7 διαφορετικές χρήσεις της ενσωμάτωσης του Google Drive με το Gmail

Το Gmail και το Google Drive τροφοδοτούν πολλές από τις ανάγκες μας στην παραγωγικότητα. Ας δούμε μερικούς τρόπους κοινής λογικής και μερικές έξυπνες αμυχές που μας επιτρέπουν να συνδυάσουμε άψογα αυτές τις δύο υπηρεσίες.

Το Gmail και το Google Drive τροφοδοτούν πολλές από τις ανάγκες μας στην παραγωγικότητα.  Ας δούμε μερικούς τρόπους κοινής λογικής και μερικές έξυπνες αμυχές που μας επιτρέπουν να συνδυάσουμε άψογα αυτές τις δύο υπηρεσίες.
Διαφήμιση

Το Διαδίκτυο παρέχει στους ανθρώπους τα εργαλεία για να είναι πιο παραγωγικά, αλλά τι κάνετε όταν ο αριθμός των εργαλείων αυτών αρχίζει πραγματικά να κάνει τα πράγματα πιο περίπλοκα; Η απάντηση είναι να τα ενσωματώσουμε.

Εν προκειμένω, τα εργαλεία Google. Η Google σας παρέχει τόσους πολλούς ελεύθερους πόρους και εφαρμογές που είναι δύσκολο να καταλάβουμε πώς μένουν στην επιχείρηση. Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι βασίζονται αυτές τις μέρες σε υπηρεσίες όπως το Gmail και το Google Drive για να υποστηρίξουν την επιχείρησή τους, οι σπουδές τους ή οποιαδήποτε άλλη παραγωγικότητα που υποστηρίζεται από το Google Drive. 10 Εργαλεία διαχείρισης χρημάτων Μέσα στο Google Drive θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε σήμερα 10 εργαλεία διαχείρισης χρημάτων στο Google Drive Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε σήμερα Το πρόβλημα με τα χρήματα είναι ότι αν δεν το διαχειριστείτε, θα καταλήξετε χωρίς αυτό. Τι συμβαίνει με μερικά χρήσιμα εργαλεία διαχείρισης χρημάτων για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε απευθείας μέσα στο λογαριασμό σας στο Google Drive; Διαβάστε περισσότερα που μπορείτε να σκεφτείτε.

Το πρόβλημα είναι ότι όταν έχετε τόσα πολλά μέρη για να αποθηκεύσετε τα πράγματα, μπορεί να είναι συντριπτική να προσπαθήσετε να θυμηθείτε από πού αποθηκεύσατε ορισμένες πληροφορίες. Μπορεί να προκαλεί σύγχυση για να υπολογίσετε το εργαλείο που θα χρησιμοποιήσετε για διαφορετικές ανάγκες.

Ευτυχώς, υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ενσωματώσετε το Gmail και το Google Drive, έτσι ώστε κατά κάποιον τρόπο να ενεργούν ως ένα μόνο εργαλείο που δεν θα μπορείτε να ζήσετε χωρίς.

Αναζήτηση πληροφοριών

Ένα από τα πρώτα πράγματα που οι άνθρωποι συνήθως συναντούν όταν αρχίζουν να χρησιμοποιούν πολλές διαφορετικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες είναι η παρακολούθηση του πού βρίσκονται τα πράγματα. Ένας εύκολος τρόπος για να διορθώσετε είναι να συνδέσετε την αναζήτησή σας στο Gmail ώστε να περιλαμβάνει και τα Gmail και GDrive. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, μεταβείτε στις ρυθμίσεις του Gmail, κάντε κλικ στο σύνδεσμο μενού "Labs" και ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Εφαρμογές αναζήτησης".

Εργαστήρια Gmail

Αφού ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, η εκτέλεση μιας αναζήτησης στο πεδίο αναζήτησης του Gmail θα επιστρέψει αποτελέσματα από το λογαριασμό σας στο Google Drive στο κάτω μέρος της αναπτυσσόμενης λίστας αναζήτησης.

gmail-gdrive2

Μόλις εκτελέσετε την αναζήτηση, τα αποτελέσματα για το Google Drive διαχωρίζονται σε μια ενότητα ακριβώς κάτω από τα αποτελέσματα αναζήτησης του Gmail.

gmail-gdrive3

Όπως μπορείτε να φανταστείτε, η δυνατότητα αναζήτησης των στοιχείων σας από ένα μόνο πεδίο αναζήτησης απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία εύρεσης σημαντικών πληροφοριών.

Αποστολή με ένα κλικ στο Google Drive

Ένας άλλος τρόπος για να αποθηκεύσετε κλικ όταν βρίσκεστε σε βιασύνη είναι να στείλετε άμεσα στο Google Drive τα σημαντικά συνημμένα στο Gmail. Ποιος θέλει να κατεβάσει, να αποθηκεύσει, να συνδεθεί στο GDrive και στη συνέχεια να φορτώσει το αρχείο; Τι πόνο, σωστά;

Κάντε το με ένα κλικ. Μεταβείτε στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου εμφανίζεται το συνημμένο και στη συνέχεια μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το εικονίδιο συνημμένου.

gmail-gdrive4

Θα δείτε το εικονίδιο του μικρού λευκού Google Drive δίπλα στο εικονίδιο λήψης. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και το Gmail θα μεταφέρει αυτόματα το συνημμένο στο λογαριασμό σας στο Google Drive.

gmail-gdrive5

Στη συνέχεια, μια αναπτυσσόμενη λίστα σας επιτρέπει να μεταφέρετε άμεσα το αρχείο σε έναν από τους δευτερεύοντες κατάλογους σας στο Google Drive.

Επισύναψη αρχείων Google Drive

Τι γίνεται με τον άλλο τρόπο; Τι γίνεται αν θέλετε να επισυνάψετε ένα από τα αρχεία του Google Drive σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Λοιπόν, θα είστε ευτυχείς να ξέρετε ότι είναι εξίσου εύκολο. Όταν συνθέτετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το εικονίδιο του Google Drive κοντά στο μπλε κουμπί "Αποστολή".

gmail-gdrive6

Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα αρχεία από το λογαριασμό σας στο Google Drive για να επισυνάψετε στο email σας.

gmail-gdrive7

Μόνο ένα ή δύο κλικ και το αρχείο μεταφέρεται απευθείας στο email που συνθέτετε. Εύκολο;

Λάβετε ειδοποιήσεις για αλλαγές στο Google Drive

Μείνετε ενημερωμένοι όταν συνεργάζεστε με μια ομάδα που χρησιμοποιεί το Google Drive. Για παράδειγμα, ενώ εργάζεστε σε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα, είναι σημαντικό να ενημερώνεστε όταν άλλα άτομα τροποποιούν τα φύλλα. Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτές τις ειδοποιήσεις στο ίδιο το υπολογιστικό φύλλο του Google Drive.

Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο και κάντε κλικ στο "Εργαλεία" στο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κανόνες ειδοποίησης ..."

gmail-gdrive8

Μπορείτε να ρυθμίσετε τους κανόνες ειδοποίησης για την έκδοση μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν γίνονται αλλαγές σε οποιοδήποτε τμήμα του υπολογιστικού φύλλου, αλλάζουν μεμονωμένα φύλλα, μεμονωμένα κελιά, το φύλλο μοιράζεται με οποιονδήποτε ή κάποιος υποβάλλει δεδομένα από μια φόρμα.

gmail-gdrive9

Ορίστε αυτό ως τρόπο ώστε το προσωπικό σας να συμπληρώσει πληροφορίες ή να παράσχει κάποια μορφή ανατροφοδότησης και, στη συνέχεια, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για να θυμάστε να ελέγχετε αυτό το έγγραφο κάθε μέρα για να βρείτε ενημερώσεις. Αντ 'αυτού, θα ενημερώνεστε αυτόματα κάθε φορά που κάποιος την ενημερώνει - λιγότερες ανησυχίες και απελευθερώνει το μυαλό σας για να μπορείτε να κάνετε περισσότερη δουλειά.

Προγραμματίστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το φύλλο Google

Εάν έχετε εβδομαδιαία ή μηνιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα οποία στέλνετε στην ομάδα σας ή στον διαχειριστή σας, γιατί να μην δημιουργήσετε μια συλλογή από αυτά τα μηνύματα σε ένα φύλλο Google και να έχετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικά μηνύματα εγκαίρως εγκαίρως χωρίς να χρειάζεται να θυμάστε να τα στείλετε; Ξέρω, οριακή επιστημονική φαντασία, σωστά; Δεν είναι πραγματικά τόσο δύσκολο να προγραμματίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Right Inbox: Προγραμματισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή αργότερα στο Gmail Right Inbox: Προγραμματισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή αργότερα στο Gmail Διαβάστε περισσότερα αυτού του τρόπου.

Ένα προκαθορισμένο φύλλο Scheduler του Gmail προέρχεται από την Amit Agarwal Digital Inspiration. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο δωρεάν φύλλο Scheduler του Gmail και να κάνετε ένα αντίγραφο στο δικό σας λογαριασμό GDrive. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να μεταβείτε στο μενού του Gmail Scheduler και να εξουσιοδοτήσετε το φύλλο για να αποκτήσετε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Gmail.

gmail-gdrive10

Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα σχέδιο του μηνύματος που θέλετε να προγραμματίσετε μέσα στο Gmail (απλά αρχίστε να γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όταν τελειώσετε, κλείστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να το στείλετε). Μόλις επιλέξετε την επιλογή "Λήψη μηνυμάτων" από το μενού του Gmail Scheduler, θα εισάγει όλα τα νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο. Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε μια ημερομηνία όταν θέλετε να αποστέλλεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη στήλη "Προγραμματισμένη ώρα".

gmail-gdrive11

Μόλις επιλέξετε "Προγραμματισμός μηνυμάτων" από το μενού του Χρονοδιαγράμματος Gmail, θα εμφανιστεί η κατάσταση "Προγραμματισμένη" στη στήλη Κατάσταση.

gmail-gdrive12

Ένα μικρό ελάττωμα σε αυτό το εργαλείο το οποίο πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι εάν έχετε ήδη προγραμματισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν βγει ακόμα και επιλέξετε να εισαγάγετε νέα σχέδια, θα αφαιρέσετε τις προγραμματισμένες ημερομηνίες των υπαρχόντων προγραμματισμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εσείς θα χρειαστεί να επαναπρογραμματίσετε αυτά μαζί με τα νέα εισαγόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν είναι μια τεράστια διαπραγμάτευση, αλλά κάτι που πρέπει να θυμάστε.

Συγχώνευση αλληλογραφίας Gmail

Μιλώντας για δροσερά σενάρια από την Amit, ένα άλλο αξιοσημείωτο είναι το εργαλείο συγχώνευσης αλληλογραφίας Gmail το οποίο προσφέρει επίσης δωρεάν.

Όπως ακριβώς και το φύλλο χρονοπρογραμματισμού, πρέπει να αντιγράψετε το φύλλο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο λογαριασμό σας στο Google Drive και να το εξουσιοδοτήσετε να αποκτήσει πρόσβαση στο λογαριασμό σας Gmail στο μενού "Συγχώνευση αλληλογραφίας". Απλά κάντε κλικ στην επιλογή Βήμα 1 (Επαναφορά). Στη συνέχεια, το βήμα 2 σας δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε μια λίστα διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από οποιαδήποτε από τις υπάρχουσες ομάδες σας στις Επαφές Google.

gmail-gdrive13

Οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανίζονται στις στήλες "Όνομα παραλήπτη" και "Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραλήπτη". Ή, αντί να εισάγετε ομάδες, θα μπορούσατε να συμπληρώσετε μόνο αυτές τις στήλες μόνο με το χέρι. Οποιοδήποτε τρόπο λειτουργεί!

Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπληρώσετε τα υπόλοιπα πεδία για να δημιουργήσετε το email της ομάδας σας. Σημαντικά πεδία εδώ περιλαμβάνουν το σώμα του μηνύματος, το οποίο σας επιτρέπει να γράφετε σε αυτό το πεδίο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπλουτισμένου κειμένου. Χρησιμοποιήστε το εργαλείο WYSIWYG για να δημιουργήσετε το HTML για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας (ή γράψτε το με το χέρι αν είστε απλά εξειδικευμένοι σαν αυτό). Συμπερίληψη συνημμένων προσθέτοντας το αναγνωριστικό εγγράφου (από τη διεύθυνση URL του Google Drive, όταν βλέπετε το έγγραφο).

gmail-gdrive15

Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" από το μενού "Συγχώνευση αλληλογραφίας" και αποστέλλεται το μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμπλουτισμένου κειμένου με συνημμένα.

Υποδοχή της υπογραφής σας Gmail στο Google Drive

Βλέπετε ποτέ κάποιον με αυτές τις εικόνες λογικών λογοτύπων στην υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα σήμα στο Facebook Όπως η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας [Mac] Πώς να χρησιμοποιήσετε ένα σήμα στο Facebook Όπως η ηλεκτρονική υπογραφή σας [Mac] Διαβάστε περισσότερα; Λοιπόν, μπορείτε να το κάνετε και αν ενσωματώσετε μια εικόνα που είναι αποθηκευμένη σε δημόσιο φάκελο στο λογαριασμό σας στο Google Drive στην υπογραφή σας στο Gmail. Είναι πολύ πιο εύκολο από αυτό που ακούγεται.

Καταρχήν, δημιουργήστε ένα νέο φάκελο στο λογαριασμό σας στο GDrive που ονομάζεται "Δημόσιο" και ορίστε την ορατή στο κοινό και κάντε πρόσβαση σε "Οποιοσδήποτε μπορεί να προβάλλει".

gmail-gdrive16

Στη συνέχεια, μεταφορτώστε το αρχείο εικόνας λογότυπου σε αυτόν τον κοινόχρηστο κατάλογο. Η εικόνα θα λάβει τις ίδιες ρυθμίσεις κοινής χρήσης με τον ίδιο τον φάκελο. Τέλος, λάβετε τη δημόσια διεύθυνση URL της εικόνας σας σημειώνοντας την συμβολοσειρά ID για το φάκελο στην κοινή προβολή. Στη συνέχεια, εισαγάγετε το αναγνωριστικό και το όνομα της εικόνας στην ακόλουθη συμβολοσειρά διεύθυνσης URL:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg"

Όταν έχετε τη σωστή σειρά, θα πρέπει να μπορείτε να επικολλήσετε τη διεύθυνση URL σε ένα πρόγραμμα περιήγησης και να δείτε την εικόνα στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

gmail-gdrive17

Πληκτρολογήστε την υπογραφή σας και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να ενσωματώσετε την εικόνα και κάντε κλικ στο εικονίδιο της εικόνας. Στη συνέχεια, επικολλήστε τη διεύθυνση URL που δημιουργήσατε παραπάνω στο πεδίο URL της εικόνας. Viola - η εικόνα υπογραφής σας θα εμφανίζεται τώρα με κάθε υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

gmail-gdrive18

Τα πράγματα γίνονται αρκετά χρήσιμα και απρόσκοπτα όταν αρχίζετε να συνδέετε τις υπηρεσίες Google όπως το Gmail και το Google Drive, έτσι δεν είναι; Κάπως κάνει κάποιος να αναρωτιέται πόσες άλλες παραγωγικές λειτουργίες μπορείτε να κάνετε όταν αρχίζετε να ενσωματώνετε εφαρμογές με το Google Drive Αξιοποιώντας στο έπακρο το Google Drive με ενσωματωμένες εφαρμογές Αξιοποίηση του Google Drive με ολοκληρωμένες εφαρμογές Το Google Drive μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον συγχρονισμό αρχείων μεταξύ των υπολογιστών σας, αλλά αυτό είναι μόνο ένα από τα πολλά χαρακτηριστικά του. Η Google θέλει το Google Drive να είναι ο νέος σκληρός δίσκος σύννεφων, ο οποίος είναι προσβάσιμος από οποιαδήποτε συσκευή. Για να ... Διαβάστε περισσότερα.

Γνωρίζετε άλλα δροσερά πράγματα που μπορείτε να κάνετε με το Gmail και το Google Drive; Παρακαλώ μοιραστείτε τις δικές σας δημιουργικές ιδέες στην παρακάτω ενότητα σχολίων. Ας τρελαθούμε με το Google Drive και το Gmail, εμείς;

In this article