Η διατήρηση ενός καθαρού φακέλου εισερχομένων είναι μια πραγματική πρόκληση. Μπορείτε να βάλετε έναν τόνο προσπάθειας για να το καθαρίσετε, φτάνοντας κοντά στο φάκελο εισερχομένων μηδέν 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση των εισερχομένων μηδέν στο Gmail 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση των εισερχομένων μηδέν στο Gmail Διαβάστε περισσότερα και απλά να βρεθείτε πίσω από το πού ξεκίνησες σε ένα μήνα.
Το κλειδί για την είσοδο στο φάκελο εισερχόμενων μηνυμάτων είναι η αυτοματοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερης διαδικασίας και η επανεξέταση της προσέγγισής σας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
1. Κάντε τις ετικέτες στον καλύτερο φίλο σας
Ετικέτες Gmail Ανακαλύψτε ξανά τις ετικέτες του Gmail και τελικά τιμηθείτε τα εισερχόμενά σας Ανακαλύψτε ξανά τις ετικέτες του Gmail και τελικά δαμάστε τα εισερχόμενά σας Υπάρχουν πολλά κόλπα για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά υπάρχει ένα δικαίωμα κάτω από τη μύτη σας που ίσως να μην χρησιμοποιείτε: παλιές καλές ετικέτες Gmail. Διαβάστε περισσότερα έχουν περάσει εδώ και πολύ καιρό, αλλά αυτό το απλό χαρακτηριστικό μπορεί να κάνει θαύματα για να ξεπεράσει τα εισερχόμενά σας. Οι ετικέτες θα ικανοποιήσουν την επιθυμία να ανοίξουν κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η προσθήκη ενός θα σας κάνει να νιώθετε ότι έχετε αντιμετωπίσει προσωρινά το αναμενόμενο μήνυμα εφαρμόζοντας μια ετικέτα.
Τα παρακάτω είναι ένα προτεινόμενο σύνολο ετικετών της πρώτης βαθμίδας που δημιουργούνται κάθε πρωί καθώς σαρώστε τα εισερχόμενά σας και προγραμματίζετε την ημέρα σας: Σήμερα, Τέλος, Αναμονή, Αίτηση, Απάντηση .
Εκτός από αυτές τις ετικέτες της πρώτης βαθμίδας, τις οποίες πρέπει να εφαρμόσετε σε όλα τα μηνύματα που απαιτούν κάποια ενέργεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες δεύτερης βαθμίδας με βάση τα εξής: αποστολέας, έργο / θέμα, προτεραιότητα, ομάδα κλπ. Αυτές οι ετικέτες της δεύτερης βαθμίδας θα εξαρτηθεί περισσότερο από τη δική σας ροή εργασίας και τις ανάγκες σας.
Το χρώμα κωδικοποιεί τις ετικέτες σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να πείτε πόσα επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντήσετε με μια ματιά.
2. Κανόνες, κανόνες, κανόνες
Δημιουργία φίλτρων ή κανόνων Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, το Yahoo Mail και το Outlook Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, το Yahoo Mail και το Outlook Το φιλτράρισμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το καλύτερο εργαλείο για να διατηρείτε τα inbox σας τακτοποιημένα και οργανωμένα. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα email στο Gmail, στο Yahoo Mail και στο Outlook. Διαβάστε περισσότερα στα εισερχόμενά σας είναι ένας εύκολος τρόπος να παραμείνετε οργανωμένοι. Μπορείτε να εκτρέψετε τα μηνύματα χρησιμοποιώντας αυτόματα ετικέτες χρησιμοποιώντας τα κριτήρια της επιλογής σας. Αυτά τα κριτήρια μπορούν να είναι τα ίδια με τα ετικέτα της δεύτερης βαθμίδας που αναφέρονται παραπάνω.
Αλλά θυμηθείτε, αυτό είναι μόνο το μισό έργο. Το άλλο μισό επεξεργάζεται τα εισερχόμενα μηνύματα, βελτιστοποιημένα από αυτή τη διαδικασία. Λοιπόν, πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό;
- Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Φίλτρα και Αποκλεισμένες διευθύνσεις .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου φίλτρου για να ξεκινήσετε να καθαρίζετε καλά τα εισερχόμενα του Gmail. Πρέπει να εισαγάγετε τουλάχιστον ένα από τα παρακάτω: αποστολέας, παραλήπτης, θέμα, λέξεις-κλειδιά, αποκλεισμένες λέξεις-κλειδιά, έχει συνημμένο και μέγεθος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε megabytes, kilobytes ή bytes.
- Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους στο πεδίο από και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου με αυτό.
- Στη συνέχεια, έχετε πολλές επιλογές σχετικά με το τι μπορείτε να κάνετε με αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από μία. Για τους σκοπούς μας, οι σχετικές επιλογές είναι: αρχειοθετήστε το, αστερίστε το, εφαρμόστε μια ετικέτα και διαγράψτε το. Από αυτούς, ο συνδυασμός της αρχειοθέτησης και της επισήμανσης θα είναι οι πιο σημαντικές επιλογές για αυτή την άσκηση.
- Εάν θέλετε να εφαρμόσετε το φίλτρο στα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, επιλέξτε Επίσης να εφαρμόσετε το φίλτρο στις συνομιλίες που ταιριάζουν με το Χ .
- Κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου
Για να δείτε αυτή τη διαδικασία σε ενέργεια και για δεύτερη πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου φίλτρου, ανατρέξτε στο παρακάτω βίντεο:
Παρά την απλότητα τους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα του Gmail για να ρυθμίσετε εξαιρετικά στιβαρή ροή εργασίας 4 φίλτρα Smart Gmail που σας βοηθούν να ασχοληθείτε με πάρα πολλά Email 4 έξυπνα φίλτρα Gmail που σας βοηθούν να ασχοληθείτε με πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το Decluttering και η οργάνωση των εισερχομένων Gmail είναι καθημερινή εργασία. Υπάρχει ένας πιο έξυπνος τρόπος για να το κάνετε. Δημιουργήστε τέσσερις βασικούς τύπους φίλτρων στο Gmail για να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αυτόματα. Διαβάστε περισσότερα . Χρησιμοποιήστε φίλτρα για να κάνετε τα εξής:
- Δημιουργήστε έναν κανόνα για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται από έναν τομέα.
- Δημιουργήστε έναν κανόνα για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός από αυτά που προέρχονται από έναν τομέα.
- Δημιουργήστε έναν κανόνα για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτούν τη λήψη ενέργειας πριν τα διαγράψετε.
- Αυτόματη διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να λαμβάνετε.
3. Αυτοματοποιήστε περισσότερο από τις ετικέτες
Ενώ μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ετικέτες και άλλα χρησιμοποιώντας κανόνες, υπάρχουν περισσότεροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις διαδικασίες στα εισερχόμενα του Gmail σε μια προσπάθεια να τους κρατήσετε καθαρό.
Χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία αυτοματοποίησης όπως το IFTTT μαζί με το Gmail Βελτιώστε την εμπειρία σας στο Gmail Με αυτά τα 9 μεγάλα applets IFTTT Βελτιώστε την εμπειρία σας στο Gmail με αυτά τα 9 μεγάλα applets IFTTT Τα Gmail και IFTTT συνδυάζονται για να σας δώσουν την πιο παραγωγική εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε κάνει ποτέ. Το στοιχείο "Διαβάστε περισσότερα" θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε αυτόματα ορισμένες ενεργοποιήσεις βάσει των ετικετών που προσθέτετε.
Μερικά παραδείγματα περιλαμβάνουν:
- Ορίστε ετικέτες για να δημιουργήσετε εργασίες Trello ή Tasks ToDoist.
- Αποθήκευση μηνυμάτων Gmail σε OneNote ή Evernote.
- Αποθήκευση αποδείξεων σε υπολογιστικό φύλλο Google.
- Ορίστε ετικέτες για να δημιουργήσετε μια υπενθύμιση στο τηλέφωνό σας.
- Αποθήκευση συνημμένων Gmail στο Google Drive.
- Αυτό δεν θα κάνει τίποτα για να μετριάσει τα προβλήματα αποθήκευσης από το συνδυασμό ορίων αποθήκευσης Gmail και Google Drive.
Μια άλλη χρήσιμη ημι-αυτοματοποιημένη διαδικασία στο Gmail είναι η χρήση κονσερβοποιημένων απαντήσεων Email Ταχύτερη & Καλύτερη Με Κονσέρβες Απαντήσεις Email Ταχύτερη & Καλύτερη Με Κονσέρβες Απαντήσεις Δεν έχετε χρόνο για να μαγειρέψετε γεύμα; Δεν υπάρχει πρόβλημα, αρπάξτε ένα κουτί. Χρειάζεστε κάποιες κάμπινγκ που δεν θα πάει άσχημα; Εύκολο, πάρτε μερικά κονσερβοποιημένα τρόφιμα. Έχετε κουραστεί να πληκτρολογήσετε τις ίδιες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δοκιμάστε τα κονσέρβες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Σκεφτείτε ... Διαβάστε περισσότερα. Αυτές οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις λαμβάνουν όλη τη δουλειά από την αποστολή της ίδιας απάντησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά.
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Εργαστήρια και ενεργοποιήστε τις Κονσέρβες απαντήσεων . Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία τους, απλά δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα και αντί να στείλετε το μήνυμα, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα από το δοχείο απορριμμάτων και μεταβείτε στην επιλογή Κονσέρβες απαντήσεων > Νέα κονσερβοποιημένη απόκριση. Μπορείτε να δείτε τη διαδικασία σε δράση στο παρακάτω βίντεο:
Τα σενάρια όπου μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε περιλαμβάνουν:
- Δημιουργήστε έξυπνα autoresponders.
- Αφού ενεργοποιήσετε τις Κονσέρβες απαντήσεων, θα είναι διαθέσιμες ως ενεργοποίηση στα φίλτρα Gmail.
- Στείλτε το ίδιο email πολλές φορές.
- Χρησιμοποιήστε πολλαπλές υπογραφές.
4. Καθαρίστε συνδρομές
Εάν είστε εισερχόμενα είναι ένα καυτό χάος, πρόκειται να πάρει περισσότερο από ένα καυτό λεπτό για να καθαρίσει. Εκτός από τη ρύθμιση φίλτρων για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να αντιμετωπίσετε το υπάρχον χάος. Αφήστε κατά μέρος 15 ή 20 λεπτά κάθε μέρα για να αρχίσετε να καθαρίζετε τις συνδρομές σας και να προσθέτετε ετικέτες στα μηνύματά σας.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό με το χέρι σαρώνοντας τα εισερχόμενά σας, καθορίζοντας τις συνδρομές που θέλετε να διατηρήσετε και εκείνες που θέλετε να απαλλαγείτε από. Καθώς επιλέγετε τα ενημερωτικά δελτία για να χαλαρώσετε, απλά κάντε μια γρήγορη αναζήτηση με τον χειριστή 5 Προχωρημένοι χειριστές αναζήτησης Gmail πρέπει να ξέρετε 5 Προχωρημένοι χειριστές αναζήτησης Gmail πρέπει να ξέρετε Το Gmail είναι ένας έξυπνος πελάτης webmail με πολλές εκπληκτικές δυνατότητες. Όντας μια υπηρεσία Google, ένα από τα δυνατά της είναι προφανώς η Αναζήτηση. Και αυτό είναι ακριβώς το πώς η Google έκανε επανάσταση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στο Gmail δεν έχετε πραγματικά ... Διαβάστε περισσότερα από: συνοδεύεται από το email του αποστολέα και διαγράψτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν προτιμάτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία, υπάρχουν λίγες υπηρεσίες που αξίζει να κάνετε check out. Μπορείτε να διαχειριστείτε τις συνδρομές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Διαγραφή των εισερχομένων σας: Αποσύνδεση γρήγορα από πολλαπλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλεία Διαγραφή των εισερχομένων σας: Γρήγορη κατάργηση εγγραφής από πολλαπλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλεία Η κατάργηση της εγγραφής από τα ενημερωτικά δελτία δεν είναι απλώς spam. Τα περισσότερα από τα ενημερωτικά δελτία που συμπληρώνουν τα εισερχόμενά μας δεν πωλούν φάρμακα ή προσφέρουν χρηματικά έπαθλα - είναι γνήσια ενημερωτικά δελτία από αξιόπιστες εταιρείες που εγγραφόμαστε εμείς ... Διαβάστε περισσότερα και μαζική διαγραφή από τα ενημερωτικά δελτία που δεν θέλετε πλέον να λαμβάνετε με υπηρεσίες όπως το Unroll. Μου.
Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το Unroll.Me, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η εταιρεία επικρίθηκε πρόσφατα για την πώληση των πληροφοριών του χρήστη Unroll.me έχει πιάσει την πώληση των δεδομένων σας Unroll.me έχει πιάσει την πώληση των δεδομένων σας Αν κάτι είναι ελεύθερο τότε υπάρχει συνήθως μια αλίευση . Και αποδεικνύεται ότι το Unroll.me δεν αποτελεί εξαίρεση. Διαβάστε περισσότερα .
Ένας άλλος τρόπος να κρατήσετε αυτές τις συνδρομές να φράξουν τα εισερχόμενά σας είναι να χρησιμοποιήσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης Χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης; Δοκιμάστε αυτές τις μεγάλες υπηρεσίες Χρειάζεστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μίας χρήσης; Δοκιμάστε αυτές τις μεγάλες υπηρεσίες Πρέπει να στείλετε ή να λάβετε ένα email χωρίς να χρησιμοποιήσετε την πραγματική σας διεύθυνση; Εδώ είναι μερικές εξαιρετικές υπηρεσίες που σας επιτρέπουν να κάνετε ακριβώς αυτό. Διαβάστε περισσότερα, αφού ορισμένες από αυτές τις υπηρεσίες σας επιτρέπουν να διατηρείτε τα εισερχόμενα για όσο διάστημα θέλετε.
5. Διατήρηση του μητρώου εισερχομένων
Αφού καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας, υπάρχουν μερικά βασικά βήματα για τη διατήρηση ενός καθαρού εισερχομένου 5 Βήματα δράσης για τη θεραπεία των εισερχομένων σας Zero Email Frenzy 5 Βήματα δράσης για τη θεραπεία των εισερχομένων σας Zero Email Frenzy Inbox Zero είναι μία από τις πιο δημοφιλείς λέξεις buzz. Για να λύσετε πραγματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεστε, πρέπει να υπερβείτε το φάκελο Inbox Zero και να αντιμετωπίσετε τα υποκείμενα προβλήματα. Διαβάστε περισσότερα :
- Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω μηνυμάτων κοινωνικού δικτύου
- Περιορίστε το χρόνο που αφιερώνεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Προσδιορίστε το χρόνο που μπορείτε να αφιερώσετε για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα και μην το υπερβαίνετε. Αυτό θα βοηθήσει να δοθεί προτεραιότητα στην ανταπόκριση και την αρχειοθέτηση σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Σημειώστε τις εξαιρέσεις στο βήμα 2. Εάν ο προϊστάμενος σας ζητά να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν μπορείτε να το αγνοήσετε. Ελέγξτε όλους τους λόγους για τους οποίους ξεπεράσατε το χρονικό όριο και αποκόψτε εκείνες που δεν έχουν σημασία.
- Απαντήστε μόνο όταν πρέπει. Αν το μήνυμα είναι δύο ή τρεις λέξεις, δεν χρειάζεται να το στείλετε εκτός αν απαιτείται επιβεβαίωση.
Τι συμβουλές ή κόλπα χρησιμοποιείτε για τη διατήρηση των εισερχόμενων μηνυμάτων στο λογαριασμό σας στο Gmail Αποθήκευση των μηνυμάτων Gmail ως αρχείων PDF και Reach Inbox Zero Τώρα Αποθήκευση των μηνυμάτων Gmail ως αρχείων PDF και Reach Inbox Zero Τώρα Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε ειδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απλά θέλετε να κάνετε ένα τοπικό αντίγραφο ασφαλείας του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αυτή η κομψή επέκταση καθιστά εύκολη την αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως αρχεία PDF. Διαβάστε περισσότερα ? Πιστεύετε ότι είναι μια μάταιη άσκηση; Ενημερώστε μας στα σχόλια.
Πιστωτική Εικόνα: ra2studio / Depositphotos