Έχοντας πολλά έργα τόσο στην εργασία όσο και στο σπίτι είναι σαν μούχλα που μεγαλώνει στους τοίχους σας. Ένα περονόσπορο που εξαλείφει το άγχος και την απογοήτευση καθώς πέφτετε πιο πίσω, χάνοντας το κομμάτι του πού πηγαίνετε και τι μένει να γίνει. Ευτυχώς, υπάρχει ένα σχετικά απλό σύστημα που προσφέρεται για να ξεκαθαρίσει αυτό το ωίδιο, να κατευθύνει αξιόπιστα τα έργα αυτά και να το διατηρήσει με αυτόν τον τρόπο.
Εισαγάγετε τον προγραμματισμό πλήρους ορίζοντα
Το σύστημα αυτό ονομάζεται "προγραμματισμός πλήρους ορίζοντα" (FHP), ένας όρος που εικονογραφείται από τον Καθηγητή των Μαθηματικών και τον σοφία της παραγωγικότητας Cal Newport. Το FHP είναι ένα σύστημα ροής εργασίας το οποίο σας μεταφέρει σε μεγάλο βαθμό σε ανάρμοστη λίστα 4 Δημοφιλή Συμβουλές Παραγωγικότητας που πρέπει να αγνοηθούν 4 Δημοφιλή Συμβουλές Παραγωγικότητας που πρέπει να Αγνοούνται Μερικές από τις ιδέες παραγωγικότητας που μας πωλούνται είναι μερικές φορές αβάσιμες και συχνά λανθασμένες. Ας εξετάσουμε μερικούς από αυτούς τους μύθους παραγωγικότητας δείχνοντας ότι το αντίθετο μπορεί εξίσου πιθανό να είναι αλήθεια. Διαβάστε περισσότερα και το μετατρέπει σε κάτι που είναι τόσο πιο εύχρηστο όσο και πιο σεβαστό στο χρόνο σας. Είναι επίσης εξαιρετικά άθραυστο όταν πρόκειται για εγγυημένες, καθημερινές αποσπάσεις.
Όταν ο Νιούπορτ μιλάει για συστήματα ροής εργασιών, τα ορίζει ως ένα σύνολο συνηθειών και εργαλείων που χρησιμοποιούνται για την οργάνωση της δουλειάς σας και όταν το κάνετε. Και όταν [ο ίδιος] λέει «αποτελεσματικός», [αυτός] αναφέρεται στο ποσό της αξίας που παράγετε ».
Από αυτόν τον ορισμό, είναι σαφές ότι το FHP δεν προωθείται ως το σύστημα που κυβερνά όλα τα συστήματα. Μπορεί να μην είναι κατάλληλο για τη δική σας δουλειά, αλλά σίγουρα αξίζει να μελετηθεί. Με λίγα λόγια, είναι μια εναλλακτική λύση, με ομοιότητες με άλλα συστήματα, όπως το David Allen's Get Things Done Οργανώστε το 2015: Μάθετε την πολεμική τέχνη να πάρει τα πράγματα Done [Stuff to Watch] Οργανώστε το 2015: Μάθετε την πολεμική τέχνη να πάρει τα πράγματα Done [Stuff to Watch ] Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί οι επιτυχημένοι υπεραγορές πάντα φαίνονται να διατηρούν ένα δροσερό κεφάλι; Διαβάστε περισσότερα, μονοπασχολώντας Αποκτήστε τα πράγματα: 10 βίντεο εμπνευσμένα για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας Λάβετε τα πράγματα: 10 βίντεο εμπνευσμένα για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας Αντί να περάσετε από κάθε κανάλι βίντεο στο YouTube, σκεφτήκαμε ότι θα μειώσουμε το βάρος και θα προτείνουμε μερικές επιλογές κλιπ που θα σας πει πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Διαβάστε περισσότερα και κλείστε το χρονικό διάστημα Μπλοκάρισμα χρόνου - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίαση Χρόνος αποκλεισμού - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίαση Ψάχνετε για έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο οργάνωσης των ημερών εργασίας σας; Δοκιμάστε τον αποκλεισμό χρόνου. Αυτή η τακτική διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο, διατηρώντας ταυτόχρονα την απόσπαση της προσοχής σας, την αναβλητικότητα και την αντιπαραγωγική πολυλειτουργικότητα στον κόλπο. Διαβάστε περισσότερα . Ο σχεδιασμός του Full Horizon είναι ταυτόχρονα ένας οικισμός και απογύμνωση των τμημάτων αυτών των ιδεών. Επιτρέψτε μου να παραφράσω την εξήγηση του Newport.
- Κάθε έργο που βρίσκεστε στη μέση πρέπει να κατηγοριοποιηθεί είτε ως αδρανής είτε ως ενεργός .
- Τα ανυπόμονα έργα πρέπει να τεθούν εκτός λειτουργίας, αλλά να επανεξετάζονται τακτικά.
- Όταν ένα έργο προωθείται σε ενεργό κατάσταση, πρέπει να οριστεί λεπτομερές σχέδιο για το πώς θα ολοκληρωθεί το έργο.
Όταν πρόκειται για το σχεδιασμό ενεργών έργων, δεν θα πρέπει να ασχολείσαι με αφηρημένα, αλλά "άμεσα με την ωμή φυσικότητα του χρόνου". Αυτό σημαίνει:
"Σε μηνιαίο επίπεδο, ξέρω ποιες εβδομάδες θα εργαστώ στο έργο και μόνο όταν φτάσω εκείνες τις εβδομάδες σχεδιάζω τις μέρες που θα εργαστώ σε αυτό και μόνο όταν φτάσω στις συγκεκριμένες μέρες μπορώ να καταλάβω ποιες ώρες θα καταναλώνει. "
Αυτή η προσέγγιση καθιστά πολύ λιγότερο πιθανό ότι θα δεσμευτείτε υπερβολικά, επιτρέποντάς σας να σχεδιάσετε πιο αποτελεσματικά και να εκμεταλλευτείτε περισσότερο το χρόνο σας.
Πολλοί άνθρωποι σχεδιάζουν ακριβώς ποια καθήκοντα θα ολοκληρώσουν, σε ποιες συγκεκριμένες ημέρες, ίσως και μήνες νωρίτερα. Αυτό δεν αφήνει περιθώρια για πραγματική ζωή. Με λίγες αρρώστιες ημέρες ή με πρόσθετα καθήκοντα, ολόκληρο το σύστημα μπορεί να πέσει σε χαλάρωση.
Νομίζω ότι ένα παράδειγμα είναι εντάξει. Θα χρησιμοποιήσω στιγμιότυπα οθόνης από το Trello (διαβάστε το write-up μας Trello - Ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργων από ένα καλό σπίτι Trello - Ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργων από ένα καλό σπίτι Το όνομα Joel Spolsky σημαίνει τίποτα Αν ναι, θα θελήσετε να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση, επειδή παρουσιάζει το τελευταίο και μεγαλύτερο έργο του Spolsky και αν όχι, πρέπει να ξέρετε ότι αυτό είναι ... Διαβάστε περισσότερα) για να σας δείξει πώς θα μπορούσατε να οργανώσετε αυτήν τη ροή εργασίας συστήματος σε μια τέτοια πλατφόρμα.
Ρύθμιση της επιτροπής Trello
Αυτό δεν είναι σε καμία περίπτωση ο μόνος τρόπος για να εγκαταστήσει το Trello για αυτό το σύστημα, αλλά είναι αυτό που δουλεύει για μένα. Ρυθμίστε τέσσερις "λίστες".
- Κατάλογος όλων των ενεργών και αδρανών έργων.
- Μια λίστα με τα πράγματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε αυτόν τον ερχόμενο μήνα και τις εβδομάδες κατά τις οποίες ορισμένα πράγματα χρειάζονται να συμπληρώσουν (μην προσθέσετε καμία πληροφορία σε αυτό, ακόμα).
- Μια λίστα με τι πρέπει να κάνετε αυτήν την εβδομάδα και σε ποιες ημέρες.
- Μια λίστα των καθηκόντων που χρειάζεται να συμπληρώσετε σήμερα.
Μόλις προσθέσετε όλα τα έργα σας στη λίστα "Έργο", σημειώστε αυτά που είναι ενεργά με έγχρωμη "ετικέτα". Επωφεληθώ επίσης από αυτά τα έργα για να διασφαλίσω ότι ξεχωρίζουν.
Γράψτε Επισκοπήσεις Έργου
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρώτο από τα ενεργά έργα σας και γράψτε ένα σχόλιο που περιγράφει λεπτομερώς τι πρέπει να κάνετε, σε ευρείς, πρακτικούς όρους και κατά προσέγγιση από πότε. Σε αυτό το παράδειγμα, υποθέτω ότι κάθε έργο διαρκεί αρκετούς μήνες. Αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε πραγματικά τι χρειάζεστε από εσάς και μπορείτε να αρχίσετε να καταλαβαίνετε πώς μπορείτε να διαρθρώσετε καλύτερα τις εργασίες. Κάνετε αυτό για κάθε ενεργό έργο σας.
Σημείωση: Αυτό είναι το πρώτο επίπεδο λεπτομερειών. Δεν χρειάζεται να αντιστοιχίσετε συγκεκριμένες εβδομάδες, ημέρες ή ώρες σε αυτές τις εργασίες.
Σχεδιάστε αυτόν τον μήνα (μία φορά ανά μήνα)
Θα πρέπει να επιδιώξετε να το κάνετε αυτό στην αρχή κάθε μήνα. Με βάση τα σχόλια που μόλις γράψατε για κάθε ένα από τα ενεργά έργα σας, θα πρέπει να είστε σε θέση να δείτε τι χρειάζεται να ολοκληρώσετε μέχρι το τέλος αυτού του μήνα.
Τοποθετήστε κάθε ένα από αυτά τα ορόσημα ως ξεχωριστό "κεραμίδι" σε αυτήν τη λίστα και επισημάνετε αυτά με το αντίστοιχο χρώμα (το ίδιο χρώμα με την ενεργή εργασία που σχετίζεται με αυτό), έτσι ώστε να μπορείτε να δείτε εύκολα με ποιον έργο ασχολείται. Αποφασίστε τώρα ποιες εβδομάδες κατά τη διάρκεια αυτού του μήνα θα εργαστείτε σε αυτά τα μεμονωμένα ορόσημα.
Μη διστάσετε να κάνετε διπλότυπη εργασία ή να την διαχωρίσετε σε υπο-εργασίες, εάν πρόκειται να εργαστείτε πάνω σε αυτή τις εβδομάδες αυτό το μήνα.
Τώρα, στην αρχή κάθε μήνα, γνωρίζετε σε γενικές γραμμές ποια καθήκοντα θα πρέπει να κάνετε μέχρι το τέλος κάθε εβδομάδας . Εάν δεν ανταποκριθείτε σε κανένα από αυτά τα ορόσημα, απλά μετακινήστε τα πράγματα γύρω σας λίγο ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε το συνολικό έργο μέχρι την τελική προθεσμία.
Σχεδιάστε αυτήν την εβδομάδα (μία φορά την εβδομάδα)
Το πρώτο πράγμα το πρωί της Δευτέρας, ελέγξτε τη σχετική εβδομάδα στη λίστα "Αυτό το μήνα" για να δείτε τι πρέπει να αντιμετωπίσετε τις επόμενες ημέρες.
Πάρτε αυτό το χρόνο για να σύρετε κάθε μια από αυτές τις εργασίες στη λίστα "Αυτή την εβδομάδα" και να αποφασίσετε σε ποιες ημέρες θα αφιερώσετε χρόνο σε αυτά τα στοιχεία.
Και πάλι, εάν πρέπει να χωρίσετε τις εργασίες σε υπο-εργασίες ή να τις αντιγράψετε, προχωρήστε. Αν ανακαλύψατε στο τέλος της περασμένης εβδομάδας ότι είχατε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα για να παρακολουθήσετε την Τετάρτη, για παράδειγμα, μπορείτε να διαρθρώσετε τώρα το πρόγραμμά σας γύρω από αυτό εύκολα.
Σχέδιο σήμερα (μία φορά την ημέρα)
Στην αρχή κάθε ημέρας, περάστε 10-15 λεπτά προγραμματισμός, με βάση τα καθήκοντα της παρούσας εβδομάδας πώς θα περάσετε το χρόνο σας για να εξασφαλίσετε ότι θα χτυπήσετε αυτά τα ορόσημα. Έτσι, μεταφέρετε ξανά τα σχετικά αντικείμενα από τη λίστα Αυτή η εβδομάδα στη λίστα Σήμερα .
Σε αυτό το στάδιο της κοκκινότητας, τα πράγματα μπορούν να αλλάξουν γρήγορα, γι 'αυτό να έχετε αυτό κατά νου, και να είστε έτοιμοι να αλλάξετε το σχέδιό σας με βάση αυτές τις περισπασμούς. Αλλά με τη σκόπιμη παρακράτηση συγκεκριμένων χρονικών ορίων, και έχοντας την αυτοπειθαρχία να τηρήσετε το χρονοδιάγραμμα όσο το δυνατόν περισσότερο, είναι πολύ πιθανότερο να ολοκληρώσετε ό, τι χρειάζεται η ολοκλήρωση.
Στο παραπάνω παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ότι έχει προγραμματιστεί ολόκληρη η εργάσιμη μέρα, συμπεριλαμβανομένων συναντήσεων, κλήσεων και απαντήσεων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η βασική εργασία έχει χωριστεί σε δύο χωριστά τμήματα χρόνου.
Στο τέλος κάθε ημέρας, καταργήστε τη λίστα Σήμερα . Στο τέλος κάθε εβδομάδας, καταργήστε τη λίστα Αυτή η εβδομάδα . Και στο τέλος κάθε μήνα, ξεκαθαρίστε τη λίστα αυτού του μήνα και ξεκινήστε ξανά αναθεωρώντας τα έργα σας.
Κάνοντας αυτό μια συνήθεια
Όπως μπορείτε να δείτε ελπίζουμε, αυτό είναι ένα σύστημα που έχει κατασκευαστεί για εκείνους που ακολουθούν μια ποικιλία σχετικά σύνθετων έργων. Είναι για τους ανθρώπους που πρέπει να πληρούν ορισμένες προθεσμίες χωρίς να κλειδώνονται σε μια προκαθορισμένη ρουτίνα και το χρονοδιάγραμμα που υπαγορεύονται εβδομάδες, ή ακόμα και μήνες, εκ των προτέρων.
Μόλις ασχοληθείτε με αυτή τη ρουτίνα μέσα σε μερικές εβδομάδες, θα μάθετε γρήγορα αν είναι για σας. Εάν σας αρέσει αυτό το σύστημα, αυτό το χρονικό πλαίσιο θα πρέπει να είναι αρκετό για να επεξεργαστείτε το σύστημα όπως περιγράφεται παραπάνω, έτσι ώστε να λειτουργεί αποτελεσματικά για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας. Μόνο τότε θα βυθιστεί ως συνήθεια.
Άλλες ρυθμίσεις
Φυσικά σημειωματάρια
Εάν δεν σας αρέσει να χρησιμοποιείτε το Trello ή προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το σύστημα σε άλλη ρύθμιση, υπάρχουν μερικές επιλογές. Ο ίδιος ο Newport χρησιμοποιεί μια επιλογή φορητών υπολογιστών . Χρησιμοποιώντας το φυσικό στυλό και το χαρτί μπορεί πραγματικά να συμβάλει περισσότερο 6 Απλοί λόγοι για τους οποίους το χαρτί μπορεί ακόμα να είναι η εφαρμογή παραγωγικότητας Killer σας 6 Απλοί λόγοι για τους οποίους το χαρτί μπορεί ακόμα να είναι η Killer App Productivity App Το χαρτί μπορεί να είναι ένα πιο ισχυρό εργαλείο για παραγωγικότητα από έναν υπολογιστή ή μια συσκευή αφής, και δεν πρέπει να απορριφθεί αμέσως. Μη πεπεισμένος? Εδώ είναι έξι λόγοι για τους οποίους το χαρτί εξακολουθεί να είναι σχετικό. Διαβάστε περισσότερα από ότι μπορείτε να σκεφτείτε την παραγωγικότητά σας. Κάθε φορητός υπολογιστής αντιπροσωπεύει ένα διαφορετικό επίπεδο γρανιτοληψίας: μήνα, εβδομάδα, ημέρα, έτσι ώστε να μπορεί να περιγράφει γρήγορα τις αλλαγές στα χρονοδιαγράμματα του αν και πότε χρειάζονται.
Evernote & OneNote
Μια άλλη εναλλακτική λύση είναι εργαλεία όπως το Evernote ή το OneNote . Μπορείτε να το ρυθμίσετε με τον ίδιο τρόπο που η Newport χρησιμοποιεί φυσικά σημειωματάρια. Δημιουργία ενός νέου φορητού υπολογιστή Το OneNote είναι πλέον πραγματικά ελεύθερο με περισσότερα χαρακτηριστικά από ό, τι πριν το OneNote είναι πλέον πραγματικά ελεύθερο με περισσότερα χαρακτηριστικά από ό, τι πριν Η Evernote δεν έχει πλέον κανόνες σχετικά με τη χρήση των εφαρμογών λήψης σημειώσεων. Η Microsoft ανακοίνωσε πρόσφατα ότι η OneNote θα είναι πιο δωρεάν από ποτέ. Ας δούμε τι σημαίνει αυτό όσον αφορά τα χαρακτηριστικά και τη λειτουργικότητα. Διαβάστε περισσότερα για κάθε επίπεδο λεπτομέρειας που χρειάζεστε (βλ. Παρακάτω). Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα βήματα, παρόμοια με αυτά που περιγράφονται παραπάνω, για να τα διατηρήσετε ενημερωμένα. Το μοναδικό μου ζήτημα με αυτήν την προσέγγιση είναι ότι υπάρχουν πολλά κλικ μεταξύ των διαφορετικών φορητών υπολογιστών, γι 'αυτό προτιμώ να χρησιμοποιώ το Trello, όπου οι περισσότερες πληροφορίες μπορούν να προβληθούν με μια ματιά και μπορούν να μετακινηθούν πολύ εύκολα.
Προέχω
Εάν είστε άνθρωπος του Excel, μια πιθανή λύση είναι να αναδημιουργήσετε τη διάταξη που δημιουργήσαμε στο Trello. Αυτό το κάνει, αλλά η μετακίνηση των εργασιών γύρω και η αλλαγή της παραγγελίας τους είναι πιο δύσκολη όταν έχετε κύτταρα να μετακινηθούν. Εξοικονόμηση χρόνου με λειτουργίες κειμένου στο Excel Εξοικονόμηση χρόνου με λειτουργίες κειμένου στο Excel Το Excel μπορεί να κάνει μαγεία με αριθμούς και μπορεί να χειριστεί τους χαρακτήρες εξίσου καλά. Αυτό το εγχειρίδιο παρουσιάζει τον τρόπο ανάλυσης, μετατροπής, αντικατάστασης και επεξεργασίας κειμένου σε υπολογιστικά φύλλα. Αυτά τα βασικά θα σας επιτρέψουν να εκτελέσετε σύνθετους μετασχηματισμούς. Διαβάστε περισσότερα, αντί να μεταφέρετε απλά και μόνο. Αν προτιμάτε να έχετε λιγότερες πληροφορίες σε μία σελίδα, μπορείτε πάντα να ορίσετε νέες καρτέλες για τα Έργα, αυτόν τον μήνα, αυτή την εβδομάδα και σήμερα.
Θα μπορούσε η FHP να λειτουργήσει για σας;
Ο σχεδιασμός Full Horizon είναι ένα σύστημα ροής εργασιών που σημαίνει ότι μπορείτε να διαχειριστείτε πολλαπλά έργα χωρίς να χρειαστεί να δεσμευτείτε σε προγράμματα τα οποία είτε δεν μπορείτε πραγματικά να προβλέψετε είτε δεν μπορείτε να τα ελέγξετε.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυτό το "σύστημα απαιτεί περισσότερη αρχική επένδυση της ψυχικής ενέργειας από το χτύπημα από την προθεσμία μέχρι την προθεσμία και σίγουρα δεν θα λειτουργούσε για όλους τους τύπους θέσεων εργασίας". Αλλά ήταν ένας σημαντικός συντελεστής της αξιοσημείωτης παραγωγικότητας του Newport στον ακαδημαϊκό κόσμο, στο blogging και στην συγγραφική του ταυτότητα, ενώ παράλληλα εξασφάλιζε ότι εργάζεται σπάνια μετά τις 5 μ.μ. χωρίς να καίγεται. αυτές οι γραμμές κώδικα μπορούν να αποστραγγίζουν σωματικά και συναισθηματικά. Το μόνο που χρειάζεται να πάρετε πίσω είναι η συνειδητοποίηση ότι τα κίνητρα μπορούν να ανακτηθούν. Διαβάστε περισσότερα .
Πιστεύετε ότι αυτό είναι ένα σύστημα ροής εργασιών που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε; Πώς θα έπρεπε να το υιοθετήσετε στη δική σας καριέρα; Ή υπάρχει ένα σύστημα που λειτουργεί πιο αποτελεσματικά Το Σύστημα 3-Strike: Πώς να ιεραρχηθεί η λίστα των υποχρεώσεών σας Το σύστημα 3-Strike: Πώς να ιεραρχήσετε τον κατάλογο των υποχρεώσεών σας Μην περάσετε από τη λίστα υποχρεώσεων; Το πρόβλημα μπορεί να μην είναι η παραγωγικότητά σας, ίσως να είναι οι προτεραιότητές σας. Ας μάθουμε πώς να δίνουμε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων και να κάνουμε πράγματα. Διαβάστε περισσότερα για εσάς;
Image Credit: εξαντλημένη γυναίκα των επιχειρήσεων από τον Piotr Marcinski μέσω του Shutterstock, 40 + 235 από τον Bark μέσω του Flickr