Team Spirit Trumps Τεχνολογία: Πώς να Master Απομακρυσμένη Συνεργασία για Online Ομάδες

Διαφήμιση

Η συμμετοχή σε μια αποτελεσματική ομάδα μπορεί να είναι μια από τις πιο ικανοποιητικές εμπειρίες σταδιοδρομίας της ζωής σας. Η συνεργασία με μια ομάδα σημαίνει ότι έχετε πλούσια γνώση, εμπειρία και δεξιότητες από τις οποίες μπορείτε να αντλήσετε. Η μεγάλη συνεργασία εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως η ηγεσία, η εμπιστοσύνη, το ομαδικό πνεύμα, ο συμβιβασμός και ο ενοποιητικός στόχος.

Δυστυχώς, η συνεργασία δεν γίνεται ευκολότερη αν πρέπει να συνεργαστείτε από απόσταση και να μοιραστείτε μόνο το Διαδίκτυο ως κοινή σύνδεση. Η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει στην πλοήγηση στο χάος, αλλά είναι μόνο το κερασάκι που μπορεί να κάνει μια ευέλικτη και αποτελεσματική ομάδα τέλεια. Ας δούμε τι μπορείτε να κάνετε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό.

Γνωρίστε την ομάδα σας

Κατά την έναρξη της συνεργασίας σας, θα πρέπει να γνωρίσετε την ομάδα σας. Ακόμα και αν νομίζετε ότι τα γνωρίζετε ήδη, μεταβείτε πάλι τα ακόλουθα σημεία για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάσατε τίποτα:

• Ποια είναι η ρύθμισή τους, δηλαδή ποιο υλικό, λειτουργικό σύστημα και εργαλεία χρησιμοποιούν;
• Πόσο ισχυρή είναι η σύνδεσή τους στο Διαδίκτυο;
• Ποιο είναι το περιβάλλον στο οποίο θα εργαστούν; Εργάζονται από ένα γραφείο, ένα καφέ ή από το σπίτι με παιδιά γύρω;
• Ποιες είναι οι προτιμώμενες ώρες εργασίας τους;
• Γιατί είναι σε αυτή την ομάδα; Τι τους παρακινεί;
• Τι θεωρούν τα προσωπικά τους πλεονεκτήματα και τα αγαπημένα τους καθήκοντα όσον αφορά το συγκεκριμένο έργο;
• Ποια καθήκοντα ή ευθύνες θα προτιμούσαν να μην δεχθούν;
• Ποια είναι τα κατοικίδια ζώα ή τα κουμπιά τους σε σχέση με τον τρόπο με τον οποίο θα συνεργαστείτε;

Μπορείτε να συλλέξετε τα αρχικά δεδομένα χρησιμοποιώντας εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έρευνας 10 Προηγμένες συμβουλές και τεχνάσματα για τα έντυπα της Google 10 Σύνθετες συμβουλές και κόλπα για τα έντυπα της Google Εάν τα έντυπα Google δεν είναι ακόμη ο δημιουργός της φόρμας για τη δημιουργία ονείρων, είναι καιρός να αλλάξουμε γνώμη. Μπορεί να πιστεύετε ότι γνωρίζετε όλα όσα πρέπει να ξέρετε για τα Έντυπα Google, αλλά χάρη στην Google ... Διαβάστε περισσότερα και βασίστε τον προγραμματισμό σας σε αυτές τις πληροφορίες. Στην ιδανική περίπτωση, θα ακολουθήσετε μια ζωντανή σε απευθείας σύνδεση συνάντηση ομάδας, έτσι ώστε όλοι να έχουν την ευκαιρία να συναντηθούν και να γνωρίσουν ο ένας τον άλλον. Για να εξασφαλίσετε μια ομαλή εμπειρία κατά τη διάρκεια της ζωντανής συνάντησης, λάβετε υπόψη σας πληροφορίες όπως την ώρα εργασίας (ζώνη ώρας), το περιβάλλον εργασίας και τα προτιμώμενα εργαλεία από την αρχική σας έρευνα για τη δημιουργία της.

Εάν η ομάδα σας είναι τεχνολογικά αμφισβητηθεί, προσπαθήστε να τα πάρετε σε μια κλήση Skype. Θα μπορούσατε ακόμη και να φτάσετε σε κάποιον στο τηλέφωνό τους. Αν έχετε λογαριασμό Skype Premium, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε βίντεο με περισσότερα από δύο άτομα. Με μια ομάδα τεχνικών, δεν θα αντιμετωπίσετε προβλήματα σε πιο προηγμένα online περιβάλλοντα, όπως το Google Hangouts, AnyMeeting ή το Adobe Connect, όπου θα μπορείτε επίσης να μοιράζεστε οθόνες 12 Εξαιρετικά εργαλεία δωρεάν πρόσβασης και κοινής χρήσης οθόνης Δεν έχετε ακούσει ακόμα 12 Εξαιρετικά, δωρεάν εργαλεία κοινής χρήσης οθόνης και απομακρυσμένης πρόσβασης Δεν έχετε ακούσει ακόμα Χάρη στην απομακρυσμένη πρόσβαση, μπορείτε να δείτε και να ελέγξετε οθόνες από οπουδήποτε. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και σύγχυση όταν βρίσκεστε σε μια συνάντηση ή θέλετε να βοηθήσετε κάποιον. Κρατήστε αυτά τα εργαλεία κοινής χρήσης οθόνης κοντά ... Διαβάστε περισσότερα και συνεργάστε σε έγγραφα.

Η γνώση των μελών της ομάδας σας θα σας βοηθήσει να οργανώσετε την ομάδα με πολύ πιο αποτελεσματικό τρόπο. Η γνώση του άλλου είναι ένα βασικό βήμα για την οικοδόμηση του ομαδικού πνεύματος, την ενίσχυση της ηθικής εργασίας και την αύξηση της προθυμίας για συμβιβασμό στην πορεία.

Ορίστε τους κοινούς & μεμονωμένους στόχους σας

Ανεξάρτητα από το πώς συνεργάζεστε, πρέπει να υπάρχει σαφής σκοπός! Είναι το καύσιμο για οτιδήποτε κάνουμε στη ζωή και μας δίνει τη δυνατότητα να αντιμετωπίσουμε τις δυσκολίες και να κάνουμε συμβιβασμούς. Η ομάδα σας θα πρέπει να γνωρίζει ακριβώς ποιος είναι ο κοινός στόχος τους.

Διαχωρίστε το μεγάλο στόχο σε μικρά, διαχειρίσιμα βήματα και υπο-στόχους. Η απεικόνιση του ταξιδιού της ομάδας σας θα επιτρέψει επίσης σε κάθε μέλος της ομάδας να δει πώς συμβάλλουν στην επιτυχία της ομάδας. Οι ομάδες δουλεύουν καλύτερα όταν όλοι αισθάνονται ότι κάνουν μια σημαντική συνεισφορά - επειδή το κάνουν.

Στην ιδανική περίπτωση, το τελικό περίγραμμα θα πρέπει να συν-δημιουργηθεί από ολόκληρη την ομάδα, η οποία μπορεί να γίνει με διάφορα εργαλεία, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικές συναντήσεις, ηλεκτρονικά έγγραφα ή συνεργατική επεξεργασία ενός πίνακα όρασης.

Επιλέξτε τα όπλα σας

Δεν μπορείτε απλά να αρχίσετε να εργάζεστε μαζί, πρέπει πρώτα να βάλετε τη βάση, την οποία κάνατε σε μεγάλο βαθμό εάν περάσατε τα παραπάνω βήματα. Εδώ είναι ένα σημαντικό βήμα που συχνά παραμελείται: αποφασίζοντας για τα εργαλεία που θα χρησιμοποιήσει ο καθένας.

Μέχρι τώρα, ο καθένας πρέπει να γνωρίζει ο ένας τον άλλον και να κατανοεί τον σκοπό του έργου και το ρόλο του σε αυτό. Κατά τη διαδικασία να φτάσετε σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε δοκιμάσει μερικά εργαλεία με την ομάδα σας. Στην ιδανική περίπτωση, έχετε τώρα μια καλή ιδέα ποια εργαλεία είναι μια πιθανότητα.

Σημειώστε ότι δεν έχει σημασία ποια εργαλεία επιλέγετε. Υπάρχουν τόσοι πολλοί και κανένας δεν θα είναι τέλειος. Αυτό που έχει σημασία είναι ότι όλοι αισθάνονται άνετα με τα εργαλεία που χρησιμοποιεί η ομάδα. Με άλλα λόγια, η ομάδα σας πρέπει να συμφωνήσει.

Εάν κάποιος έχει μια ισχυρή προτίμηση για ένα συγκεκριμένο εργαλείο που εσείς ή άλλα μέλη της ομάδας δεν είστε εξοικειωμένοι, επιτρέψτε σε τους να το εισαγάγετε. Εάν η ομάδα συμφωνεί να την χρησιμοποιήσει, να κάνει τον υποστηρικτή της υπεύθυνο για τη σύστασή του, βοηθώντας τους άλλους να ξεκινήσουν με αυτό και να τους κρατήσει οργανωμένους.

Εδώ είναι μερικές κατηγορίες εργαλείων που πρέπει να λάβετε υπόψη για την online συνεργασία σας Τα 6 καλύτερα εργαλεία συνάντησης ελεύθερης σε απευθείας σύνδεση για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Τα 6 καλύτερα εργαλεία δωρεάν συνάντησης σε απευθείας σύνδεση για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Οι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται δαπανηρές εταιρικές εφαρμογές για συνεργασία. Εδώ είναι έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα. Δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα :

• ασύγχρονη επικοινωνία, π.χ. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, λίστες αλληλογραφίας, φόρουμ
• επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο, π.χ. κλήσεις συνδιάσκεψης, συνομιλία ήχου / βίντεο, webinars
• κοινή χρήση εγγράφων, π.χ. αποθήκευση σύννεφων
• συνεργατικά εργαλεία σε πραγματικό χρόνο, π.χ. συνεργατική γραφή
• διαχείριση έργου (βλ. παρακάτω)

Για κάθε κατηγορία, πρέπει να ορίσετε ευθύνες και να συζητήσετε συμβάσεις. Για παράδειγμα, πώς θα ονομάσετε έγγραφα; Πώς θα τα οργανώσετε; Και ποιος θα είναι υπεύθυνος για τα έγγραφα; Το να απομακρύνετε αυτά τα πράγματα από νωρίς, θα μειώσει σημαντικά τις απογοητεύσεις στο δρόμο.

Κρατήστε την ομάδα σας οργανωμένη

Όταν κατευθύνετε μια ομάδα, πρέπει να θέσετε στόχους, να ορίσετε εργασίες, να ορίσετε προθεσμίες, να στείλετε υπενθυμίσεις, να ενθαρρύνετε, να υποστηρίξετε και να επαινείτε τους συναδέλφους σας. Αυτό ονομάζεται διαχείριση έργου. Όσο καλύτερα γνωρίζετε τα μέλη της ομάδας σας και τις δεξιότητές τους, τόσο πιο εύκολο θα είναι (βλέπε παραπάνω).

Θα βρείτε πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων στο διαδίκτυο, αλλά ανάλογα με το έργο και τους συνεργάτες σας, μπορεί να μην χρειαστείτε κάτι ιδιαίτερο. Μερικές φορές, ένα εργαλείο συνεργατικής λίστας Διακοπή, Συνεργασία και Λίστα: 5 Εφαρμογές iPhone για κοινή διαγραφή, συνεργασία και λίστα: 5 εφαρμογές iPhone για κοινή χρήση καταλόγων Το App Store είναι γεμάτο από εφαρμογές που σας επιτρέπουν να διαμορφώσετε λίστες και να συνεργαστείτε με οι υπολοιποι. Είτε ψάχνετε λίστες για να παρακολουθείτε τα πράγματα γύρω από το σπίτι, είτε για εργασίες που σχετίζονται με ... Διαβάστε περισσότερα αρκεί. Εάν η ομάδα σας χρειάζεται ένα πιο ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης έργου Trello - Ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργων από ένα καλό σπίτι Trello - Ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργου από ένα καλό σπίτι Το όνομα Joel Spolsky σημαίνει τίποτα σε σας; Αν ναι, θα θελήσετε να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση, επειδή παρουσιάζει το τελευταίο και σπουδαίο έργο του Spolsky. Και αν όχι, πρέπει να ξέρετε ότι αυτό είναι ... Διαβάστε περισσότερα, συστήνω ιδιαίτερα Trello. Αν σας αρέσει η μικροδιαχείριση, τα σύνθετα χαρακτηριστικά και το βλέμμα μιας διασύνδεσης, θα πρέπει να πάτε με το Basecamp - λειτουργεί τελείως και δεν είναι καθόλου διασκεδαστικό.

Θυμηθείτε ότι τα εργαλεία δεν μπορούν να κάνουν τίποτα για εσάς. Εναπόκειται σε εσάς να αποδεχθείτε την ευθύνη σας, να κρατήσετε την ομάδα σας οργανωμένη και να κρατήσετε τα πράγματα κινούμενα. Η τεχνολογία μπορεί απλά να το κάνει πιο εύκολο.

Ποια είναι τα αγαπημένα σας εργαλεία για τη συνεργασία στο διαδίκτυο; Και ποιες στρατηγικές και εργαλεία έχουν αποτύχει στο παρελθόν;

Συντελεστές εικόνας: Εικονική συνάντηση μέσω Shutterstock, Backcasting μέσω του φυσικού βήματος, Πρότυπο από mattcornock μέσω Flickr