Έχετε ποτέ λάβει μια αίτηση συνάντησης κατά την εργασία και απλά γδαρμένο το κεφάλι σας; Αναρωτιέστε τι ακριβώς είναι η σύσκεψη, τι θα συζητηθεί, και ίσως ακόμα και γιατί ήσαστε προσκεκλημένος. Κοιτάς τους άλλους προσκεκλημένους που ελπίζουν για μια υπαινιγμό, αλλά εξακολουθούν να είναι ανίδεοι.
Κάποιοι λένε ότι αν λάβετε μια αόριστη πρόσκληση για σύσκεψη, θα πρέπει απλώς να την απορρίψετε. Τώρα, αν συμφωνείτε με αυτό ή όχι, αν είστε ο συντονιστής, αξίζει τον κίνδυνο ότι οι επικεφαλής κροτίδες θα μειωθούν μόνο και μόνο επειδή είναι μπερδεμένες;
Με λίγη προοπτική και τα σωστά εργαλεία, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι ο στόχος σας για τη συνάντηση είναι σαφής Fed Up Of Inefficient Meetings; Στείλτε αυτές τις 8 κανόνες στον αφεντικό σας τρομάζω από τις μη αποτελεσματικές συναντήσεις; Αποστολή αυτών των 8 κανόνων στον προϊστάμενό σας Εάν μια συνάντηση είναι καλά οργανωμένη, δεν υπάρχει κανένας λόγος που δεν μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα, την αίσθηση του σκοπού και το ηθικό. Ακολουθούν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε για αποτελεσματικές συναντήσεις. Διαβάστε περισσότερα και μειώστε τον κίνδυνο μειωμένης συμμετοχής λόγω ασαφούς αίτησης σύσκεψης.
Προγραμματίστε με τα 5 Ws
Πριν να στείλετε τυχαία το αίτημα της σύσκεψης, σκεφτείτε το με τη χρήση ποιος, τι, πότε, πού, και γιατί.
1. Ποιος να προσκαλέσει
Πολλές φορές, οι άνθρωποι στέλνουν προσκλήσεις συνάντησης που περιλαμβάνουν πάρα πολλούς συμμετέχοντες ή μόνο λάθος. Κάντε το νυχτερινό σας έργο μπροστά του χρόνου για να απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις:
- Ποιος πρέπει να κληθεί;
- Ποιος είναι απαραίτητος στη συζήτηση;
- Ποιος έχει τις γνώσεις που απαιτούνται για το σκοπό αυτό;
Μην προσκαλέσετε όλοι όλοι Η αλήθεια για τις συναντήσεις - και είναι άσχημη Η αλήθεια για τις συναντήσεις - και η άσχημη συνάντηση είναι να γίνουν παραγωγικοί, έτσι; Διαβάστε περισσότερα στο τμήμα επειδή δεν είστε βέβαιοι.
2. Τι είναι η Συνάντηση
Αυτό είναι το πιο σημαντικό μέρος του σχεδιασμού σας. Σκεφτείτε τι ακριβώς αφορά η σύσκεψη, ποιος είναι ο στόχος και ποιο θα είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα. Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε τον εαυτό σας το σημείο της συνάντησης, τότε είναι πιθανόν πρόωρο.
3. Όταν η συνάντηση θα λάβει χώρα
Αυτό μπορεί να μην φαίνεται σαν ένα σημαντικό κομμάτι, εάν εργάζεστε σε ένα περιβάλλον γραφείου. Αλλά για μεγαλύτερες επιχειρήσεις ή μεγαλύτερες συναντήσεις, είναι απαραίτητο. Έχετε συμμετέχοντες που είναι απομακρυσμένοι, κατοικούν σε διαφορετική ζώνη ώρας και εργάζονται τις ίδιες ώρες με τους άλλους;
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια ώρα που είναι προσβάσιμη για όλους Αποφύγετε το άγχος του υπερβολικού προγραμματισμού με 10 έξυπνες συμβουλές Ημερολογίου Google Αποφύγετε το άγχος του υπερβολικού προγραμματισμού με 10 έξυπνες συμβουλές Ημερολογίου Google Το μυστικό της απο-στρες χρησιμοποιώντας ένα ημερολόγιο είναι απλό: κόψτε τα πράγματα που δεν χρειάζεστε, κάντε χρόνο για τα πράγματα που αγαπάτε και κρατήστε όλα οργανωμένα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις δέκα συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα .
4. Όπου η σύσκεψη θα διεξαχθεί
Αυτό είναι επίσης σημαντικό όταν προγραμματίζετε τη συνάντησή σας εάν έχετε εκτός του χώρου τους συμμετέχοντες. Θα χρειαστεί μια κλήση συνδιάσκεψης; Σε περίπτωση που μια συνάντηση στο διαδίκτυο GoToMeeting Συμβουλές για την επόμενη συνάντησή σας στο διαδίκτυο GoToMeeting Συμβουλές για την επόμενη σε απευθείας σύνδεση συνάντησή σας Το GoToMeeting μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τις online συναντήσεις σας επιτυχείς. Είναι δωρεάν για μέχρι τρεις συμμετέχοντες. Σας παρουσιάζουμε πώς να ρυθμίζετε, να συμμετέχετε και να προετοιμάζετε τις καταγεγραμμένες συναντήσεις. Διαβάστε περισσότερα να προγραμματιστεί; Ή απλά πρέπει να κάνετε κράτηση σε μια αίθουσα συνεδριάσεων; Φροντίστε να σκέφτεστε μπροστά για να φιλοξενήσετε εκείνους που περιμένετε να παρακολουθήσετε.
5. Γιατί η συνάντηση είναι απαραίτητη
Αυτό είναι εξίσου σημαντικό με την ερώτηση. Γιατί είναι απαραίτητη μια συνάντηση; Μπορεί ο στόχος να επιλυθεί χωρίς ένα δωμάτιο των ανθρώπων; Μπορεί μια μικρή έρευνα να δώσει την απάντηση; Έχετε αρκετές πληροφορίες για τη διεξαγωγή της συνάντησης σε αυτό το σημείο;
Θυμηθείτε, οι συναντήσεις χρειάζονται χρόνο μακριά από τα καθήκοντα όλων των εμπλεκομένων. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να σπαταλήσετε το χρόνο των παρευρισκομένων σας Διακοπή σπατάλης του χρόνου και να ξεκινήσετε Έχοντας παραγωγικές συναντήσεις Με MinutesPad για το Android Σταματήστε να σπαταλάτε χρόνο και να αρχίσετε Έχοντας παραγωγικές συναντήσεις Με το MinutesPad για τις συναντήσεις στο Android έχουν μια κακή ραπα ως αναποτελεσματική νεροχύτες χρόνου. Δεν χρειάζεται να είναι έτσι: Αποδεικνύεται ότι μπορεί να υπάρχει ελπίδα για μια παραγωγική συνάντηση ακόμα. Διαβάστε περισσότερα .
Δημιουργήστε την ατζέντα του συνεδρίου
Τώρα που έχετε απαντήσει στα πέντε Ws, χρησιμοποιήστε τα για να εργαστείτε στην πρόσκληση της σύσκεψης και στην ατζέντα. Και ναι, μια ατζέντα συνεδριάσεων είναι σχεδόν πάντοτε απαραίτητη για διάφορους λόγους.
Μια ατζέντα συνεδριάσεων επιτρέπει στους συμμετέχοντες:
- Γνωρίστε το σκοπό και τον στόχο της συνάντησης.
- Δείτε τα σημεία συζήτησης και να είστε σε θέση να προγραμματίσετε το μέρος τους ή να προετοιμάσετε ερωτήσεις.
- Δείτε τι αναμένεται στο τέλος της συνάντησης ή τι θα πρέπει να επιλύσει η σύσκεψη.
- Ακολουθήστε κατά τη διάρκεια της συνάντησης και μείνετε εν κινήσει.
Ξεκινήστε με ένα πρότυπο
Ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε την ατζέντα σας είναι να ξεκινήσετε με ένα πρότυπο. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά ήδη περιέχει το περίγραμμα που χρειάζεστε για τις λεπτομέρειες. Εδώ είναι μερικές μόνο επιλογές για την προσθήκη πρότυπων της ατζέντας 15 Πρότυπα Agenda Best Meeting για Word 15 Πρότυπα Agenda Best Meeting για Word Όταν είναι καιρός να προγραμματίσετε μια συνάντηση, δεν θα πρέπει να χάνετε χρόνο δημιουργώντας μια ατζέντα από την αρχή. Πολλά πρότυπα ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων για το Microsoft Word μπορούν να σας δώσουν μια εξαιρετική εκκίνηση. Διαβάστε περισσότερα που μπορείτε να δείτε για το Microsoft Word. Είναι αρκετά ευέλικτα για κάθε τύπο ή μέγεθος συνάντησης.
Αυτό το πρότυπο ημερήσιας διάταξης είναι εξαιρετικό επειδή περιλαμβάνει ένα καλά μορφοποιημένο πρότυπο πρακτικών συνάντησης μαζί του. Με μία λήψη, παίρνετε και τα δύο. Με μια ωραία διάταξη πίνακα, ο καθένας μπορεί να δει καθαρά τον αντικειμενικό κατάλογο των συμμετεχόντων και την ατζέντα των θεμάτων. Ένα άλλο χρήσιμο τμήμα δείχνει τι πρέπει να φέρουν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση, η οποία είναι συχνά ένα ξεχασμένο κομμάτι.
Αυτό το επόμενο πρότυπο ημερήσιας διάταξης είναι επίσης μια καλή επιλογή. Όπως και το άλλο, μπορείτε εύκολα να δείτε τα αντικείμενα, θέματα ημερήσιας διάταξης και όλα τα προηγούμενα στοιχεία δράσης. Περιλαμβάνει επίσης τομείς για νέα στοιχεία δράσης που μπορείτε να σημειώσετε κατά τη διάρκεια της συνάντησης καθώς και για σημειώσεις.
Εδώ είναι ένα ακόμη πρότυπο για να ρίξετε μια ματιά σε αυτό είναι καθαρό και σαφές. Όπως και η πρώτη που εμφανίζεται, έχει μια βασική μορφή πίνακα με εύχρηστες ενότητες. Επιπλέον, προσφέρει την περιοχή για όσα θα πρέπει να φέρουν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση.
Πώς να προετοιμάσετε μια αποτελεσματική ατζέντα
Μόλις αποφασίσετε για το πρότυπο της ατζέντας του συνεδρίου, είναι σημαντικό να το ολοκληρώσετε αποτελεσματικά. Να είστε σαφείς, ακριβείς και να κάνετε το καλύτερό σας για να μην αφήσετε τίποτα ανοιχτό στην ερμηνεία. Το τμήμα του συμμετέχοντος είναι το πιο απλό κομμάτι, αλλά οι άλλοι πρέπει να επικοινωνούν καλά.
Στόχος συνάντησης
Αυτό πρέπει να είναι μια απλή φράση (έως το πολύ) για το σκοπό της συνάντησης. Αυτό έρχεται από το ερώτημα που παραπάνω που θα ρωτήσετε τον εαυτό σας. Για παράδειγμα, λέτε ότι η συνάντησή σας είναι να αναθεωρήσετε τις τρεις επιλογές διάταξης διασύνδεσης χρήστη για τον νέο ιστότοπο.
Ο στόχος σας πρέπει να δηλώνει ακριβώς αυτό και όχι κάτι σαν "μιλάμε για νέα ιστοσελίδα". Το τελευταίο είναι ασαφές, δεν καθορίζει το μέρος της ιστοσελίδας για να συζητήσει και είναι γενικά ασαφές.
Συνάντηση θεμάτων της ατζέντας
Εδώ θα απαριθμήσετε κάθε τμήμα που σκοπεύετε να συζητήσετε. Και πάλι, αυτό πρέπει να είναι σαφές, ώστε όσοι αναμένεται να απευθύνονται σε ένα θέμα μπορούν να προετοιμαστούν.
Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, εάν ο προγραμματιστής του ιστότοπου Bill αναμένεται να παράσχει τα πλεονεκτήματα, τα μειονεκτήματα και τις τρεις επιλογές διάταξης, πείτε έτσι. Μη αναφέρετε απλώς: μιλάμε για διατάξεις. Θα ξέρει ο Bill τι ακριβώς θέλετε να συζητήσετε; Αν το δηλώσετε, θα το κάνει.
Είδη προς Φέρνουν
Εάν περιμένετε από τους συμμετέχοντες σας να παρέχουν πληροφορίες, υλικά, εικόνες ή οτιδήποτε άλλο, χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα. Μην υποθέστε ότι απλά επειδή ένας συμμετέχων εμφανίζεται ότι θα παρέχουν αυτό που ελπίζετε.
Για παράδειγμα, με τον Bill, ήσασταν σαφής στο θέμα της ημερήσιας διάταξης, το οποίο είναι τέλειο. Ωστόσο, για να βεβαιωθείτε ότι φέρνει μια λίστα πλεονεκτημάτων και μειονεκτημάτων για κάθε διάταξη μαζί με εικόνες αυτών των σχεδίων, προσθέστε την στο κατάλληλο τμήμα της ημερήσιας διάταξης.
Παρέχετε στοιχεία μπροστά από το χρόνο
Εάν είναι δυνατόν, επισυνάψτε την ατζέντα στο αίτημα σύσκεψης όταν την στείλετε. Αυτό επιτρέπει στους παρευρισκόμενους σας να είναι βολικό όταν φτάνει η ώρα των συναντήσεων και τους επιτρέπει να γνωρίζουν ακριβώς τι να περιμένουν. Αυτό είναι ακόμα πιο σημαντικό εάν προγραμματίσετε μια συνάντηση της τελευταίας στιγμής.
Αν στέλνετε την αίτηση συνάντησης πολύ νωρίτερα, μπορείτε να προτιμήσετε να περιμένετε στην ημερήσια διάταξη. Θα μπορούσε να είναι μια εργασία σε εξέλιξη ή θα μπορούσατε να περιμένετε για περισσότερες λεπτομέρειες γι 'αυτό. Αν συμβαίνει αυτό, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τον στόχο της συνάντησης, μια σύντομη περίληψη των θεμάτων και τα προκαταρκτικά στοιχεία που θα σας δώσουν το αίτημα.
Στη συνέχεια, δηλώστε ότι η επίσημη ημερήσια διάταξη θα αποσταλεί στην ημερομηνία X, η οποία θα πρέπει να είναι τουλάχιστον τρεις ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Εάν μπορείτε, είναι επίσης μια έξυπνη ιδέα να εκτυπώσετε αντίγραφα της ατζέντας Πώς να εκτυπώσετε έγγραφα του Microsoft Office με τον σωστό τρόπο Πώς να εκτυπώσετε έγγραφα του Microsoft Office με τον σωστό τρόπο Μερικές φορές φαίνεται αδύνατο να εκτυπώσετε έγγραφα ακριβώς όπως θέλετε; Μπορούμε να βοηθήσουμε! Σας παρουσιάζουμε όλες τις επιλογές εκτύπωσης και σας βοηθάμε να επιλέξετε τις σωστές ρυθμίσεις για τέλεια τυπωμένα έγγραφα. Διαβάστε περισσότερα και τους φέρνετε στη συνάντηση. Πάντα φαίνεται να υπάρχει ένας συμμετέχων που ξεχνά τη δική τους.
Προετοιμαστείτε να καταγράψετε τα λεπτά συνάντησης
Εάν έχετε ακολουθήσει αυτό το σχέδιο μέχρι στιγμής, τότε η συνάντησή σας είναι ήδη σε καλό δρόμο. Αλλά υπάρχει ένα ακόμα πράγμα που πρέπει να κάνετε εκ των προτέρων. Προετοιμαστείτε για να καταγράψετε τα λεπτά της συνάντησης.
Εδώ και πάλι, η χρήση ενός προτύπου είναι ιδανική. Μπορείτε να εκτυπώσετε αυτές τις επιλογές προτύπου του Microsoft Word 12 Καλύτερα πρότυπα συναντήσεων για επαγγελματίες 12 Καλύτερα πρακτικά συνάντησης Πρότυπα για επαγγελματίες Η λήψη σημειώσεων είναι το πρώτο βήμα για τη διατήρηση όλων των συμμετεχόντων στην ίδια σελίδα. Τα πρότυπα καθιστούν εύκολη τη λήψη αυτών των λεπτών συνάντησης. Συγκεντρώσαμε διάφορα πρότυπα για το Word, το OneNote, το Evernote και τα Έγγραφα Google. Διαβάστε περισσότερα αν προτιμάτε να γράφετε χειρόγραφα ή να τα χρησιμοποιείτε στην ψηφιακή σας συσκευή, αν ισχύει.
Αυτό το πρότυπο, το οποίο μπορείτε να βρείτε μέσα στο Microsoft Word, είναι μια καταπληκτική επιλογή επειδή επεκτείνεται σε κάθε θέμα ημερήσιας διάταξης. Για κάθε στοιχείο, μπορείτε να συμπεριλάβετε σημειώσεις στα σημεία συζήτησης, τα συμπεράσματα, τα στοιχεία δράσης, τα υπεύθυνα μέρη και τις προθεσμίες για κάθε θέμα.
Αν προτιμάτε ένα πρότυπο λεπτών συνάντησης που δεν διευκρινίζει τα σημεία συζήτησης, αυτό είναι μια σταθερή επιλογή. Μπορείτε να απαριθμήσετε τα θέματα της ατζέντας που συζητήθηκαν πραγματικά, από ποιον και για πόσο καιρό. Στη συνέχεια, μπορείτε να καταγράψετε τις αποφάσεις που έχουν ληφθεί και τα νέα στοιχεία δράσης με υπεύθυνα μέρη και ημερομηνίες λήξης.
Κράτα καλές σημειώσεις
Όλοι έχουμε έναν τρόπο να σημειώνουμε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Αλλά αν είστε ο συντονιστής, πρέπει οπωσδήποτε να λάβετε ισχυρές σημειώσεις. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το γράψιμο μιας σημείωσης μόνο για να το εξετάσουμε αργότερα και να αναρωτηθούμε τι λέει ή σημαίνει.
Καταγράψτε όσο το δυνατόν κατά τη διάρκεια της συνάντησης και, στη συνέχεια, την επανεξετάσετε πριν από τη λήξη της προθεσμίας. Θα πρέπει να επανεξετάσετε τι συζητήθηκε, οτιδήποτε αποφασίστηκε και, το σημαντικότερο, τα νέα στοιχεία δράσης. Σύντομα το ξεπεράστε αυτό δυνατά με τους συμμετέχοντες σας ως κριτική για εσάς καθώς και για αυτούς. Εάν κάτι λείπει ή είναι λανθασμένο, είναι καλύτερο να μάθετε πριν βγείτε από το δωμάτιο.
Πηγαίνετε Forth και Γνωρίστε
Ενώ μπορεί να μην υπάρχει ακριβής ή θετικά τέλειος τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι έχετε μια αποτελεσματική συνάντηση 3 Δωρεάν πρότυπα για να κρατήσετε συναντήσεις σε καλό δρόμο και χρήσιμα 3 δωρεάν πρότυπα για να κρατήσετε συναντήσεις σε καλό δρόμο και χρήσιμες Κάντε τις συναντήσεις σας καλύτερες με ένα καλά δομημένο πρότυπο. Εδώ σας παρουσιάζουμε δωρεάν πρότυπα συναντήσεων για να προετοιμάσετε, να καταγράψετε και να ανακεφαλαιώσετε τις συναντήσεις σας για ένα αποτελεσματικό αποτέλεσμα. Διαβάστε περισσότερα, αυτό το σχέδιο μπορεί να σας οδηγήσει στο δρόμο σας. Κάνε ό, τι μπορείς για να προετοιμάσεις τον εαυτό σου και τους παρευρισκόμενους πολύ νωρίτερα.
Τι συμβουλές έχετε για τον προγραμματισμό μιας συνάντησης; Υπάρχει κάτι που κάνετε ως συντονιστής που βοηθάει; Ενημερώστε μας τις προτάσεις σας στα παρακάτω σχόλια!