Η καλύτερη συμβουλή που έχω ακούσει για την παραγωγικότητα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και email είναι - μην απαντάτε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το πρώτο πράγμα το πρωί. Είναι λίγο παράδοξο, αλλά αλήθεια ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η παραγωγικότητα βρίσκονται σε καταγραφές μεταξύ τους. Αν είμαστε πάρα πολύ εμμονή με αυτό, τα εισερχόμενά μας γίνεται μια τεράστια πλήγμα ταχύτητας στην εθνική οδό αποτελεσματικότητας. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Με τις σωστές συνήθειες και μεθόδους μπορούμε να δαμάσουμε το θηρίο που μας περιμένει αθώα από τη στιγμή που ξυπνάμε. Ακόμα και σε περιόδους λιστών κοινωνικών φίλων και ενημερώσεων 140 χαρακτήρων, το "ηλικιωμένο" ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει το προτιμώμενο μέσο επικοινωνίας, ίσως μόνο ο λαιμός και ο λαιμός με SMS.
Αυτές οι συμβουλές δεν έχουν σκοπό να σας οδηγήσουν στο Άγιο Δισκοπότηρο του Εισερχόμενου Μηδέν, αλλά πρόκειται να εισαγάγουν ελαφρές αλλαγές στην ηλεκτρονική συνήθεια, οι οποίες ελπίζουμε να σας κάνουν πιο αποτελεσματικό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Άνοιγμα εισερχομένων.
Δράσε τώρα!
Τα εισερχόμενά σας είναι μια γραμμή συναρμολόγησης. Διεργαστείτε τι είναι μπροστά σας και πλοίο. Δηλαδή, το σύνθημά σας από τη στιγμή που θα συνδεθείτε θα πρέπει να διαβαστεί - να απαντήσει - να διαγράψει (ή να αρχειοθετήσει). Πολλοί από εμάς συνδέουμε τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας και μόλις διαβάσαμε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να κάνουμε κάποια ενέργεια. Αργά ή γρήγορα θα πρέπει να επιστρέψουμε σε αυτό, και αυτό σημαίνει διπλάσιο το έργο και διπλασιάστε το χρόνο που χάνεται. Στη συνέχεια, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να λείπει ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο δεύτερο τρέξιμο. Έτσι, είναι πιο αποτελεσματική η ανάγνωση και η άμεση ανταπόκριση. Αρχειοθετήστε τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε τα εισερχόμενα να περιέχουν τα πιο σημαντικά και ενεργά.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι to-dos
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να μετατραπούν σε αντικείμενα που μπορούν να εκτελεστούν με ετικέτες όπως στο Gmail ή σε σημαίες όπως στο Microsoft Outlook. Αλλά είναι εύκολο να τα χάσεις στο σωρό των εισερχομένων. Είναι πιο αποδοτικό να αρχειοθετήσετε τα σημαντικά σημεία δράσης σε ξεχωριστό χώρο και να αρχειοθετήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τυχόν μελλοντικές αναφορές. Μπορείτε να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε στοιχεία που μπορούν να υποβληθούν σε ενέργεια με δύο τρόπους:
Χρησιμοποιήστε τις Εργασίες στο Gmail: Φέρτε το παράθυρο εργασιών, κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Αλληλογραφία. Οι εργασίες είναι μια απλή λίστα εργασιών, αλλά ένα πολύ αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης έργου. Απλά κάντε κλικ και πληκτρολογήστε για να προσθέσετε νέες εργασίες, να ορίσετε ημερομηνίες λήξης ή να προσθέσετε σημειώσεις και να τις ελέγξετε όπως τελειώσατε. Μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητα με τα πλήκτρα συντόμευσης. Για παράδειγμα, με το Shift + T, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία βάσει του ανοικτού μηνύματος.
Χρήση εγγράφου Google: Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα Δημιουργία εγγράφου στα εργαστήρια του Gmail. Άνοιγμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε κλικ στο στοιχείο Περισσότερα - Δημιουργία εγγράφου . Το σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιγράφεται αυτόματα στο Έγγραφο Google. Αν έχετε ενεργοποιήσει συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Gmail, μπορείτε να πατήσετε τα πλήκτρα G και W για να ανοίξετε ένα κενό Έγγραφο Google ενώ βρίσκεστε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δημιουργήστε την προσωπικότητά σας με υπογραφή
Δείτε πώς φαίνεται η επίσημη υπογραφή μου στο Gmail. Αυτό δημιουργήθηκε με WiseStamp Πώς να Spice Up Email υπογραφές σας με WiseStamp Πώς να Spice Up υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Με WiseStamp WiseStamp σας επιτρέπει να δημιουργήσετε πολλαπλές εξατομικευμένες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για όλους τους τυπικούς λογαριασμούς webmail, συμπεριλαμβανομένων Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail και AOL Mail. Εκτός από τα τυποποιημένα προσωπικά δεδομένα και το προφίλ κοινωνικής δικτύωσης ... Διαβάστε περισσότερα; ο δωρεάν λογαριασμός σας επιτρέπει να δημιουργήσετε δύο υπογραφές, οπότε έχω ένα για προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα για εργασία. Η υπογραφή μου έχει συνδέσμους με τα προφίλ μου Twitter, LinkedIn, Facebook και Google+. Με μια απλή υπογραφή, δεν προσφέρω μόνο την ταυτότητά μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναφορά επικοινωνίας, αλλά και άλλες όπου μπορώ να επικοινωνήσω μαζί μου. Μια υπογραφή βασισμένη στο προφίλ βοηθά στη δημιουργία ενός πιο επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και λειτουργεί ως γέφυρα για την κοινωνική δικτύωση. Μπορείτε να προωθήσετε ακόμη και τη δουλειά σας Οι 2 εύκολοι τρόποι για να προωθήσετε την τελευταία δημοσίευση blog σας με μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Οι 2 εύκολοι τρόποι για την προώθηση της τελευταίας σας blog Post με μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαβάστε περισσότερα με μόνο μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Έχετε ακούσει για τα πρότυπα;
Αρκετά μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσγειώνονται μπορούν να αντιμετωπιστούν με αποκρίσεις του λέβητα. Τα Εργαστήρια του Gmail διαθέτουν μια λειτουργία που ονομάζεται Κονσέρβες απαντήσεων οι οποίες, όπως υποδηλώνει το όνομα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παροχή άμεσων και τυποποιημένων απαντήσεων σε κοινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ενεργοποίηση κονσερβοποιημένων απαντήσεων από τις ρυθμίσεις - Εργαστήρια - Κονσέρβες απαντήσεων . Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αλλαγών . Συμπληρώστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια απάντηση, κάντε κλικ στο κουμπί Κονσέρβες απαντήσεων που βρίσκεται ακριβώς κάτω από τη γραμμή θέματος. Η πρώτη σας κονσερβοποιημένη απάντηση έχει ρυθμιστεί. Μπορείτε να ρυθμίσετε πολλαπλές κονσέρβες απαντήσεων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πρότυπα για κοινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο Mark επέστρεψε στις χρήσεις των κονσερβοποιημένων απαντήσεων σε δύο άρθρα μερικά χρόνια πίσω, τα οποία παραμένουν έγκυρα σήμερα:
- Εξοικονομήστε χρόνο με τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail χρησιμοποιώντας "Κονσέρβες απαντήσεων" Εξοικονομήστε χρόνο με τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail χρησιμοποιώντας το "Κονσέρβες απαντήσεων" Εξοικονομήστε χρόνο με τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail χρησιμοποιώντας "Κονσέρβες απαντήσεων" Διαβάστε περισσότερα
- Δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το νέο φίλτρο του Gmail Δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το νέο φίλτρο του Gmail Δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το νέο φίλτρο του Gmail Διαβάστε περισσότερα
Μην ενοχλείτε - απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις
Η αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σχετικά με αυτό που στέλνετε και επίσης αυτό που καλείτε. Κάθε ιστότοπος με τον οποίο έχετε συνδεθεί με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ενεργοποιημένη τις ειδοποιήσεις από προεπιλογή. Δεν υπάρχει τίποτα που να είναι τόσο παραγωγικός φονιάς όσο και η συνεχής ροή των ειδοποιήσεων από το Facebook, το Twitter, το Google+, το Pinterest και τα παρόμοια. Απενεργοποιήστε τα. Χρειάζεστε ειδοποιήσεις όταν επισκέπτεστε τους ίδιους τους ιστότοπους; Συνειδητοποιήστε ότι είναι εύκολο να χάσετε την εστίαση και είναι πολύ δύσκολο να το κερδίσετε.
Καθίστε μια μέρα ... και καταργήστε την εγγραφή
Ένας από τους μεγαλύτερους ενόχους του spam e-mail είναι τα ενημερωτικά δελτία, οι επαγγελματικές συνδρομές και οι πηγές ειδήσεων. Εάν κάνετε έναν έλεγχο όλων όσων έχετε εγγραφεί, ίσως να διαπιστώσετε ότι οι περισσότεροι από αυτούς είναι περιττοί. Αλλά έχουν γίνει το δάσος για το οποίο λείπουν τα δέντρα. Τα Εισερχόμενα Προτεραιότητας του Gmail Τα Εισερχόμενα Προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Τα Εισερχόμενα Προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Read More βοηθά σε ένα βαθμό. Αλλά ο καλύτερος τρόπος είναι να τα καταργήσετε με μη αυτόματο τρόπο. Είναι χρονοβόρο, αλλά έχετε ένα καθαρότερο φάκελο εισερχομένων. Μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε τις συνδρομές σας χρησιμοποιώντας υπηρεσίες όπως - Unroll.me και Swizzle
Βάλτε τα νήματα
Οι συνομιλίες με θέματα είναι εξαιρετικές. Κάνουν ευκολότερη την ανάγνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά έχουν επίσης τη συνήθεια να μετατρέπονται σε μια μακρά αλυσίδα μερικές φορές δύσκολες. Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν συνήθως ολόκληρο το βήμα της συνομιλίας στο τελευταίο μήνυμα αποστολής / λήψης. Έτσι, μπορείτε να κρατήσετε μόνο αυτό το τελευταίο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να διαγράψετε τα υπόλοιπα που ήρθαν πριν από αυτό.
Κρατήστε το Σύντομο
Ένα από τα κακάκια μου είναι οι απαντήσεις μιας λέξης που δεν λένε τίποτα περισσότερο από ένα "OK", ή ένα "Thank You". Το άνοιγμα και η ανάγνωση τους αφαιρεί ένα κλάσμα ενός λεπτού και σε μια κουραστική μέρα, θα μπορούσε να προσθέσει επάνω. Ναι, αλλά κρατάτε τα μηνύματά σας σύντομα. Βοηθά τόσο τον αποστολέα όσο και τον δέκτη. Περικοπή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έτσι ώστε να αντιμετωπίσει τα βασικά στοιχεία. Επίσης, δομήστε το ταχυδρομείο σας για καλύτερη αναγνωσιμότητα. Η χρήση σημείων με κουκκίδες ή σαφώς καθορισμένων παραγράφων βοηθάει στην ταχύτερη σάρωση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι καλό να θυμάστε τον κανόνα των πέντε ποινών του Guy Kawasaki -
"Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να εξηγήσετε ποιοι είστε, τι θέλετε, γιατί πρέπει να το πάρετε και πότε το χρειάζεστε".
Και τότε, το επόμενο άκρο είναι πάντα ιερό.
Θέμα ... θέμα ... θέμα
Από την εμπειρία μου, έχω χάσει σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Άνοιξα επίσης μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φαινόταν σημαντικά. Και τα δύο είχαν ένα κοινό πράγμα - μια κακώς κατασκευασμένη γραμμή θεμάτων. Χρειάζονται μερικά δευτερόλεπτα για να σκεφτείτε μια ευφυή γραμμή θέματος που αντικατοπτρίζει το μήνυμα. Και πάλι, βοηθά τόσο τον αποστολέα όσο και τον δέκτη καθώς γίνεται ευκολότερη η ανάκτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα είτε με αναζήτηση είτε με το χέρι. Θυμάστε - "LOL" δεν είναι θέμα!
Κοίτα μου, χωρίς χέρια!
Η απόδοση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δυστυχώς απαιτεί το αντίθετο. Η αποδοτικότητά σας θα βελτιωθεί δραστικά αν μάθετε συντομεύσεις πληκτρολογίου αντί να στηρίζεστε στο κλικ του ποντικιού. Οι υπολογιστές-πελάτες επιφάνειας εργασίας όπως το Outlook και το Thunderbird υποστηρίζουν τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, και μαζί τους είναι εύκολο να αύριο μέσα από τα νήματα συνομιλίας. Τι γίνεται με το Gmail; Αυτές οι συμβουλές θα πρέπει να καλύπτουν όλα, και τα άλλα:
- ΛΗΨΗ Χρήσιμες συντομεύσεις Gmail
- Συντομεύσεις για το Gmail: μια χρήσιμη επέκταση που σας καθοδηγεί για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για τον λογαριασμό σας Gmail [Chrome]
- Γρήγορα Μάθετε Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Gmail Με KeyRocket Για το Gmail Γρήγορα Μάθετε Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Gmail Με KeyRocket Για Gmail Γρήγορα Μάθετε Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Gmail Με KeyRocket Για Gmail Αξιοποιήστε στο έπακρο το Gmail μαθαίνοντας όλες τις συντομεύσεις πληκτρολογίου του. Με το Keyrocket για το Gmail θα εμφανίζεται μια ειδοποίηση κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το ποντίκι αντί για μια συντόμευση πληκτρολογίου που σας βοηθά ... Διαβάστε περισσότερα
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ίσως σαν το είδος των συνεργατών με τους οποίους δεν θέλετε να ζήσετε, αλλά και δεν μπορούν να ζήσουν χωρίς. Αλλά, όπως και κάθε συνεργάτης, μπορεί να είναι και για την παραγωγικότητά σας. Πρέπει να το παίξουμε σωστά. Διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 6 Απλά κόλπα για να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 6 Απλά κόλπα για να μειώσετε το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Η ενασχόληση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το καλύτερο μέρος της ημέρας μου. Δεν είπε ποτέ κανείς. Χρειάζεστε όλες τις συμβουλές που μπορείτε να λάβετε για τη διαχείριση των εισερχομένων email σας; Μπορούμε να σας βοηθήσουμε! Διαβάστε περισσότερα ήταν ένα αγαπημένο θέμα μας εδώ στο MakeUseOf.com. Δεν θα έχετε λιγότερες συμβουλές, αλλά περισσότερο από αυτό προσβλέπουμε στο δικό σας. Δύο προειδοποιήσεις εδώ - έχω βασίσει το μεγαλύτερο μέρος αυτής της ανάρτησης στο Gmail, καθώς είναι η δημοφιλής επιλογή και επίσης απέφυγα να αναφέρω τη χρήση φακέλων, ετικετών και φίλτρων και άλλες πιο προφανείς συμβουλές ροής εργασιών.
Λοιπόν, ποια είναι η καλύτερη συμβουλή που μπορείτε να βοηθήσετε όλους μας να στείλουμε email αποτελεσματικότερα;
Image Credit: κινούμενα σχέδια με Shutterstock | αν μπορούσατε να μου στείλετε email μέσω Shutterstock