Ας το παραδεχτούμε, όταν ξυπνάτε το πρωί, ο διάβολος βρίσκεται στα εισερχόμενα. Το άνοιγμα του δεν είναι πάντα μια συνταγή για την παραγωγικότητα. Αλλά τι γίνεται αν θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Outlook και να σχεδιάσετε την ημέρα σας σύμφωνα με τους καλύτερους κανόνες διαχείρισης εργασιών (και χρόνου); Το TaskCracker για το Outlook είναι ένα πρόσθετο διαχείρισης εργασιών που ενσωματώνει άψογα με τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft και το μετατρέπει σε εργαλείο προγραμματισμού.
Από τις έγχρωμες Post-It σημειώσεις σε σκίτσο-στυλό, η διαχείριση εργασιών ωφελείται από οπτικά σημάδια. Το TaskCracker ($ 39.95) ακολουθεί επίσης την ίδια προσέγγιση, διασπώντας τις συναυλίες σας και τις άλεσες σε μια έγχρωμη μήτρα. Ας γυρίσουμε το to-dos στο TaskCracker και το χρησιμοποιήσουμε για να μας δείξει πώς η οπτική διαχείριση των εργασιών θα μπορούσε να αποδειχθεί μια απλούστερη μέθοδος παραγωγικότητας.
Δίνουμε 10 αντίγραφα του TaskCracker για το Outlook. Διαβάστε και συμμετέχετε στον διαγωνισμό.
Αλλάξτε τον τρόπο που διαχειρίζεστε τις εργασίες στο Outlook
Το Outlook έχει τις δικές του λειτουργίες και τις λειτουργίες λίστας εργασιών που σας επιτρέπουν να προγραμματίσετε όλες τις εκκρεμείς δραστηριότητες με το ημερολόγιο. Το Outlook οργανώνει επίσης τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με διάφορους τρόπους (π.χ. σε φακέλους) και τις επισημαίνει ανάλογα με τη σημασία. Με τον δικό της τρόπο, είναι ένα ισχυρό βοήθημα παραγωγικότητας με επιλογές που θα σας βοηθήσουν να εισέλθετε στο νιτρινοκονίαμα κάθε μελλοντικής δραστηριότητας. Η προεπιλεγμένη δυνατότητα του Outlook είναι επαρκής αν σας αρέσουν οι γραμμικοί κατάλογοι. Αλλά οι γραμμικές λίστες έχουν μία αποτυχία - δεν σας δίνουν μια ματιά του πουλιού σας στο ημερολόγιό σας.
Όπως μπορείτε να δείτε στο στιγμιότυπο οθόνης του Outlook παραπάνω, η ουρά εκκρεμών εργασιών δεν σας λέει πολύ με μια ματιά. Μια γραμμική λίστα υποχρεώσεων δεν διαχωρίζει σαφώς τις εργασίες με βάση το χρόνο και την προτεραιότητα. Το TaskCracker επιτίθεται σε αυτά τα ελαττώματα με ένα οπτικό πλέγμα το οποίο μπαίνουμε προς τα κάτω.
Ένα πρόσθετο διαχείρισης του Microsoft Outlook Task
Το TaskCracker εγκαθίσταται ως πρόσθετο στο εγγενές περιβάλλον του Microsoft Outlook. Υποστηρίζεται από το Microsoft Outlook 2003, το 2007, το 2010 και το 2013. Το μικρό πρόσθετο πρόγραμμα εγκαθίσταται αναβοσβήνοντας. Εκκινήστε το Outlook για να δείτε το TaskCracker ως νέα καρτέλα στη Κορδέλα και επίσης ως κουμπί στο παράθυρο περιήγησης.
Κάντε κλικ στο TaskCracker για να αποκαλύψετε το πλέγμα. Όπως μπορείτε να δείτε στο screenshot παρακάτω, το TaskCracker ονομάζει αυτή τη διάταξη το Matrix Visual urgency / Importance. Όλες οι συσσωρευμένες εργασίες σας ταξινομούνται σύμφωνα με τη σχετική σημασία και τις προθεσμίες ολοκλήρωσης.
Μπορείτε να επιστρέψετε στην προεπιλεγμένη προβολή Εργασίες Outlook και Λίστα λίστας υποχρεώσεων κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα κουμπιά στο παράθυρο περιήγησης. Παρόλα αυτά, είμαι σίγουρος ότι προτιμάτε τη δομημένη άποψη του TaskCracker.
Το TaskCracker δεν έχει απολύτως καμία καμπύλη εκμάθησης, καθώς αντικαθιστά τα προγράμματα που έχετε ορίσει στο Outlook. Σας δίνει απλώς έναν πιο οπτικό τρόπο οργάνωσης των ημερήσιων, εβδομαδιαίων και μελλοντικών σχεδίων σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα εργασία με τον συνήθη τρόπο και να καταχωρίσετε τις λεπτομέρειες στο παράθυρο διαλόγου Νέα εργασία. Το TaskCracker αναγνωρίζει το επίπεδο προτεραιότητας και τις σημαίες επείγουσας ανάγκης και τις εκχωρεί λογικά στη μήτρα. Η πρόοδος (ως ποσοστό) αναφέρεται σε κάθε εργασία.
Σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί για παρακολούθηση, αντιστοιχίζονται επίσης οι αντίστοιχες θέσεις τους στο Matrix TaskCracker. Έτσι, μπορείτε να ασχοληθείτε τόσο με την παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και με άλλες εργασίες στον ίδιο χώρο. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στις κεφαλές των στηλών για να δείτε τις ακριβείς ημέρες.
Ο πίνακας επείγουσας ανάγκης-σημασίας είναι χρωματικά κωδικοποιημένος, ο οποίος σας βοηθά να διαχωρίζετε εύκολα τα στοιχεία της δράσης. Για να αναδιατάξετε την προτεραιότητα των εργασιών γύρω από το πλέγμα, μπορείτε να επιλέξετε μια εργασία ξεχωριστά ή να τις κάνετε σε ομάδες και να τις οργανώσετε με drag-and-drop κάτω από άλλες κεφαλές προτεραιότητας χρόνου. Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Shift για να επιλέξετε συνεχείς εργασίες ή το πλήκτρο Ctrl για να επιλέξετε τα μη συνεχόμενα πριν μεταφέρετε και αποθέσετε τα. Μια πιθανή συστροφή είναι ότι δεν μπορείτε να κάνετε drag-and-drop για να αλλάξετε την προτεραιότητα μέσα στο κελί της μήτρας. Θα είχα αγαπήσει τη χρήση των πλήκτρων βέλους εδώ για να αναδιατάξετε γρήγορα τα καθήκοντα γύρω από τις στήλες.
Αυτό που θα είχε πάρει τα λεπτά σε μια συντριπτικά μακρά γραμμική λίστα, διαρκεί λίγα δευτερόλεπτα εδώ. Το δεξί κλικ σε οποιαδήποτε εργασία παρέχει μερικές τυπικές επιλογές όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω στο screenshot:
Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και να ενεργοποιήσετε μερικές επιλογές για να κάνετε πιο λεπτομερή την οπτική εμφάνιση:
Όπως μπορείτε να δείτε στο επόμενο στιγμιότυπο οθόνης, έχω ρυθμίσει τις εργασίες για να μου δείξει ονόματα φακέλων, υπενθυμίσεις και επανάληψη από τις Ρυθμίσεις.
Τα σαφή πλεονεκτήματα της διαχείρισης οπτικών εργασιών
Το TaskCracker είναι ένα απλό πρόσθετο. Δεν κάνει τίποτα δραματικά διαφορετικό. Αλλά με μια απλή εισαγωγή του πίνακα επείγουσας ανάγκης / σπουδαιότητας, μπαίνει στη σοφία των καλύτερων πρακτικών διαχείρισης του χρόνου όπως το Matrix του Eisenhower, Getting Things Done και το Stephen Covey Time Management. Καθώς ενσωματώνει στοιχεία δράσης e-mail στη ροή εργασίας, το TaskCracker σας βοηθά να ανακτήσετε τα εισερχόμενά σας και να φτάσετε στην κατάσταση - Inbox Zero. Έτσι, έχετε τρία σαφή οφέλη:
- Αυξάνει την αποτελεσματικότητά σας, καθιστώντας πιο ορατή τη διαδικασία διαχείρισης του χρόνου.
- Σας βοηθά να εξισορροπείτε τα επείγοντα και σημαντικά καθήκοντα. Οι επείγουσες εργασίες δεν είναι πάντα σημαντικές, ενώ σημαντικές εργασίες μπορεί να μην είναι επείγουσες.
- Διευκρινίζει τους στόχους σας και σας βοηθά να βελτιώσετε την επικοινωνία και την ανταλλαγή πληροφοριών.
Δοκιμάστε το TaskCracker για το Outlook. Εάν είστε οπτικός άνθρωπος, είμαστε βέβαιοι ότι θα σας αρέσει η αποτελεσματικότητά του, που πακέτα με απλότητα.
Πώς μπορώ να κερδίσω ένα αντίγραφο του TaskCracker;
Μπορείτε να εισάγετε υποβάλλοντας το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θα λάβετε μια καταχώρηση απλά κάνοντας έτσι.
Μετά από αυτό, θα σας προσφερθούν επίσης διάφορες μέθοδοι για να κερδίσετε επιπλέον καταχωρήσεις. Κυμαίνονται από τη διανομή ενός συνδέσμου σε αυτό το giveaway στα κοινωνικά δίκτυα. να σχολιάζετε ή να επισκέπτεστε μια συγκεκριμένη σελίδα. Όσο περισσότερο συμμετέχετε, τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να κερδίσετε! Θα λάβετε 5 επιπλέον καταχωρήσεις στο giveaway για κάθε επιτυχή παραπομπή μέσω των κοινόχρηστων συνδέσεών σας.
Αυτό το giveaway ξεκινά τώρα και τελειώνει την Παρασκευή 13 Σεπτεμβρίου . Οι νικητές θα επιλεγούν τυχαία και θα ενημερωθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι νικητές
- Ciprian Hriscu
- Ράιαν Κάμπελ
- Daniel Gosk
- Scott Macmillan
- Amar Rjoub
- Kim Burnett
- Τάρεκ Ραμαντάν
- Μπαλντό Σανφιπόπο
- Cora Rogers
- Scott Hunt
Συγχαρητήρια! Αν επιλέξατε ως νικητή, θα λάβατε την άδειά σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το [email protected]. Αν χρειάζεστε βοήθεια, παρακαλούμε επικοινωνήστε με τον Jackson Chung πριν από τις 13 Οκτωβρίου. Ερωτήσεις πέρα από αυτή την ημερομηνία δεν θα διασκεδάσουν.
Υποβάλετε τις εφαρμογές και το λογισμικό σας για έλεγχο. Επικοινωνήστε με τον Jackson Chung για περισσότερες λεπτομέρειες.