Πώς μεγιστοποιείτε το χρόνο σας; Χρησιμοποιείτε εφαρμογές διαχείρισης χρόνου; Σχεδιάζετε μπροστά και παραμείνετε στην κορυφή του προγράμματος; Ή δίνετε προτεραιότητα στις εργασίες σας; Εάν έχετε δοκιμάσει αυτά τα πράγματα και εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε προβλήματα με την αποτελεσματική χρήση του χρόνου σας, ίσως χρειαστεί αλλαγή.
Συμμετοχή στο δωρεάν μάθημα διάρκειας 10 ημερών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαχείρισης και εξοικονομήστε 10+ ώρες κάθε εβδομάδα!
Αυτό θα σας υπογράψει στο newsletter μας
Εισαγάγετε το Email σας Ξεκλειδώστε Διαβάστε την πολιτική απορρήτου μαςΟ κανόνας 80/20 είναι μια άλλη επιλογή για τη διαχείριση του χρόνου και, με μικρές προσαρμογές, μπορεί να είναι μόνο η ιδανική λύση σας.
Τι ακριβώς είναι ο κανόνας 80/20;
Ο κανόνας 80/20 είναι επίσης γνωστός ως αρχή Pareto. Η ιδέα ξεκίνησε με τον Ιταλό οικονομολόγο Vilfredo Pareto. Παρατήρησε ότι το 80% της γης της χώρας ανήκε μόνο στο 20% του πληθυσμού. Αυτό οδήγησε τον Pareto να εξετάσει περαιτέρω την ανισορροπία αυτή και πώς σχετίζεται με άλλους τομείς.
Χρόνια αργότερα, ένας σύμβουλος με τον όνομα Joseph Juran εφάρμοσε την έννοια αυτή στις επιχειρήσεις και την ονόμασε αρχή Pareto. Από το The Economist σε απευθείας σύνδεση:
Ο Juran επέκτεινε την αρχή στον ποιοτικό έλεγχο, δηλώνοντας, για παράδειγμα, ότι τα περισσότερα ελαττώματα στην παραγωγή είναι το αποτέλεσμα ενός μικρού ποσοστού των αιτιών όλων των ελαττωμάτων - αυτό που περιγράφει ως "τους ζωτικούς λίγους και τους ασήμαντους πολλούς".
Σύμφωνα με την Investopedia, αυτό σημαίνει ότι:
- Το 80% του όγκου πωλήσεων προέρχεται από 20 προϊόντα στη σειρά προϊόντων.
- Το 80% των εσόδων της εταιρείας προέρχεται από το 20% των πελατών της.
- Το 80% της παραγωγής της εταιρείας προέρχεται από το 20% των εργαζομένων της.
Η διαχείριση του χρόνου είναι η πιο συνηθισμένη χρήση της αρχής Pareto, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι τείνουν να διαχέουν λίγο χρόνο, αντί να εστιάζουν στα πιο σημαντικά καθήκοντα.
Με αυτό το σκεπτικό, η αναφορά στην αρχή της διαχείρισης χρόνου σημαίνει ότι το 80% της παραγωγής σας θα μπορούσε να προέρχεται από μόλις 20% του χρόνου σας. Τώρα το ερώτημα είναι, πώς το καταφέρνετε; Εδώ είναι τέσσερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε.
Συχνά αξιολογείτε τις εργασίες σας
Αν το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% της προσπάθειας, τότε είναι λογικό το 80% των επιπτώσεων να προέρχεται από το 20% των καθηκόντων σας. Έτσι, προσδιορίστε το 20% των καθηκόντων σας που θα αποδώσει το 80% των αποτελεσμάτων που αναζητάτε.
Κατά την εξέταση των καθηκόντων σας, αναρωτηθείτε:
- Είναι όλα τα καθήκοντα στη λίστα μου επισημαίνονται ως επείγοντα;
- Είναι τα καθήκοντα της λίστας μου εντός του πεδίου μου ή ανήκουν αλλού;
- Μήπως ξοδεύω πολύ χρόνο σε συγκεκριμένους τύπους εργασιών;
- Υπάρχουν αρμοδιότητες που πρέπει να εκχωρήσω Αντιπροσωπεία: Πρέπει να έχετε δεξιότητες ηγεσίας για να μειώσετε το φόρτο εργασίας σας Αντιπροσωπεία: Πρέπει να έχετε δεξιότητες ηγεσίας για να μειώσετε το φόρτο εργασίας σας Αφού διαδραματίσετε ηγετικό ρόλο, θα πρέπει να μάθετε πώς να μεταβιβάσετε την εργασία. Σας διδάσκουμε τα πέντε Ws της αντιπροσωπείας: ποιος, τι, πότε, πού, και γιατί. Διαβάστε περισσότερα ?
- Είναι όλα αυτά τα καθήκοντα πραγματικά αναγκαία για το συνολικό αποτέλεσμα;
Συνεχώς αξιολογήστε τους στόχους σας
Οι στόχοι και οι στόχοι σας μπορεί να είναι αλληλένδετοι, αλλά όχι πάντα. Κάποιοι μπορεί να είναι εντελώς ξεχωριστά. Έτσι, σκεφτείτε τους στόχους σας και τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την επίτευξή τους. Να θυμάστε ότι το 80% αυτών των στόχων θα επιτευχθεί με μόλις 20% των απαραίτητων δραστηριοτήτων.
Και πάλι, πάρτε έναν κατάλογο και δείτε ποιο 20 τοις εκατό των δραστηριοτήτων σας φέρνει πιο κοντά στην πλειοψηφία των στόχων σας. Ελέγξτε αυτά τα λίγα παραδείγματα και δείτε αν μπορείτε να αναφέρετε:
- Εάν εργάζομαι αργά σήμερα (δραστηριότητα 20 τοις εκατό), μπορώ να τελειώσω το στοιχείο στη λίστα εργασιών μου, να κάνω το αφεντικό ευτυχισμένο και να πάρω αύριο μακριά (80 τοις εκατό γκολ).
- Εάν κάνω μια σαλάτα για φαγητό στο γραφείο μου για το μεσημεριανό γεύμα σήμερα (δραστηριότητα 20 τοις εκατό), μπορώ να εργαστώ σε αυτό το έργο, να νικήσω την προθεσμία και να πλησιάσω τον στόχο απώλειας βάρους μου (80 τοις εκατό).
- Εάν προγραμματίζω τακτικές συναντήσεις (δραστηριότητα 20 τοις εκατό), μπορώ να αυξήσω την ομαδική επικοινωνία, να αποκτήσω ένα πιο επιτυχημένο έργο και να είμαι καλύτερος ηγέτης (80 τοις εκατό).
Καθορίστε τον πρωί σας χρόνο
Όλοι έχουν συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της ημέρας όταν είναι οι πιο παραγωγικοί. Μπορείτε να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας μεταξύ 9 π.μ. και 11 π.μ. Ή μπορείτε να κάνετε περισσότερα μεταξύ των 3 μ.μ. και 5 μ.μ. Πότε αισθάνεστε το πιο ενεργητικό, εστιασμένο και παραγωγικό;
Προσδιορίστε πότε είναι ο κύριος χρόνος σας Ανακαλύψτε τις πιο παραγωγικές ώρες με αυτή την απλή μέθοδο Ανακαλύψτε τις πιο παραγωγικές ώρες με αυτή την απλή μέθοδο Κατασκευάστε την τέλεια εργάσιμη μέρα γύρω από τα επίπεδα ενέργειας σας. Αυτό το απλό υπολογιστικό φύλλο του Excel και μερικά δευτερόλεπτα εργασίας κάθε μέρα θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να αλλάξετε τις συνήθειες σας και να κάνετε περισσότερα. Διαβάστε περισσότερα και χρησιμοποιήστε το για να αντιμετωπίσετε το 20% των καθηκόντων και των στόχων που έχετε εντοπίσει. Αυτό θα διασφαλίσει ότι ξοδεύετε την πιο παραγωγική ώρα της ημέρας σας για τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες που απαιτούνται για τα καλύτερα αποτελέσματα.
Προσδιορισμός και εξάλειψη των αποσταθεροποιήσεων
Είτε ταξιδεύετε καθημερινά στο γραφείο είτε εργάζεστε από το σπίτι, οι περισπασμοί είναι παντού. Αυτές οι δυσάρεστες, μικρές διακοπές μπορεί να προκαλέσουν απώλεια εστίασης, καθυστερημένες εργασίες και συνολική μείωση της παραγωγικότητάς σας. Αυτές οι 10 αποτυχίες καταστρέφουν την παραγωγικότητά σας Αυτές οι 10 παρεκτροπές καταστρέφουν την παραγωγικότητά σας Κανείς δεν μπορεί να ξεφύγει από τις αποσπάσεις της μοίρας! Διαβάστε περισσότερα .
Χρησιμοποιώντας την έννοια του κανόνα 80/20, τα FreshBooks υποθέτουν:
Το 80% των περισπασμών σας προέρχεται από το 20% των πηγών.
Για να αναλάβετε αυτές τις περισπασμούς και να τις εξαλείψετε, πρέπει πρώτα να τις αναγνωρίσετε. Η λίστα σας μπορεί να φαίνεται κάπως έτσι:
- Φλος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις
- Μη προγραμματισμένοι επισκέπτες
- Διψασία ή πείνα
- Κοινοποιήσεις κοινωνικών μέσων
Αφού έχετε τη λίστα των περισπασμών, ελέγξτε την και δείτε ποιες σας διακόπτουν περισσότερο. Θα διαπιστώσετε ότι μόνο δύο ή τρία (20%) είναι το μεγαλύτερο μέρος (80%) του προβλήματος. Στη συνέχεια, ενσωματώστε τρόπους για την εξάλειψη αυτών των διακοπών. Ακολουθούν μερικές προτάσεις:
- Αποκλεισμός συγκεκριμένων χρόνων για την επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Αφήστε τις μη επείγουσες κλήσεις να φτάσουν στο φωνητικό ταχυδρομείο.
- Κλείστε την πόρτα του γραφείου σας.
- Έχετε ένα ποτό και σνακ βολικό.
- Μείνετε μακριά από τα κοινωνικά μέσα κατά τη διάρκεια της εργασίας.
Έχετε δοκιμάσει τον κανόνα 80/20;
Η αρχή Pareto μπορεί να φέρει επιτυχία σε ορισμένες βιομηχανίες και χρήσεις, αλλά μπορεί να λειτουργήσει για σας; Εάν έχετε δοκιμάσει τον κανόνα 80/20 4 τρόποι να πάρετε το άγχος από την παραγωγικότητα 4 τρόποι να πάρετε το άγχος από την παραγωγικότητα Με μερικές καλά στοχοθετημένες αλλαγές, μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας με άλματα. Εφαρμόστε αυτές τις απλές μεθόδους στη ζωή σας και το αποτέλεσμα είναι αυτό που θα περιμένατε - καλύτερη εργασία με μικρότερη προσπάθεια. Διαβάστε περισσότερα με μεγάλη επιτυχία, συνεχίζετε να το χρησιμοποιείτε; Αντίθετα, εάν δώσατε στην ιδέα αυτή μια αρνητική εικόνα, ξέρετε τι πήγε στραβά;
Μοιραστείτε την ιστορία σας μαζί μας στα σχόλια παρακάτω, ώστε να μπορούν άλλοι να μάθουν από την εμπειρία σας.