίες, μειώνοντας την ποσότητα εργασίας που θα χρειαζόταν για την παραγωγή τους στο Word ή σε κάποιο άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.
Πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από συναντήσεις
Εάν μπορείτε να πάρετε όλα τα μέλη της επιτροπής σας στο πλοίο με τη χρήση της MyCommittee μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κεντρικός κόμβος όπου μπορούν να πάρουν το προνόμιο της προσθήκης και επεξεργασίας στοιχείων της ημερήσιας διάταξης και της αποστολής εγγράφων για τη συνάντηση.
Οποιαδήποτε στιγμή πριν ξεκινήσει η σύσκεψη, τα μέλη μπορούν να προσθέσουν σχόλια σε οποιαδήποτε θέματα της ημερήσιας διάταξης που θα δουν όλοι και προσωπικές σημειώσεις για αντικείμενα, τα οποία μπορεί να δει μόνο ο χρήστης που δημοσίευσε τη σημείωση.
Την ημερομηνία της συνάντησης, θα δείτε ένα κουμπί "Δημιουργία λεπτών" το οποίο, όταν ενεργοποιηθεί, μετατρέπει την ατζέντα σας σε μορφή λεπτών. Η διάταξη και η ημερήσια διάταξη τόσο των πρακτικών όσο και της ημερήσιας διάταξης είναι σχεδόν ίδια, αλλά μετά την μετατροπή της ημερήσιας διάταξης σας σε λεπτά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενότητα σχολίων κάθε στοιχείου για να προσθέσετε σημειώσεις, σημεία συζήτησης, αποφάσεις κλπ. Για κάθε στοιχείο. Το πλαίσιο κειμένου των σχολίων δεν ανοίγει εντός των λεπτών, αλλά ως ξεχωριστή σελίδα.
Υπάρχει επίσης μια ενότητα για την ανάθεση εργασιών τόσο για την επιτροπή όσο και για τα μεμονωμένα μέλη. Το περιεχόμενο των πρακτικών σας μπορεί να προβληθεί από όλα τα μέλη της επιτροπής σας, τα οποία μπορούν να συμμετάσχουν στην ενημέρωση των πρακτικών, οπότε η εργασία δεν εμπίπτει σε ένα άτομο.
Εάν τα μέλη της επιτροπής έχουν πρόσβαση σε απευθείας σύνδεση στην ημερήσια διάταξη και τα πρακτικά κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, η MyCommittee μπορεί να βοηθήσει όλους να παραμείνουν σε αποστολή και μειώνει το ποσό του έντυπου χαρτιού για περισσότερα έγγραφα.
Συνολική αξιολόγηση
Τα βασικά χαρακτηριστικά της MyCommittee επιτρέπουν απεριόριστα εγγεγραμμένα μέλη της επιτροπής και απεριόριστες ημερήσιες διατάξεις και πρακτικά. Η αποθήκευση αρχείων, ωστόσο, περιορίζεται σε μόλις 1MB. Μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες αποθήκευσης αρχείων, όπως το Dropbox, για να συνδέσετε έγγραφα προς λήψη. (Σημείωση: Αν ψάχνετε για μια εντελώς δωρεάν ρύθμιση σε απευθείας σύνδεση ατζέντα και λεπτά, μπορείτε να ελέγξετε έξω Agreedo Agreedo: Γράψτε & Διαχειριστείτε τα δικά σας επαγγελματικά πρακτικά για δωρεάν online Agreedo: Γράψτε & Διαχειριστείτε τις επαγγελματικές σας συνάντηση λεπτά για δωρεάν online Για πολλά εβδομάδες τώρα ψάχνω για έναν εύχρηστο δικτυακό τόπο ή εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να κρατώ και να αποθηκεύω τα πρακτικά των συνεδριάσεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση εγγράφου κειμένου δεν είναι πλέον παραγωγική ... Διαβάστε περισσότερα.)
Υπάρχουν ορισμένοι τομείς στους οποίους η MyCommittee χρειάζεται βελτίωση. Για παράδειγμα, έχει μια εφαρμογή κινητού πελάτη για το Black Berry, αλλά όχι ένα για το iPhone ή το Android. Δεν υπάρχει ολοκλήρωση κοινωνικής δικτύωσης και η επεξεργασία άρθρων ημερήσιας διάταξης μπορεί να πάρει μερικά κλικ πάρα πολλά.
Η MyCommittee περιλαμβάνει μερικά εισαγωγικά μαθήματα βίντεο για να σας φέρουμε σε λειτουργία και αρκετούς πόρους υποστήριξης για τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να κρατάτε και να διαχειρίζεστε αποτελεσματικές συναντήσεις.
Ενημερώστε μας τι πιστεύετε για την MyCommittee και ποια άλλα εργαλεία συσκέψεων online συστήνετε. Για άλλες ιδέες σχετικά με αυτό το θέμα, δείτε αυτά τα άρθρα:
- Εγκαταστήστε μια συνάντηση σε απευθείας σύνδεση σε απευθείας σύνδεση Ο εύκολος τρόπος με AnyMeeting Ρύθμιση μιας πολυδιάστατης ηλεκτρονικής συνάντησης Ο εύκολος τρόπος με AnyMeeting Ρύθμιση μιας πολυδιάστατης ηλεκτρονικής συνάντησης Ο εύκολος τρόπος με AnyMeeting Υπάρχουν πολλά εργαλεία και υπηρεσίες που μπορούν να βοηθήσουν τη γέφυρα επικοινωνίας μεταξύ των απομακρυσμένων κομμάτων σε πραγματικό χρόνο αυτές τις μέρες. Facebook, Skype, Google Hangouts, το ονομάζεις, υπάρχουν αμέτρητοι τρόποι σύνδεσης των μαζών. Ανάλογα με ... Διαβάστε περισσότερα
- 10+ Μεγάλα Εργαλεία Online Για Συντονισμό Ομάδων & Συνεδριάσεις 10+ Μεγάλα Εργαλεία Online Για Ομαδική Συντονισμό & Συνεδριάσεις 10+ Μεγάλα Εργαλεία Online Για Συναρμολόγηση Ομάδων & Συνεδριάσεις Πώς διαχειρίζεστε μια ομάδα ανθρώπων που είναι γεωγραφικά διανεμημένες; Πώς συντονίζετε τις διεθνείς ζώνες ώρας; Η έννοια της εργασίας μέσω του Διαδικτύου έχει αρχίσει να εισέρχεται στο καθημερινό εργασιακό περιβάλλον, ... Διαβάστε περισσότερα
- Agreedo: Γράψτε & Διαχειριστείτε τα δικά σας επαγγελματικά πρακτικά Δωρεάν Agreedo: Γράψτε και διαχειριστείτε τα δικά σας πρακτικά συναντήσεων για δωρεάν online Agreedo: Γράψτε & Διαχειριστείτε την επαγγελματική σας συνάντηση Πρακτικά συνάντησης για δωρεάν online Για αρκετές εβδομάδες τώρα έχω ψάξει για έναν εύκολο -χρησιμοποιήστε ιστοσελίδα ή εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να διατηρήσω και να αποθηκεύσω τα πρακτικά των συναντήσεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση εγγράφου κειμένου δεν είναι πλέον παραγωγική ... Διαβάστε περισσότερα
Image Credit: Συνάντηση επιχειρηματικών ομάδων μέσω του Shutterstock