Είστε οργανωμένος άνθρωπος. Προσθέτετε επερχόμενα συμβάντα στο ημερολόγιό σας, σχεδιάζετε την καριέρα σας στο Trello και έχετε ένα αξιοπρεπές σύστημα σήμανσης στο Gmail για να διασφαλίσετε ότι θα ανταποκρίνεστε πάντα στα πράγματα. Και όμως, όταν ελέγχετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας, υπάρχουν ορισμένα καθήκοντα από αυτά τα άλλα μέρη που δεν έχουν ακόμη φτάσει στη λίστα.
Ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα σύστημα για να προσθέσετε χειροκίνητα στοιχεία από αυτά τα μέρη στη λίστα υποχρεώσεων, αλλά αυτό χάνει χρόνο. Στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να είναι αυτόματη. Στη συνέχεια, όταν ελέγχετε τη λίστα με τα τελικά φίλτρα Todoist Πώς να ρυθμίσετε τα Ultimate Todoist Filters σε 5 λεπτά Πώς να ρυθμίσετε τα Ultimate Todoist Filters σε 5 λεπτά Έτσι, εισάγετε όλες τις εργασίες σας σε Todoist αλλά η διαδικασία της εργασίας μέσω αυτών είναι κάπως τυχαίο. Αυτό συμβαίνει επειδή πιθανότατα δεν έχετε μεγάλα φίλτρα. Αυτό θα αλλάξει. Σήμερα. Διαβάστε περισσότερα που έχετε δημιουργήσει, θα έχετε όλα τα απαραίτητα εκεί και δεν θα χάσετε ποτέ κάτι.
Ας δείξουμε πώς να μην ξεχνάμε μια εργασία χρησιμοποιώντας το Todoist ως εργαλείο λήψης μνήμης.
Προετοιμαστείτε για συμβάντα ημερολογίου
Εάν έχει προγραμματιστεί ολόκληρη η ζωή σας στο Ημερολόγιο Google, είναι λογικό να ενεργοποιήσετε τη λίστα υποχρεώσεων από ορισμένα στοιχεία του. Για παράδειγμα, όταν έρχεται μια συνάντηση και πρέπει να προετοιμάσετε τα πράγματα εκ των προτέρων. Αυτό απαιτεί κάποιο σχεδιασμό και υπάρχουν δύο τρόποι να το κάνετε.
Πρώτον, πρέπει να ορίσετε ειδοποιήσεις υπενθύμισης για τα σημαντικά ημερολόγιά σας. Προχωρήστε στο ημερολόγιο της λίστας των ημερολογίων, κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία Ειδοποιήσεων . Έχω θέσει τη δική μου να έχει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται μια εβδομάδα πριν από τα γεγονότα, αλλά ίσως να προτιμήσετε κάποιο άλλο χρονικό πλαίσιο. Επίσης φιλτράρω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν τρελά, έτσι ποτέ δεν τα βλέπω πραγματικά, αλλά αυτό δεν είναι το θέμα. Το θέμα είναι ότι μία φορά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χτυπά τα εισερχόμενά μου μπορώ να το πάρω να κάνει δροσερά πράγματα.
Το δεύτερο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο Gmail για να εντοπίσετε όλα τα γεγονότα στα οποία εστιάζετε. Έτσι, για παράδειγμα, ορίσατε ένα φίλτρο για να εντοπίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το [email protected] με τη λέξη "meeting" στο θέμα. Αυτός θα είναι ο τρόπος για να ενεργοποιήσετε ένα στοιχείο λίστας υποχρεώσεων μία εβδομάδα πριν από τη συνάντησή σας.
Τώρα, υπάρχουν δύο τρόποι για να φτάσετε από αυτό το σημείο στο να έχετε ένα νέο στοιχείο που πρέπει να κάνετε στη λίστα Todoist to-do σας.
Ο πρώτος τρόπος είναι να ρυθμίσετε το φίλτρο ώστε να προωθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ιδιωτική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα συγκεκριμένο έργο. Θα ήθελα πραγματικά να δημιουργήσω ένα νέο πρόγραμμα γι 'αυτό, που ονομάζεται "Προετοιμασία συνάντησης". Αυτή η επιλογή λειτουργεί μόνο για το premium των Todoist Πόσο πιο παραγωγικό είναι το Premium; Εδώ είναι 6 εύλογοι λόγοι για να αναβαθμίσετε πόσο πιο παραγωγικό είναι να αποδώσει το Premium; Εδώ είναι 6 λόγοι για να αναβαθμίσω Συνεχίσω να χρησιμοποιώ το ToDoist δωρεάν για λίγο. Αλλά συνέχισε να έρχεται αντιμέτωπος με πράγματα που ήθελα να κάνω και δεν μπορούσα. Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσθήκη σημειώσεων σε εργασία. Πράγματα που θα προσθέσουν πραγματικά ένα σωρό ... Διαβάστε περισσότερα, καθώς μόνο premium χρήστες μπορούν να αποδεχθούν νέες εργασίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περιλαμβάνει επίσης την προσθήκη [email protected] και [email protected] στη λίστα "Αποδοχή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" του Todoist και την επαλήθευση της ρύθμισης.
Η δεύτερη επιλογή είναι διαθέσιμη σε όλους και είναι πολύ εύκολη στη ρύθμιση, αλλά περιλαμβάνει τη σύνδεση τόσο του Gmail όσο και του Todoist με το IFTTT, το οποίο όλοι δεν είναι ευτυχείς να κάνουν. Αλλά τα βήματα είναι απλά.
- Ορίστε το φίλτρο Gmail για να προσθέσετε μια συγκεκριμένη ετικέτα στις υπενθυμίσεις της συνάντησης.
- Επιλέξτε μια μοναδική ετικέτα που θα χρησιμοποιηθεί μόνο για το σκοπό αυτό.
- Ρυθμίστε μια συνταγή IFTTT για να ενεργοποιήσετε κάθε φορά που υπάρχει νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ετικέτα.
- Ρυθμίστε το για να ενεργοποιήσετε ένα νέο στοιχείο για το έργο στο καθορισμένο σας έργο Προετοιμασίας Συνάντησης.
- Μπορείτε επίσης να προθέσετε ή να προσθέσετε κείμενο στη γραμμή θέματος (δυστυχώς δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε το θέμα).
Προθέτω το κείμενο "Προετοιμαστείτε για", το οποίο είναι αρκετό για να έχει νόημα για μένα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε την προτεραιότητα της εργασίας και την ημερομηνία λήξης ή ακόμα και να ορίσετε μια σημείωση που μπορεί να περιέχει το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενεργοποίησε την εργασία. Αν θέλετε να προσθέσετε ετικέτες στην εργασία σας, μπορείτε να προσθέσετε κείμενο με @Post ή @Phone για να το ορίσετε.
Σημείωση: Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Todoist, μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ίδια ιδέα IFTTT για να δημιουργήσετε εργασίες σε υπενθυμίσεις iOS, Evernote ή Toodledo. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη μέθοδο για να δημιουργήσετε εργασίες σε κάθε σύστημα λίστας υποχρεώσεων Οι 5 εντολές για την επιλογή της κατάλληλης εφαρμογής για παραγωγικότητα Οι 5 εντολές για την επιλογή της κατάλληλης εφαρμογής για παραγωγικότητα Διαφορετικοί άνθρωποι οργανώνονται με διαφορετικούς τρόπους . Έτσι, η επιλογή μιας εφαρμογής που εξαρτάται πραγματικά εξαρτάται από το είδος του ατόμου που είστε. Εδώ είναι πέντε εντολές που μπορείτε να σκεφτείτε για το δικό σας παραγωγικό σύστημα. Διαβάστε περισσότερα που θα δεχτούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Remember the Milk.
Τι άλλες ενεργοποιήσεις μπορώ να ορίσω από το Ημερολόγιο Google;
Εμπνευστείτε - υπάρχουν πολλά άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με αυτό το σύστημα.
- Εάν έχετε ένα ημερολόγιο για γενέθλια, ορίστε μια εργασία που θα σας υπενθυμίσει να αγοράσετε ένα δώρο.
- Αν έχετε επισκέπτες που διαμένουν συχνά, ενεργοποιήστε μια εργασία για να προετοιμάσετε τουριστικές δραστηριότητες και άλλα πράγματα για την άφιξή τους.
- Εάν παρακολουθείτε το πρόγραμμα εμβολιασμού για τα παιδιά σας, ενεργοποιήστε μια εργασία για να πραγματοποιήσετε μια κλήση για το ραντεβού.
- Εάν θέλετε να είστε προετοιμασμένοι για πάρτι που παρακολουθείτε, ενεργοποιήστε μια εργασία για να έχετε έτοιμα δώρα και κοινό φαγητό.
Παίρνω ειδοποιήσεις του Ημερολογίου Google για να ενεργοποιήσω νέα στοιχεία για συναυλίες και συναυλίες, υπενθυμίζοντάς μου να παίρνω τη μουσική και τα ρούχα μου (όπως είναι πάντα διαφορετική). Μια άλλη ιδέα είναι να αποκτήσετε οτιδήποτε έχετε ονομάσει "To-Do" για να μεταβείτε στο Gmail, αλλά το βρίσκω λίγο πάνω.
Εξετάστε τους τύπους ημερολογίων στα οποία έχετε εγγραφεί και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν. Εάν έχετε εγγραφεί στο ημερολόγιό σας Last.fm, το οποίο σας ενημερώνει κάθε φορά που παίζετε τοπικά τα αγαπημένα σας συγκροτήματα, θα μπορούσατε να ενεργοποιήσετε εργασίες για να αγοράσετε εισιτήρια για συναυλίες από τα υπερ-αγαπημένα σας συγκροτήματα. Αν έχετε εγγραφεί σε ημερολόγια αργιών ή σχολικά ημερολόγια διακοπών, μπορείτε να ενεργοποιήσετε εργασίες για την προετοιμασία γιορτών ή παιδικής μέριμνας. Εάν εγγραφείτε σε ημερολόγια διαγωνισμών ποδοσφαίρου ή μαραθώνιων, μπορείτε να ορίσετε μια εργασία για να βεβαιωθείτε ότι έχετε εγγραφεί στο διαγωνισμό.
Πάρτε κάρτες Trello ή Tasks Basecamp στο Todoist
Χρησιμοποιείτε το Trello για γενικό προβληματισμό, σχεδιασμό ιστολογίων, εργασίες εργασίας ή διαφορετικό τρόπο προβολής του γενικού σχεδίου ζωής σας; Αποκτήστε ένα ημερολόγιο για το τραπέζι σας Trello. Μεταβείτε στην πλαϊνή γραμμή, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Μενού και στη συνέχεια επιλέξτε Power Ups και θα δείτε τη ρύθμιση ημερολογίου.
Είναι επίσης δυνατό να αποκτήσετε μια ροή iCal στο Basecamp και πολλές άλλες υπηρεσίες καταλόγου υποχρεώσεων.
Εγγραφείτε σε αυτήν την ροή iCal στο Ημερολόγιο Google. ορίστε μια ημερομηνία λήξης στο Basecamp ή το Trello και θα εμφανιστεί στο Ημερολόγιό σας Google. Αυτό ενεργοποιεί την ειδοποίηση για να στείλει μια εργασία στο Gmail και το Todoist, οπότε δεν θα ξεχάσετε να ολοκληρώσετε την εργασία.
Αυτό το σύστημα είναι ιδιαίτερα καλό αν οι συνάδελφοί σας επιθυμούν να σχεδιάσουν συνεργατικά το Trello ή το Basecamp, αλλά δεν θέλετε να χάσετε μια προθεσμία που σας έχει δοθεί. Μπορείτε εύκολα να συντονίσετε το φίλτρο Gmail μόνο για να εντοπίσετε τις εργασίες που έχετε αναθέσει στον εαυτό σας.
Ένα δολοφόνο φονιάς
Οι μαθητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το σύστημα για να ενεργοποιήσουν εκ των προτέρων ένα σύνολο εργασιών για τις επερχόμενες εξετάσεις ή τις ημερομηνίες υποβολής εκχώρησης. Θα μπορούσατε να ορίσετε μια ειδοποίηση από το ημερολόγιο που θα αποσταλεί ένα μήνα μπροστά και, στη συνέχεια, να ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση μιας σειράς εργασιών. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ορίσετε αμέσως μια εργασία χαμηλής προτεραιότητας για να διερευνήσετε την ανάθεση, μια εργασία υψηλότερης προτεραιότητας μερικές εβδομάδες αργότερα για να ετοιμάσετε ένα περίγραμμα, ένα άλλο έργο υψηλής προτεραιότητας λίγο αργότερα για να ολοκληρώσετε ένα σχέδιο και το τελικό καθήκον υψηλής προτεραιότητας λίγο αργότερα για να διασφαλιστεί ότι η ανάθεση γίνεται και υποβάλλεται.
Στη συνέχεια, για να είστε σίγουροι ότι δεν χάσατε ποτέ τίποτα, θα μπορούσατε να ενεργοποιήσετε μια άλλη ειδοποίηση μία εβδομάδα πριν από την ημερομηνία λήξης για να ελέγξετε ότι έχει γίνει και υποβληθεί. Με αυτό τον τρόπο, δεν θα χάσετε τίποτα που προστίθεται κοντά στην ημερομηνία λήξης.
Τι άλλο μπορείτε να κάνετε με το Todoist και το IFTTT;
Δεδομένου ότι υπάρχουν εκατοντάδες άλλες ενσωματώσεις IFTTT, υπάρχουν πολλές δυνατότητες για το Todoist. Ακόμη και καθημερινές υπενθυμίσεις, όπως ο καθορισμός ενός έργου για να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει κιτ επιβίωσης χειμώνα στο αυτοκίνητό σας όταν ο καιρός λέει ότι πρόκειται να χιονίσει (ή αντίστροφα, μια σανίδα του σερφ στο αυτοκίνητό σας όταν είναι ηλιόλουστη).
Όμως, μπορείτε να κάνετε δροσερά πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν ενεργοποιείτε το IFTTT από τον Todoist, όπως αυτόματη αποστολή μηνυμάτων στον προϊστάμενό σας με μια αναφορά Αυτοματοποιήστε τη ζωή και την εργασία σας με Todoist και IFTTT Αυτοματοποιήστε τη ζωή και τη δουλειά σας με Todoist και IFTTT Παίξτε δημιουργικά με την ειδοποίηση του ToDoist τα χαρακτηριστικά και την ικανότητα του IFTTT να επιτύχει πραγματικά δροσερούς αυτοματισμούς μαζί του. Σας παρουσιάζουμε πώς συνδυάζοντας τις δύο δυνάμεις την παραγωγικότητά σας. Διαβάστε περισσότερα .
Πώς ενσωματώνετε το Todoist με το IFTTT, το Gmail και το Ημερολόγιο Google; Είστε κολλημένοι ανάμεσα σε πολλές λίστες υποχρεώσεων για εργασία και παίξιμο; Πείτε μας τις καλύτερες αμυχές σας!
Εικόνες Credits: Μην ξεχνάτε μέσω Shutterstock