Η υπερφόρτωση με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα μεγάλο πρόβλημα αυτές τις μέρες. Επιπλέον, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι μόνο επικοινωνία, αλλά και σε μεγάλο βαθμό υπαγορεύει τη δική σας λίστα εργασιών. Επιπλέον, οι συνεχείς ειδοποιήσεις μπορεί να είναι απόσπαση της προσοχής. Όλοι χρειαζόμαστε έναν τρόπο να δαμάσουμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Κόλπα για την αποφυγή υπερχείλισης των εισερχομένων 3 Εύκολοι τρόποι για να σταματήσετε την υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το χτύπημα των εισερχομένων σας 3 Εύκολοι τρόποι για να σταματήσετε την υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το χτύπημα των εισερχομένων σας Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει μεγάλη φήμη ως παραγωγός φονιάς. Η σωστή διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά, αλλά δεν θα ήταν ωραίο αν ξεκινήσατε λιγότερο από αυτό; Διαβάστε περισσότερα είναι η σειρά της ημέρας. Ποιος καλύτερα να μιλήσει γι 'αυτό από έναν άνθρωπο που έψαχνε να δαμάσει το Gmail από το 2006; Ο Andy Mitchell είναι ο ιδρυτής του ActiveInbox, μιας εφαρμογής για την οργάνωση των εισερχομένων σας στο Gmail. Οργανώστε τα εισερχόμενα του Gmail σας καλύτερα με το ActiveInbox Οργανώστε τα εισερχόμενα του Gmail σας καλύτερα με το ActiveInbox Διαβάστε περισσότερα.
Email το πρωί: Είναι ένα must-do, ή πρέπει απλά να το λύσετε για αργότερα; Ποια είναι η καλύτερη στρατηγική για την αντιμετώπιση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ξυπνάς ;
Andy: Έχω πάλεψε με αυτό εδώ και χρόνια.
- Εάν κάνετε το πρώτο πράγμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, παίρνετε αναρροφεί και χάνετε ένα ολόκληρο πρωί (λίγο σαν να βλέπετε ένα βίντεο στο YouTube και στη συνέχεια να ακολουθείτε τις συναφείς κάτω από την τρύπα του κουνελιού).
- Αλλά αν το αναβάλλετε, πιθανόν να χάσετε κάτι κρίσιμο ή να κολλήσετε σε κάτι άλλο και να μην επιστρέψετε ποτέ σε αυτό.
Η απάντηση είναι να κάνουμε και τα δύο! Αν και σε δύο εύκολα δαγκώματα.
Πρώτον, επιτύχετε το Inbox Zero χρησιμοποιώντας την προσέγγιση του David Allen 5 βήματα δράσης για τη θεραπεία των εισερχομένων σας μηδέν φρενίτιδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 βήματα δράσης για τη θεραπεία των εισερχομένων σας μηδέν φρενίτιδα εισερχόμενα μηδέν είναι ένα από τα πιο δημοφιλή buzz λέξεις. Για να λύσετε πραγματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεστε, πρέπει να υπερβείτε το φάκελο Inbox Zero και να αντιμετωπίσετε τα υποκείμενα προβλήματα. Διαβάστε περισσότερα, για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Είναι σκουπίδια; Διέγραψε το.
- Μπορείτε να απαντήσετε σε 2 λεπτά; Στη συνέχεια, κάντε το και διαγράψτε το.
- Διαφορετικά, ενεργήστε για αργότερα. Το Gmail (με το ActiveInbox) ή το Outlook θα σας επιτρέψει να ορίσετε μια κατάσταση προτεραιότητας. (Ίσως θελήσετε να απαντήσετε αμέσως σε όλα τα κρίσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
Γιατί να πάτε στο Inbox Zero; Με τα λόγια του Merlin Mann ...
"Αυτό είναι μηδέν;" Δεν είναι πόσα μηνύματα υπάρχουν στα εισερχόμενά σας - είναι πόση δική σας εγκέφαλο βρίσκεται σε εκείνο το φάκελο εισερχομένων. Ειδικά όταν δεν θέλετε να είναι. "
Σας δίνει μια καθαρή αρχή για να συνεχίσετε με την ημέρα σας.
Θέση ενέργειας: Διαλέξτε πολλά σημεία χαμηλής κατανάλωσης ενέργειας αργότερα την ημέρα για να φτάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Υποστηρίζω την υπνηλία μισή ώρα μετά το γεύμα, και λίγο πριν από το τέλος της ημέρας. Βάλτε στη λίστα ενεργειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και κάντε ζουμ μέσα από αυτά.
Πρέπει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να είναι κάτι που ελέγχετε όλη την ώρα ή περιοδικά;
Andy: Νομίζω ότι, αν ακολουθήσετε την προσέγγιση Inbox Zero παραπάνω, μπορείτε να ελέγξετε κάθε ώρα περίπου για να είστε ενήμεροι για τα επείγοντα πράγματα, αλλά να αναβάλλετε οτιδήποτε χρειάζεται χρόνος σε πιο περιοδικά μπλοκ.
Φυσικά, αν εργάζεστε σε πωλήσεις ή υποστήριξη πελατών δεν έχετε καμία επιλογή-το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η ζωή σας!
Πώς κατηγοριοποιείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ καθηκόντων, σημαντικών πληροφοριών και άλλων εργασιών;
Andy: Πρώτον, υπάρχουν μόνο δύο μεγάλες κατηγορίες που έχουν σημασία: Είναι ένα έργο, ή μήπως είναι υλικό αναφοράς; Κάθε άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απλά διαγράφεται.
Στη συνέχεια, οι εργασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν ανάλογα με την κατάσταση. Π.χ. υψηλή προτεραιότητα, χαμηλή προτεραιότητα και "Αναμονή για".
Η λίστα "Αναμονή για" είναι η πιο ισχυρή, για ό, τι μπλοκάρει ενώ περιμένετε κάποιον άλλο να κάνει κάτι. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνήθως αυτά που βυθίζονται στα βάθη του πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας, και ξεχνάμε εντελώς την παρακολούθηση.
Θέμα ενέργειας: Στο Gmail, κρατήστε μια ετικέτα. ή στο Outlook να κρατήσει μια σημαία? και όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο σίγουρα χρειάζεστε μια απάντηση, επισημάνετε το. Στη συνέχεια, μία φορά την εβδομάδα, μπορείτε να εισέλθετε στον κατάλογο αναμονής και να κυνηγήσετε όλους όσους δεν έχουν απαντήσει.
Πρέπει να χρησιμοποιείται η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως λίστα υποχρεώσεων;
Άντι: Ναι!
Εάν έχουν ήδη εισέλθει καθήκοντα στα εισερχόμενά σας, ποια είναι η εναλλακτική λύση; Θα πρέπει να αντιγράψετε και να τα επικολλήσετε από το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε άλλο σύστημα.
Αυτή είναι μια τεράστια πηγή χρονοβόρων και σύγχυσης, με τα καθήκοντα να αντιγράφονται σε διαφορετικά συστήματα. Για το λόγο αυτό, ο David Allen υποστηρίζει τα "σκληρά άκρα" (ένα στοιχείο θα πρέπει να εμφανίζεται σε μία μόνο λίστα) για να κρατήσει τον εγκέφαλο σας απαλλαγμένο από άγχος και χωρίς άγχος.
Φυσικά, το κύριο μειονέκτημα με τα κανονικά προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι δεν είναι καλοί στο χειρισμό αυτών των εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως εκ τούτου, η αρχική ιδέα του ActiveInbox ήταν ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι καθήκοντα . Δεν υπάρχει διαχωρισμός ή επανάληψη.
Σημείο Ενέργειας: [Σημείωση Συντάκτη] Μπορείτε να μετατρέψετε το Gmail σε μια ομάδα εργασιών που μοιάζει με Trello με τη σειρά ταξινόμησης του Gmail σε μια ομάδα εργασιών που ταιριάζει με το Trello με την ταξινόμηση του Gmail σε μια ομάδα εργασίας Tasched Like Trello Στο σύγχρονο εργατικό δυναμικό, μετατρέπεται στη λίστα εργασιών σας. Λοιπόν, τώρα μπορείτε να πάρετε τον οργανισμό Trello-style στο Gmail με μια νέα επέκταση του Chrome, Sortd. Διαβάστε περισσότερα, δίνοντάς σας την άνεση των κανονικών εισερχομένων σας και προσθέτοντας μια λίστα με τα στοιχεία της διαδικασίας κατά τη διαδικασία.
Ποιοι είναι μερικοί αποτελεσματικοί τρόποι χρήσης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την εκτέλεση εργασιών;
Andy: Αν θέλετε να προσθέσετε μια εργασία που δεν ξεκίνησε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλά στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας! Στη συνέχεια, πρέπει να το επισημάνετε ως εργασία.
Με το ActiveInbox, μπορείτε να αντικαταστήσετε το θέμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα όνομα εργασίας, να ορίσετε την κατάσταση και την ημερομηνία λήξης, να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου και σημειώσεις και να την κάνετε μέρος ενός έργου. Γίνεται το Gmail σε έναν πλήρη διαχειριστή εργασιών.
Θέμα ενέργειας: Στο Gmail, μπορείτε να επισημάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρια. με τα Εισερχόμενα της Google μπορείτε να προσθέσετε υπενθυμίσεις ή να αναβάλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ανασκόπηση Εισαγωγής Google: Μια αναπνοή του φρέσκου αέρα Google Αναθεώρηση εισερχομένων Google: Breath Of Fresh Air Το Gmail είναι ένα οικιακό όνομα στο τμήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά το Google δεν ήταν ικανοποιημένο με αυτό. Γνωρίστε τα Εισερχόμενα Google, έναν νέο τρόπο προσέγγισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διαβάστε περισσότερα .
Μήπως τα εισερχόμενά μας ως λίστα εργασιών γίνονται απλώς ένα άλλο σύστημα που ανταγωνίζεται για προσοχή;
Andy: Είναι σίγουρα ένα σύστημα που ανταγωνίζεται για την προσοχή μας, αλλά τα εισερχόμενά μας το κάνουν ήδη. Δεν είναι λοιπόν άλλο. Το γεγονός ότι τα εισερχόμενά σας είναι ήδη μια λίστα εργασιών, χωρίς να το θέλετε ιδιαίτερα, είναι ακριβώς γιατί θα πρέπει να το καταστήσετε κεντρικό κατάλογο εργασιών.
Είναι πάντα πιο εύκολο να κολυμπήσετε με το ρεύμα. Θα μπορούσατε να προσπαθήσετε να διατηρήσετε έναν κατάλογο εργασιών αλλού, αλλά αν οι περισσότερες από τις εργασίες σας προέρχονται από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θέλετε να συνεχίσετε να το πατάτε, να αντιγράφετε και να επικολλάτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον άλλο διευθυντή εργασιών σας και να φωνάζετε σε συναδέλφους που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Μην το πολεμάτε! Κάντε το email στον πυρήνα της λίστας εργασιών σας.
Στοιχείο ενέργειας: [Σημείωση του συντάκτη] Εάν εξακολουθείτε να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια εξωτερική λίστα εργασιών, το Todoist και το Any.do σας επιτρέπουν να προσθέσετε εργασίες απευθείας από το Gmail.
Είναι η αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεργατική ή ατομική ευθύνη; Ποια είναι η εθιμοτυπία που όλοι πρέπει να ακολουθήσουμε;
Andy: Όταν πρόκειται για εθιμοτυπία, η απάντηση είναι σίγουρα, σίγουρα συνεργατική. Όπως συμβαίνει με όλα τα άλλα στην κοινωνία, πρόκειται για το σεβασμό των άλλων όσο και για τον εαυτό σας. [Παρατηρήσεις του συντάκτη: Ομοίως, υπάρχουν μερικά μηνύματα εγγυημένα για να προσβάλλουν, να θυμούνται ή να ενοχλούν τους παραλήπτες 6 τρόποι να εγγυηθούμε να προσβάλλουν, θυμώνουν και ενοχλούν με κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που στέλνετε 6 τρόποι να εγγυηθούμε να προσβάλλουν, ο θυμός και ο θυμός με κάθε Email που στέλνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σκληρός. Είναι πραγματικά δύσκολο να περάσετε αυτό που πραγματικά θέλετε να πείτε σε ένα email και το ήμισυ του χρόνου οι άνθρωποι σχεδόν πάντα θα σας παρεξηγήσουν. Ένα μεγάλο μέρος του προβλήματος έρχεται ... Διαβάστε περισσότερα]
Παρά το γεγονός ότι είναι φαινομενικά ευγενικοί, νομίζω ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λένε απλώς "ευχαριστώ!" Ή "εντάξει!" Είναι ένα απόλυτο χάσιμο χρόνου και επομένως κακό.
Ωστόσο, όταν πρόκειται για συνεργατικά εργαλεία, αυτό είναι ένα διαφορετικό θέμα. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια εγγενώς ατομική εμπειρία. Τουλάχιστον για να συντονίσετε το πρόγραμμα μιας ομάδας, χρειάζεστε ακόμα το διαχειριστή του έργου σας, το εργαλείο CRM και το εργαλείο άμεσων μηνυμάτων.
Θέμα δράσης: Είμαι οπαδός των 3Sentences. Η ευρεσιτεχνία εξοικονομεί χρόνο σε όλους - ακόμη και εσείς, όταν πρέπει να ξαναδοκιμάσετε το email στο μέλλον. Ενώ τα waffling emails είναι τεμπέλης και αγενής.
Ρωτήστε τον Andy τις σχετικές με το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ερωτήσεις!
Ο Andy Mitchell θα διαβάσει τα σχόλια και θα απαντήσει σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις έχετε σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Τώρα έχετε την ευκαιρία να λύσετε αυτό το ενοχλητικό πρόβλημα!
Συντελεστές εικόνας: Κάιρο, Λέι Λαντουμαχίνα, Μάικ Ρενούντ, Ορμινία, hoefi, OpenClip