Ομάδα εργασίας: 10 συμβουλές για αποτελεσματική σε απευθείας σύνδεση συνεργασία σε πραγματικό χρόνο

Διαφήμιση

Οι ψηφιακοί ντόπιοι συν-συγγραφείς άρθρα, διατριβές και βιβλία σε απευθείας σύνδεση και σε πραγματικό χρόνο. Αν εξακολουθείτε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα αρχεία για να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο, κάνετε λάθος. Εάν δεν μοιράζεστε το ίδιο γραφείο, μπορείτε να γράψετε σε συνεργατική μορφή μέσω διαδικτύου. Πώς τα εργαλεία συγγραφής γραφής καθιστούν τη ζωή σας πιο εύκολη. Πώς τα εργαλεία συγγραφής γραφής καθιστούν τη ζωή σας ευκολότερη. Χάρη στο Διαδίκτυο, η συνεργασία σε ένα έργο γραφής πρέπει να είναι ένα αεράκι. Εάν έχετε συν-παράγει ένα, ξέρετε ότι αυτό μπορεί να είναι δύσκολο. Δεν πρέπει να είναι με το σωστό εργαλείο. Διαβάστε περισσότερα είναι γενικά ασφαλέστερη, πιο αξιόπιστη και πιο αποτελεσματική από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκτός από αυτό είναι διασκεδαστικό και εύκολο. Επιτρέψτε μου να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε.

Η ομάδα

Η εργασία εξ αποστάσεως είναι δύσκολη. Έτσι είναι πολύ σημαντικό να φτάσουμε όλοι στην ίδια σελίδα και να οικοδομήσουμε την ομάδα. Έχουμε καλύψει το πώς το ομαδικό πνεύμα αμαρτάνει την τεχνολογία Η τεχνολογία των Spirit Trumps Team: Πώς να μαζέψει την απομακρυσμένη συνεργασία για τις online ομάδες Τεχνολογία του Spirit Spirit Trumps: Πώς να μαζέψεις την απομακρυσμένη συνεργασία για τις online ομάδες Η συνεργασία δεν γίνεται ευκολότερη αν πρέπει να συνεργαστείς απομακρυσμένα και να μοιραστείς μόνο το Διαδίκτυο ως κοινή σύνδεση. Η τεχνολογία μπορεί να βοηθήσει στην πλοήγηση στο χάος. Αλλά είναι μόνο το κερασάκι. Διαβάστε περισσότερα πριν. Τα μέλη της ομάδας πρέπει να μάθουν για τις δυνάμεις και τις αδυναμίες του άλλου. Η ομάδα χρειάζεται έναν κοινό στόχο και ένα χάρτη πορείας με μεμονωμένους στόχους και ευθύνες. Ο καθένας πρέπει να αισθάνεται άνετα με τα εργαλεία που χρησιμοποιεί και τουλάχιστον ένα άτομο πρέπει να κρατήσει την ομάδα οργανωμένη.

Συμβουλή 1: Μην ξεχνάτε ποτέ τη σημασία μιας ομάδας χωρίς αποκλεισμούς που θα ασχολείται με όλα τα μέλη της.

Τα εργαλεία

Η συνεργατική συγγραφή ή επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους. Τα εργαλεία που βασίζονται σε προγράμματα περιήγησης περιλαμβάνουν το Google Drive ή το OneDrive (πρώην SkyDrive). Από την πλευρά του λογισμικού, το Microsoft Office υποστηρίζει τη συνεργατική επεξεργασία με το SharePoint ή το OneDrive. Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Word (2007 ή 2010), μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόσθετο του CodoxWord για να ενεργοποιήσετε τη συνεργατική γραφή. Ο ελεύθερος επεξεργαστής λέξεων Abiword είναι ο καλύτερος δωρεάν Ελαφρύς επεξεργαστής κειμένου Abiword Είναι ο καλύτερος δωρεάν Ελαφρύς Επεξεργαστής Λέξεων Αποκτήστε έναν ελαφρύ επεξεργαστή κειμένου χωρίς ελαττώματα. Εάν χρειάζεστε ένα πρόγραμμα συμβατό με μια μεγάλη ποικιλία μορφών αρχείων, το Abiword μπορεί να είναι το κατάλληλο για εσάς. Δεν είναι τόσο ισχυρό όσο η Microsoft ... Διαβάστε περισσότερα Το AbiWord περιλαμβάνει επίσης ένα πρόσθετο συνεργασίας, το οποίο επιτρέπει την ταυτόχρονη επεξεργασία εγγράφων μέσω του AbiCollab.net. Εάν η ιδιωτική ζωή είναι ένα πρόβλημα, μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόνομη φιλοξενία ανοιχτού κώδικα και δωρεάν online επεξεργαστή κειμένου με το Etherpad.

Συμβουλή 2: Επιλέξτε ένα εργαλείο που βασίζεται στις ανάγκες του έργου σας και στις ικανότητες ή τις προτιμήσεις της ομάδας σας.

Τα εργαλεία υποτίθεται ότι διευκολύνουν τη ροή εργασίας σας. Εάν τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα συγκεκριμένο λογισμικό ή πλατφόρμα, η πρόοδος του έργου σας θα υποφέρει. Ακολουθούν ορισμένα σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη:

• Ποια λειτουργικά συστήματα είναι τα μέλη της ομάδας σας;
• Ποια εργαλεία χρησιμοποιούν τώρα;
• Με ποια εργαλεία έχουν εμπειρία;

Ομοίως, εάν ένα εργαλείο δεν διαθέτει τα απαραίτητα χαρακτηριστικά, η επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος θα είναι δύσκολη. Συλλογικά, συντάξτε μια λίστα με χαρακτηριστικά που πρέπει να έχετε και να έχετε ωραία χαρακτηριστικά. Σκέψου τα ακόλουθα:

• συνεργατική γραφή σε πραγματικό χρόνο
• σχόλια
• συνομιλία πλευρικής γραμμής
• κοινοποιήσεις
• διαχείριση αρχείων
• ιστορικό αναθεώρησης
• Έλεγχος έκδοσης
• υποστήριξη στήριξης
• εισαγωγή εξαγωγή
• υποστήριξη κινητής τηλεφωνίας

Αυτή η λίστα και η συνειδητοποίηση των προϋποθέσεων της ομάδας σας θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε ένα ή περισσότερα κατάλληλα εργαλεία.

Συμβουλή 3: Βοηθήστε σε κάθε μέλος να ρυθμίσει το εργαλείο που αποφασίσατε και - όπου χρειάζεται - να του δώσετε μια εισαγωγή στις λειτουργίες που θα χρειαστούν.

Η διαδικασία

Κατά την έναρξη του έργου γραφής, συγκεντρώστε μια επισκόπηση των διαφορετικών καθηκόντων και θεμάτων για να καλύψετε και να διανείμετε ευθύνες. Η ομάδα πρέπει να σχεδιάσει ένα περίγραμμα, να βρει ειδικούς για διάφορα τμήματα, να επιλέξει έναν επεξεργαστή αντιγράφων για να διορθώσει την ορθογραφία, τη γραμματική και το στυλ γραφής. Τοποθετήστε έναν εκτελεστικό συντάκτη που είναι υπεύθυνος για το περιεχόμενο και ορίστε κάποιον που θα διαχειριστεί δεδομένα ή σχεδιαγράμματα και πίνακες.

Συμβουλή 4: Κάθε μέλος της ομάδας σας έχει διαφορετικές δεξιότητες. Μια αποδοτική διαδικασία θα βασίζεται στα πλεονεκτήματα των ανθρώπων. Αναθέστε ανάλογα τις αρμοδιότητες.

Συμβουλή 5: Όταν πρόκειται για εκτέλεση, εμπλέξτε την ομάδα. Οι άνθρωποι πρέπει να ανταλλάσσουν περιοδικά ρόλους και να επιμελούν το έργο του άλλου ώστε να καλύπτουν διαφορετικές οπτικές γωνίες.

Το γράψιμο είναι μια δημιουργική διαδικασία και ένα πάθος πολλοί άνθρωποι.

Συμβουλή 6: Αν έχετε άτομα στην ομάδα σας που μισούν το γράψιμό τους να αλλάζει από κάποιον άλλο, οι συντάκτες μπορούν αντ 'αυτού να εργαστούν με σχόλια και προτάσεις.

Συμβουλή 7: Συμφωνείτε σχετικά με την σχολιασμό των συμβάσεων, την ονοματολογία και τον τρόπο επεξεργασίας των σχολίων.

Στο τέλος, η επιτυχία του εγγράφου σας εξαρτάται από το περιεχόμενο.

Συμβουλή 8: Αφήστε τους ανθρώπους να γράψουν αυτό που είναι ενθουσιώδεις, ακόμα κι αν το γράψιμο τους χάλια. Οι ιδέες τους μπορεί να είναι λαμπρές και μπορείτε πάντα να διορθώσετε το στυλ γραφής.

Συμβουλή 9: Σεβαστείτε την ιδέα! Όταν επεξεργάζεστε γραφή κάποιου άλλου, βεβαιωθείτε ότι η ιδέα που εκφράζει διατηρείται.

Όλο το χρόνο, ένα άτομο πρέπει να οργανώσει την ομάδα, να διαχειριστεί τις προσδοκίες και να διατηρήσει το χρονοδιάγραμμα στο μυαλό.

Συμβουλή 10: Συχνά επικοινωνήστε με τους συμπαίκτες σας. Ενημερώστε τους σχετικά με τη συνολική πρόοδο, επισημάνετε τα κενά και τους υπενθυμίστε τις ευθύνες και τις προθεσμίες. Επαινείτε τις ατομικές προσπάθειες και προτρέψτε τους να μοιραστούν τη δική τους πρόοδο, ιδέες και προκλήσεις.

Το τελικό έργο

Μια ομάδα που προσεγγίζει ένα γράμμα ή οποιοδήποτε άλλο έργο με ενθουσιασμό και συνεργατικό πνεύμα - πρόθυμοι να δώσουν το καλύτερο δυνατό, να υποστηρίξουν τους συμπαίκτες τους και να κάνουν συμβιβασμούς - θα έχουν πάντα καλύτερα αποτελέσματα από τα άτομα. Το σύνολο είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των τμημάτων του. Δώστε σε αυτό και σας υπόσχομαι ότι θα είναι η πιο ικανοποιητική εμπειρία της ζωής σας. Είναι σίγουρα δικό μου.

Ποια διδάγματα έχετε μάθει ενώ εργάζεστε με εικονικές ομάδες;

Image Credit: Ed Yourdon μέσω Flickr, Virtual Collaboration μέσω Shutterstock