Οι συναντήσεις αποτελούν φυσιολογικό μέρος της ζωής στον επιχειρηματικό κόσμο. Δυστυχώς, δεν είναι όλες οι συναντήσεις επιτυχείς Fed Up Of Inefficient Meetings; Στείλτε αυτές τις 8 κανόνες στον αφεντικό σας τρομάζω από τις μη αποτελεσματικές συναντήσεις; Αποστολή αυτών των 8 κανόνων στον προϊστάμενό σας Εάν μια συνάντηση είναι καλά οργανωμένη, δεν υπάρχει κανένας λόγος που δεν μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα, την αίσθηση του σκοπού και το ηθικό. Ακολουθούν ορισμένοι κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε για αποτελεσματικές συναντήσεις. Διαβάστε περισσότερα στο σκοπό τους. Συχνά, αυτό οφείλεται στην έλλειψη οργάνωσης συνάντησης.
Με τα ακόλουθα δωρεάν πρότυπα συναντήσεων, μπορείτε εύκολα να προετοιμάσετε, να καταγράψετε και να ανακεφαλαιώσετε τις συναντήσεις σας για ένα αποτελεσματικό συνολικό αποτέλεσμα.
1. Πριν από τη Συνάντηση
Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη της σύστασης κάθε συνεδρίασης είναι η ατζέντα. Αυτό επιτρέπει στον συντονιστή της συνάντησης να παρέχει στους συμμετέχοντες αντικειμενικά σημεία συζήτησης καθώς και ποιος θα παρακολουθήσει. Επιπλέον, μια ατζέντα που περιλαμβάνει τμήμα προετοιμασίας μπορεί να σας βοηθήσει. Αυτό σας επιτρέπει να συμπεριλάβετε έγγραφα και άλλα υλικά που είναι απαραίτητα για τη συζήτηση.
Η προετοιμασία των συμμετεχόντων σας όσο το δυνατόν περισσότερο για τη συνάντηση είναι μέρος της δουλειάς σας ως συντονιστής. Επιπλέον, διατηρεί τη συνάντηση οργανωμένη και μετακινείται 15 Πρότυπα Agenda Best Meeting για Word 15 Πρότυπα Agenda Best Meeting για Word Όταν είναι καιρός να προγραμματίσετε μια συνάντηση, δεν πρέπει να χάνετε χρόνο δημιουργώντας μια ατζέντα από την αρχή. Πολλά πρότυπα ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων για το Microsoft Word μπορούν να σας δώσουν μια εξαιρετική εκκίνηση. Διαβάστε περισσότερα .
Το πρότυπο
Αυτό το πρότυπο του Microsoft Word από το TidyForms είναι μια ελκυστική, επαγγελματική και καλά σχεδιασμένη επιλογή. Παρέχει μια καθαρή εμφάνιση με βάση το τραπέζι τόσο για εύκολη ανάγνωση όσο και για απλή σάρωση. Το πρότυπο αρχίζει με τις βασικές λεπτομέρειες της συνάντησης, όπως τίτλος, διευκολυντής, ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία.
Στην επόμενη ενότητα θα περιγράψετε τον στόχο της συνάντησης. Αυτό είναι ένα βασικό μέρος της ημερήσιας διάταξης που επιτρέπει σε όλους τους συμμετέχοντες να έχουν μια σαφή εικόνα της πρόθεσης της συνάντησης. Μία έως δύο προτάσεις είναι συνήθως επαρκείς εφόσον είναι συνοπτική.
Το τρίτο τμήμα είναι όπου μπορείτε να απαριθμήσετε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση μαζί με το τμήμα τους, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Φυσικά, τα πεδία είναι προαιρετικά, ανάλογα με την επιχείρηση και την εταιρεία σας.
Στη συνέχεια, θα απαριθμήσετε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης για τη συνάντηση με το θέμα, τον κάτοχο και την ώρα. Αυτό πάλι επιτρέπει στους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν για το τμήμα της συνάντησης. Μπορείτε επίσης να διατηρήσετε τη συνάντησή σας σε τροχιά, καταγράφοντας τις ώρες που έχουν διατεθεί για κάθε θέμα.
Τέλος, θα ολοκληρώσετε το τμήμα προετοιμασίας. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε και να επισυνάψετε στοιχεία όπως έγγραφα, διαγράμματα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως παραδείγματα και ποιος είναι υπεύθυνος για την παροχή του καθενός.
Κάθε τμήμα αυτού του προτύπου ημερήσιας διάταξης εξυπηρετεί το δικό του σκοπό και σας επιτρέπει να συγκεντρώνετε τους ανθρώπους και τα υλικά, καθώς και τις προσδοκίες για τη συνάντησή σας.
2. Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης
Η καταγραφή σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης είναι η επόμενη βασική ευθύνη του διαμεσολαβητή, αν και θα πρέπει να στοχεύσετε να ορίσετε έναν συγκεκριμένο λήπτη σημείων. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η λήψη ακριβών σημειώσεων συνάντησης είναι απαραίτητη για την επιτυχία του στόχου της συνεδρίασης.
Αυτά τα σημειώματα χρησιμεύουν ως υπενθυμίσεις για συνέχειες, ενέργειες, θέματα και συμπεράσματα για όλους τους συμμετέχοντες. Έτσι, εάν χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο για τα λεπτά συσκέψεων 12 Πρότυπα για τα καλύτερα σεμινάρια για επαγγελματίες 12 Καλύτερα πρακτικά συνεδριάσεων Πρότυπα για επαγγελματίες Η λήψη σημειώσεων είναι το πρώτο βήμα για τη διατήρηση όλων των συμμετεχόντων στην ίδια σελίδα. Τα πρότυπα καθιστούν εύκολη τη λήψη αυτών των λεπτών συνάντησης. Συγκεντρώσαμε διάφορα πρότυπα για το Word, το OneNote, το Evernote και τα Έγγραφα Google. Διαβάστε περισσότερα, λαμβάνοντας αυτές τις σημειώσεις θα είναι πολύ απλούστερη.
Το πρότυπο
Το πρότυπο ημερήσιας διάταξης από το TidyForms παραπάνω έρχεται με μια δεύτερη σελίδα για τα λεπτά συνάντησης. Η μορφή αυτής της σελίδας είναι ίδια με την ημερήσια διάταξη και τρία από τα τέσσερα τμήματα είναι ακριβώς τα ίδια.
Οι μόνες διαφορές είναι ότι τα αντικείμενα δράσης αντικαθιστούν το τμήμα προετοιμασίας και υπάρχει μια ενότητα παρακολούθησης για την επόμενη συνεδρίαση. Εάν ενδιαφέρεστε για μια συνεπή εμφάνιση και αίσθηση τόσο για την ατζέντα σας όσο και για τα λεπτά, τότε αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προχωρήσετε.
Ωστόσο, υπάρχει ένα άλλο πρότυπο για το Word από τον ιστότοπο του Microsoft Office που προσφέρει λίγο περισσότερη οργάνωση των σημειώσεών σας. Θα δείτε ότι αυτό το πρότυπο έχει τις βασικές πληροφορίες σύσκεψης στην κορυφή, όπως και οι περισσότερες.
Όμως, αυτό που προσφέρει είναι μια ενότητα για κάθε θέμα που συζητήθηκε κατά τη διάρκεια της συνάντησης και όλες τις λεπτομέρειες που ισχύουν για το συγκεκριμένο θέμα ακριβώς κάτω. Αυτή η διάταξη είναι πιο δομημένη, δεδομένου ότι μπορείτε να συμπεριλάβετε σε ένα σημείο το θέμα, τον διαθέσιμο χρόνο, τον παρουσιαστή, τα συζητηθέντα, τα συμπεράσματα και τα προκύπτοντα στοιχεία δράσης ανά στοιχείο της ημερήσιας διάταξης. Ενώ τα πρότυπα λεπτών TidyForms έχουν ξεχωριστό τμήμα στο κάτω μέρος για όλα τα στοιχεία δράσης χωρίς πολλές λεπτομέρειες.
Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό αυτού του προτύπου είναι το τμήμα στο τέλος, το οποίο σας επιτρέπει να προσθέσετε ειδικές σημειώσεις. Αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο όταν εμφανίζονται επιπλέον στοιχεία που μπορεί να μην σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα που συζητήθηκε.
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τα ονόματα των ατόμων που εμφανίζονται απροσδόκητα στη συνάντησή σας στην ενότητα Παρατηρητών .
3. Μετά τη Συνάντηση
Τώρα που έχει διακοπεί η συνάντησή σας, ήρθε η ώρα να δώσετε στους συμμετέχοντες σας συνέχεια. Αυτή η ανακεφαλαίωση της συνάντησης θα πρέπει να συνοψίζει τις σημειώσεις της συνεδρίασης και τα στοιχεία δράσης που αναμένονται.
Λάβετε υπόψη ότι η αποστολή στέλνει μια ανακεφαλαίωση Η αλήθεια για τις συναντήσεις - και είναι άσχημη Η αλήθεια για τις συναντήσεις - και είναι άσχημη συνάντηση προορίζονται να είναι παραγωγικές, έτσι; Διαβάστε περισσότερα είναι πάντα μια καλή ιδέα, ακόμα κι αν δεν προέκυψαν στοιχεία ενέργειας από τη συνάντηση. Η περίληψη της συνάντησης μπορεί να χρησιμεύσει ως αναφορά για παρόμοιες συναντήσεις και θέματα ή ζητήματα που επανεμφανίζονται.
Το πρότυπο
Αυτό το πρότυπο από το Template Lab είναι μια καλή επιλογή. Απλά συμπληρώστε τον τίτλο της συνάντησης, την ημερομηνία, τους συμμετέχοντες, την τοποθεσία και τα τμήματα λήψης σημείων στην κορυφή. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τον πίνακα για να συμπεριλάβετε τα επόμενα βήματα.
Στην ενότητα " Θέματα " μπορείτε να συμπεριλάβετε το σχετικό θέμα ημερήσιας διάταξης, με την προσθήκη του παρουσιαστή και κάτω από το θέμα " Συζήτηση" μεταφέρετε από τις ίδιες λεπτομέρειες από τις σημειώσεις της συνάντησης. Προσθέστε το υπεύθυνο άτομο, την προθεσμία και είστε έτοιμοι.
Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για συνεχή παρακολούθηση, καθώς ολοκληρώνονται τα στοιχεία δράσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη στον πίνακα και να επισημάνετε ένα Χ ή μια ημερομηνία δίπλα στις τελειωμένες ενέργειες.
Εναλλακτικά, μπορείτε να διαγράψετε μια ολόκληρη σειρά για να δείξετε την ολοκλήρωσή της. Στη συνέχεια, αποθηκεύστε με νέο όνομα ή ημερομηνία και στείλτε ξανά στους συμμετέχοντες μέχρι να ολοκληρωθούν όλα τα στοιχεία.
Αν δεν προέκυψε κανένα στοιχείο ενέργειας από τη συνάντησή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο αυτό για να δώσετε μια περίληψη σύσκεψης. Συμπληρώστε τον πίνακα με τα κατάλληλα στοιχεία και, στη συνέχεια, κάτω από την προθεσμία, πληκτρολογήστε μια ένδειξη ότι ολοκληρώθηκε ή δεν ήταν εφαρμόσιμη.
Εάν σας αρέσει αυτό το πρότυπο, μπορείτε να το κατεβάσετε από τη σελίδα των λεπτών συνεδριάσεων του Lab Template. Στη συνέχεια, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο Πρόγραμμα συναντήσεων σημειώσεων 17 για να πραγματοποιήσετε λήψη αυτού του προτύπου.
Κάντε τη συνάντησή σας επιτυχία
Τα επιχειρηματικά πρότυπα μπορούν να είναι χρήσιμα Τα καλύτερα πρότυπα επιχειρηματικού σχεδίου Τα καλύτερα πρότυπα επιχειρηματικού σχεδίου Κάθε επιχείρηση χρειάζεται ένα σχέδιο. Αυτά τα πρότυπα θα κάνουν τη σύνταξη του επιχειρηματικού σας σχεδίου εύκολη. Μια έξυπνη δομή, καθοδηγητικές ερωτήσεις και ένα έξυπνο σχέδιο θα σας δώσουν ένα ξεκίνημα στη νέα καριέρα σας. Διαβάστε περισσότερα και για συναντήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο. Το μυαλό σας πρέπει να είναι σχετικά με το στόχο και το περιεχόμενο της συνάντησης, χωρίς τη δημιουργία εγγράφων. Έτσι για την επόμενη συνάντησή σας ελέγξτε αυτά τα βολικά πρότυπα για ένα καλά εκτελεσμένο αποτέλεσμα.
Αν έχετε περισσότερες προτάσεις για τη διοργάνωση συναντήσεων που θέλετε να μοιραστείτε, παρακαλώ σχολιάστε παρακάτω!
Συντελεστές εικόνας: Rawpixel.com/Shutterstock