Εάν σας έδωσα μια συλλογή από 100 κούπες καφέ και σας ζήτησα να τις οργανώσετε, πώς θα το κάνατε; Θα ήταν από το χρώμα; Με την εικόνα στην κούπα; Με το μέγεθός του; Διαφορετικοί άνθρωποι οργανώνονται με διαφορετικούς τρόπους, οπότε κάτι σαν την επιλογή μιας εφαρμογής που εξαρτάται πραγματικά εξαρτάται από το είδος του ατόμου που είστε.
Έχω μια ομολογία να κάνω. Είμαι απασχολημένος σε δοκιμαστική λίστα. Κατά τα τελευταία πέντε χρόνια νομίζω ότι έχω δοκιμάσει περίπου 20 εργαλεία διαχείρισης της παραγωγικότητας και έχω ακόμα να επιμείνω σε ένα μόνο. Συχνά φορές, θα ανακαλύψω ένα που αγαπώ απολύτως, και θα κάνω ακόμη και μια λεπτομερή γράψιμο για αυτό ενώ είμαι πραγματικά ενθουσιασμένος γι 'αυτό. Τότε το αφήνω και προχωρώ σε κάτι άλλο λίγους μήνες αργότερα. Μερικά παραδείγματα περιελάμβαναν μια συλλογική αναθεώρηση Coolendar - Μια λίστα δροσερών ημερολογίων και εργασιών σε ένα Coolendar - Ένα δροσερό ημερολόγιο και λίστα υποχρεώσεων σε ένα Συνήθως απλώς επιμένω στη χρήση του Ημερολογίου Google για τις ανάγκες προγραμματισμού μου και της Workflowy ως online μου για να -κατά λίστα. Χρειάζονται πολλά για να με εντυπωσιάσετε για οποιοδήποτε σύστημα ημερολογίου / προγραμματισμού. Έτσι ήμουν λίγο ... Περισσότερα, ένα βελτιωμένο Ημερολόγιο Google, μια κριτική WeDoist Συνεργαστείτε με τα έργα με μικρές ομάδες Χρησιμοποιώντας Wedoist Παρακολούθηση Έργων Συνεργαστείτε σε έργα με μικρές ομάδες Χρησιμοποιώντας Wedoist Παρακολούθηση Έργων Το WeDoist επιτρέπει στις μικρές ομάδες να διαχειρίζονται μέχρι τρία έργα για Ελεύθερος. Σας βοηθά να συνεργαστείτε με την ομάδα σας σχετικά με την εκπόνηση εργασιών που σχετίζονται με ένα έργο και αναθέτοντας αυτές τις εργασίες στα μέλη της ... Read More, η οποία είναι μια ομαδική έκδοση του διαχειριστή λίστας εργασιών ToDoist ToDoist: και το Task Manager ToDoist: Απλή Λίστα και Διαχείριση Εργασιών Διαβάστε περισσότερα. Στη συνέχεια, βέβαια υπάρχει η αναθεώρηση του GQueues Πάρτε το Google Task Management και τον προγραμματισμό σε ένα νέο επίπεδο με GQueues Πάρτε Google Task Management και Προγραμματισμός σε ένα νέο επίπεδο με GQueues Google Tasks δεν λειτουργεί εάν θέλετε να προχωρήσετε πέρα από τη διαχείριση του χρόνου σήμερα στο οραματιστικό σχεδιασμό του αύριο. Αυτό είναι όπου GQueues βήματα μέχρι το πιάτο. Διαβάστε περισσότερα - ένα από τα πιο πρόσφατα αγαπημένα μου.
Έχω δοκιμάσει το ToDoist, έχω δοκιμάσει τον Wunderlist τον διευθυντή Wunderlist: Εύκολος στη χρήση, ευέλικτος και πολλαπλών πλατφόρμων Ομάδας Wunderlist: Εύκολος στη χρήση, ευέλικτος & cross-platform λίστα υποχρεώσεων Διαχειριστής Διαβάστε περισσότερα και αμέτρητες άλλες διευθυντές λίστας υποχρεώσεων. Τελικά βράζω τελικά σε μια τελική απόφαση, την οποία θα σας δείξω σε λίγα λεπτά. Αυτό δεν σημαίνει ότι χρησιμοποιώ μόνο ένα. Στα διάφορα ταξίδια παραγωγικότητάς μου, επέστρεψα εδώ για άλλη μια φορά για να μοιραστώ τη σοφία που έχω κερδίσει από τα χρόνια της κατάρρευσης των δρόμων παραγωγικότητας. Η κατώτατη γραμμή είναι αυτή - υπάρχουν πέντε εντολές που πρέπει να ακολουθήσετε για να επιλέξετε τις σωστές εφαρμογές και να κρατήσετε τη ζωή σας παραγωγική και ουσιαστική.
Εντολή # 1: Κρατήστε το απλό
Ποιο είναι το καλύτερο; Ποια εφαρμογή θα σας βοηθήσει να μετατρέψετε τη χαοτική σας ζωή σε μια θάλασσα της οργάνωσης και της ηρεμίας; Ποιος διευθυντής παραγωγικότητας εργασιών θα απλοποιήσει την τρέλα της ζωής σας σε ένα δομημένο και ταξινομημένο σύνολο λιστών;
Εδώ είναι το μυστικό: Χρειάζεστε πολλαπλά εργαλεία για πολλαπλούς σκοπούς. Μόλις μπορείτε να πάρετε το κεφάλι σας γύρω από αυτό, θα είστε σε θέση να εξετάσουμε αυτές τις συγκεκριμένες εφαρμογές από μια διαφορετική οπτική γωνία.
Δεν πρόκειται για απλούστευση κάθε πράγματος στο οποίο εργάζεστε στη ζωή σας σε μια ενιαία εφαρμογή. Είμαι εδώ για να σας πω ότι τόσο ωραία όσο θα ήταν, δεν πρόκειται να συμβεί.
Επομένως, επιτρέψτε μου να μοιραστώ μαζί σας την τελική μου απόφαση σχετικά με μια λίστα εργασιών / ημερολόγιο. Παρουσιάζοντας, τον καλύτερο κατάλογο εργασιών στον πλανήτη.
Ναι. Μετά από να παίξω με μερικές δεκάδες εφαρμογές και προγράμματα παραγωγικότητας, έχω έρθει πλήρης κύκλος στο καλό σύστημα που βασίζεται στο χαρτί. Αλλά εδώ είναι το catch - το σύστημα που βασίζεται στο χαρτί είναι μόνο για τα πολύ απλά καθημερινά μου καθήκοντα. Είναι βασικά κάτι που μεταφέρω μαζί μου για να μπορώ να το ανοίξω οποτεδήποτε και απλά να γράψω σε νέα στοιχεία ή να διαχωρίσω παλιά, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι δεν είναι η καρδιά του συνολικού μου συστήματος. Είναι απλά ένα εργαλείο. Η καρδιά του συστήματος είναι πολύ ηλεκτρονική και ενσωματώνει διάφορα εργαλεία που δουλεύουν από κοινού.
Εντολή # 2: Ξεκινήστε με στόχους ζωής
Το πρώτο βήμα σε κάθε σχέδιο παραγωγικότητας πρέπει να είναι το επίκεντρο του χρόνου σας στα πράγματα που πραγματικά έχουν σημασία, αντί να γυρίζετε τους τροχούς σας κάνοντας μικρά καθήκοντα που τελικά δεν εξυπηρετούν τους μεγαλύτερους στόχους σας στη ζωή. Για το σκοπό αυτό, υπάρχει μια φανταστική εφαρμογή σχεδιασμού στόχου Σταματήστε το τρέξιμο του νερού και κάνετε πρόοδο στη ζωή Με τη μεγάλη εικόνα Σταματήστε να τρέχετε το νερό και να κάνετε πρόοδο στη ζωή με τη μεγάλη εικόνα Είμαι βέβαιος ότι πολλοί από εσάς έχετε σκεφτεί αν είστε να κάνετε τα σωστά πράγματα κάθε μέρα, είτε παίρνετε οπουδήποτε και αν κατευθύνεστε προς τη σωστή κατεύθυνση. Οι λίστες στόχων και οι οργανωτικές εφαρμογές θα σας βοηθήσουν ... Διαβάστε περισσότερα που έμειναν μαζί μου από τότε που το εξέτασα το 2013 και αυτή είναι η μεγάλη εικόνα.
Λειτουργεί υπέροχα για μένα, αλλά μπορεί να μην είναι η τέλεια εφαρμογή σχεδιασμού στόχων για εσάς. Η μόνη μου συμβουλή είναι ότι, ανεξάρτητα από την εφαρμογή που επιλέγετε, είναι καλύτερο να επιλέγετε ένα που είναι διαφορετικό από τις άλλες εφαρμογές της λίστας εργασιών και της σύνταξης εργασιών. Ο λόγος για αυτό είναι ότι διατηρεί όλους τους μεγαλύτερους στόχους ζωής σας χωρισμένους από την τρέλα της καθημερινής σας ζωής.
Για μένα, η Μεγάλη Εικόνα είναι ο τόπος που πηγαίνω όταν θέλω να αναθεωρήσω αυτούς τους πραγματικά υψηλού επιπέδου στόχους. Μπορεί να είναι ταξίδι. Ίσως να είναι να οικοδομήσουμε μια επιχείρηση. Κάθε κύκλος είναι ένας στόχος που εσείς το μέγεθος ανάλογα με την προτεραιότητα που του δίνετε, ώστε να μπορείτε να δείτε οπτικά τι είναι πιο σημαντικό. Στη συνέχεια, μέσα σε αυτούς τους μεγάλους στόχους, μπορείτε να τους σπάσετε σε μικρότερους στόχους. Δεν είναι καθήκοντα που θα συνέβαιναν σε λίστα υποχρεώσεων. Πρόκειται για στόχους υψηλού επιπέδου που μόλις ολοκληρωθούν, θα σηματοδοτήσουν επιτυχία με τον μεγαλύτερο στόχο ζωής.
Έτσι, βλέπετε ότι εργάζεστε από την κορυφή προς τα κάτω, και στην κορυφή χρειάζεστε ένα καθαρό χώρο εργασίας για να ονειρευτείτε. Να επιτύχετε ισχυρούς στόχους που είναι οραματικοί και αληθινοί στη ζωή σας. Χρησιμοποιώντας μια ξεχωριστή εφαρμογή για αυτό σας δίνει καθαρό, χάος ελεύθερο χώρο για να το κάνετε αυτό.
Εντολή # 3: Χρησιμοποιήστε ένα ξεχωριστό εργαλείο για τον προγραμματισμό
Όπως ανέφερα, έχω δοκιμάσει όλα τα είδη των εφαρμογών λίστας εργασιών και από όλα εκείνα που έχω τελικά εγκατασταθεί για αυτό το κεντρικό στάδιο του σχεδιασμού ζωής / παραγωγικότητας είναι ToDoist. Αυτό που αγαπώ για το ToDoist είναι ότι είναι οργανωμένο στην αριστερή πλευρά με τα "Έργα" σας. Επιλέξτε ένα έργο από κάθε στόχο ζωής που ορίσατε στην εφαρμογή σχεδιασμού στόχου και δημιουργήστε ένα έργο στο ToDoist. Στη συνέχεια, απλά καταρρίπτετε το έργο αυτό σε μικρότερους στόχους με ένα σαφές χρονοδιάγραμμα, όταν σκοπεύετε να ολοκληρώσετε το καθένα.
Αυτό σας βοηθά να αρχίσετε να σκεφτόμαστε τα "πράγματα" του πραγματικού κόσμου που πρέπει να κάνετε για να πετύχετε αυτά τα βήματα προς τους στόχους της ζωής σας. Κάντε τις προθεσμίες ρεαλιστικές εδώ. Και μην επικαλύπτετε τις προθεσμίες. Αν έχετε πολλά να κάνετε για ένα έργο σε ένα έργο, μην νομίζετε ότι θα έχετε τη δυνατότητα να κάνετε τεράστιο έργο σε άλλο έργο κατά την ίδια χρονική στιγμή. Εναλλακτικές προθεσμίες.
Μόλις έχετε όλους τους υπο-στόχους σας αναλυθεί σε πιο πραγματικές δραστικές εργασίες (οι οποίες μπορεί να είναι ακόμη και υποπρογράμματα όλοι μόνοι τους), είστε έτοιμοι να αναφέρετε όλες τις απαιτητικές εργασίες που απαιτούνται για να αποκτήσετε αυτά τα δευτερεύοντα -προγραμματισμένα έργα.
Για παράδειγμα. Ένας από τους στόχους μου είναι να κατέχω μια εταιρεία μέσων ενημέρωσης. Για να γίνει αυτό, θέλω να γράψω μια συλλογή από ηλεκτρονικά βιβλία, οπότε μία από τις δευτερεύουσες εργασίες μου περιλαμβάνει τη σύνταξη ενός ηλεκτρονικού βιβλίου. Λοιπόν, η σύνταξη ενός eBook έχει δική του κατανομή εργασιών, αλλά αυτό δεν είναι το μέρος για αυτό. Απλά γεμίζετε αυτό το χώρο εργασίας.
Εντολή # 4: Αυτοματοποίηση και προγραμματισμός
Το τελικό στάδιο της ροής εργασιών σας είναι να οργανώσετε τους καταλόγους μικρών εργασιών που θα ολοκληρώσουν τα μεγαλύτερα έργα στο ToDoist. Για να γίνει αυτή η ανάλυση, ξεκίνησα να χρησιμοποιώ το Ημερολόγιο Google πριν από μερικά χρόνια, αλλά πιο πρόσφατα κατέφευγα στη χρήση του καλού παλιού σχεδιασμού χαρτιού. Ωστόσο, για πολλούς ανθρώπους, το ημερολόγιο και ο κατάλογος εργασιών κάνουν πραγματικά την εργασία καθώς και οτιδήποτε άλλο.
Η ομορφιά ενός Google Calendar είναι ότι προτού αρχίσετε να προσθέτετε σε αυτές τις μικρές εργασίες τις οποίες θέλετε να εργαστείτε για να πετύχετε τους στόχους σας, πρέπει πρώτα να εισάγετε τα "αυτοματοποιημένα" πράγματα που γνωρίζετε ότι πρέπει να πετύχετε κάθε εβδομάδα. Για παράδειγμα, γνωρίζω τα καθήκοντά μου ως Διευθύνων Εκδότης στο MUO, περιλαμβάνει συνάντηση με τον συνάδελφο Editorial Editor Justin για μια εβδομαδιαία συζήτηση της Δευτέρας. Χρειάζεται επίσης να επιτύχω τη δουλειά για τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος δημοσίευσης. Στη συνέχεια, υπάρχουν άρθρα MUO για να γράψετε, και άλλα πράγματα που είναι προβλέψιμα και μπορώ να εισάγετε στο πρόγραμμα σε μια επαναλαμβανόμενη βάση.
Αφού συμπληρώσετε αυτά τα πράγματα, θα δείτε τις ημέρες και ώρες που έχετε αφήσει για να ολοκληρώσετε όλα τα "έξτρα" πράγματα που δεν αποτελούν μέρος του κανονικού σας χρονοδιαγράμματος. Ας ελπίσουμε ότι έχετε αρκετό χρόνο για να εργαστείτε προς τους στόχους της ζωής σας, αλλιώς έχετε κάποιο πρόβλημα και ίσως χρειαστεί να εξετάσετε εάν αυτές οι εβδομαδιαίες εργασίες ευθυγραμμίζονται με το όραμά σας για επιτυχία στη ζωή σας.
Εντολή # 5: Κρατήστε τα μάτια σας στα όνειρά σας
Δοκιμάζοντας τα νερά με τόσα πολλά εργαλεία και εφαρμογές κατά τη διάρκεια των ετών, έμαθα ότι δεν έχει σημασία ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε. Πρέπει να επιλέξετε τι σας κάνει να αισθάνεστε άνετα και να εργάζεστε με το πώς σκέφτεστε. Αλλά είναι κρίσιμο να ξεκινήσετε στην κορυφή, να δημιουργήσετε αυτά τα μεγάλα, σημαντικά όνειρα ζωής και στόχους και στη συνέχεια να ξεπεράσετε μέσα από κάθε εργαλειοθήκη μέχρι να φτάσετε στο ημερήσιο ημερολόγιό σας με τα μικρά καθημερινά καθήκοντα που αποτελούν το χάος αυτού του πράγματος καλούμε ζωή.
Εάν σχεδιάζετε αυτόν τον τρόπο, τότε, ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητα της ημέρας σας, μπορείτε τουλάχιστον να είστε σίγουροι ότι εργάζεστε στα πράγματα που πραγματικά έχουν σημασία στο τέλος και ακολουθώντας τη διαδρομή που έχετε προγραμματίσει, θα ολοκληρώστε τα μεγάλα όνειρα ζωής που έχετε οραματιστεί για τον εαυτό σας.
Ποια είναι τα αγαπημένα σας εργαλεία παραγωγικότητας; Ποια είναι αυτή που έχετε ρυθμίσει για τη λίστα υποχρεώσεων και το ημερήσιο ημερολόγιό σας; Μοιραστείτε μερικά από τα μαθήματα παραγωγικότητας που έχετε μάθει με συναδέλφους αναγνώστες στην παρακάτω ενότητα σχολίων.