Τι παίρνετε όταν συνδυάζετε διακοπές δύο εβδομάδων με μια πολυάσχολη επαγγελματική ζωή; Ένα τεράστιο έργο που σας περιμένει μόλις επιστρέψετε στην πατρίδα σας - απλά κοσκινίζετε όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Περιμένετε - γιατί να μην ενεργοποιήσετε το Out of Office Responder στο Outlook και να αυτοματοποιήσετε μερικές από αυτές τις απαντήσεις για εσάς;
Εδώ στο MakeUseOf, έχουμε καλύψει πώς να το κάνουμε αυτό στο Gmail, όπως και οι οδηγίες Tina's Responder Vacation Πώς να δημιουργήσετε ένα Email Out of Office Responder πριν πάτε σε ένα ταξίδι Πώς να ρυθμίσετε ένα Email Out of Office Responder Πριν πάτε ένα ταξίδι Δεν θα θέλατε να πάτε για διακοπές γνωρίζοντας ότι δεν χρειάζεται να ελέγξετε το email σας; Αν δεν μπορείτε να βασιστείτε σε έναν βοηθό ενώ βρίσκεστε μακριά, μεταβείτε στα autoresponders στο Gmail. Διαβάστε περισσότερα και τη μέθοδο του Mark με τη χρήση φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το νέο φίλτρο του Gmail Δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το νέο φίλτρο του Gmail Διαβάστε περισσότερα. Ο μόνος πελάτης που δεν έχουμε καλύψει ακόμα είναι το Outlook. Δυστυχώς, σε αντίθεση με το Gmail, η δωρεάν έκδοση του Outlook.com δεν προσφέρει τη δυνατότητα απόκρισης εκτός γραφείου. Ωστόσο, αν έχετε το Outlook 2010 και έναν λογαριασμό σε έναν διακομιστή MS Exchange - τον οποίο πολλές εταιρείες παρέχουν στους υπαλλήλους - τότε έχετε τύχη.
Χρήση του υπαίθριου ανταποκριτή του Office στο Outlook
Η Microsoft έχει καταστήσει εξαιρετικά απλή τη δημιουργία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος που θα στέλνει άμεσες απαντήσεις σε όσους σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ βρίσκεστε μακριά από το γραφείο σας. Δεν έχει σημασία αν είναι μόνο κατά τη διάρκεια 24 ωρών ή κατά τη διάρκεια διακοπών 2 εβδομάδων, μπορείτε να ρυθμίσετε τον πελάτη του Outlook να ανταποκριθεί ακριβώς όπως θέλετε και για ακριβώς τον χρόνο που χρειάζεστε.
Για να μεταβείτε σε αυτές τις ρυθμίσεις στο Outlook 2010, κάτω από το κουμπί Λογότυπο των Windows, επιλέξτε Πληροφορίες. Εδώ θα δείτε ένα μεγάλο κουμπί που διαβάζει "Αυτόματες απαντήσεις" με μια πόρτα και ένα εικονίδιο βέλους.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις για να ξεκινήσετε το εργαλείο του Out of Office του Outlook. Το αναδυόμενο παράθυρο που θα δείτε είναι πολύ πιο προηγμένο από ό, τι μπορεί να συνειδητοποιήσετε. Με την πρώτη ματιά, είναι ένας γρήγορος τρόπος για να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" και απλά πληκτρολογήστε μια γρήγορη σημείωση ότι το Outlook θα στείλει αυτόματα εκ μέρους σας σε οποιονδήποτε σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Οποιοσδήποτε χρήστης του Google+ μπορεί να σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail τώρα (και εδώ Απενεργοποιήστε το) Οποιοσδήποτε χρήστης του Google+ μπορεί να σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail τώρα (και εδώ είναι πώς να τον απενεργοποιήσετε) Από σήμερα, οποιοσδήποτε χρήστης του Google+ θα μπορεί να σας στείλει ένα μήνυμα στο Gmail σας. Για να στείλετε ένα μήνυμα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε αυτό το άτομο στο Google+. Διαβάστε περισσότερα .
Ωστόσο, κατά την προσεκτικότερη επιθεώρηση, θα διαπιστώσετε ότι υπάρχει πολύ περισσότερη λειτουργικότητα εδώ από ότι συναντά το μάτι.
Πρώτα απ 'όλα, μπορείτε να ορίσετε ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία αυτόματης απάντησης, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε από τις διακοπές σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε να θυμάστε να την απενεργοποιήσετε!
Θα παρατηρήσετε επίσης ότι υπάρχουν δύο καρτέλες. Το ένα στα αριστερά είναι να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση Μην κειμένου μου: Αυτόματη απάντηση μηνύματα κειμένου ενώ είστε απασχολημένος Μην κειμένου μου: Αυτόματη απάντηση μηνυμάτων κειμένου ενώ είστε απασχολημένος Διαβάστε περισσότερα μόνο για τα άτομα που σας στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μέσα στην εταιρεία.
Η καρτέλα στα αριστερά είναι όπου μπορείτε να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη απάντηση για όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός της επιχείρησής σας.
Ρύθμιση κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Θα παρατηρήσετε στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου, υπάρχει ένα φαινομενικά ασήμαντο μικρό κουμπί με την ένδειξη "Κανόνες ..."
Αυτό το κουμπί είναι πραγματικά πολύ σημαντικό, διότι σας επιτρέπει να καθορίσετε περαιτέρω τον τρόπο με τον οποίο το Outlook θα απαντήσει αυτόματα καθορίζοντας συγκεκριμένους ανθρώπους, λέξεις στο θέμα ή το σώμα ή εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εστάλη άμεσα ή CC'd.
Μπορείτε να δημιουργήσετε πολύ συγκεκριμένους κανόνες εδώ. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα ότι αν η μητέρα σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προωθήσετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν προσωπικό λογαριασμό που θα παρακολουθείτε κατά τη διάρκεια των διακοπών σας (ή να το στείλετε απευθείας στον κάδο απορριμάτων, ανάλογα με τη σχέση σας με τη μητέρα σας).
Αυτό γίνεται ακόμη πιο ενδιαφέρον όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Σύνθετη ...".
Εδώ μπορείτε να ορίσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα μηνύματα στα οποία θέλετε να απαντήσετε με διαφορετικό τρόπο από την τυπική αυτόματη απάντηση. Μπορείτε να επιλέξετε μηνύματα πάνω ή κάτω από ένα συγκεκριμένο μέγεθος, όταν έχουν ληφθεί, το επίπεδο σπουδαιότητάς τους και άλλα.
Δημιουργία υπαλλήλου από το γραφείο με τους κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Saikat έδωσε κάποιες συμβουλές για τη χρήση φίλτρων του Outlook MS Outlook Συμβουλή: Πώς να οργανώσετε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα MS Outlook Συμβουλή: Πώς να οργανώσετε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαβάστε περισσότερα πριν και ο Jack έκανε το ίδιο για τα φίλτρα Google, Hotmail και Yahoo Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, στο Yahoo Mail και στο Outlook Πώς να ρυθμίσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, το Yahoo Mail και το Outlook Το φιλτράρισμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το καλύτερο εργαλείο για να διατηρείτε τα inbox σας τακτοποιημένα και οργανωμένα. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα email στο Gmail, στο Yahoo Mail και στο Outlook. Διαβάστε περισσότερα . Εάν το σκεφτείτε, το Out of Office Responder είναι στην πραγματικότητα μια εναλλακτική έκδοση αυτού που θα μπορούσατε να κάνετε εάν απλά πατήσατε στη Διαχείριση των Κανόνων από το μενού του Outlook.
Χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων, απλώς κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή για να ελέγξετε για μηνύματα "που ελήφθησαν σε συγκεκριμένο εύρος δεδομένων".
Καθορίστε ότι η χρονική περίοδος είναι από τη στιγμή που θα κατευθυνθείτε προς τις διακοπές σας, μέχρι τη στιγμή που σκοπεύετε να επιστρέψετε στην πατρίδα σας.
Τέλος, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να καθορίσετε ποια απόκριση ή ενέργεια θέλετε να λάβει ο κανόνας όταν τα εισερχόμενα μηνύματα πληρούν αυτά τα κριτήρια και ουσιαστικά έχετε έναν αποστολέα εκτός γραφείου!
Όπως μπορείτε να δείτε, δεν υπάρχει κανένας λόγος ότι δεν μπορείτε να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμα και όταν είστε εκτός διακοπών! Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αφιερώσετε το χρόνο να πείτε στο Outlook πώς θα θέλατε να ανταποκριθεί για εσάς και οι άνθρωποι θα σκέφτονται ότι είστε εξίσου παραγωγικοί όπως και εσείς, ακόμα και όταν κάθεστε σε μια παραλία που απολαμβάνετε μια μαργαρίτα.
Σε ποιους δημιουργικούς τρόπους χρησιμοποιείτε τον ανταποκριτή του Out of Office του Outlook; Έχετε μερικές καλές συμβουλές ή ιστορίες για να πείτε; Μοιραστείτε τα στο παρακάτω τμήμα σχολίων!
Συντελεστές εικόνας: χέρι ρομπότ Μέσω του Shutterstock