Όταν περπατάς από κάποιον στο δρόμο και σου λένε γεια σου, πώς σε κάνει να νιώθεις όταν δεν λένε γεια πίσω; Είναι εκπληκτικό το πόσο μικρή έλλειψη αναγνώρισης μπορεί να κάνει ένα άτομο να αισθάνεται, αλλά είναι επίσης εκπληκτικό πόσο μπορείτε να κάνετε για να ενθαρρύνετε μια απάντηση. Το ίδιο ισχύει και με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τώρα, φανταστείτε το αντίστροφο σενάριο. Περνάτε κάποιον στο δρόμο και σας κοιτάζουν σύντομα, λένε γεια, και στη συνέχεια γρήγορα κοιτάξτε μακριά. Πόσο πιθανό είναι να πείτε το hi back; Τώρα φανταστείτε ένα άτομο που σας κοιτάζει ευθεία στα μάτια, χαμογελάει ευρύτατα και λέει γεια - ακόμη και χρησιμοποιώντας το όνομά σας! Οι πιθανότητες είναι πολύ καλύτερες που θα εμπνευστείτε να απαντήσετε σε είδος.
Το ίδιο ισχύει και πάλι, με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκτός από τις εκφράσεις του προσώπου ή τον τόνο της φωνής, υπάρχει ένα εντελώς διαφορετικό σύνολο κανόνων όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα ενθαρρύνουν ή θα αποθαρρύνουν ένα άτομο να πατήσει το κουμπί "απάντηση" και να σας απαντήσει. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μοιραστώ με σας μερικά κόλπα που έχω μάθει όλα αυτά τα χρόνια - συμβουλές που θα αυξήσουν σημαντικά την επιτυχία σας με τη λήψη απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και από πολύ απασχολημένους ανθρώπους.
Γιατί χρειάζεστε μια απάντηση;
Όταν άλλαξα δουλειές πριν από μερικά χρόνια, άρχισα να εργάζομαι σε μια επιχείρηση όπου οι άνθρωποι ήταν πολύ πιο απασχολημένοι από την τελευταία δουλειά μου. Οι φίλοι του Gmail για να βοηθήσουν να ιεραρχήσουν και να οργανώσουν τα εισερχόμενά σας 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσουν να ιεραρχήσουν και να οργανώσουν τα εισερχόμενά σας Τι φίλτρα πρέπει να έχουν όλοι οι άνθρωποι στο οπλοστάσιό τους έτσι ώστε τα εισερχόμενά τους είναι τόσο τακτοποιημένα όσο τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε τη δημιουργία των πέντε πρώτων φίλτρων σας, ή ... Διαβάστε περισσότερα. Σύντομα έμαθα ότι αν δεν ακολουθούσα μια συγκεκριμένη μορφή και προσέγγιση όταν στέλνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ανθρώπους, ίσως να μην απαντήσω για πολλές ημέρες, αν όχι καθόλου.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον - ειδικά σε κάποιον που είναι εξαιρετικά απασχολημένος - είναι να κάνετε μια γρήγορη απογραφή των δικών σας λόγων για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν είναι απασχολημένοι και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας δεν είναι αρκετά σημαντικό θέμα προτεραιότητας, πιθανότατα θα είναι αποθηκευμένο κάπου σε μια λίστα υποχρεώσεων, μόνο για να αντιμετωπιστεί όταν υπάρχει περισσότερος χρόνος για να επικεντρωθεί το ζήτημα (αν είναι καθόλου ). Οι πολυάσχολοι άνθρωποι έχουν δύσκολο χρόνο να διαχειριστούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Όσο πιο απασχολημένοι είναι, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να πάρετε μια απάντηση εάν δεν παίξετε σωστά τις κάρτες σας.
Εάν μπορείτε να δικαιολογήσετε τη σημασία του ζητήματος αρκετά για να δικαιολογήσετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τότε με όλα τα μέσα, ας ξεκινήσουμε.
Ρωτήστε μια ερώτηση - Κατά προτίμηση σχετικά με αυτά
Το 2012, οι ερευνητές του Πανεπιστημίου του Χάρβαρντ διεξήγαγαν μια αρκετά εμπεριστατωμένη μελέτη που συμπεριέλαβε ακόμη και εγκεφαλικές σαρώνες και διαπίστωσε ότι οι άνθρωποι πράγματι παίρνουν ένα «βιοχημικό buzz» από το να μιλάνε για τον εαυτό τους Το πιο ισχυρό άτομο είναι - όπως πολλοί πολυάσχολοι άνθρωποι είναι - τόσο περισσότερο απολαμβάνουν να μιλάνε για τον εαυτό τους. Μετά από όλα, υπάρχουν τόσα πολλά να πει, έτσι;
Αυτό σημαίνει ότι εάν κουνάτε το καρότο μιας προσωπικής ερώτησης στο εσωτερικό του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, βασικά δελεάζετε αυτό το άτομο με προσωπικό υψηλό - την ευκαιρία για ένα μικρό "buzz" μοιράζοντας κάτι για τον εαυτό σας μαζί σας. Και μερικοί άνθρωποι πραγματικά πραγματικά, αρέσει πραγματικά η ευκαιρία να έχουν ένα κουτί σαπούνι. Έτσι, δώστε τους σε αυτούς.
Μπορείτε απλώς να ρωτήσετε πώς λειτουργεί ένα έργο στο οποίο εργάζονται. Αν είστε πολύ κοντά σε αυτούς και μιλάτε συχνά για την οικογένεια, ρωτήστε πώς κάνει η οικογένεια. Αν υπάρχει ένα μεγάλο παιχνίδι για το οποίο όλοι μιλάνε - ρωτήστε τους τι σκέφτονται. Δώστε τους την ευκαιρία να ανταποκριθούν σε εσάς και να «κάνετε ένα διάλειμμα» από το να σκέφτεστε τόσο πολύ για τη δουλειά. Μπορείτε να ακολουθήσετε την ερώτησή σας με την ερώτηση που σχετίζετε με την εργασία που θέλετε να ζητήσετε στην πρώτη θέση, αλλά η πρόσκληση για γνώμη θα ενεργοποιήσει την ανάγκη για υψηλό I-get-to-talk-for-myself.
Επιπλέον μπόνους: Χρησιμοποιήστε κάτι που έχετε και οι δύο. Παιδιά. Μια αγάπη του μπέιζμπολ. Ό, τι κι αν είναι - κάνει αυτή την προσωπική σύνδεση πρώτα. Το άτομο θα είναι λιγότερο πιθανό να καταθέσει γρήγορα το email για αργότερα.
Επιλέξτε μια γραμμή επείγοντος θέματος
Οι πολυάσχολοι άνθρωποι αρχίζουν να δίνουν προτεραιότητα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μερικές φορές δεν θα ανοίξουν ούτε το email για να το κάνουν. Θα δουν γρήγορα τη γραμμή θέματος. Έτσι, εάν θέλετε μια γρήγορη απόκριση από αυτούς τους ανθρώπους, μπορείτε να φανταστείτε πόσο σημαντική είναι η γραμμή θέματος. Αν χρειάζεστε συμβουλές για το πώς να το κάνετε αυτό, συνιστώ ανεπιφύλακτα τις συμβουλές του Aaron για το πώς να κάνει τη γραμμή του θέματος σας ξεχωρίζει Πώς να κάνετε το μήνυμά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεχωρίζουν σε ένα ακαταστασία εισερχομένων Πώς να κάνει το μήνυμά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξεχωρίζουν σε ένα ακαταστασία Inbox Έχετε έστειλε ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρήσατε ότι ήταν σημαντικό μόνο να απαντηθεί πολλές μέρες αργότερα, ή χειρότερα ξεχασμένο; Χορηγημένος, μερικές φορές είναι εκτός ελέγχου σας, αλλά υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε ... Διαβάστε περισσότερα σε ένα γεμάτο inbox.
Η κατώτατη γραμμή είναι η ακόλουθη: Αν χρειάζεστε αμέσως μια απάντηση, τότε γιατί δεν έχει υποβληθεί η γραμμή σας στο θέμα "ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:" ή "ΕΠΕΙΓΟΝ:"; Δεν υπάρχει τίποτα λάθος να το κάνετε αυτό και είναι πραγματικά χρήσιμο για τους πολυάσχολους ανθρώπους που χρησιμοποιούν τέτοιες γραμμές υποκειμένων ως οπτικό δείκτη του τι να επιτεθεί πρώτα στα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απλά μην το κάνετε πάνω σε ανόητα, ασήμαντα θέματα, ή θα γίνετε το "αγόρι που φώναξε λύκος", και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας τελικά θα αγνοηθούν εντελώς!
Κρατήστε το Σύντομο και γλυκό
Αυτό είναι το μέρος του άρθρου όπου παίρνω υποκριτικό. Ο τύπος που γράφει άρθρα 2000 λέξεων πρόκειται να πει στις ΗΠΑ να το κρατήσει σύντομο και γλυκό; Ναι. Αυτό ακριβώς θα κάνω. Μιλάμε για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εδώ, και εδώ είναι το μάθημα που ο κ. Wordy έμαθε εδώ το πρώτο έτος για τη νέα του δουλειά: PILE. Είναι ένα ακρωνύμιο με το οποίο μόλις ήξερα. Πρόκειται για άτομα που αγνοούν μακρά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μετά από περίπου έξι μήνες αγνοώντας τα μακρά, περίτεχνα ηλεκτρονικά μηνύματά μου, προσπάθησα κάτι νέο. Άρχισα να γράφω πολύ, πολύ σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανέφεραν μόνο το σημείο. Δεν έκανα πρόσθετα στοιχεία, αλλά στο τέλος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έδωσα περισσότερες πληροφορίες αν το ήθελαν.
Ξεκίνησα να σπάζω τα emails μου. Όταν σκέφτηκα ότι ήταν αρκετά σύντομα, πέρασα και έκοψα λίγο περισσότερο. Πρέπει να ρωτήσετε τον εαυτό σας, είναι αυτή η γραμμή απλά περιττή; Μοιράζεστε πληροφορίες για να αφήσετε τους ανθρώπους να ξέρουν πόσα γνωρίζετε - ή μήπως δεν έχει σημασία το ζήτημα στο χέρι; Περικοπή των λέξεων. Βγείτε γρήγορα στο σημείο. Όταν άρχισα να το κάνω αυτό, παρατήρησα ότι το ποσοστό απάντησης ανεβαίνει. Εάν μπορείτε να μειώσετε το email σας σε μία γραμμή - οι πιθανότητες είναι πολύ καλές, θα πάρετε μια άμεση απάντηση.
Να τους τιμωρήσεις
Αν θέλουμε να είμαστε ειλικρινείς εδώ, τότε θα πρέπει να παραδεχτείτε ότι από τη φύση τους, οι άνθρωποι είναι αυτο-εξυπηρετούν τσαμπιά. Όταν οι άνθρωποι βλέπουν ότι μπορεί να υπάρχει "κάτι σε αυτό" γι 'αυτούς, αισθάνονται πιο υποχρεωμένοι να αναλάβουν δράση. Μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτό σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κλείνοντας το email σας με κάτι σαν: "Γι 'αυτό, πάρτε πίσω μου μια καλή στιγμή όταν μπορείτε να μιλήσετε για αυτό πάνω από ένα φλιτζάνι καφέ - για μένα!"
Ένα δωρεάν φλιτζάνι καφέ ακριβώς για το χτύπημα του κουμπιού απάντησης; Αυτό είναι καλό κίνητρο. Και αν το ζήτημα είναι ακόμα πιο σημαντικό - ας πούμε, προσπαθείτε να πουλήσετε κάτι ή να αποκτήσετε νέο πελάτη - προχωρήστε και προσφέρετε να αγοράσετε γεύμα. Αυτή η μικρή επένδυση αξίζει τον κόπο. Οι άνθρωποι αγαπούν ένα δωρεάν γεύμα.
Συμμετέχετε σε ένα δεύτερο μέρος
Εάν έχετε στείλει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε κάποιον μερικές φορές, έχετε δοκιμάσει όλες τις τακτικές που αναφέρονται παραπάνω και εξακολουθείτε να μην λαμβάνετε απαντήσεις, τότε ήρθε η ώρα να βγάλετε τα μεγάλα όπλα. Διατηρώ συνήθως αυτές τις δύο τελευταίες τακτικές για ανθρώπους που αγνοούν χρόνια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η πρώτη προσέγγιση του "μεγάλου όπλου" είναι να τραβήξει κάποιον που μπορεί να σχετίζεται με την κατάσταση. Αυτό μπορεί να είναι ο προϊστάμενός σας ή ένα πρόσθετο πρόσωπο με το οποίο εργάζεστε στο έργο που κρατιέται επειδή το άτομο δεν απαντά στο μήνυμά σας.
Αυτό δεν είναι κάτι που θέλετε να κάνετε με το πρώτο, δεύτερο, ή και το τρίτο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, αν είστε κατά λάθος αγνοείται, τότε γράψτε ένα πιο ευγενικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και απλά cc ένα εμπλεκόμενο πρόσωπο. Αν κάποιος είναι ψηλότερος, όπως ο προϊστάμενός σας, και ο άλλος άνθρωπος γνωρίζει ότι είναι σε θέση εξουσίας, θα απαντήσουν γρήγορα. Από όλους τους χρόνιους αγνοούμενους με τους οποίους ασχολήθηκα με τα χρόνια, αυτή η προσέγγιση "cc" προκαλεί μια απάντηση 99 τοις εκατό του χρόνου. Υπάρχει κάτι για να έχουμε ένα ακροατήριο που μετατρέπει τον διάλογο και ξαφνικά το καθιστά υψηλότερη προτεραιότητα.
Συνεχής έκδοση υπενθυμίσεων
Εάν έχετε δει ποτέ την ταινία Shawshank Redemption ή διαβάσετε τη νουβέλα που γράφει ο Stephen King, ίσως θυμηθείτε το μέρος στο οποίο ο Andy Dufresne στέλνει μία επιστολή κάθε εβδομάδα στη Γερουσία της Πολιτείας ζητώντας χρήματα για μια βιβλιοθήκη φυλακών. Αφού έλαβε μερικές εκατοντάδες δολάρια και μια δωρεά βιβλίων, ο Andy αρχίζει να στέλνει δύο γράμματα την εβδομάδα ζητώντας ακόμη περισσότερα χρήματα.
Το σημείο στην ιστορία είναι ότι η επιμονή λειτουργεί. Ονομάστε το ενοχλητικό, επιδεινούμενο ή ενοχλητικό - αλλά αν θέλετε πραγματικά να έχετε μια απάντηση σε κάτι σημαντικό, ζητώντας με συνέπεια από το πρόσωπο να λάβει το τελευταίο email σας θα έχει ένα από τα δύο επιθυμητά αποτελέσματα. Θα ζητήσει από το άτομο να σκάψει μέσα από τα εισερχόμενά του, αναζητώντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το οποίο μιλάτε ή θα το κάνει να συνειδητοποιήσει ότι ο μόνος τρόπος για να πάτε μακριά είναι να απαντήσετε στο email σας. Αυτό είναι σαφώς λύση τελευταίας τεχνολογίας, αλλά είναι επίσης μια λύση που λειτουργεί.
Ποιες τεχνικές χρησιμοποιείτε για να αποκτήσετε ταχύτερη απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Τι λειτουργεί για εσάς; Μοιραστείτε τις δικές σας συμβουλές και συμβουλές στην παρακάτω ενότητα σχολίων!
Πιστωτική εικονογράφηση: Συντριπτικός επιχειρηματίας (Shutterstock), Δημιουργία ομιλίας (Shutterstock), Σημαντικό σημάδι (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).