Πίστεψέ με. Έχω δει τους συναδέλφους γραφειοκράτες να εγγραφούν σε λογαριασμούς ηλεκτρονικών τηλεφώνων και να πάνε πράσινοι, μόνο για να τις εκτυπώσουν στα γραφεία και στα μελάνια. Παραδόξως, αλλά μόνο ένα σημάδι των ιδιόμορφων χρόνων που ζούμε μέσα. Πραγματικά δεν υποστηρίζω την εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τον απλό λόγο της εξοικονόμησης χαρτιού και προστασίας δέντρων. Στη συνέχεια, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε bits και bytes είναι πολύ πιο μόνιμο από οτιδήποτε εκτυπώνεται. Αυτή είναι η καλύτερη στιγμή για να πάτε χωρίς χαρτί Το μέλλον είναι εδώ - Ο οδηγός σας για μια ζωή χωρίς χαρτί σήμερα Το μέλλον είναι εδώ - Ο οδηγός σας για μια ζωή χωρίς χαρτί Σήμερα χωρίς χαρτί - ένας όρος που χρησιμοποιείται αρκετά συχνά τώρα ημέρες. Τι σημαίνει αυτό; Και σε ποιο βαθμό εφαρμόζεται; Σίγουρα όλοι εξακολουθούμε να χρησιμοποιούμε χαρτί σε κάποιο βαθμό παρά τις προόδους ... Διαβάστε περισσότερα.
Αλλά ναι, υπάρχουν περιπτώσεις που πρέπει να εκτυπώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να την υποβάλετε ως φυσικό έγγραφο. Μπορεί να θέλετε να έχετε μια φυσική απόδειξη ως αντίγραφο ασφαλείας. Για μερικούς, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο συναισθηματικά αποτελεσματικά.
Έτσι, με την πιθανότητα να αρνηθείτε την ύπαρξή σας χωρίς χαρτί και να θέλετε να εκτυπώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε το καλά. Εδώ είναι ένα μικρό αστάρι για όλα όσα πρέπει να ξέρετε για την εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πότε πρέπει να εκτυπώνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ... και πότε δεν πρέπει
Ας επιστρέψουμε στο επιχείρημα για ένα σύντομο ξόρκι και κοιτάξουμε ξανά τις δύο πλευρές του. Ένας από τους λόγους για τους οποίους προσωπικά δεν μου αρέσει να εκτυπώνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή παίρνει το email έξω από το πλαίσιο. Είναι πολύ καλύτερο να κρατάτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οργανωμένο με ετικέτες και σημαίες για άμεση ανάκληση αντί να απομακρύνετε ένα τυπωμένο αντίγραφο. Επιτρέψτε μου να σας ανακατευθύνω για λίγο στην ιστοσελίδα καμπάνιας Think Before Printing, η οποία αναφέρει ότι πάνω από το 50% των σελίδων που εκτυπώνονται δεν εξετάζονται ποτέ. Το στατιστικό στοιχείο μπορεί να είναι ή να είναι ακριβές, αλλά το συναίσθημα είναι επί τόπου.
Αλλά μερικές φορές, απλά πρέπει να εκτυπώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούσε να είναι αεροπορικό εισιτήριο, κράτηση ξενοδοχείου, απόδειξη που πρέπει να υποβάλετε για φόρο, κουπόνι έκπτωσης ή email που θέλετε να κρατήσετε όταν είστε εκτός σύνδεσης. Έτσι, είναι πραγματικά πράσινο να γνωρίζει τους καλύτερους τρόπους για την εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ ελαχιστοποιούν τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις.
Η πιο απλή συμβουλή εκτύπωσης που ακολουθεί πάντα
Κοιτάξτε αυτό το στιγμιότυπο όπου προσπαθώ να εκτυπώσω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το κουμπί Εκτύπωση του προγράμματος περιήγησης:
Τώρα, ρίξτε μια ματιά σε αυτή την οθόνη, όπου έχω χρησιμοποιήσει τον έλεγχο εκτύπωσης της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκεται πάνω από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Είναι ξεκάθαρο ότι η χρήση της λειτουργίας εκτύπωσης της εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δίνει μια πιο φιλική προς τον εκτυπωτή μορφή από το κουμπί μητέρας που βρίσκεται στο πρόγραμμα περιήγησης. Το κουμπί εκτύπωσης του προγράμματος περιήγησης θα περιλαμβάνει στοιχεία όπως το φόντο σελίδας που είναι ανεπιθύμητο.
Αυτή η απλή μέθοδος φαίνεται διαισθητική, αλλά δεν συμβαίνει πάντα όπως μερικοί από εμάς χρησιμοποιούν τη λειτουργία εκτύπωσης του προγράμματος περιήγησης και λαμβάνουν όλα τα ανεπιθύμητα στοιχεία της σελίδας στην εκτύπωση. Αυτό που ισχύει για το Gmail στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης ισχύει για όλα τα προγράμματα-πελάτες ιστού. Χρησιμοποιήστε τον έλεγχο εκτύπωσης του πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να λάβετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φιλικά προς τον εκτυπωτή. Αλλά εξακολουθεί να μην ξεφορτωθεί τις διαφημίσεις. Ετσι…
Δεν πρόκειται μόνο για το χτύπημα του κουμπιού εκτύπωσης
Όλοι γνωρίζουμε πώς να το κάνουμε αυτό δεν το κάνουμε. Εάν δεν γνωρίζετε πώς να εκτυπώνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και στο Gmail, ακολουθήστε τους συνδέσμους στις αντίστοιχες σελίδες βοήθειας και θα το κάνετε. Αυτά τα δύο είναι τα δύο πιο δημοφιλή προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (desktop και online) εκεί έξω. Για άλλους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε εύκολα να βρείτε το Google και να μάθετε τις αντίστοιχες μεθόδους. Είναι νεκρό εύκολο.
Αυτό που δεν είναι τόσο προφανές είναι ότι υπάρχουν πολλές συμβουλές για τον τρόπο αποτελεσματικής εκτύπωσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ας δούμε μερικά.
Κατάργηση ανεπιθύμητων στοιχείων σελίδας ιστού όπως οι διαφημίσεις πριν από την εκτύπωση
Είναι ένα συνηθισμένο φαινόμενο με online κρατήσεις και ηλεκτρονικά εισιτήρια. Είναι πλήρης των διαφημίσεων. Η απλή άκρη παραπάνω αφαιρεί μερικά από αυτά αλλά όχι όλα. Η απομάκρυνσή τους από το κύριο περιεχόμενο απαιτεί τη βοήθεια μερικών πρόσθετων προγραμμάτων περιήγησης. Οι επεκτάσεις που είναι γενικά ονομάζονται "φιλικές προς το εκτυπωτή", υπάρχουν λίγες από αυτές στο Chrome Web Store και στο Gallery πρόσθετων του Firefox.
Δυστυχώς, οι επεκτάσεις του Chrome, όπως το Print What You Like και το Print Friendly, θα λειτουργούν σε ιστοσελίδες, αλλά όχι στο Gmail. Η Google δεν θα ήθελε να καταργήσετε διαφημίσεις στο δικό της πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο πρόγραμμα περιήγησής της, αυτό θα ήταν!
Αλλά ο Firefox δεν υποφέρει από το ίδιο μειονέκτημα. Γι 'αυτό στρίψουμε σε ένα παρόμοιο add-on που ονομάζεται ...
Επεξεργασία εκτύπωσης (Firefox): Πρόκειται για ένα χαρακτηριστικό πρόσθετο για το Firefox που σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε την ιστοσελίδα σε μια λειτουργία προεπισκόπησης της εκτύπωσης προτού την εκτυπώσετε. Μπορείτε να διαμορφώσετε, να αποκρύψετε ή να διαγράψετε οποιοδήποτε στοιχείο σελίδας. Διαβάστε την αναθεώρησή μας Διαγραφή περιττών στοιχείων σελίδας πριν από την εκτύπωση με εκτύπωση Επεξεργασία [Firefox] Κατάργηση περιττών στοιχείων σελίδας πριν από την εκτύπωση με εκτύπωση Επεξεργασία [Firefox] Ένα από τα πιο ενοχλητικά πράγματα σχετικά με την εκτύπωση ιστοσελίδων είναι τα πράγματα που συνοδεύουν αυτά - οι διαφημίσεις, οι πλευρικές γραμμές, , ακόμα και κενές σελίδες. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω ένα πρακτικό ... Διαβάστε περισσότερα εδώ.
Πώς να εκτυπώσετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Αυτή είναι μια ερώτηση που μας ζητήθηκε αρκετά συχνά και οι αναγνώστες μας απάντησαν με λίγες προτάσεις.
Ανοίξτε κάθε Gmail στην καρτέλα του
Κρατήστε πατημένο το Shift όταν κάνετε κλικ στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετακινηθείτε σε κάθε καρτέλα χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα CTRL + TAB και προσθέστε τα στην ουρά εκτυπωτών κάνοντας κλικ στην επιλογή Εκτύπωση. Αυτό είναι λίγο επίπονο, αλλά ίσως ο απλούστερος τρόπος για να εκτυπώσετε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρόλα αυτά, δεν θα το υποστήριζα περισσότερο από μια χούφτα.
Χρησιμοποιήστε έναν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Microsoft Outlook, για να έχετε πρόσβαση στα μηνύματα Gmail μέσω IMAP. Το Outlook 2010 σάς επιτρέπει να επιλέξετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα εκτυπώσετε χύμα.
1. Επιλέξτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να εκτυπώσετε. Μεταβείτε στο Αρχείο - Εκτύπωση . Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα CTRL + P.
2. Επιλέξτε τον εκτυπωτή σας και στην περιοχή Ρυθμίσεις, επιλέξτε Σημείωση στυλ . Μπορείτε να εκτυπώσετε προεπισκόπηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα δεξιά πριν κάνετε κλικ στο Εκτύπωση .
3. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τις επιλεγμένες σελίδες για εκτύπωση αντί για ολόκληρο το email. Μπορείτε να ανοίξετε τις επιλογές εκτύπωσης και να ρυθμίσετε την εργασία εκτύπωσης. Με μια επιλογή στην επιλογή Επιλογές εκτύπωσης, μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε συνημμένα.
4. Το Outlook περιλαμβάνει επίσης μια επιλογή γρήγορης εκτύπωσης κάτω από το δεξί κλικ μενού περιβάλλοντος και τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στην κορυφή. Η γρήγορη εκτύπωση παρακάμπτει το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση και εκτυπώνει απευθείας στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή σας.
Χρησιμοποιήστε το δωρεάν Mozilla Thunderbird
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν δωρεάν υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας, όπως το Thunderbird, για να χειριστείτε τις εργασίες εκτύπωσης μαζικών εκτυπώσεων. Θα συνιστούσα ένα πρόσθετο Thunderbird όπως το PrintingTools για τη βελτίωση της διάταξης εκτύπωσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τρία βασικά χαρακτηριστικά (μεταξύ πολλών) του πρόσθετου είναι -
1. Μπορεί να κρύψει τις εικόνες στο μήνυμα.
2. Μπορεί να εκτυπώσει μόνο το επιλεγμένο τμήμα ενός μηνύματος.
3. Μπορεί να χρησιμοποιεί οικογένεια γραμματοσειρών και μέγεθος γραμματοσειράς για την εκτύπωση μηνυμάτων και επίσης να εφαρμόζει ένα στυλ (χρώμα και μέγεθος) στο αναφερόμενο κείμενο.
Μια συμβουλή Evernote
Μπορείτε να στείλετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως σημειώσεις στην Evernote. Το Evernote σας δίνει μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μεταβείτε στην περιοχή Πληροφορίες λογαριασμού Evernote για Windows και Mac, Ρυθμίσεις σε Evernote Web και στην καρτέλα Συγχρονισμός στο Evernote για iPhone και iPad για να δείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καταχωρίσατε.
1. Στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο φορητό υπολογιστή προθέτοντας ένα @ πριν το όνομα του φορητού υπολογιστή στη γραμμή θέματος. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια ετικέτα στη γραμμή θέματος που ακολουθεί το σημειωματάριο (δείτε screenshot).
2. Το Evernote σάς επιτρέπει να επιλέξετε σημειώσεις που είναι ασύγκριτες πατώντας CTRL και αριστερό κλικ για να τις επιλέξετε. Ή συνεχώς χρησιμοποιώντας το πλήκτρο SHIFT.
3. Αφού επιλέξετε τις πολλαπλές σημειώσεις, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί ή να κάνετε δεξί κλικ και να τις συγχωνεύσετε σε μία συνδυασμένη σημείωση.
4. Μπορείτε να εκτυπώσετε τη σημείωση από το δεξί κλικ του μενού, να πατήσετε CTRL + P ή να μεταβείτε στη σελίδα Page Setup πριν από την εκτύπωση από το μενού File.
Έχετε ακούσει για το Google Cloud Print;
),
Το Google Cloud Print σάς επιτρέπει οπουδήποτε και παντού να έχετε πρόσβαση στους εκτυπωτές σας συνδέοντάς τα με το cloud μέσω των διακομιστών της Google. Το καλύτερο μέρος είναι ότι οποιοσδήποτε τύπος εφαρμογής, σε οποιαδήποτε συνδεδεμένη στο web συσκευή, μπορεί να χρησιμοποιήσει το Google Cloud Print. Αυτό περιλαμβάνει τις κινητές συσκευές σας. Η Google συνιστά έναν εκτυπωτή έτοιμο για σύννεφο, αλλά μπορείτε να συνδέσετε τυχόν παλιό εκτυπωτή στον υπολογιστή σας και να συνδεθείτε στο νέφος με το Google Chrome (Συνδεθείτε στο Google Cloud Print).
Όταν πρόκειται για την εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη βοήθεια του Google Cloud Print, ο Steve θα σας καθοδηγήσει στα βήματα και θα σας δείξει πώς να εκτυπώσετε από το τηλέφωνό σας με το Gmail για το κινητό και το Google Cloud Print Πώς να εκτυπώσετε από το τηλέφωνό σας με το Gmail για κινητά και Google Cloud Print Πώς να εκτυπώσετε από το τηλέφωνό σας με το Gmail για το κινητό και το Google Cloud Print Διαβάστε περισσότερα .
Λοιπόν, αυτό είναι. Αν και αυτό το άρθρο αφορά μόνο την εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελπίζω ότι θα το κάνετε όλο και λιγότερο. Αλλά ακόμα και αν το κάνετε, μερικές από τις παραπάνω μεθόδους θα πρέπει να σας βοηθήσουν να αποθηκεύσετε μερικά δέντρα από τα μπλοκ τεμαχισμού και να κρατήσετε το κόστος εκτύπωσης σας όσο το δυνατόν χαμηλότερο. Πώς να διατηρήσετε τα έξοδα εκτύπωσης όσο το δυνατόν χαμηλότερα Πώς να διατηρήσετε τα έξοδα εκτύπωσης όσο το δυνατόν πιο χαμηλά αυτό το κατ 'ευθείαν εκτυπωμένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα έγγραφα είναι πρωτόγονο! Όχι μόνο κοστίζει χρήματα, αλλά και σπατάλη πόρων, αποθηκευτικό χώρο και χρόνο. Στην πραγματικότητα, οι μισές από όλες τις σελίδες που εκτυπώνονται δεν χρησιμοποιούνται ποτέ! ... Διαβάστε περισσότερα. Γνωρίζετε τα βήματα που είναι μοναδικά για την αποτελεσματικότερη εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Θα θέλαμε να τους ακούσουμε.
Συντελεστές εικόνας: Μεταχειρισμένα δοχεία εκτυπωτών λέιζερ, Προστασία περιβάλλοντος (Shutterstock)