Έχουμε όλα τα έγγραφα PDF κάθε μέρα - είναι το go-to μορφή για τις τραπεζικές δηλώσεις, εγχειρίδια οδηγιών, online εκθέσεις, και πολλά άλλα.
Αλλά είναι πάντα η καλύτερη μορφή; Πώς γνωρίζετε αν πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα έγγραφο PDF ή έναν από τους τύπους αρχείων του Microsoft Office;
Εάν βρίσκεστε σε ένα ζήτημα σχετικά με το ποια μορφή θα χρησιμοποιήσετε για ποιο σκοπό, συνεχίστε να διαβάζετε. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσω τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της χρήσης ενός PDF σε σύγκριση με τα αρχεία DOC, XLS και PPT.
PDFs: Τα οφέλη
Ας ξεκινήσουμε αξιολογώντας τα πλεονεκτήματα των εγγράφων PDF. Σε ποιες περιπτώσεις πρέπει πάντα να τις χρησιμοποιείτε;
Αυτοσυντηρούμενη
Εάν παράγετε περιεχόμενο για διανομή σε άλλα άτομα - για παράδειγμα, παρουσιάσεις πωλήσεων, σημειώσεις διαλέξεων ή ενημερωτικά δελτία - θα πρέπει να χρησιμοποιείτε τη μορφή PDF για την αποστολή των αρχείων.
Ο λόγος? Τα αρχεία PDF είναι αυτοδύναμα. Το ίδιο το αρχείο περιέχει όλα τα σχέδια μορφοποίησης, γραμματοσειρών και σχεδίων. Θα αποδίδουν τον ίδιο τρόπο κάθε φορά χωρίς να βασίζονται στο λειτουργικό σύστημα, το υλικό ή το λογισμικό.
Όποιος έχει ανοίξει ένα έγγραφο του Microsoft Word στο Google Drive, γνωρίζει πόσο σημαντικό είναι αυτό. Αν στείλετε ένα αρχείο DOC σε κάποιον άλλο χρήστη που δεν χρησιμοποιεί την ίδια εφαρμογή ή δεν έχει εγκατεστημένες τις ίδιες γραμματοσειρές, συχνά πρόκειται να φαίνεται ακατάστατη.
Εκτύπωση υψηλής ποιότητας
Επειδή τα έγγραφα PDF είναι αυτοδύναμα, τα τυπογραφεία θα τα δεχτούν ευτυχώς. Συχνά δεν δέχονται έγγραφα του Word Τρόπος εκτύπωσης των εγγράφων του Microsoft Office με τον σωστό τρόπο Τρόπος εκτύπωσης των εγγράφων του Microsoft Office με τον σωστό τρόπο Μερικές φορές φαίνεται αδύνατο να εκτυπώσετε έγγραφα ακριβώς όπως θέλετε; Μπορούμε να βοηθήσουμε! Σας παρουσιάζουμε όλες τις επιλογές εκτύπωσης και σας βοηθάμε να επιλέξετε τις σωστές ρυθμίσεις για τέλεια τυπωμένα έγγραφα. Διαβάστε περισσότερα ή άλλες μορφές του Microsoft Office.
Τα αρχεία PDF είναι "Αυτό που βλέπετε είναι αυτό που λαμβάνετε" - ανεξάρτητα από τη σελίδα που μοιάζει με την οθόνη σας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα φαίνεται με τον ίδιο τρόπο σε ένα φυσικό αντίγραφο. Οι εικόνες υψηλής ανάλυσης θα διατηρήσουν την επαγγελματική τους εμφάνιση και οι σελίδες δεν θα διακυβευτούν.
Επομένως, εάν θέλετε να εκτυπώσετε μια παρτίδα με αφίσες, φυλλάδια ή ακόμα και μια παρουσίαση PowerPoint, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το αρχείο σας ως PDF πριν ξεκινήσετε στην πόλη.
Πολλαπλές μορφές
Ναι, μπορείτε να εισαγάγετε παραγράφους κειμένου σε ένα αρχείο PowerPoint ή να επικολλήσετε μια διαφάνεια του PowerPoint στο Excel, αλλά η διαδικασία απαιτεί πολύ τίναξη, εάν θέλετε να καταστήσετε το τελικό έγγραφο ευγενικό. Οι διάφορες μορφές του Office δεν έχουν σχεδιαστεί για αμέτρητες μορφές και πολλές ενσωματώσεις.
Ακόμη και αν έχετε το έγγραφο σας να φαίνεται καλό στην οθόνη, αν το αρχείο είναι μεγάλο, θα μπορούσε να χρειαστεί πολύς χρόνος για να ανοίξετε και / ή να αποθηκεύσετε. Τα έγγραφα PDF μπορούν εύκολα να υποστηρίξουν κείμενο, σχεδόν κάθε τύπο εικόνας, διανυσματικά γραφικά, διαφάνειες, κώδικα HTML και πολλά άλλα.
Διαδραστικό
Τα αρχεία του Microsoft Office μπορούν να είναι διαδραστικά, αλλά τα PDF είναι μια καλύτερη επιλογή για έντυπα αιτήσεων, φόρμες ανατροφοδότησης και άλλες καταστάσεις που απαιτούν εισαγωγή δεδομένων. Εδώ γιατί:
- Σταθερά πεδία - Δεν υπάρχει δυνατότητα για έναν τελικό χρήστη να διαγράψει κατά λάθος ένα πεδίο, να ερμηνεύσει λανθασμένα τα δεδομένα που χρειάζονται ή να χάσει μια ερώτηση.
- Οδηγούς βήμα προς βήμα - Οι δημιουργοί μπορούν να προσθέσουν σημειώσεις περιθωρίου για να καθοδηγήσουν τους χρήστες μέσω περίπλοκων εντύπων.
- Φόρμες - Μπορείτε να κάνετε ένα PDF αμέσως να προσθέσετε φόρο επί των πωλήσεων ή να υπολογίσετε τις τιμές συναλλάγματος σε ένα τιμολόγιο. Προφανώς, το Excel σας επιτρέπει επίσης να εργάζεστε με τύπους και εξισώσεις Χρειάζεστε βοήθεια με τους τύπους Excel; 7 Πόροι για Συμβουλές Χρειάζεστε Βοήθεια με Φόρμες Excel; 7 Πόροι για τη διαβούλευση Το Excel είναι το χρυσό πρότυπο υπολογιστικών φύλλων. Εάν απαιτείται να χρησιμοποιήσετε το Excel και όμως πρέπει να εξοικειωθείτε με αυτόν, αυτοί οι πόροι θα σας εισάγουν γρήγορα στα βασικά και πολλά άλλα. Διαβάστε περισσότερα, αλλά δεν υπάρχει τρόπος να διατηρήσετε τους τύπους κατά τη μετατροπή από XLS σε PDF.
- Υπογραφή - Ορισμένες υπηρεσίες, όπως το Adobe Sign και το DocuSign, σας επιτρέπουν να προσθέσετε την υπογραφή σας Μπορείτε να υπογράφετε ηλεκτρονικά τα έγγραφα και πρέπει να τα κάνετε; Μπορείτε να υπογράψετε ηλεκτρονικά έγγραφα και θα έπρεπε; Ίσως έχετε ακούσει τους φίλους σας από την τεχνολογία να ρίξουν τους δύο όρους της ηλεκτρονικής υπογραφής και της ψηφιακής υπογραφής. Ίσως να τους έχετε ακούσει να χρησιμοποιηθούν εναλλακτικά. Ωστόσο, πρέπει να γνωρίζετε ότι δεν είναι τα ίδια. Στην πραγματικότητα, ... Διαβάστε περισσότερα για τις συμβάσεις και άλλα προσωπικά έγγραφα με έναν εύκολο και ασφαλή τρόπο.
Συμβατότητα
Υπάρχουν πλεονεκτήματα για τη χρήση και των δύο προγραμμάτων περιήγησης και ειδικών αναγνωστών PDF PDF Reader vs. Browser: Ποιο πρόγραμμα προβολής PDF είναι το καλύτερο για εσάς; PDF Reader εναντίον προγράμματος περιήγησης: Ποιο πρόγραμμα προβολής PDF είναι το καλύτερο για εσάς; Ένας αναγνώστης PDF είναι συχνά ένα από τα πρώτα εργαλεία που οι άνθρωποι εγκαθιστούν στον νέο υπολογιστή τους. Δεν είναι λαμπερό ή σέξι, αλλά είναι ένα ζωτικό εργαλείο στο οπλοστάσιο παραγωγικότητας. Ή μήπως είναι? Διαβάστε περισσότερα .
Τελικά, ωστόσο, όσο ο δέκτης διαθέτει ένα πρόγραμμα περιήγησης στο σύστημα, θα μπορούν να ανοίξουν το αρχείο σας. Δεν συμβαίνει εάν στείλετε ένα αρχείο στο DOC, XLS ή PPT. Δεν είναι όλες οι σουίτες γραφείου σε όλες τις μορφές.
PDFs: Μειονεκτήματα και εναλλακτικές λύσεις
Παρά τα προφανή οφέλη, εξακολουθούν να υπάρχουν στιγμές που δεν είναι κατάλληλη μια μορφή PDF. Θα εξετάσω κάποιες από αυτές τις καταστάσεις και θα σας συμβουλέψω τι πρέπει να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού.
Σύνθεση κειμένου
Τα έγγραφα PDF δεν διαθέτουν τα ισχυρά εργαλεία μορφοποίησης του Microsoft Word και άλλων επεξεργαστών. Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τις διατάξεις σελίδας, τις γραμματοσειρές και άλλα σημαντικά θέματα στυλ.
Επιπλέον, δεν διαθέτουν ορθογραφικούς ελέγχους, ελέγχους γραμματικής και άλλα βοηθήματα γραφής. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν παραδοσιακό επεξεργαστή κειμένου για να συνθέσετε το κείμενό σας. Αποθηκεύστε μόνο το αρχείο ως PDF όταν είστε βέβαιοι ότι έχετε τελειώσει.
Επεξεργασία περιεχομένου
Τα αρχεία PDF δεν είναι επίσης μια καλή επιλογή όταν κάποιος άλλος πρέπει να επεξεργαστεί ή να προσθέσει περισσότερες λεπτομέρειες στο έγγραφό σας 5 Ελεύθερα εργαλεία για την επεξεργασία αρχείων PDF 5 Ελεύθερα εργαλεία για την επεξεργασία αρχείων PDF Τα PDF είναι καθολικά χρήσιμα. Εντούτοις, υπολείπονται όταν πρόκειται για επεξεργασία. Είμαστε εδώ για να σας δείξουμε τα καλύτερα δωρεάν εργαλεία για την επεξεργασία των αρχείων PDF. Διαβάστε περισσότερα . Για παράδειγμα, εάν είστε υπεύθυνοι για την προσθήκη κειμένου σε ένα έγγραφο και σε μεταγενέστερο στάδιο της διαδικασίας κάποιος άλλος είναι υπεύθυνος για την προσθήκη εικόνων, δεν είναι συνετό να στείλετε το αρχείο σε μορφή PDF.
Η μορφή δεν είναι επεξεργάσιμη από τη φύση της. Τα αρχεία PDF είναι απλά μια εικόνα ενός υπάρχοντος εγγράφου, αντί να είναι ένα πρωτότυπο έγγραφο από μόνο του. Στην καλύτερη περίπτωση, οι περισσότεροι αναγνώστες PDF θα σας επιτρέψουν να επεξεργαστείτε μόνο μερικές λέξεις τη φορά.
Εικόνες
Εάν ενδέχεται να χρειαστεί να επαναχρησιμοποιήσετε εικόνες από ένα έγγραφο αργότερα, κολλήστε στις εφαρμογές του Office. Θα είναι πιο δύσκολο - αν όχι αδύνατο - να εξάγετε τις ενσωματωμένες εικόνες από ένα έγγραφο PDF.
Εάν είναι απολύτως απαραίτητο να εξαγάγετε μια εικόνα από ένα PDF, μπορείτε να τραβήξετε μια οθόνη εκτύπωσης και να επεξεργαστείτε την εικόνα στο Paint - αλλά δεν είναι μια αποτελεσματική ροή εργασίας και πιθανότατα θα χάσετε κάποια ποιότητα εικόνας.
Συνεργασία
Οι εφαρμογές δημιουργίας PDF δεν διαθέτουν εργαλεία συνεργασίας. Μερικά αμειβόμενα εργαλεία εισάγουν χαρακτηριστικά που οι καλύτεροι ελεύθεροι αναγνώστες Οι 6 καλύτεροι αναγνώστες PDF για Windows Οι 6 καλύτεροι ανάγνωστοι PDF για Windows Σκέφτηκα δύο φορές πριν εγκαταστήσετε το Adobe Reader; Είναι ο ευρύτερα χρησιμοποιούμενος αναγνώστης PDF, αλλά όχι απαραίτητα ο καλύτερος. Βγήκαμε να βρούμε τους καλύτερους αναγνώστες PDF για τις ανάγκες σας. Διαβάστε περισσότερα μην συμπεριλάβετε, αλλά η διαδικασία είναι δυσκίνητη.
Οι περισσότερες σουίτες προϊόντων όπως οι εφαρμογές του Microsoft Office 365 και του Google Drive επιτρέπουν τώρα τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο σε έγγραφα 3 Εργαλεία ομαδικής εργασίας και συνεργατικής συνεργασίας Microsoft Office Online που δίνουν έμφαση σε 3 εργαλεία ομαδικής εργασίας και συνεργασίας της Microsoft Office που εντυπωσιάζουν Με το Office 2016 και το δωρεάν ηλεκτρονικό αντίγραφό του, , Η Microsoft έχει αναπτύξει νέα εργαλεία ώστε οι ομάδες να συνεργάζονται εξ αποστάσεως και σε πραγματικό χρόνο. Σας δείχνουμε τι δεν μπορείτε να χάσετε. Διαβάστε περισσότερα . Και πάλι, μπορείτε να κάνετε όλη τη δουλειά σας χρησιμοποιώντας μια παραδοσιακή σουίτα και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε μόνο σε PDF μόλις ολοκληρωθεί το έγγραφο.
Μοιραστείτε τις απόψεις σας
Ελπίζω να σας έδωσα μια ευρεία εισαγωγή για το πώς συγκρίνουν τα έγγραφα PDF με τα τυπικά φορμά αρχείων του Office, καθώς και για το πότε να χρησιμοποιήσετε τα PDF και πότε να τα αποφύγετε.
Θα ήθελα πολύ να ακούσω τι άλλο θα προσθέσετε σε αυτόν τον κατάλογο. Έχω χάσει κανένα πλεονέκτημα; Έχω παραβλέψει κάποια σημαντικά μειονεκτήματα; Μπορείτε να αφήσετε τις σκέψεις και τις απόψεις σας στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων.
Image Credit: Studio NY μέσω του Shutterstock.com