Όταν είναι καιρός να συνεργαστείτε με την ομάδα σας, υπάρχουν πολλές εκτεταμένες εφαρμογές που μπορούν να σας βοηθήσουν. Ωστόσο, αυτές τις μέρες πολλοί από εμάς εξακολουθούν να ζουν στα inboxes μας. Έτσι, όταν θέλετε να συνεργαστείτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε λάβει, εκείνα που συνθέτετε ή ακόμα και κρατάτε μια γρήγορη συνομιλία, όλα αυτά μπορούν να γίνουν απευθείας από το λογαριασμό σας στο Gmail.
Ευτυχώς, υπάρχουν τεράστια εργαλεία και συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα καλύτερα.
Εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να βοηθήσουν
Hiver
Με το Hiver, μπορείτε να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας απευθείας από το λογαριασμό σας στο Gmail, χρησιμοποιώντας ετικέτες, αναθέτοντας εργασίες, μεταβιβάζοντας μηνύματα και παρακολουθώντας την κατάσταση όλων.
Χρησιμοποιώντας τις κοινές ετικέτες, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να ενημερώνεστε γρήγορα για νέες εργασίες. Οι κοινόχρηστες επαφές επιτρέπουν ευκολότερη ανταλλαγή μηνυμάτων, υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και βοήθεια αναβολής με αναλυτικές ενέργειες, σημειώσεις επιτρέπουν συνομιλίες και επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα μπορούν να προσφέρουν στην επιχείρησή σας ομοιόμορφη εμφάνιση.
Επιπλέον, το Hiver παρέχει μια δυνατότητα ανίχνευσης σύγκρουσης, έτσι ώστε εάν ένα άλλο άτομο στην εταιρεία σας απαντήσει σε ένα κοινό μήνυμα, θα το ξέρετε αμέσως.
Το Hiver προσφέρει δωρεάν δοκιμή για να μπορείτε να δείτε τα χαρακτηριστικά. Η τιμολόγηση του σχεδίου ποικίλλει ανά μήνα μετά τη δοκιμή, με βάση τον αριθμό των χρηστών, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα πρότυπα και άλλα στοιχεία. Σημειώστε ότι οι χρήστες που προσκαλείτε στο Hiver πρέπει να έχουν έναν λογαριασμό Google Apps ή Gmail.
Απεσταλμένος
Το Missive είναι ένα υπέροχο εργαλείο συνεργασίας με βάση το web, καθώς ενσωματώνει κουκίδες με σπείρωμα απευθείας στα εισερχόμενά σας. Η εφαρμογή έχει επίσης επιλογές για αναβολή ή αρχειοθέτηση συνομιλιών, τη δυνατότητα σύνθεσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συμπαίκτες και σας παρέχει μια ισχυρή εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μόλις εγγραφείτε για δωρεάν λογαριασμό με το Missive, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα απλά εισάγοντας το όνομα της εταιρείας σας. Προσκαλέστε τους ανθρώπους να συμμετάσχουν, συνδέστε έναν τρέχοντα λογαριασμό Gmail για να εισάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και στη συνέχεια είστε στο δρόμο σας.
Η συνεργασία είναι εξαιρετικά απλή. Μπορείτε να αναφέρετε ένα άλλο μέλος της ομάδας να επιστήσει την προσοχή του σε ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια συζήτηση σχετικά με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν οικείο τύπο διεπαφής τύπου κειμένου. Μπορείτε επίσης να συζητήσετε ιδιωτικά με τα μέλη της ομάδας σας, να επεξεργαστείτε μηνύματα και να επισυνάψετε αρχεία και φωτογραφίες.
Για μια ολοκληρωμένη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εξαιρετικές δυνατότητες, εύκολη συνεργασία και απλό περιβάλλον εργασίας, το Missive είναι μια καταπληκτική επιλογή.
Todoist
Το Todoist είναι εύκολα μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές διαχείρισης εργασιών και με τη συνεργασία του Gmail, είναι ακόμα πιο ισχυρή. Μπορείτε να μετατρέψετε γρήγορα τα μηνύματα σε εργασίες, να συνεργαστείτε σε κοινά έργα και να ελέγξετε τις λίστες εργασιών από τα εισερχόμενά σας.
Η εφαρμογή παρέχει εύχρηστες ειδοποιήσεις, σύστημα ετικετών για ροή εργασίας, σχόλια με δυνατότητα συνημμένων, λειτουργία εξαγωγής για το iCalendar, συγχρονισμό συσκευών σε πραγματικό χρόνο και επίπεδα προτεραιότητας χρώματος. Όλες αυτές οι βολικές λειτουργίες καθιστούν τη συνεργασία απευθείας από τα εισερχόμενά σας στο Gmail τόσο εύκολη όσο και η πίτα.
Ένα χαρακτηριστικό χαρακτηριστικό του Todoist είναι η προσβασιμότητά του. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε στον ιστό, στις κινητές συσκευές σας και ως επέκταση του προγράμματος περιήγησης. Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη δωρεάν με επιλογές πριμοδότησης και επιχειρηματικών εκδόσεων σε ετήσια βάση συνδρομής.
Τήρηση
Αν εσείς και η ομάδα σας είστε χρήστες του Google Chrome, τότε μια εφαρμογή που ονομάζεται "Κράτηση" είναι μία για να ελέγξετε τη συνεργασία του Gmail. Αυτή η εφαρμογή προορίζεται για επιχειρήσεις που παρέχουν υποστήριξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και περιέχει ένα εσωτερικό σύστημα έκδοσης εισιτηρίων.
Το Keeping παρέχει ένα γενικό πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το help desk με ανοιχτές και αόριστες, απονεμημένες σε εσάς και κλειστές ετικέτες που βρίσκονται στην κορυφή του λογαριασμού σας Gmail. Μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση μηνυμάτων από ανοιχτό σε κλειστό, να αντιστοιχίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε χρήστες που έχετε ρυθμίσει και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να δείτε πόσα άτομα έχουν εκχωρηθεί σε κάθε χρήστη. Η εφαρμογή επιτρέπει εσωτερικές σημειώσεις ανά μήνυμα που μπορεί να δει ολόκληρη η ομάδα σας, κάτι που δεν είναι μόνο βολικό αλλά απαραίτητο για τη συνεργασία ηλεκτρονικής υποστήριξης.
Διατηρώντας μια δωρεάν δοκιμή 14 ημερών, μπορείτε να την δοκιμάσετε. Μετά από αυτό, υπάρχουν διαθέσιμα τρία σχέδια με τιμολόγηση ανάλογα με τον αριθμό των χρηστών και των κοινόχρηστων γραμματοκιβωτίων που χρειάζεστε. Όπως αναφέρθηκε, η διατήρηση είναι διαθέσιμη μόνο για το Google Chrome.
Ομάδες Google
Η δημιουργία μιας ομάδας Google μπορεί να σας βοηθήσει και η ομάδα σας να συναντηθούν σε ιδέες, θέματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα συνεργατικό φάκελο εισερχομένων.
Μπορείτε απλά να δημιουργήσετε μια νέα ομάδα, να προσαρμόσετε τις βασικές ρυθμίσεις δικαιωμάτων και να προσκαλέσετε την ομάδα σας. Μπορείτε να εκχωρήσετε και να επιλύσετε θέματα, να διαχειριστείτε χρήσιμες ετικέτες και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα για να είστε ενημερωμένοι. Η απόσπαση μηνυμάτων και απαντήσεων είναι εύκολη, η συνολική συνομιλία των συνομιλιών γίνεται με ένα κλικ και η δραστηριότητα προβολής και η απόκτηση ενός συνδέσμου με τη ροή είναι επίσης πολύ απλή.
Αν θέλετε να κρατήσετε τα πράγματα απλά με την επιχείρησή σας ή απλώς να έχετε ένα μικρό αριθμό μελών της ομάδας, οι Ομάδες Google είναι ένα συνεργατικό εργαλείο που πρέπει να εξετάσετε.
Περισσότερα εργαλεία που μπορείτε να συνδέσετε
Trello
Το Trello προσφέρει μερικούς διαφορετικούς τρόπους για να χρησιμοποιήσει το εύχρηστο εργαλείο διαχείρισης έργου για συνεργασία. Πρώτον, αν είστε χρήστης του Google Chrome, υπάρχει μια χρήσιμη επέκταση που ονομάζεται GMail στο Trello που σας επιτρέπει να προσθέτετε κάρτες σε πίνακες. Μόλις εγκατασταθεί και ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, θα δείτε ένα κουμπί Προσθήκη κάρτας στην κορυφή. Επιλέξτε το κουμπί και, στη συνέχεια, προσθέστε τις λεπτομέρειες στο αναδυόμενο παράθυρο. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στην κάρτα Trello και έχετε ρυθμίσει.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Trello που λαμβάνετε δωρεάν για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργούν κάρτες απευθείας στα διοικητικά συμβούλια σας. Κάθε πίνακας Trello που δημιουργείτε έρχεται με τη δική της διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη διεύθυνση, απλώς επισκεφθείτε την επιθυμητή πλακέτα, επιλέξτε Εμφάνιση Μενού > Περισσότερα > Ρυθμίσεις Email-to-Board . Μόλις έχετε τη διεύθυνση αυτή, θα μπορείτε να δημιουργήσετε κάρτες για την ομάδα σας χωρίς να αφήσετε το Gmail.
Dropbox
Με το Dropbox, οι χρήστες του Google Chrome έχουν πρόσβαση σε μια επέκταση που ονομάζεται Dropbox για Gmail. Αυτό το χρήσιμο εργαλείο Dropbox Dropbox για το Gmail: Γιατί το Google Chrome είναι τώρα ο καλύτερος Dropbox πελάτης Dropbox για το Gmail: Γιατί το Google Chrome είναι τώρα ο καλύτερος Dropbox πελάτης Dropbox, ένας από τους καλύτερους παρόχους αποθήκευσης cloud, απαιτεί να είναι εγκατεστημένος στον υπολογιστή σας τοπικός πελάτης πραγματικά χρήσιμο. Ωστόσο, εάν χρησιμοποιείτε το Google Chrome, ενδέχεται να μην χρειάζεστε πια κάτι τέτοιο. Διαβάστε περισσότερα θα εμφανίσει το κουμπί Dropbox στο κάτω μέρος του παραθύρου email. Απλά κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί, περιηγηθείτε ή αναζητήστε ένα αρχείο ή μια φωτογραφία στο αναδυόμενο παράθυρο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισαγωγή συνδέσμου . Αυτό θα στείλει ένα σύνδεσμο προς αυτό το στοιχείο στον παραλήπτη σας χωρίς να χρειάζεται να πλοηγηθείτε από τα εισερχόμενά σας.
Google Drive
Για κάθε πρόγραμμα περιήγησης που χρησιμοποιείτε για πρόσβαση στο Gmail, το Google Drive είναι μια αυτόματη επιλογή. Όπως και με την επέκταση Dropbox για το Google Chrome, θα πρέπει να δείτε ένα κουμπί για το Google Drive στο κάτω μέρος του παραθύρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύνθεσης. Σε αντίθεση με το Dropbox. χρησιμοποιώντας το Google Drive 7 Διαφορετικές χρήσεις της ενσωμάτωσης του Google Drive με το Gmail 7 Διαφορετικές χρήσεις της ενσωμάτωσης του Google Drive Με το Gmail Gmail και το Google Drive τροφοδοτούν πολλές από τις ανάγκες μας στην παραγωγικότητα. Ας δούμε μερικούς τρόπους κοινής λογικής και μερικές έξυπνες αμυχές που μας επιτρέπουν να συνδυάσουμε άψογα αυτές τις δύο υπηρεσίες. Η επιλογή "Περισσότερα" σάς επιτρέπει να στείλετε είτε ένα σύνδεσμο στο στοιχείο είτε να το επισυνάψετε απευθείας στο μήνυμα, δίνοντάς σας περισσότερη ευελιξία από τα εισερχόμενά σας.
Χρήσιμες Συμβουλές και Κόλπα
Η συνεργασία με την ομάδα σας χρησιμοποιώντας το Gmail δεν απαιτεί πάντοτε να χρησιμοποιείτε εφαρμογές ή επεκτάσεις τρίτων. Αν και όλα αυτά τα εργαλεία είναι χρήσιμα και υπέροχες επιλογές, αν έχετε μια πολύ μικρή ομάδα, υπάρχουν μερικές απλές συμβουλές και κόλπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε που ήδη υπάρχουν στο Gmail.
Ορίστε αντικείμενα με ετικέτες . Το Gmail προσφέρει χρήσιμες ετικέτες Ανακαλύψτε ξανά τις ετικέτες του Gmail και τελικά τιτλοποιήστε τα εισερχόμενά σας Ανακαλύψτε τις ετικέτες του Gmail και τελικά ταίριασε τα εισερχόμενά σας Υπάρχουν πολλά κόλπα για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά υπάρχει ένα δικαίωμα κάτω από τη μύτη σας που ίσως να μην χρησιμοποιείτε: παλιές ετικέτες Gmail. Διαβάστε περισσότερα για να διατηρήσετε τα εισερχόμενα και τους φακέλους σας οργανωμένα, αλλά αυτά τα εύχρηστα εργαλεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την ανάθεση εργασιών. 10 Υποχρεωτικά Gmail Tweaks για να προσθέσετε στη δική σας ροή εργασίας Σήμερα 10 Underused Gmail Tweaks για προσθήκη στη δουλειά σας Σήμερα το Gmail βρίσκεται εδώ και τόσο καιρό τώρα. Ωστόσο, ορισμένα χαρακτηριστικά του Gmail μας εκπλήσσουν. Ας δούμε τις δέκα λειτουργίες που μπορούν να επιταχύνουν τη διαχείριση των email σας και τη ροή εργασίας σας. Διαβάστε περισσότερα και εφιστώντας την προσοχή σε συγκεκριμένα μηνύματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έγχρωμες ετικέτες για κάθε μέλος της ομάδας. Με αυτόν τον τρόπο, τόσο εσείς όσο και η ομάδα σας μπορείτε να εντοπίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονται προσοχή με μια ματιά.
Επωφεληθείτε από τα φίλτρα . Το Gmail παρέχει ισχυρά φίλτρα 4 έξυπνα φίλτρα Gmail που σας βοηθούν να ασχοληθείτε με πάρα πολλά email 4 έξυπνα φίλτρα Gmail που σας βοηθούν να ασχοληθείτε με πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το Decluttering και η οργάνωση των εισερχομένων Gmail είναι καθημερινή δουλειά. Υπάρχει ένας πιο έξυπνος τρόπος για να το κάνετε. Δημιουργήστε τέσσερις βασικούς τύπους φίλτρων στο Gmail για να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αυτόματα. Διαβάστε περισσότερα που είναι αρκετά χρήσιμα και ευέλικτα. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη Sue να έχουν μια συγκεκριμένη ετικέτα εφαρμοστεί και να προωθηθεί στο Phil. Ως άλλο παράδειγμα, μπορείτε να έχετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη λέξη Project στη γραμμή θέματος να λάβετε ένα αστέρι και να επισημανθεί ως σημαντικό.
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συζήτησης . Το Gmail έχει ενσωματωμένο το Google Hangouts, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να κατεβάσετε άλλη εφαρμογή messenger εάν ολόκληρη η ομάδα σας χρησιμοποιεί το Gmail. Μπορείτε να συνομιλήσετε μέσω κειμένου ή να πραγματοποιήσετε ένα βίντεο ή μια τηλεφωνική κλήση με ένα άτομο ή μια ομάδα εύκολα. Ιδιαίτερα χρήσιμη για απομακρυσμένες ομάδες, αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να συνεργαστείτε καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας χωρίς να αφήσετε το Gmail.
Πρόσθετες συμβουλές :
- Διατηρήστε τις γραμμές του θέματος σας σαφείς και χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά και συνέπεια για την εκχώρηση 10 συμπληρωματικών τρόπων εισερχομένων από το Gmail σας εξοικονομούν χρόνο 10 Super Efficient Ways Εισερχόμενα από το Gmail σας εξοικονομούν χρόνο Εισερχόμενα από το Gmail είναι η πιο πρόσφατη προσέγγιση της Google για την οργάνωση και διαχείριση email. Μπορεί να σας δώσει μια απλούστερη ροή εργασιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μάθετε αν το Inbox by Gmail μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς. Διαβάστε περισσότερα .
- Κρατήστε την ομάδα σας στον βρόχο, αντιγράφοντάς τα σε σημαντικά μηνύματα.
- Κρατήστε όλους ενημερωμένους σχετικά με τις λέξεις-κλειδιά που πρέπει να χρησιμοποιήσετε και τη δομή των υποκείμενων γραμμών.
Συνεργάζεστε με το Gmail;
Ίσως διαθέτετε ένα υπάρχον σύστημα για τη χρήση του Gmail για συνεργασία. Εάν ναι, τι είναι και είναι επιτυχής; Ή ίσως θέλετε να δοκιμάσετε ένα από τα εργαλεία ή τις μεθόδους που αναφέρονται εδώ. Είτε έτσι είτε αλλιώς, η συνεργασία είναι το κλειδί για πολλές επιτυχημένες επιχειρήσεις και αν η χρήση απλών εφαρμογών όπως το Gmail μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας, θα θέλαμε να ακούσουμε.
Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές σας για τη συνεργασία στο Gmail; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα παρακάτω σχόλια.