Σε έναν κόσμο όπου καταναλώνουμε περισσότερο από ό, τι δημιουργούμε, δεν είναι περίεργο το γεγονός ότι οι περισσότερες υπηρεσίες επικεντρώνονται στη συλλογή παρά στη διαχείριση και την οργάνωση. Αλλά πραγματικά χρειαζόμαστε βοήθεια για την επίτευξη των πληροφοριών;
Όταν πρόκειται για τη συγκέντρωση των πληροφοριών, η μορφοποίηση μπορεί να είναι δύσκολη και ακατάστατη. Το κλειδί για ένα δομημένο έγγραφο βρίσκεται στα πρότυπα. Εδώ μπαίνει το Transpose.
Το Transpose είναι μια υπηρεσία ψηφιακής διαχείρισης πληροφοριών. Αυτό σημαίνει ότι δεν πρόκειται μόνο για λήψη σημειώσεων, αλλά για ένα εργαλείο στο οποίο μπορούν να ζήσουν όλες οι ψηφιακές σας πληροφορίες. Το Transpose επικεντρώνεται σε κάθε είδος χρήστη, έχοντας πρότυπα για την προσωπική και επαγγελματική σας ζωή. Κάθε πρότυπο, είτε δημιουργείται από εσάς είτε όχι, μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες σας με ένα αυξανόμενο εύρος επιλογών εισαγωγής.
Γιατί πρέπει να διαχειριστείτε τις ψηφιακές πληροφορίες σας
Οι ψηφιακές πληροφορίες μπορούν ουσιαστικά να χωριστούν σε τρεις κύριες κατηγορίες: βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα και χαλαρά δομημένες σημειώσεις. Είναι αυτές οι σημειώσεις ότι πραγματικά δεν ξέρουμε τι να κάνουμε. Σίγουρα μπορούμε να τους βάλουμε σε ένα "σημειωματάριο". Αλλά πώς διαβάζουμε αυτές τις πληροφορίες αργότερα; Το όραμα που έχει ήδη επιτύχει το Transpose σας επιτρέπει να παρακολουθείτε, να αποθηκεύετε και να διαχειρίζεστε τις ψηφιακές σας πληροφορίες στο ίδιο μέρος.
Μπορεί να φαίνεται βασικό, όπως και η ανάγκη για τη διαχείριση των τοπικών αρχείων σας Δημιουργία εντολής από το χάος: 9 Μεγάλες ιδέες για τη διαχείριση των αρχείων του υπολογιστή σας Δημιουργώντας εντολή από το χάος: 9 μεγάλες ιδέες για τη διαχείριση των αρχείων του υπολογιστή σας Είναι απογοητευτικό δεν είναι όταν μπορείτε να " t βρείτε το αρχείο; Όταν έχετε ψάξει σε κάθε φάκελο που μπορεί να φανταστεί στον υπολογιστή σας, και κατά κάποιο τρόπο χάθηκε ... .ή χειρότερα, διαγράφηκε. Τώρα, υπάρχουν εξαιρετικά εργαλεία αναζήτησης για τα Windows που ... Διαβάστε περισσότερα, αλλά τα ψηφιακά αρχεία σας στο διαδίκτυο μπορούν γρήγορα και εύκολα να γίνουν γεμάτα, ανοργάνωτα και χαμένα. Ακόμη και μέσα σε ένα έγγραφο, μπορείτε να περάσετε περισσότερο από τον διαθέσιμο χρόνο σας Εργαστείτε καλύτερα με την κατανόηση της σχέσης σας με το χρόνο εργασίας καλύτερα με την κατανόηση της σχέσης σας με το χρόνο Αν αισθάνεστε συνεχώς απασχολημένοι αλλά ποτέ δεν προχωράτε, και να αλλάξετε τον τρόπο που σχετίζετε με το χρόνο. Θα σας βοηθήσει να ορίσετε τη ζωή σας. Διαβάστε περισσότερα αναζήτηση για λίγες πληροφορίες που θυμήσατε προσθέτοντας, αλλά τώρα δεν φαίνεται να βρίσκουν.
Η διαδικασία αρχικά φαίνεται αντιπαραγωγική. Δεν θα ήταν απλώς ταχύτερη η δημιουργία ενός εγγράφου του Word ή μιας σημείωσης σε μία από τις πολλές εφαρμογές που αφορούν συγκεκριμένες σημειώσεις και να πληκτρολογήσετε όλες τις πληροφορίες εκεί μέσα; Για γρήγορη κατανάλωση, ναι. Αλλά γιατί καταγράφετε αυτές τις πληροφορίες; Ακριβώς για χάρη της εμφάνισης σαν να ακούτε; Πιθανώς όχι. Είναι έτσι ώστε να μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτό αργότερα. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε, γιατί να τον ενοχλήσετε ακόμη και στην πρώτη θέση;
Καθορίζοντας μια προκαθορισμένη διάταξη (δηλαδή πρότυπο) για αυτές τις πληροφορίες, βεβαιώνεστε ότι θα μπορείτε να την βρείτε αργότερα. Και όχι μόνο η ίδια η σημείωση ή το έγγραφο, αλλά αυτό που κείται μέσα.
ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ
Το Transpose είναι διαθέσιμο ως υπηρεσία ιστού ή δωρεάν εφαρμογές για κινητά για iOS και Android (σύντομα).
Όταν εγγραφείτε ή συνδεθείτε στο νέο σας λογαριασμό Transpose, θα παρατηρήσετε ότι έχει προ-φορτωθεί με 7 πρότυπα για να ξεκινήσετε. Ίσως θελήσετε επίσης να ελέγξετε έξω τα υπάρχοντα κοινά πρότυπα για να βοηθήσετε να δημιουργήσετε κάποιες ιδέες για το πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Transpose. Κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση δημόσιων προτύπων" στην επάνω δεξιά γωνία.
Τώρα μπορείτε να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο είδος προτύπου ή να αναζητήσετε τις διάφορες κατηγορίες από την επιχείρηση στο σπίτι, τη γυμναστική και πολλά άλλα. Όταν βλέπετε ένα που θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Αντιγραφή προτύπου" για να το αποθηκεύσετε κάτω από τα πρότυπα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο πρότυπο κάνοντας κλικ στο "Νέο πρότυπο" στο κάτω μέρος της αριστεράς πλευρικής γραμμής. Στη συνέχεια, θα βυθίσουμε περισσότερα από τα προσαρμοσμένα πρότυπα.
Μόλις έχετε μερικά διαφορετικά πρότυπα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα σημείωση" και επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Ή μπορείτε να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το επιθυμητό πρότυπο και να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Νέα σημείωση" (που εμφανίζεται παρακάτω).
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Transpose είναι προς το παρόν σε έκδοση beta, αλλά αυτό σημαίνει ότι προστίθενται πολύ νέες δυνατότητες (όπως η νέα εφαρμογή iOS που εμφανίζεται παρακάτω), ακούγοντας τους χρήστες και αυξάνοντας γρήγορα.
Διαχείριση ψηφιακών πληροφοριών με πρότυπα
Υπάρχουν επιλογές για ό, τι θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο για το Transpose. Αυτές οι επιλογές ονομάζονται "πεδία". Τα πεδία είναι όπου εισάγετε τα δεδομένα και τις πληροφορίες σας.
Όταν δημιουργείτε ένα πρότυπο, υπάρχουν τρία βήματα:
- Προσθέστε πεδία
- Επεξεργασία ιδιοτήτων πεδίου
- Επεξεργασία λεπτομερειών προτύπου
Αυτή είναι η βασική ματιά στα πρότυπα. Το πρότυπο δείγματος διαθέτει πολλές από τις κύριες λειτουργίες και αυτό που πραγματικά εστιάζει το Transpose.
Εάν είστε συγκλονισμένοι με όλες τις επιλογές αρχικά, αυτό το πρότυπο είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε. Το υποκείμενο περιγράφει τις λειτουργίες κάθε πεδίου και μπορεί να σας δείξει πόσο ικανό και ευρύ Transpose είναι.
Αφού δημιουργήσετε ένα πρότυπο ή αντιγράψετε ένα υπάρχον από την κοινότητα, δεν κολλάτε μόνο με τα πεδία στα οποία δημιουργήθηκε. Αν θέλετε να αλλάξετε ή να προσθέσετε κάτι νέο, μπορείτε να επεξεργαστείτε το πρότυπο αυτό σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας (που εμφανίζονται παραπάνω). Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο κοινότητας ως έμπνευση, αλλά στη συνέχεια να το αλλάξετε ώστε να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
Αφού δημιουργήσετε μια σημείωση με ένα συγκεκριμένο πρότυπο, μπορείτε να προσθέσετε μια υπενθύμιση, να δημιουργήσετε ένα συμβάν στο Ημερολόγιο Google (πρέπει να συνδεθείτε στο λογαριασμό σας Google), να μοιραστείτε τη σημείωση με έναν δημόσιο σύνδεσμο, να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να την εκτυπώσετε ή να την διαγράψετε.
Προηγμένα και έξυπνα πεδία
Το Transpose διαθέτει μια τεράστια ποικιλία πεδίων που μπορούν να χρησιμοποιηθούν με διάφορους τρόπους. Έχουν αυτό που αποκαλούν "βασικά πεδία". Αυτά είναι πεδία κειμένου για διαφορετικούς σκοπούς, όπως κείμενο μεμονωμένου ή πολλών γραμμών, ημερομηνία αριθμού, ώρα, πολλαπλή επιλογή, πλαίσια ελέγχου, αναπτυσσόμενη λίστα, μεταφόρτωση αρχείου και ούτω καθεξής.
Στη συνέχεια, έχετε τα προηγμένα και έξυπνα πεδία. Αυτά περιλαμβάνουν την τοποθεσία, τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, τη φωνητική εγγραφή, την υπογραφή, τους υπολογισμούς, τις λίστες υποχρεώσεων, την Επικοινωνία Google, έναν χρονομετρητή ή τη σύνδεση με άλλη σχετική σημείωση, μεταξύ άλλων.
Κάθε ένα κάνει ένα εντελώς διαφορετικό πράγμα και χρησιμεύει για να βελτιώσει την εμπειρία σας κάνοντας το Transpose αναπόσπαστο μέρος της ροής εργασίας σας. Για παράδειγμα, όταν προσθέτετε μια επαφή, απλώς πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα τραβήξει αμέσως τα στοιχεία επικοινωνίας και τη φωτογραφία αυτού του ατόμου από την Google.
Θέλετε να μιλήσετε αντί να δακτυλογραφήσετε; Προσθέστε φωνητική εγγραφή και το Transpose θα μετατρέψει αυτό που λέτε σε κείμενο.
Το πεδίο υπογραφής σάς επιτρέπει να σχεδιάσετε, να πληκτρολογήσετε ή να μεταφορτώσετε την υπογραφή σας στη φόρμα.
Προβολή, διαχείριση και αναζήτηση των πληροφοριών σας
Όταν επιλέγετε ένα συγκεκριμένο πρότυπο στην πλαϊνή μπάρα "Όλες οι σημειώσεις", θα εμφανιστούν όλες οι σημειώσεις στο συγκεκριμένο πρότυπο. Ο τρόπος προβολής, χρήσης και εύρεσης αυτών είναι κρίσιμος για τη χρησιμότητά τους για εσάς.
Οι σημειώσεις μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με την ημερομηνία τροποποίησης, τον τίτλο, την αξιολόγηση, την τιμή, την ποσότητα και τον συνολικό υπολογισμό. Μπορείτε να εξαγάγετε σε CSV (αρχείο επαφών), XLS (αρχείο Excel) ή XLS με εικόνες. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να προβάλετε τις σημειώσεις σας, είτε σε μια λίστα, είτε σε πίνακα (οργανωμένη ανά πεδία) είτε σε μορφή ημερολογίου.
![4.1.1 σημειώσεις ταξινόμησης]](http://www.tipsandtrics.com/img/promoted/384/transpose-secret-managing-your-digital-information-15.png)
Ο πίνακας αναζήτησης στη δεξιά πλευρά είναι εξαιρετικά χρήσιμος για την παροχή προτάσεων για το τι μπορείτε να αναζητήσετε. Μεταφέρετε τις αναζητήσεις σε όλα τα πεδία που παρέχονται σε ένα πρότυπο, ό, τι κι αν είναι. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τι πρέπει να αναζητήσετε σε ένα συγκεκριμένο πεδίο. Θα αναζητήσει ακόμη και το κείμενο από αρχεία ή ιστοσελίδες που έχουν προστεθεί στο πρότυπο - πολύ εντυπωσιακό!
Πρόσθετα χαρακτηριστικά προτύπου
Το κουμπί "Ρυθμίσεις προτύπου" επεκτείνει τη λειτουργικότητα του προτύπου πέρα από το Transpose. Εκτός από τη δυνατότητα επεξεργασίας του υπάρχοντος προτύπου (το οποίο επίσης κάνει την αλλαγή σε όλες τις προηγούμενες σημειώσεις), μπορείτε να δημοσιεύσετε το πρότυπο ως φόρμα ιστού, να προσθέσετε συνεργάτες, να στείλετε σε άλλη εφαρμογή (π.χ. Evernote) ή να δημιουργήσετε ένα διπλότυπο πρότυπο.
Η δημοσίευση ενός προτύπου έχει γίνει μια πολύ δημοφιλής λειτουργία Transpose επειδή επιτρέπει στο χρήστη να φέρει δεδομένα στο Transpose από εξωτερικές πηγές, όπως σε έναν ιστότοπο.
Έχοντας τη δυνατότητα να συνεργαστείτε με άλλους, είναι τεράστια. Μπορείτε να επιτρέψετε σε συνεργάτες που δεν έχουν λογαριασμό Transpose να δουν μια σημείωση. Εάν χρειάζονται περαιτέρω πρόσβαση για να γράψουν ή να επεξεργαστούν το ίδιο το πρότυπο, θα χρειαστεί να δημιουργήσουν το δικό τους λογαριασμό.
Μια ενδιαφέρουσα πτυχή με το χαρακτηριστικό συνεργασίας είναι να επιτρέπεται σε κάποιον να έχει πρόσβαση μόνο για εγγραφή, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα μπορεί να διαβάσει τίποτα μέσα στο πρότυπο και μπορεί να συμβάλει μόνο σε αυτό. Αυτό δεν είναι συνηθισμένο μεταξύ άλλων εργαλείων συνεργασίας, αλλά μπορεί να αποδειχθεί πολύ χρήσιμο υπό ορισμένες συνθήκες.
Η ενσωμάτωση τρίτων για την αποστολή σημειώσεων σε άλλη υπηρεσία διατίθεται προς το παρόν μόνο με την Evernote, αλλά δεν θα εκπλαγούσαμε αν θα προστεθούν περισσότερα στο μέλλον. Αυτό σας επιτρέπει είτε να μεταβαίνετε από μια υπηρεσία σε Μεταφορά χωρίς προβλήματα είτε να χρησιμοποιείτε τόσο στην υπάρχουσα ροή εργασίας σας.
Χρησιμοποιήστε το σενάριο περίπτωσης
Έχουμε ήδη συζητήσει ότι το Transpose έχει διάφορες χρήσεις, αλλά ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορεί να εφαρμοστεί σε ένα πραγματικό σενάριο ζωής. Ας υποθέσουμε ότι οργανώνετε και αποτιμάτε το σπίτι σας, το εργαστήριο ή πιο συγκεκριμένα, όπως τα ηλεκτρονικά σας βοηθήματα ή άλλα είδη εξειδικευμένων εργαλείων.
Πρώτα, αναζητήστε ένα πρότυπο "αποθέματος", όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, πηγαίνοντας στα δημόσια πρότυπα και πληκτρολογώντας στο πεδίο "αναζήτηση" (παραπάνω). Στη συνέχεια, αποθηκεύστε αυτό που θέλετε, τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω και κάνοντας κλικ στην επιλογή "αντιγραφή αυτού του προτύπου".
Επιστρέψτε στην κύρια οθόνη αρχικής μετάδοσης, που ονομάζεται "Όλες οι σημειώσεις", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το "Αρχική απογραφή" και κάντε κλικ στο εικονίδιο "χαρτί συν το σήμα" ή αν επιλέξετε το πρότυπο, μπορείτε να προσθέσετε μια νέα σημείωση από την οθόνη προτύπου.
Μόλις ανοίξετε μια νέα σημείωση, αρχίστε να συμπληρώνετε τις πληροφορίες. Σε αυτή την περίπτωση, απογραφή του μπουκαλιού μου. Έχω συμπεριλάβει ένα όνομα και μια φωτογραφία.
Θα προσθέσατε μια φωτογραφία ακριβώς όπως και οποιοδήποτε άλλο αρχείο.
Εάν έχω και άλλα αρχεία για αποστολή, όπως μια απόδειξη αγοράς ή μια τεκμηρίωση που συνοδεύει το στοιχείο, μπορώ να τα συμπεριλάβω και αυτά. Τέλος, θα προσθέσω μερικές σχετικές ετικέτες για μεταγενέστερη αναφορά.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Τέλος". Όταν επιλεγεί ένα συγκεκριμένο πρότυπο, όλες οι σημειώσεις θα εμφανιστούν όπως φαίνεται παρακάτω.
Όταν κάνετε κλικ στη σημείωση για να δείτε τις πληροφορίες, θα εμφανιστούν αρχεία, φωτογραφίες και δεδομένα φόρμας.
Δωρεάν έναντι Premium
Τέλος, θα παρατηρήσετε ότι το Transpose διαθέτει δωρεάν σχέδια και προνόμια. Αυτά τα δύο σχέδια είναι χτισμένα γύρω από διαφορετικές ανάγκες. Εάν εργάζεστε κυρίως σε μικρά έργα και όχι σε ομάδα, το δωρεάν μοντέλο είναι ιδανικό για εσάς. Παίρνετε 10 gigabytes χώρου και έναν τόνο προτύπων και σημειώσεων για να προχωρήσετε.
Ως πρωταρχικό μέλος βλέπετε 14, 99 δολάρια / μήνα. Αυτό είναι περισσότερο κατάλληλο για ομάδες και για την ολοκλήρωση μεγάλων έργων. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για ένα όριο διαστήματος και να έχετε απεριόριστη πρόσβαση σε πρότυπα και στην κοινότητα των μεταφρασμένων φιλόδοξων δημιουργών.
Γιατί και πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Transpose
Με το Transpose, δεν υπάρχει πλέον ανάγκη να χρησιμοποιείτε πολλές υπηρεσίες για διαφορετικά πράγματα - ένα για λήψη σημειώσεων, ένα άλλο για την ενσωμάτωση εντύπων και ένα άλλο για τη διαμόρφωση δεδομένων.
Η μεταφορά είναι πραγματικά αυτό που κάνετε από αυτό. Σκεφτείτε το ως "one stop shop" για όλες τις ψηφιακές σας ανάγκες πληροφόρησης. Από την εγγραφή σημειώσεων συνάντησης στην παρακολούθηση της οικονομικής προόδου για την οικοδόμηση ολοκληρωμένων λύσεων CRM, το Transpose σας επιτρέπει να κάνετε ό, τι θέλετε από αυτό. Αλλά ταυτόχρονα, το Transpose μπορεί να συνδεθεί με τόσες πολλές άλλες πτυχές της ζωής σας - ενσωμάτωση υπηρεσιών από τρίτους, επαφές, ιστότοπους, ψυχαγωγία και ούτω καθεξής.
Κάντε κλικ εδώ για να εγγραφείτε για δωρεάν λογαριασμό Μεταφοράς ή για μεταφόρτωση Μεταφορά για iOS.
Τώρα εξαρτάται από εσάς. Οι επιλογές σας είναι απεριόριστες. Πώς θα μεταφέρετε τις ψηφιακές πληροφορίες σας;