Υπήρξε μια εποχή που η συνεργασία με κάποιον άλλο σε ένα έγγραφο του Word ή σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σήμαινε ότι θα έπρεπε να περάσετε το αρχείο εμπρός και πίσω, φροντίζοντας να παρακολουθείτε τι άλλαξε. Ευτυχώς, το Διαδίκτυο έχει κάνει τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο Η Ομάδα Εργασίας: 10 Συμβουλές για την Αποτελεσματική Συνεργασία στο Διαδίκτυο σε Πραγματικό Χρόνο Η Ομάδα Εργασίας: 10 Συμβουλές για την Αποτελεσματική Συνεργασία σε Πραγματικό Χρόνο Online Διαβάστε περισσότερα σε πραγματικότητα.
Ωστόσο, εξακολουθούν να υπάρχουν προβλήματα όταν δεν είναι σαφές ποιες είναι οι τροποποιήσεις που έχουν πραγματοποιηθεί σε ποια χρονική στιγμή ή ποιος τους έκανε. Ευτυχώς, το χαρακτηριστικό Ιστορικό στο Office 2016 αφαιρεί κάθε πτυχή αμφιβολιών από τη διαδικασία.
Με ένα πλήρες ιστορικό εκδόσεων στη διάθεσή σας και εύχρηστες πληροφορίες για το ποιος έκανε τι και πότε, σύντομα θα διαπιστώσετε ότι η συνεργασία σας είναι ευκολότερη από ποτέ, μόλις επωφεληθείτε από αυτή τη νέα λειτουργικότητα.
Συνεργασία σε πραγματικό χρόνο
Ένα από τα πιο χρήσιμα κομμάτια λειτουργικότητας που προστέθηκαν στο Microsoft Office 2016 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016 Το Microsoft Office 2016 είναι μεταξύ μας. Πώς ελέγχετε την τελευταία έκδοση για χάρη της παραγωγικότητάς σας; Σας παρακαλούμε να βρείτε τους καλύτερους συνδέσμους για την εκμάθηση του Office. Κλέψτε μια πορεία με αυτές ... Διαβάστε περισσότερα είναι η επιλογή να συνεργαστεί σε ένα έγγραφο με άλλους χρήστες σε πραγματικό χρόνο. Είτε εργάζεστε σε αντίθετα άκρα του εργασιακού σας χώρου είτε σε διαφορετικές ηπείρους, η συνεργασία σε πραγματικό χρόνο είναι μια μέθοδος που δεν κάνει τίποτα για να βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Το πρώτο βήμα είναι να διασφαλιστεί ότι όλοι οι απαραίτητοι χρήστες έχουν πρόσβαση στο έγγραφο, καθώς και δικαιώματα επεξεργασίας, εφόσον απαιτείται. Ανοίξτε το αρχείο στο οποίο θέλετε να συνεργαστείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής χρήστη του Office.
Θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου σε μια ηλεκτρονική τοποθεσία, έτσι ώστε να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε άλλους χρήστες, κατόπιν μπορείτε να αρχίσετε να καλείτε άλλους χρήστες να επεξεργαστούν εισάγοντας τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Σημειώστε ότι μπορείτε να επιλέξετε να τους δοθεί η άδεια να προβάλουν το έγγραφο χωρίς να κάνουν αλλαγές, αν αυτό είναι προτιμότερο - αν όμως σχεδιάζετε να συνεργαστείτε, θα πρέπει να μπορούν να επεξεργαστούν.
Οι προσκεκλημένοι συνεργάτες θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο που θα τους επιτρέψει να ανοίξουν το έγγραφο στο Word Online Ενημερώσεις του Word Online Με σχόλια, βελτιώσεις λίστας & υποσημειώσεις Ενημερώσεις με το Word Online με σχόλια, βελτιώσεις λίστας & υποσημειώσεις Η απάντηση της Microsoft στα Έγγραφα Google έχει ενημερωθεί περιλαμβάνουν σχόλια, βελτιώσεις λίστας και σημειώσεις. Διαβάστε περισσότερα . Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Σύνδεση κοινής χρήσης για να αποκτήσετε απευθείας σύνδεσμο στο έγγραφο που μπορείτε να διανείμετε, όπως θέλετε.
Όταν περισσότεροι από ένας χρήστες εργάζονται σε ένα έγγραφο, θα δείτε τη θέση τους στη σελίδα που έχει επισημανθεί με ένα έγχρωμο εικονίδιο. Η τοποθέτηση του δείκτη πάνω από αυτό το εικονίδιο θα το επεκτείνει, ώστε να μπορείτε να δείτε τον χρήστη στον οποίο αναφέρεται. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε ποιος είναι ενεργός στο έγγραφο ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Share ( Κοινή χρήση ).
Αν κάποιος άλλος κάνει μια αλλαγή ή προσθέσει περιεχόμενο στο έγγραφο, αυτό θα επισημαίνεται αυτόματα από την άποψη του καθενός για το αρχείο.
Η δουλειά όπως αυτή μπορεί να εξοικονομήσει πολλή απογοήτευση, εάν αρκετοί άνθρωποι χρειάζεται να κάνουν αλλαγές στο ίδιο έγγραφο, καθώς καταργεί τις πιθανότητες για ένα ακατάλληλο ιστορικό εκδόσεων που μπορεί μερικές φορές να συμβεί όταν τα ίδια αρχεία μεταφέρονται από το ένα άτομο στο άλλο. Ωστόσο, η συνεργασία σε πραγματικό χρόνο έρχεται πραγματικά χάρη στον τρόπο με τον οποίο το Office 2016 αναβαθμίζεται στο Office 2016 για δωρεάν σήμερα με την αναβάθμιση του Office 365 Subscription στο Office 2016 δωρεάν σήμερα με το Office 365 Subscription Το Microsoft Office 2016 για Windows έχει προσγειωθεί και φέρνει πολλά έξυπνα νέα χαρακτηριστικά. Εάν έχετε συνδρομή του Office 365, μπορείτε να το λάβετε τώρα δωρεάν και θα σας δείξουμε πώς παρακάτω. Διαβάστε Περισσότερα παρακολουθεί το Ιστορικό ενός εγγράφου.
Ιστορικό παρακολούθησης στο Office 2016
Για να προβάλετε το ιστορικό ενός μεμονωμένου εγγράφου σε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office 2016, μεταβείτε στο Αρχείο > Ιστορικό . Σημειώστε ότι αυτή η λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη μόνο σε χρήστες με πρόσβαση στο OneDrive for Business ή το SharePoint. Εάν δεν εμπίπτει σε αυτήν την ομάδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Παρακολούθηση αλλαγών" (How to Collaborate With Track Changes in Microsoft Word) Πώς να συνεργαστείτε με τις αλλαγές παρακολούθησης στο Microsoft Word Διαβάστε περισσότερα αντί (δείτε παρακάτω).
Θα πρέπει να δείτε το παράθυρο Ιστορικό να ανοίγει στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Θα αναγράφονται οποιεσδήποτε προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου, καθώς και το όνομα του χρήστη που έκανε τις επεξεργασίες και την ώρα και την ημερομηνία κατά την τελευταία τροποποίηση της επανάληψης του αρχείου.
Κάνοντας κλικ σε μεμονωμένες εκδόσεις θα ανοίξει αυτή η επανάληψη του εγγράφου, το οποίο μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν αποφασίσετε ότι κάτι εξελίσσεται στραβά καθώς το έργο εξελίσσεται. Σας δίνεται επίσης η δυνατότητα να συγκρίνετε διάφορες εκδόσεις σε μια διεπαφή που έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει τη διαφοροποίηση των δύο εγγράφων όσο το δυνατόν πιο εύκολα.
Διαφορές μεταξύ ιστορικού και αλλαγών παρακολούθησης
Η νέα λειτουργία Ιστορικό με πολλούς τρόπους αντικαθιστά τη δυνατότητα "Αλλαγές παρακολούθησης" - παρόλο που και οι δύο υποστηρίζονται στο Office 2016.
Για την εποχή του, η παρακολούθηση των αλλαγών ήταν μια τεράστια βοήθεια κατά τη μετάδοση των εγγράφων από έναν χρήστη σε άλλο, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι αυτό το είδος ροής εργασίας έχει αλλάξει σημαντικά τα τελευταία χρόνια. Η άνοδος του λογισμικού που βασίζεται στο Διαδίκτυο, όπως το Word Online, δεν πληρώνουν για το Word! 5 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε το Office Online Μην πληρώσετε για το Word! 5 λόγοι για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Office Online Office Online είναι η ελεύθερη και συνδεδεμένη στο σύννεφο έκδοση του Microsoft Office. Οι περιορισμοί αντισταθμίζονται από λειτουργίες, χρήσιμες ακόμη και για τους χρήστες του γραφείου γραφείου. Το καλύτερο από όλα είναι το Read More, για να μην αναφέρουμε το γεγονός ότι το cloud storage είναι ελεύθερα διαθέσιμο και χρησιμοποιείται ευρέως, αλλάζει θεμελιωδώς τον τρόπο με τον οποίο μοιράζονται τα έγγραφα.
Η λειτουργικότητα των αλλαγών παρακολούθησης παρακολουθείται σε μεγάλο βαθμό αυτόματα από το χαρακτηριστικό Ιστορικό, οπότε δεν υπάρχει κανένας λόγος να ενεργοποιηθεί ή να απενεργοποιηθεί, εκτός αν είναι προσωπική σας προτίμηση. Ίσως να θέλετε να πλοηγηθείτε στην καρτέλα Επανεξέταση για να εισαγάγετε σχόλια όπου χρειάζεται.
Ωστόσο, οι συνεργατικές επιλογές που περιλαμβάνονται στο Office 2016 προσφέρουν πολλούς άλλους τρόπους επικοινωνίας με τους συναδέλφους σας. Η τοποθέτηση του δείκτη πάνω από το όνομα κάποιου στον πίνακα " Κοινή χρήση" θα δώσει πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες επαφών που έχουν προσθέσει στο προφίλ του λογαριασμού τους στο Microsoft.
Παρόλο που δεν υπάρχει λόγος να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε την παρακολούθηση αλλαγών, αν αυτό είναι αυτό που προτιμάτε, φαίνεται σαφές ότι η λειτουργία Ιστορικό προετοιμάζεται για να αντικαταστήσει πλήρως τη λειτουργικότητά της. Προς το παρόν, και οι δύο επιλογές είναι διαθέσιμες, αλλά φαίνεται πολύ πιθανό ότι η Microsoft θα καταργήσει τις Track Changes τα επόμενα χρόνια, καθώς ο σκοπός της φαίνεται καλύτερα σε συνδυασμό με την αυξανόμενη εστίαση στην ηλεκτρονική συνεργασία κατά τη χρήση της σουίτας του Office.
Έχετε μια συμβουλή για το πώς οι χρήστες του Office μπορούν να συνεργάζονται καλύτερα με τους συναδέλφους τους; Ή αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα κατά την ενσωμάτωση της λειτουργίας Ιστορικό στη ροή εργασίας σας; Για να ζητήσετε βοήθεια ή να μοιραστείτε τις δικές σας γνώσεις, επισκεφθείτε την παρακάτω ενότητα σχολίων.