Η σύνταξη αποτελεσματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται αρκετά εύκολη. Αλλά αν θέλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να λειτουργούν ακόμα καλύτερα, να έχετε κατά νου τους ακόλουθους κανόνες που υποστηρίζονται από την επιστήμη.
Στο παρελθόν, έχουμε απαριθμήσει 12 λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι εξακολουθούν να αγνοούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας 12 Λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι αγνοούν ακόμα τα μηνύματά σας 12 Λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι εξακολουθούν να αγνοούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Αγωνίζεστε συχνά με τους ανθρώπους να ανταποκρίνονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Σας παρουσιάζουμε γιατί οι άνθρωποι ενδέχεται να αγνοήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και πώς να τα κάνουν αντιληπτά και να αντιδρούν στο μήνυμά σας. Διαβάστε περισσότερα . Έχουμε δώσει ακόμη και σας βήμα-βήμα οδηγίες για να πάρει τους πολυάσχολους ανθρώπους να ανταποκρίνονται στα μηνύματά σας 6 τρόποι για να πάρει τους πολυάσχολους ανθρώπους να απαντήσουν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας 6 τρόποι για να πάρει τους πολυάσχολους ανθρώπους να απαντήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Υπάρχει ένα εντελώς διαφορετικό σύνολο κανόνων όταν έρχεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που θα ενθαρρύνει ή θα αποθαρρύνει ένα άτομο να χτυπήσει το κουμπί "απάντηση" και να σας απαντήσει. Μάθετε τους κανόνες επιτυχίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαβάστε περισσότερα . Αλλά τώρα ήρθε η ώρα να μοιραστείτε κάποιες πιο συγκεκριμένες, συμβιβάσιμες συμβουλές - υποστηριζόμενες από δεδομένα.
Κάθε μία από αυτές τις συμβουλές δεν βελτιώνει μόνο τις πιθανότητες να διαβαστούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά και να λαμβάνετε θετική απάντηση από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι σημαντικό επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει η κύρια μορφή επικοινωνίας στον επιχειρηματικό κόσμο. Με το να γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δίνετε στον εαυτό σας ένα σαφές πλεονέκτημα έναντι των συναδέλφων σας.
1. Πάρτε τους όρους του ονόματος
Αυτό ακούγεται προφανές, αλλά αν θέλετε πραγματικά οι άνθρωποι να δώσουν προσοχή όταν λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς, χρησιμοποιήστε το όνομά τους. Και να το χρησιμοποιήσετε περισσότερο από μία φορά.
Έρευνες που δημοσιεύθηκαν το 2006 έδειξαν ότι πολλές περιοχές του εγκεφάλου "δείχνουν μεγαλύτερη ενεργοποίηση στο δικό τους όνομα", παρέχοντας στοιχεία ότι "η ακοή του ατόμου έχει μοναδική ενεργοποίηση της λειτουργίας του εγκεφάλου".
Χρησιμοποιώντας το όνομα του παραλήπτη σας στο θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ως εκ τούτου ένα ψυχολογικό τέχνασμα που μπορεί να τραβήξει την προσοχή. Κλείνοντας με "Ελπίζω να σας ακούσω σύντομα, ο Stan" είναι πολύ πιο αποτελεσματικός από απλώς "Ελπίζω να σας ακούσω σύντομα".
2. Αγκαλιάστε το φαινόμενο Halo
Οι άνθρωποι επηρεάζονται από τους ανθρώπους που εμπιστεύονται. Εάν ένας διαχειριστής σας συμβουλεύσει να έρθετε σε επαφή με τον διευθυντή της εταιρείας σας, ονομάστε αυτόν τον διαχειριστή στο εισαγωγικό σας μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα κρύα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία είναι φρικτά για να λάβουν. Η εμφάνιση ότι έχετε την υποστήριξη κάποιας εμπιστοσύνης του παραλήπτη σας είναι συνεπώς εξαιρετικά σημαντική.
Αυτό οφείλεται εν μέρει σε μια θεωρία που ονομάζεται Halo Effect . Αυτό είναι ένα είδος προκατειλημμένης επιβεβαίωσης. Σε αυτή την περίπτωση, η προκατάληψη θα βελτίωνε πιθανώς τη γενική εντύπωση του σκηνοθέτη απέναντι σας απλώς και μόνο λόγω της ευνοϊκής εντύπωσης του διευθυντή που σας ανέφερε.
Δεν χρειάζεται να επιμείνετε στους ανωτέρους, όμως. Με βάση τις απόψεις και τις ιδέες των εμπειρογνωμόνων, οι πελάτες, οι αμοιβαίοι φίλοι και τα πλήθη μπορούν επίσης να ενισχύσουν το email σας, υπό την προϋπόθεση ότι ο παραλήπτης εκτιμά τις απόψεις των ατόμων που αναφέρεστε .
3. Να είστε θυμωμένος ή ευτυχισμένος. Αλλά Ποτέ Ουδέτερο
Όταν η Boomerang, μια κορυφαία εφαρμογή Gmail, ανέλυσε τα δεδομένα της, βρήκαν κάτι εξαιρετικά ενδιαφέρον. "Ένας από τους πιο σημαντικούς παράγοντες για τον καθορισμό των ποσοστών απόκρισης είναι το πόσο θετικές είναι οι λέξεις στο μήνυμα (θετικές λέξεις) ή αρνητικές (λέξεις όπως κακές)".
Και τα μετρίως θετικά και αρνητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έλαβαν 5-15% περισσότερες απαντήσεις από ό, τι τα ουδέτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι που λέγεται, εξαιρετικά εχθρικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 10 Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αντιμετώπιση θυμωμένος, Trollish, ή Rude μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 10 Συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αντιμετώπιση των θυμωμένος, Trollish, ή Rude Emails Είναι απίστευτα απογοητευτικό να ελέγξετε τα εισερχόμενα email σας μόνο για να βρείτε ένα εντελώς μίσος μήνυμα. Γιατί στον κόσμο οι άνθρωποι πράττουν έτσι; Με αυτό είπε, θα πρέπει να μάθετε πώς να υπερασπιστεί τον εαυτό σας ενώ ... Διαβάστε περισσότερα έλαβαν σχεδόν καμία απάντηση. Τα υπερβολικά κολακευτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είχαν πολύ καλύτερη απόδοση. Με άλλα λόγια, ξεπεράστε τα συναισθήματά σας, αλλά μην αντιδράσετε υπερβολικά.
4. Κρατήστε το Σύντομο ( αλλά Πόσο Σύντομο; )
Ξέρω ξέρω. Θα υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτό. Ένα από τα αγαπημένα μου εγκεφαλικά sites Διαβάστε το ευφυέστερο περιεχόμενο το 2016 με αυτές τις 35 τοποθεσίες Διαβάστε το ευφυέστερο περιεχόμενο το 2016 με αυτές τις 35 τοποθεσίες Πρέπει όλοι να διαβάσουμε αυτούς τους 35 ιστότοπους πιο συχνά. Εάν είστε κουραστικός από το dumbed-κάτω περιεχόμενο κάνει τα πράγματα κάπως πιο προσεκτική το επόμενο έτος με αυτή τη σούπερ λίστα. Διαβάστε περισσότερα, Το Brain Pickings στέλνει απίστευτα μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι χαρά για να διαβάσετε. Αλλά συνολικά, τα δεδομένα δείχνουν ότι πρέπει να αποφύγετε τα μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στην πραγματικότητα, μαζί με αυτές τις πληροφορίες σχετικά με τους τύπους λέξεων που πρέπει να χρησιμοποιήσετε στα μηνύματά σας, η Boomerang βρήκε επίσης το "ιδανικό" μήκος ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με βάση την ανάλυση των 40 εκατομμυρίων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διαπίστωσαν ότι αυτές που δεν περιέχουν περισσότερες από 50-175 λέξεις είχαν την μεγαλύτερη πιθανότητα να λάβουν απάντηση (49-50%). Αυτό υποστηρίζεται επίσης από τα πορίσματα μιας μελέτης του 2010 σχετικά με το MIT.
Αυτό είναι συμβουλή φασκόμηλου, αλλά δεν είναι πάντα πρακτικό. Αλλά το μάθημα είναι να κρατήσετε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα συνοπτικά. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να εγγραφείτε στην φιλοσοφία Five Sentences και ποτέ να μην στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πάνω από πέντε προτάσεις σε μήκος. Όπως δήλωσε ο επενδυτής και συγγραφέας Guy Kawasaki στο Entrepreneur.com, "λιγότερο από πέντε προτάσεις είναι συχνά απότομες και αγενείς, πάνω από πέντε ποινές χάνουν χρόνο".
5. Χρησιμοποιήστε το Word "Επειδή"
Εάν έχετε την τόλμη να ζητήσετε από κάποιον να κάνει κάτι για σας, τουλάχιστον να του πείτε γιατί . Το γνωρίζουμε αυτό από τη δεκαετία του '70, όταν ο καθηγητής ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο του Χάρβαρντ, Ellen Langer δημοσίευσε μια μελέτη που υπογραμμίζει τη σημασία της λέξης "γιατί".
Πολύ συχνά λαμβάνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν μόνο κάτι ("Μπορείτε να μου στείλετε αυτή την έκθεση μέχρι τις 2 μ.μ."), χωρίς να εξηγηθεί γιατί. Αλλά εισάγοντας τη λέξη "γιατί" στο αίτημά μας ("Μπορείτε να μου στείλετε αυτή την αναφορά έως τις 2μμ επειδή χρειάζεται να την επεξεργαστείτε μέχρι τις 5 μ.μ.), αυξάνονται οι πιθανότητες συμμόρφωσης.
Σύμφωνα με τη μελέτη αυτή, αυτό μπορεί να οφείλεται στο γεγονός ότι «οι άνθρωποι συνεχίζουν την« αυτόματη »συμπεριφορά ... ως μορφή ευρετικής ή βραχυπρόθεσμης. Και ακούγοντας τη λέξη «επειδή» ακολουθούμενη από έναν λόγο (ανεξάρτητα από το πόσο αμήχανος είναι ο λόγος), μας κάνει να συμμορφωθούμε ».
6. Μην προσφέρετε περισσότερες από 3 επιλογές
Το παράδοξο της επιλογής είναι όπου έχουμε μια τέτοια αφθονία των επιλογών που παραλύουμε. Για να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν οδηγούν σε παράδοξο επιλογής, προσπαθήστε να μην προσφέρετε περισσότερες από τρεις επιλογές.
Το ανθρώπινο μυαλό αγαπά τη μαγεία των τριών. Γι 'αυτό δίνουμε τρία μετάλλια στους Ολυμπιακούς Αγώνες. Αναλύουμε τα πράγματα με όρους αισιόδοξων, ρεαλιστικών και απαισιόδοξων (ή υψηλών, μεσαίων και χαμηλών). Και γι 'αυτό οι οικονομικές αγορές συχνά ωριμάζουν για να φιλοξενήσουν μόνο τρεις μεγάλους ανταγωνιστές.
Όσον αφορά τη λήψη αποφάσεων, αγαπάμε επίσης να βασιστούμε σε τρεις λόγους ή τρεις επιλογές. Αυτό αποδείχθηκε μέσω της έρευνας με τίτλο Όταν τρία γοητεία αλλά τέσσερις συναγερμοί, που διεξάγονται από δύο επιστήμονες συμπεριφοράς. Εφαρμόζεται στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν οργανώνετε μια συνάντηση ή μια κλήση, προσπαθήστε να δώσετε μόνο τρεις επιλογές ώρας και ημερομηνίας. Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο συνεδριάσεων-προγραμματισμού όπως το Doodle, το οποίο εξετάσαμε Doodle Αφαιρεί την απογοήτευση των συναντήσεων ή εκδηλώσεων προγραμματισμού Doodle απομακρύνει την απογοήτευση των συναντήσεων ή εκδηλώσεων προγραμματισμού Συχνά προγραμματίζοντας μια συνάντηση ή μια εκδήλωση για μια ομάδα ανθρώπων να συμφωνήσουν μπορεί να είναι τόσο απογοητευτικό και χρονοβόρο καθώς η εύρεση των παιδιών σας χάνονται σε ένα πολυσύχναστο εμπορικό κέντρο. Η διαδικτυακή εφαρμογή δημοσκόπησης, ... Διαβάστε περισσότερα στο παρελθόν.
7. Γράψτε στο επίπεδο τρίτου βαθμού
Το επίπεδο βαθμού ανάγνωσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στα ποσοστά απόκρισης. Σύμφωνα με την Boomerang, τα μηνύματα που γράφονται σε επίπεδο ανάγνωσης κολλεγίων είχαν ποσοστό απάντησης μόλις 39%. Ο πιο αποτελεσματικός βαθμός ανάγνωσης ήταν ο τρίτος βαθμός, ο οποίος πέτυχε ποσοστό ανταπόκρισης 53%.
Το επίπεδο ανάγνωσης βασίζεται κυρίως στο "αριθμό συλλαβών στα λόγια σας και στον αριθμό των λέξεων στις προτάσεις σας". Για να βελτιώσετε το ποσοστό ανταπόκρισης σας, κρατήστε τόσο τις προτάσεις σας όσο και τα λόγια σας σύντομα. Για να ελέγξετε την ποιότητα ανάγνωσης των δικών σας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντιγράψτε και επικολλήστε τα σε εργαλεία όπως Readability-Score ή Hemingway Editor.
8. Επισημάνετε το κείμενό σας
Για μεγαλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτό είναι αυτονόητο, αλλά για συντομότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διόρθωση συχνά παραβλέπεται. Αυτή είναι μια κακή ιδέα.
Σε μια μελέτη του 2001, ο Larry Beason έδειξε ότι τα λάθη γραπτώς (συμπεριλαμβανομένων ορθογραφικών και γραμματικών λαθών, καθώς και λογικών λαθών) έχουν αρκετές αρνητικές επιπτώσεις στην αντίληψη του συγγραφέα.
Όταν ένας αναγνώστης παρατηρεί ένα λάθος, κάνει αυτομάτως υποθέσεις για τον συγγραφέα. Στη μελέτη αυτή, οι συνηθέστερες υποθέσεις ήταν ότι ο συγγραφέας ήταν ένας ελαττωματικός στοχαστής, όχι ένας λεπτομερής άνθρωπος, ένας φτωχός επικοινωνιακός ή / και κακώς εκπαιδευμένος.
Αυτές είναι κάποιες πολύ επιζήμιες ιδιότητες που μπορείτε να αποφύγετε να τις δείτε, απλά με τη διόρθωση Grammarly Lite - Μια επέκταση του προγράμματος περιήγησης για όλες τις ανάγκες σας για προτυποποίηση [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Μια επέκταση του προγράμματος περιήγησης για όλες τις ανάγκες σας για προτυποποίηση [Chrome, Firefox, Safari] Πώς ελέγχετε αυτήν την περίοδο τι πληκτρολογείτε στον υπολογιστή σας; Πληκτρολογήστε το στο Google; Επικολλήστε το στο Word; Ή χρησιμοποιείτε έναν ιστότοπο διόρθωσης στον οποίο εισάγετε το κείμενό σας; Είμαι σίγουρα ... Διαβάστε περισσότερα από τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας.
9. Εμφάνιση αριθμών ως αριθμητικά στοιχεία
Αν στο μήνυμα σας είναι σημαντικοί αριθμοί, όπως στατιστικά στοιχεία, ημερομηνίες, ώρα, κλπ., Εμφανίστε τα ως αριθμούς αντί να τα πληκτρολογήσετε (12, αντί για δώδεκα).
Οι μελέτες παρακολούθησης οφθαλμών έδειξαν ότι τα μάτια ενός αναγνώστη γενικά σαρώνουν το κείμενο, ενώ "οι αριθμοί συχνά σταματούν το περιπλανώμενο μάτι". Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι "οι αριθμοί αντιπροσωπεύουν γεγονότα". Οι αριθμοί είναι σκληρά δεδομένα που ο νους μπορεί να διαλέξει γρήγορα. Το μυαλό του αναγνώστη υποθέτει ότι αυτοί οι αριθμοί είναι ένα σημαντικό μέρος του μηνύματος.
Έχετε αυτό κατά νου όταν δημιουργείτε τα δικά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν οι αριθμοί αποτελούν σημαντικό μέρος του μηνύματός σας, εμφανίστε τους ως αριθμούς, ώστε ο αναγνώστης σας να μπορεί να φιλτράρει το σημαντικό από το ασήμαντο.
Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας για σας
Στις περισσότερες θέσεις εργασίας, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν σημαντικό στοιχείο για το πώς επικοινωνούμε με τους συναδέλφους μας. Είτε στέλνετε 10, είτε 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα, γνωρίζοντας πώς να δημιουργείτε αποτελεσματικά μηνύματα είναι μια δεξιότητα που πρέπει να μάθετε.
Όπως μπορείτε να δείτε από πάνω, αυτό δεν είναι δύσκολο. Μικρές αλλαγές, όπως η πιο σύντομη ηλεκτρονική αλληλογραφία, η διόρθωσή σας ή η αλλαγή της συναισθηματικής συζήτησης του γραπτού σας, μπορούν να έχουν μεγάλο αντίκτυπο. Και με δωρεάν εργαλεία βελτίωσης email 5 Εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Όλοι εξακολουθούν να προσπαθούν να λύσουν το πρόβλημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ας μιλήσουμε επίσης για την πιο βασική συνήθεια όλων - την τέχνη της γραφής καλύτερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τη βοήθεια ορισμένων δροσερών εργαλείων. Διαβάστε περισσότερα για βοήθεια, δεν υπάρχει δικαιολογία.
Αυτές οι πιθανότητες όχι μόνο θα κάνουν πιο πιθανό ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα παρατηρηθούν και θα ανταποκριθούν, αλλά θα συμβάλουν επίσης στην καλλιέργεια μιας βελτιωμένης επαγγελματικής εικόνας του εαυτού σας.
Τι αλλαγές έχετε κάνει στον τρόπο που γράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν βελτιώσει την αποτελεσματικότητά τους; Θα θέλαμε να ακούσουμε!
Image Credits: Αγκαλιά από τον Hernán Piñera (Flickr), Ερώτηση από τον Marco Bellucci (Flickr), Επανεκτύπωση σηματοδοτεί το παράδειγμα από το volkspider (Flickr), Email από τον Dennis Sklay (Flickr)