Ο μύθος πολλών καθηκόντων είναι διαδεδομένος. Ανεξάρτητα από το πόση έρευνα multitasking βλέπουμε, συνεχίζουμε να λέμε στους εαυτούς μας ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν μπορούν να κάνουν πολλαπλές εργασίες, αλλά μπορούμε .
Ξανά και ξανά, οι έρευνες δείχνουν ότι όταν σκεφτόμαστε ότι είμαστε πολλαπλές εργασίες, δεν κάνουμε κάτι περισσότερο από ένα πράγμα ταυτόχρονα. Είμαστε εναλλαγή μεταξύ δραστηριοτήτων και ότι ένα φαινόμενο γνωστό ως "κόστος μεταγωγής" μας καθιστά λιγότερο αποτελεσματικό (και μπορεί να θέσει σε κίνδυνο).
Αλλά…
Υπάρχει ένας συγκεκριμένος τύπος multitasking που θα μπορούσε να είναι πιο αποδοτικός. Ίσως δεν είναι τόσο αποτελεσματική όσο εστιάζοντας σε μια μόνο εργασία. Αλλά αν απλά δεν μπορείτε να σταθείτε εστιάζοντας σε ένα πράγμα για περισσότερο από λίγα λεπτά, μπορεί να έχετε τύχη.
(Για να είμαστε δίκαιοι, υπάρχουν μερικές περιπτώσεις στις οποίες το multitasking μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να κάνουμε τα πράγματα.) Το Multi-Tasking είναι μια κοινή μέθοδος για την αύξηση της παραγωγικότητας .Παρακάτω, δεν είναι απαραιτήτως η ασημένια σφαίρα για την παραγωγικότητα, το κλειδί είναι να γνωρίζεις πότε πρέπει να κάνεις πολλαπλούς στόχους.
Εισαγωγή στη δοσοληψία εργασιών
Οι διαφορετικοί γκουρού παραγωγικότητας έχουν ορίσει την αποστολή εργασιών με ελαφρώς διαφορετικούς τρόπους. Αλλά αυτό που έρχεται κάτω είναι το εξής:
"Η αποστολή εργασιών είναι η πρακτική της ομαδοποίησης παρόμοιων εργασιών από κοινού."
Επομένως, ίσως να έχετε μια λίστα με τις εργασίες "κωδικοποίησης", "εντοπισμού σφαλμάτων", "τεκμηρίωσης" και "προγραμματισμού", για παράδειγμα. Στη δική μου ζωή, θα ήμουν πιθανώς παρτίδα εργασιών όπως "γραφή", "επεξεργασία", "έρευνα", "pitching", και ούτω καθεξής.
Πώς είναι αυτό χρήσιμο;
Η διεξαγωγή εργασιών σας βοηθά να γίνετε πιο παραγωγικοί, ενθαρρύνοντας σας να κολλήσετε με μια παρόμοια ομάδα εργασιών για να μειώσετε το κόστος μετάβασης όταν μετακινείτε μεταξύ τους. Η μετάβαση από την επεξεργασία φωτογραφιών στη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ένας μεγάλος διακόπτης και μπορεί να προκαλέσει μεγάλο κόστος μετάβασης καθώς ο εγκέφαλός σας προσπαθεί να αλλάξει ταχύτητα.
Η μετάβαση από την επεξεργασία φωτογραφιών, για παράδειγμα, στην ανάρτηση φωτογραφιών σε ιστοσελίδες φωτογράφησης θα μπορούσε να δημιουργήσει ένα μικρότερο κόστος μεταγωγής. Εναλλακτικά, φανταστείτε ότι μεταβαίνετε από την κλήση των πιθανών πελατών με τα σημεία πώλησης σε κλήσεις προς τους υπαρκτούς πελάτες για να κάνετε check in. Αυτό θα ήταν ευκολότερο από τη μετάβαση από κλήσεις pitch σε δημιουργία τριμηνιαίων αναφορών.
Και αυτό το χαμηλότερο κόστος μεταγωγής οδηγεί σε αυξημένη εστίαση.
Ο τρόπος με τον οποίο τοποθετείτε τις εργασίες σε παρτίδες εξαρτάται από εσάς - το σημαντικό είναι ότι είναι παρόμοια . Αν δυσκολεύεστε να αλλάξετε ταχύτητα ανάμεσα σε δύο εργασίες, τότε δεν ανήκουν στην ίδια παρτίδα. Μπορείτε να έχετε ένα μεγάλο αριθμό παρτίδων ή ένα μικρότερο, ανάλογα με τα είδη των πραγμάτων που πρέπει να κάνετε.
Μόλις ομαδοποιήσετε τις εργασίες σας, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο σε κάθε παρτίδα.
Προγραμματισμός των παρτίδων σας
Αυτό είναι όπου η αποστολή εργασιών γίνεται πραγματικά χρήσιμη. Όταν ορίζετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα Πώς να αποκλείσετε το Χρόνο στο Ημερολόγιο Google για μια Παραγωγική Ημέρα Πώς να Αποκλείσετε Χρόνο στο Ημερολόγιο Google για μια Παραγωγική Ημέρα Αγωνίζεστε με τη διαχείριση του χρόνου; Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να αποκλείσετε το χρόνο σας στο Ημερολόγιο Google για να αυξήσετε την εστίαση, να μειώσετε το άγχος και να αυξήσετε την παραγωγικότητα. Διαβάστε περισσότερα σε μια συγκεκριμένη παρτίδα, είστε ελεύθεροι να εναλλάσσετε μεταξύ των εργασιών εντός αυτής της παρτίδας. Το οποίο είναι εξαιρετικό για όσους από εμάς επιθυμούμε να κινηθούμε μεταξύ των έργων πολύ.
Εφόσον δεν μεταβείτε σε μια εργασία εκτός αυτής της παρτίδας, θα είστε πιο αποτελεσματικοί. Το γνωστικό κόστος αλλαγής θα είναι χαμηλότερο και θα το κάνετε περισσότερο.
Είναι τόσο απλό.
Και μόλις αρχίσετε να τοποθετείτε τις εργασίες σας στο ημερολόγιό σας, οπότε έχετε έναν καθορισμένο χρόνο για να τις επεξεργαστείτε, θα αρχίσετε να βλέπετε την παραγωγική σας ταχύτητα. Επειδή το κόστος αλλαγής σας είναι χαμηλότερο, θα περάσετε λιγότερο χρόνο για να φτάσετε στην ταχύτητα σε κάθε εργασία. Και έχοντας ένα καθορισμένο χρόνο για συγκεκριμένες παρτίδες θα σας βοηθήσει να μειώσετε τις περισπασμούς (που έχουν ένα τεράστιο κόστος μεταγωγής).
Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου όπως η τεχνική Pomodoro Πώς ένας απλός χρονομετρητής Pomodoro έκανε τη ζωή μου καλύτερη Πώς ένας απλός χρονομετρητής Pomodoro έκανε τη ζωή μου καλύτερη Η τεχνική Pomodoro είναι μία από τις απλούστερες χάρες ζωής διαχείρισης χρόνου. Διάλειμμα από περισπασμούς με τη βοήθεια των 25 λεπτών κομμάτια και ένα χρονόμετρο. Θα μπορούσε να είναι μια μεταβαλλόμενη ζωή αλλαγή ρουτίνας αν σας ταιριάζει. Διαβάστε περισσότερα ή κάτι παρόμοιο θα ενισχύσει ακόμα περισσότερο την παραγωγικότητά σας.
Εάν είστε έτοιμοι να δοκιμάσετε την αποστολή εργασιών, εδώ πρέπει να κάνετε:
Δοσοληψίες με το Ημερολόγιο Google
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ομάδες εργασίας. Δεδομένου ότι όλοι θα έχουν διαφορετικά σύνολα καθηκόντων και διαφορετικές μεθόδους διανομής, ο τρόπος με τον οποίο περνάτε από αυτή τη διαδικασία εξαρτάται πλήρως από εσάς. Όπως ανέφερα, ίσως είναι καλό να ξεκινήσετε με τρεις ή τέσσερις κατηγορίες. Για τους σκοπούς του παραδείγματός μας, θα χρησιμοποιήσουμε "σχεδιασμό", "οικοδόμηση", "αναθεώρηση" και "αναφορά".
Θα συνδυάσουμε αυτές τις παρτίδες με την έννοια του αποκλεισμού του χρόνου Time Blocking - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίαση Time Blocking - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίαση Ψάχνετε για έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο για να οργανώσετε τις εργάσιμες μέρες σας; Δοκιμάστε τον αποκλεισμό χρόνου. Αυτή η τακτική διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο, διατηρώντας ταυτόχρονα την απόσπαση της προσοχής σας, την αναβλητικότητα και την αντιπαραγωγική πολυλειτουργικότητα στον κόλπο. Διαβάστε περισσότερα . Απλώς τοποθετήστε μπλοκ ώρας στο Ημερολόγιο Google για συγκεκριμένες παρτίδες.
Εδώ έχω προσθέσει γεγονότα που μου λένε πότε θα έπρεπε να δουλεύω σε συγκεκριμένες παρτίδες:
Έχω προσθέσει επίσης μια υπενθύμιση για να βεβαιωθώ ότι γνωρίζω πότε ξεκινά το block reporting μου:
Τώρα θα σας υπενθυμίσω, όταν ήρθε η ώρα να εργαστώ για τις εργασίες αναφοράς μου. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, θα μπορούσα να χρησιμοποιήσω την τεχνική Pomodoro Οι καλύτερες εφαρμογές Timer Pomodoro στο Rocket Η παραγωγικότητά σας Οι καλύτερες εφαρμογές Timer Pomodoro στο Rocket Η παραγωγικότητά σας Εάν χτυπάτε συχνά έναν τοίχο παραγωγικότητας μετά από λίγες ώρες εργασίας, ένας χρονοδιακόπτης Pomodoro θα μπορούσε να σας βοηθήσει να κρατήσετε Συγκεντρώνω. Αυτή η επιλογή χρονομέτρων έχει μια επιλογή για κάθε πλατφόρμα. Διαβάστε περισσότερα για να διαχειριστείτε το χρόνο μου σε διάφορες εργασίες. Ή θα μπορούσα να το αφήσω να συμβεί πιο φυσικά, όπου κινούμαι μεταξύ καθηκόντων όποτε θέλω. Αυτό το μέρος εξαρτάται από εσάς.
Έχετε την ιδέα. Τώρα απλά εισάγετε περισσότερες παρτίδες στο ημερολόγιό σας! Αλλά να έχετε κατά νου ότι εξακολουθείτε να χρειάζεστε χρόνο αποκλεισμού. Θα χρειαστείτε λίγα λεπτά εδώ και εκεί για να διαχειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να καλύψετε τις κλήσεις, να συνομιλήσετε με τους ανθρώπους στο γραφείο ή απλά να αφήσετε το μυαλό σας να ξεκουραστεί λίγο.
Μια ερώτηση που μπορεί να ζητάτε τώρα: πώς μπορώ να επιλέξω πότε να προγραμματίσετε κάθε παρτίδα; Δεν υπάρχει σωστή απάντηση σε αυτό. Αν έχετε συγκεκριμένο τύπο εργασίας που κάνετε καλύτερα το πρωί, προγραμματίστε το νωρίτερα. Εάν σας αρέσουν τα λιγότερο γνωστικά έντονα καθήκοντα το απόγευμα, προγραμματίστε τους εκεί. Προτιμάτε να μεταβείτε σε κάτι εντελώς διαφορετικό όταν αλλάζετε εργασίες; Μπορείτε να το κάνετε και αυτό.
Ξέρεις πώς και πότε εργάζεσαι καλύτερα Πώς να παραμείνεις παραγωγικοί Είτε είσαι πρωινό πρόσωπο ή νυχτερινή κουκουβάγια Πώς να παραμείνεις παραγωγικοί Είτε είσαι πρωί ή νυχτερίδα Μην προσπαθείς να ξυπνήσεις νωρίς ή να μείνεις αργά. Αντ 'αυτού, βελτιστοποιήστε τα συστήματα έτσι ώστε να μπορείτε να αντιμετωπίσετε τη φάση όπου η παραγωγικότητα σας είναι χαμηλή. Ακολουθούν ορισμένες έξυπνες στρατηγικές. Διαβάστε περισσότερα, και μπορείτε να βάλετε αυτές τις γνώσεις για να εργαστείτε στο πρόγραμμα παρτίδων σας.
Αφού έχετε τις παρτίδες σας στο ημερολόγιο, είστε έτοιμοι να πάτε! Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πάτε στη δουλειά.
Χρησιμοποιώντας το Ημερολόγιο Google για να αυξήσετε την παραγωγικότητα σας
Ο προγραμματισμός των παρτίδων εργασιών σας στο Ημερολόγιο Google μπορεί να είναι αρκετός για να φέρει σε πλήρη επανάσταση την παραγωγικότητα σας. Αν όμως χρειάζεστε λίγο περισσότερη ώθηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες συναρπαστικές λειτουργίες του Ημερολογίου Google.
Για παράδειγμα, μπορείτε να συγχρονίσετε τη λίστα υποχρεώσεων σας με το ημερολόγιο Google Πώς να συγχρονίσετε το ημερολόγιό σας Google με τη λίστα υποχρεώσεων σας Πώς να συγχρονίσετε το ημερολόγιό σας Google με τη λίστα των υποχρεώσεών σας Για να οργανώσετε τη ζωή σας, είναι απαραίτητα δύο εργαλεία: και τη λίστα των υποχρεώσεών σας. Αλλά οι περισσότερες λύσεις διαχείρισης εργασιών διατηρούν αυτά τα δύο πράγματα ξεχωριστά. Θα σας δείξουμε πώς να τα συνδυάσετε. Διαβάστε περισσότερα και δείτε τις σημαντικές σας εργασίες μαζί με το πρόγραμμα παρτίδων. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σε κάθε παρτίδα.
Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενημερωμένη προβολή πολλαπλών ημερολογίων 5 Νέες λειτουργίες του Ημερολογίου Google που πρέπει να δοκιμάσετε! 5 Νέες λειτουργίες του Ημερολογίου Google που πρέπει να δοκιμάσετε! Το Ημερολόγιο Google μόλις έγινε πιο φανταστικό. Η Google ενημέρωσε τελικά το ημερολόγιο της. Θα σας δείξουμε πώς να αποκτήσετε το νέο σχέδιο και ποιες νέες λειτουργίες θα πρέπει να δοκιμάσετε. Διαβάστε περισσότερα για να διατηρήσετε τον προγραμματισμό παρτίδων ξεχωριστά από τα άλλα ραντεβού σας.
Μπορείτε να προσθέσετε ετικέτες στις καταχωρίσεις ημερολογίου σας Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Ημερολόγιο Google με 7+ νέα εργαλεία Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Ημερολόγιο Google με 7+ νέα εργαλεία Χρησιμοποιήστε το Ημερολόγιο Google για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ημέρα εργασίας σας. Αυτά τα νέα εργαλεία και υπηρεσίες του Google Calendar προσφέρουν μερικά ακόμη κόλπα παραγωγικότητας. Διαβάστε περισσότερα για να δείτε πού πηγαίνει ο χρόνος σας και πώς μπορείτε να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου σας.
Υπάρχουν τόσα πολλά χαρακτηριστικά και εργαλεία εκεί έξω που μπορείτε να κάνετε σχεδόν ό, τι θέλετε με το ημερολόγιό σας Google.
Δοσοληψία εργασιών στο μακροπρόθεσμο
Φυσικά, δεν είναι ποτέ τόσο απλό. Υπάρχει πάντα συντήρηση. Για παράδειγμα, πρέπει να αφιερώνετε τακτικά λίγα λεπτά για να ελέγξετε τις παρτίδες σας. Εάν αισθάνεστε ότι μια συγκεκριμένη εργασία δεν τρέχει με τους άλλους στην παρτίδα της, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια νέα παρτίδα για να μειώσετε το κόστος αλλαγής.
Και μπορεί να διαπιστώσετε ότι ο προγραμματισμός σας δεν είναι ο βέλτιστος. Ίσως χρειάζεστε περισσότερο χρόνο μεταξύ των παρτίδων, ή χρειάζεστε μια ολόκληρη μέρα χωρίς προγραμματισμένες δραστηριότητες για να καλύψετε τα πράγματα.
Ακόμη και όταν βρείτε το τέλειο σύστημα παραγωγικότητας Πώς να δημιουργήσετε το τελευταίο τέλειο σύστημα διαχείρισης χρόνου που θα χρησιμοποιήσετε ποτέ Πώς να δημιουργήσετε το τελευταίο τέλειο σύστημα διαχείρισης χρόνου που θα χρησιμοποιήσετε ποτέ Η παραγωγικότητα είναι μια συνεχής αναζήτηση για περισσότερους οργανισμούς με λιγότερη εργασία. Ένας τρόπος για να ολοκληρώσετε ό, τι ονειρεύεστε να ολοκληρώσετε, χωρίς να χάσετε τον ύπνο. Μπορεί αυτό το αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης χρόνου να τα κάνει όλα; Διαβάστε περισσότερα, πάντα θα υπάρχει κάποια συντήρηση που πρέπει να εκτελέσετε. Οι εργασίες δέσμευσης δεν αποτελούν εξαίρεση.
Ωστόσο, όταν τα καταφέρετε με επιτυχία και τα ενσωματώσετε στο Ημερολόγιο Google, θα έχετε ένα σχεδόν αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης χρόνου. Και δεν είναι πολύ καλύτερα από αυτό!
Έχετε δοκιμάσει την αποστολή εργασιών; Τι κάνετε για να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο και την προσπάθεια που χρειάζεται για να αλλάξετε τις εργασίες; Μοιραστείτε τις συμβουλές σας στα παρακάτω σχόλια!
Image Credit: photographee.eu/Depositphotos