Αν έπρεπε ποτέ να συν-παράγετε γραπτή εργασία, θα γνωρίζετε πόσα επίπεδα μπορεί να είναι δύσκολο. Η αναμονή του συντρόφου (ών) συγγραφέα σας ή ο καθορισμός αντιφατικών εκδόσεων ενός εγγράφου θα πρέπει να είναι το λιγότερο από τις ανησυχίες σας. Μετά από όλα, το Διαδίκτυο καθιστά τη συνεργασία εγγράφως ένα αεράκι.
Αφού έγραψα μια διατριβή 100 σελίδων σε μια ομάδα τριών, χρησιμοποιώντας το Google Drive, ήξερα ότι αυτό ήταν αλήθεια. Ωστόσο, μόλις πρόσφατα απέτυχα να προωθήσω το Google Drive για να ολοκληρώσω ένα έγγραφο μικρότερο των 10 σελίδων σε μια ομάδα πέντε. Καταλήξαμε να στέλνουμε τα έγγραφα του Word εμπρός και πίσω, τα οποία σχεδόν με οδήγησαν τρελά. Βοηθήστε την ομάδα σας να αποφύγει τα ακόλουθα ζητήματα, πηγαίνοντας σε ένα συνεργατικό εργαλείο γραφής σε πραγματικό χρόνο, Επεξεργασία κειμένου στα Έγγραφα Google; 5 Σημαντικές συμβουλές για να θυμάστε την επεξεργασία λέξεων στα Έγγραφα Google; 5 Σημαντικές συμβουλές για να θυμάστε Για το μεγαλύτερο μέρος της ζωής μου, το Microsoft Word ήταν το εργαλείο επεξεργασίας κειμένου που θα χρησιμοποιούσατε αν επρόκειτο να κάνετε κάποια σοβαρή δουλειά. Βέβαια, υπήρχαν εναλλακτικές λύσεις όπως το Corel WordPerfect και αργότερα το OpenOffice, ... Διαβάστε περισσότερα από την αρχή.
Αναμονή ο ένας στον άλλο
Τι συμβαίνει όταν δεν χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο που υποστηρίζει συνεργατική γραφή σε πραγματικό χρόνο;
Καταλήγετε να περιμένετε ο ένας τον άλλον. Μόνο ένα άτομο θα μπορεί να γράψει ή να επεξεργαστεί το έγγραφο, προτού συνεχίσει το επόμενο άτομο. Όταν ακολουθείτε μια προθεσμία, αυτό θα σας κοστίσει πολύτιμο χρόνο.
Για αποτελεσματική συνεργασία, τα μέλη της ομάδας χρειάζονται απεριόριστη πρόσβαση στο έγγραφο στο οποίο εργάζεστε όλοι. Αυτό θα επιτρέψει σε όλους να γράψουν ή να επεξεργαστούν στον ελεύθερο χρόνο τους. Θα διαπιστώσετε ότι τίποτα δεν είναι πιο ισχυρό από το να ξοδεύετε χρόνο να γράφετε μαζί σε πραγματικό χρόνο σε ένα ενιαίο έγγραφο, ειδικά αν δεν βρίσκεστε στο ίδιο δωμάτιο.
Συνενώνονται με κακή επικοινωνία και εργάζονται εξ αποστάσεως, περιμένοντας ο ένας τον άλλον να κοστίζει τις εβδομάδες της ομάδας μου. Ευτυχώς, δεν χρειαζόμασταν σκληρή προθεσμία. Αλλά αυτό δεν είναι το χειρότερο πρόβλημα που μπορείτε να περιμένετε όταν εργάζεστε σε απομακρυσμένη ομάδα.
Messing Up Η μορφοποίηση των εκδόσεων του άλλου
Οι πιθανότητες είναι ότι δεν χρησιμοποιείτε όλοι το ίδιο λειτουργικό σύστημα, τον ίδιο επεξεργαστή κειμένου ή την ίδια έκδοση λογισμικού. Αυτό μπορεί να αναστατώσει τα πράγματα και να χάσει τις ώρες της δουλειάς σας.
Μπορείτε να αποφύγετε τα ζητήματα μορφοποίησης, παρέχοντάς σας όλοι το ακριβώς ίδιο εργαλείο. Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι ο καθένας να εργάζεται στο ίδιο έγγραφο σε μια ουδέτερη πλατφόρμα λειτουργικού συστήματος, όπως ένας ηλεκτρονικός επεξεργαστής κειμένου.
Στην ομάδα μας, είχα φταίει για αυτό το ζήτημα επειδή δεν χρησιμοποιώ το Microsoft Office. Γιατί θα πληρώσω για το Word, αν το χρειάζομαι συνήθως για να ανοίξω έγγραφα και αν υπάρχουν πολλές μεγάλες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις γραφείου 9 από τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις δωρεάν και χαμηλού κόστους στο Microsoft Office 9 από τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις δωρεάν και χαμηλού κόστους στη Microsoft Γραφείο Το Microsoft Office έχει κυριαρχήσει στην αγορά εγγράφων κειμένου, υπολογιστικών φύλλων και διαφανειών για πολλά χρόνια και για καλό λόγο - είναι ένα από τα καλύτερα. Ωστόσο, υπάρχει ένα μειονέκτημα και αυτή είναι η τιμή .... Διαβάστε περισσότερα; Δυστυχώς, πήγα με μια εναλλακτική λύση - το LibreOffice - το οποίο δεν παίζει καλά με το Word.
Δημιουργία αντικρουόμενων εγγράφων και απώλεια αλλαγών παρακολούθησης
Όταν οι άνθρωποι δεν μπορούν να περιμένουν ο ένας τον άλλον επειδή η προθεσμία πλησιάζει, θα καταλήξετε σε διάφορες εκδόσεις του εγγράφου. Στο τέλος, κάποιος πρέπει να καθίσει και να συγχωνεύσει τις διάφορες εκδόσεις σε ένα έγγραφο. Αυτό δεν είναι μόνο χάσιμο χρόνου, αλλά και πηγή σφαλμάτων.
Επιπλέον, όταν συγχρονίζετε ξανά τις αντιπαραβαλλόμενες εκδόσεις σε ένα ενιαίο έγγραφο, θα καταλήξετε επίσης να χάσετε τουλάχιστον μερικές από τις αλλαγές που ακολουθούν. Πώς να συνεργαστείτε με τις αλλαγές παρακολούθησης στο Microsoft Word Πώς να συνεργαστείτε με τις αλλαγές παρακολούθησης στο Microsoft Word Διαβάστε περισσότερα και σχόλια . Αυτό μπορεί να διακόψει τη συλλογική τρύπα της σκέψης και να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις. Πώς μπορείτε να αποφύγετε αυτό;
Από την εμπειρία μου, τίποτα από αυτά δεν συμβαίνει όταν χρησιμοποιείτε ένα συνεργατικό εργαλείο γραφής. Στην ομάδα μας, οι άνθρωποι ήταν ανυπόμονοι και ο τελευταίος γύρος ανατροφοδότησης και επεξεργασίας έγινε ταυτόχρονα. Αυτό σήμαινε ότι ένα άτομο έπρεπε να συγχωνεύσει όλα τα έγγραφα, τα οποία σχεδόν οδήγησαν σε ένα ενοχλητικό λάθος.
Πλεονεκτήματα της συνεργατικής γραφής πέρα από την αποφυγή προβλημάτων
Τα συνεργατικά εργαλεία γραφής μπορούν να είναι ασφαλέστερα από τη μεταφορά αρχείων μέσω του Διαδικτύου.
Λόγω ανησυχιών για την ασφάλεια (NSA et al.), Πολλά ιδρύματα έχουν περιορίσει τη χρήση εργαλείων όπως το Dropbox. Παρόλο που το Dropbox δεν είναι ιδανικό, αποφεύγει μια ιδιαίτερα κακή πρακτική: στέλνοντας εμπρός και πίσω έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σε γενικές γραμμές, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πολύ ασφαλές 7 Σημαντικές συμβουλές ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να γνωρίζετε περίπου 7 σημαντικές συμβουλές ασφάλειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να γνωρίζετε Σχετικά με την ασφάλεια στο Διαδίκτυο είναι ένα θέμα που όλοι γνωρίζουμε ότι είναι σημαντικό, αλλά συχνά κάθεται πίσω στις εσοχές του μυαλού μας, πλανώντας τον εαυτό μας να πιστέψει ότι «δεν θα συμβεί σε μένα». Είτε ... Διαβάστε περισσότερα για την κοινή χρήση εγγράφων. Όχι μόνο είναι εύκολο να παρακολουθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε επίσης να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε κάποιον ή να επιλέξετε λάθος παραλήπτη κατά λάθος. Εισάγετε συνεργατικές πλατφόρμες γραφής, οι οποίες μπορούν να λύσουν όλα αυτά τα ζητήματα.
Εάν δεν θέλετε να πάτε με υπηρεσίες από μεγάλες εταιρείες, όπως το Google Drive ή το SkyDrive (σύντομα θα είναι OneDrive), επιλέξτε από πολλές εναλλακτικές επεξεργαστές κειμένου online. 5 Μεγάλες Εναλλακτικές λύσεις στα Έγγραφα Google θα πρέπει να εξετάσετε 5 μεγάλες εναλλακτικές λύσεις στα Έγγραφα Google Σκεφτείτε ότι τα Έγγραφα Google έχουν τα μειονεκτήματά τους. Ίσως θέλετε να αποφύγετε τις ανησυχίες της Google για την προστασία της ιδιωτικής ζωής. Ή ίσως χρειαστείτε διαφορετικά χαρακτηριστικά. Βρήκαμε πέντε εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις και μία από αυτές θα λειτουργήσει για εσάς. Διαβάστε περισσότερα . Σοβαρή για την ασφάλεια; Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο όπως το EtherPad για να ρυθμίσετε τη δική σας πλατφόρμα συνεργατικής γραφής που βασίζεται σε αυτόματη φιλοξενία, το ιδιωτικό και το σύννεφο.
Τέλος, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, είναι μια πραγματική βιασύνη που δουλεύει σε ένα έγγραφο, παρατηρώντας ταυτόχρονα τις δημιουργικές εισροές από άλλους. Τότε μπαίνετε στο έδαφος της πραγματικής συν-δημιουργίας και εκεί γεννιέται το ομαδικό πνεύμα.
Πώς συνεργάζεστε σε έγγραφα και ποια κόλπα ή εργαλεία βοήθησαν να σας κρατήσουμε υγιή;
Συντελεστές εικόνας: Άνδρας Αναμονή μέσω του Shutterstock