Αν το Microsoft Office ήταν χώρα, θα ήταν η τρίτη πιο πολυπληθέστερη χώρα στον κόσμο. 1.2 δισεκατομμύρια άνθρωποι που χρησιμοποιούν μια ενιαία σουίτα εφαρμογών είναι καταπληκτικά. Και μιλούν 107 γλώσσες!
Αυτός ο οδηγός είναι διαθέσιμος για λήψη ως δωρεάν PDF. Κατεβάστε τώρα τον τρόπο δημιουργίας επαγγελματικών αναφορών και εγγράφων στο Microsoft Word . Μη διστάσετε να αντιγράψετε και να μοιραστείτε αυτό με τους φίλους και την οικογένειά σας.Αλλά τώρα, εσείς και εγώ μιλάμε στα αγγλικά και πρόκειται να μιλήσουμε για το πιο δημοφιλές εργαλείο στο οπλοστάσιο Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .
Αυτός ο συντάκτης εγγράφων χρησιμοποιείται για τη σύνταξη ποικίλων εγγράφων. Από μια απλή εφαρμογή στο απαραίτητο βιογραφικό σημείωμα. Από μια απλή λίστα κουβά σε ένα σημείωμα γραφείου. Πιστεύουμε ότι μπορούμε να συνεργαστούμε με το Word. Αλλά όταν καθόμαστε για να γράψουμε μια σοβαρή επαγγελματική έκθεση, ανακαλύπτουμε ένα σημαντικό γεγονός.
Η επαγγελματική σύνταξη αναφορών χρειάζεται διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων.
Έτσι, ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό - μπορείτε να κάνετε το άλμα από ένα ενιαίο έγγραφο σε μια μακροσκελή έκθεση; Γνωρίζετε όλες τις λειτουργίες του Microsoft Word 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016 Το Microsoft Office 2016 είναι μεταξύ μας. Πώς ελέγχετε την τελευταία έκδοση για χάρη της παραγωγικότητάς σας; Σας παρακαλούμε να βρείτε τους καλύτερους συνδέσμους για την εκμάθηση του Office. Κλέψτε μια πορεία με αυτές ... Διαβάστε περισσότερα που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε αυτό το έργο μεγάλης κλίμακας έγγραφο; Μπορείτε να συνεργαστείτε για την εργασία με άλλα μέλη της ομάδας;
Μπορεί να είστε φοιτητής, ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή εργαζόμενος γραφείου ... θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια έκθεση ή ένα επαγγελματικά μορφοποιημένο έγγραφο κάποιου είδους. Αυτός ο οδηγός MakeUseOf θα σας βοηθήσει να ενημερώσετε τις τεχνικές σας και να ακονίσετε την προσέγγιση σχεδιασμού σας.
Σε αυτόν τον οδηγό:
Γράφοντας μια αναφορά - Εισαγωγή Η λίστα ελέγχου αναφοράς
Χρήσιμα εργαλεία του Microsoft Word - Ειδική επικόλληση | Ερευνητής | Καταψύξτε τμήματα του εγγράφου σας
Εργασίες για τη Διάταξη & Σχεδίαση - Εισαγωγή | Σελίδα κάλυψης | Πίνακας περιεχομένων Κεφαλίδα και υποσέλιδο | Αριθμοί σελίδων | Στυλ γραμματοσειράς | Στυλ Διακοπές σελίδας | Στυλ και Θέματα | Υπότιτλοι | Γρήγορα μέρη | Σελίδα περιθωρίων
Παραπομπές και Συνεργασία - Ευρετήριο Βιβλιογραφίες | Διασταυρούμενη αναφορά | Σχόλια
Ολοκληρώστε την αναφορά σας - Υπογραφές | Υδατογραφήματα | Μόνο για ανάγνωση | Εκτύπωση σε PDF
Το επόμενο βήμα - Συμπέρασμα
Σύνταξη έκθεσης
Η σύνταξη αναφορών περιλαμβάνει έρευνα και στη συνέχεια δημοσιεύεται το αποτέλεσμα αυτής της ανάλυσης. Στον επαγγελματικό κόσμο, η "εμφάνιση" ή η εμφάνιση αυτού που δημοσιεύετε είναι πρωταρχικής σημασίας. Το ευχάριστο τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να βλάψει τη φήμη σας και να ενισχύσει την προσωπική σας μάρκα.
Τα παρακάτω βήματα θα σας προσφέρουν τις δυνατότητες των εμπειρογνωμόνων στο Microsoft Word 2016. Περάστε πολύ χρόνο σε ένα σχέδιο. Ξεκινήστε με αυτές τις οδηγίες ...
Βήμα 1: Αποφασίστε τον σκοπό
Πριν ξεκινήσετε την αναφορά, πρέπει πρώτα να μάθετε γιατί το γράφετε στην πρώτη θέση. Οι εκθέσεις είναι πολλών ειδών, αλλά έχουν ως στόχο είτε να ενημερώσουν είτε να πείσουν. Μπορεί να προορίζεται για την περιγραφή μιας τεχνικής διαδικασίας, για την ανταλλαγή πληροφοριών ή για την πρόοδο σε ένα έργο.
Ρωτήστε τον εαυτό σας - Τι και γιατί . Αυτό θα σας βοηθήσει να αποσταγμίσετε το σκοπό στο ένα κύριο σημείο και να το κολλήσετε αντί να περιπλανηθείτε με περιττές λεπτομέρειες.
Βήμα 2: Προσδιορίστε το κοινό σας
Η δεύτερη σημαντική σκέψη είναι να αξιολογήσετε το κοινό σας. Θα είναι σε θέση να καταλάβουν τι μιλάτε; Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα αναγνωστών που θα διαβάσουν την αναφορά; Οι γνώσεις του αναγνώστη σχετικά με το θέμα θα επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε.
Αποφασίστε σχετικά με το κύριο κοινό και στη συνέχεια γράψτε την έκθεση στο κατάλληλο τεχνικό επίπεδο. Το δευτερογενές κοινό μπορεί να υποστηριχθεί με συμπληρωματικές πληροφορίες στο τέλος της έκθεσης.
Βήμα 3: Γνωρίστε το θέμα σας
Πρέπει να ξέρετε τι μιλάτε. Έτσι, διερευνήστε το θέμα και συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για να αποδείξετε το θέμα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταλήξει σε ένα συμπέρασμα που βασίζεται σε γεγονότα και όχι προσωπική γνώμη. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σωστές, τρέχουσες και καλά αναφερμένες.
Χρησιμοποιήστε επίσης μια ποικιλία πόρων, όπως περιοδικά, άρθρα εφημερίδων, βιβλία, ιστότοπους, φυλλάδια, πρωτογενή δεδομένα, ετήσιες εκθέσεις και ομιλίες για να βοηθήσετε να στηρίξετε το θέμα σας. Απλά μην κολλήσετε στη Wikipedia.
Βήμα 4: Περιγράψτε την αναφορά
Έχετε κάνει την έρευνα. Υπάρχει ένας τόνος πληροφοριών που περιμένουν να πληκτρολογηθούν και να εκτυπωθούν. Αλλά περίμενε! Μην πνιγείτε πριν μπείτε στο νερό. Προετοιμάστε το τελικό περίγραμμα της αναφοράς που θα είναι το διάγραμμα των σημείων αναφοράς για να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε από την αρχή μέχρι το τέλος. Το περίγραμμα είναι το σχέδιο. Θα σας δώσει μια πανοραμική θέα της γης και θα σας δείξει επίσης πού πρέπει να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες.
Η δομή μιας έκθεσης ιδεών μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
- Τίτλος σελίδας
- Περίληψη των κυριότερων σημείων
- Πίνακας περιεχομένων
- Εισαγωγή
- Το Σώμα της Έκθεσης
- συμπέρασμα
- Συστάσεις
- παράρτημα
- Βιβλιογραφία και Αναφορές
Το περίγραμμα εγγράφου του Microsoft Word είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε ένα έγγραφο, ακόμη και πριν ξεκινήσετε να το γεμίζετε με έρευνα. Επωφεληθείτε από το brainstorming και τα πρότυπα χαρτογράφησης μυαλού 8 Πρότυπα MS Word που σας βοηθούν να Brainstorm & Mind Map Οι ιδέες σας Γρήγορα 8 πρότυπα MS Word που σας βοηθούν Brainstorm & Mind Map Οι ιδέες σας γρήγορα Τα ελεύθερα πρότυπα Word δεν είναι μόνο σχετικά με τα όμορφα έγγραφα, και καλύψτε τις σελίδες. Μπορούν να είναι ζωτικής σημασίας για brainstorming και τους χάρτες μυαλού επίσης. Εδώ είναι οκτώ πρότυπα Word για τις ανάγκες ιδεών σας. Διαβάστε περισσότερα.
Βήμα 5: Γράψτε, επεξεργαστείτε, επανορθώστε και ολοκληρώστε
Μόλις διαρθρώσετε την αναφορά σας, ήρθε η ώρα να συμπληρώσετε τις κεφαλίδες με περιεχόμενο. Εγώ προσωπικά το βρίσκω καλύτερο να αντιμετωπίσω λίγο από κάθε τμήμα και στη συνέχεια να το συγκεντρώσω με πληροφορίες. Μπορείτε να το κάνετε εάν θέλετε ή να ολοκληρώσετε κάθε τμήμα καθώς κατεβαίνετε στη δομή της αναφοράς. Βεβαιωθείτε ότι εστιάζετε στην παρουσίαση των ιδεών σας και στη χρήση υποστηρικτικών στοιχείων αντί της ορθογραφίας και της γραμματικής πρώτα. Περιγράψτε το επιχείρημά σας και γράψτε μερικές προτάσεις που ρίχνουν τις κύριες ιδέες σας. Αν βρείτε κάτι που αξίζει να αναφέρετε, παραθέστε το.
Μόλις γράψετε την πλειοψηφία του κειμένου σας, είναι πλέον καιρός να το διαβάσετε και να βεβαιωθείτε ότι ρέει καλά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθοδηγήσει την κατανόηση του αναγνώστη με μεταβατικές λέξεις όπως "Αυτές οι πληροφορίες δείχνουν ...", "Με άλλα λόγια ...", "Ομοίως ..." και επισημαίνουν σχετικά και βασικά σημεία.
Τέλος, ξοδεύετε χρόνο για να διόρθωτε, ελέγξτε τη γραμματική και την ορθογραφία Πώς να Συλλαβίστε και Γραμματική Ελέγξτε στο Microsoft Word Πώς να Συλλαβισμός και γραμματική Έλεγχος στο Microsoft Word Μπορείτε να προσαρμόσετε τα ενσωματωμένα εργαλεία ελέγχου ορθογραφίας και γραμματικής του Microsoft Word για να καλύψουν τις ανάγκες σας. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση για να επιταχύνετε την πληκτρολόγηση. Διαβάστε περισσότερα και κάντε διπλό έλεγχο όλων των σχετικών πληροφοριών και της λογικής ροής τους. Είναι καλύτερο να αφήσετε τουλάχιστον μία ημέρα για να ελέγξετε και να επιδιορθώσετε την εργασία σας. Μην προσπαθήσετε να την επεξεργαστείτε αμέσως αφού νομίζετε ότι έχετε τελειώσει, καθώς θα έχετε την τάση να χάσετε να διαβάσετε αυτό που γράψατε. Πάρτε κάποιο ύπνο και να το διορθώσετε την επόμενη μέρα.
Η λίστα ελέγχου αναφοράς
Πριν πάτε και υποβάλετε ή παραδώσετε την έκθεσή σας ότι έχετε δουλέψει τόσο σκληρά, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τα εξής:
- Ολοκληρώσατε τη σελίδα τίτλου με τον τίτλο, το όνομά σας, την ημερομηνία, ποιος είναι ο απολογισμός και μια πιθανή περιγραφή του τι είναι η αναφορά.
- Η σελίδα περιεχομένων έχει τις κατάλληλες επικεφαλίδες και οι αριθμοί σελίδων είναι σωστοί.
- Βεβαιωθείτε ότι η εισαγωγή καλύπτει τα βασικά σημεία, το πεδίο εφαρμογής της έκθεσης και τον στόχο που θέλει να καλύψει.
- Έχετε προσθέσει υπότιτλους πάνω από τους πίνακες και κάτω από τις εικόνες / γραφήματα.
- Το περιεχόμενο της έκθεσης παρουσιάζει τις πληροφορίες με σαφή τρόπο, λογικό, πραγματικό, παραμένει στο θέμα, είναι στο σημείο;
- Συμπεραίνει το συμπέρασμα τα αποτελέσματα, επαναδιατυπώνει την κύρια ιδέα και δεν περιλαμβάνει νέες πληροφορίες;
- Είναι σαφώς επισημαίνονται οι επικεφαλίδες και οι υποκατηγορίες;
- Είναι αξιόλογες προσφορές, ενημερωμένες και σωστά αναφερόμενες;
- Χρησιμοποιήσατε διαλείμματα σελίδων όπου χρειάζεται;
Τώρα, ας ξεκινήσουμε το Microsoft Word και θα σας οδηγήσουμε στα χαρακτηριστικά που θα σας βοηθήσουν να συνθέσετε το σχέδιο της έκθεσής σας και να το παρουσιάσετε ως επαγγελματικό έγγραφο.
Χρήσιμες λειτουργίες του Microsoft Word για γραφή μηνυμάτων
Πάρτε αυτά ως συμβουλές μεγέθους δαγκώματος και να τους ελέγξετε ένα προς ένα.
Το Microsoft Word είναι ένα μεγάλο καραβόπανο με πολλά καρύδια και μπουλόνια. Ας επικεντρωθούμε στα βασικά σύνολα δεξιοτήτων και στα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να σχεδιάσετε, να προετοιμάσετε και να παρουσιάσετε την επαγγελματική έκθεση. Οι λειτουργίες του Microsoft Word που θα καλύψουμε παρακάτω είναι επίσης συντομεύσεις παραγωγικότητας που θα σας διευκολύνουν.
Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τον βοηθό "Tell me" του Microsoft Word 2016 για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις νέες δυνατότητες της σουίτας του Office.
Ας ξεκινήσουμε με τρία προκαταρκτικά εργαλεία ...
Χρησιμοποιήστε την επικόλληση επικόλλησης
Για τους περισσότερους από εμάς, όταν πρέπει να αντιγράψουμε κείμενο ή μια εικόνα στο Word, η συντόμευση CTRL + V κάνει μια χαρά. Αλλά μερικές φορές ίσως να θέλουμε να επικολλήσουμε τα αντιγραμμένα δεδομένα σε άλλη μορφή, όπως τα δεδομένα του Excel ως εικόνα. Με την εντολή " Επικόλληση" (Special Paste ) μπορείτε να απορρίψετε ή να καθορίσετε τη μορφή κατά την επικόλληση μιας εικόνας, δεδομένων παρουσίασης, πίνακα ή αντικειμένου από οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα στο Word.
Θα εργαστείτε πολύ με πίνακες και γραφήματα του Excel σε ένα επαγγελματικό έγγραφο.
Εάν απλά αντιγράφετε αυτό που θέλετε και κάντε κλικ στην επικόλληση, θα παρατηρήσετε ότι θα εισαγάγει τα δεδομένα ως πίνακες. Αν όμως πρόκειται για μια μεγάλη περιοχή κελιών που θέλετε να επικολλήσετε και δεν θέλετε να την επεξεργαστείτε, ίσως θέλετε να την επικολλήσετε ως εικόνα, με την πρόσθετη επιλογή να την επεξεργαστείτε.
Στο Microsoft Excel: Επιλέξτε και επισημάνετε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε> Πατήστε CTRL + C.
Στο Microsoft Word: Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα> Επικόλληση> Επικόλληση επικόλλησης . Επιλέξτε Επικόλληση ειδικών και από το παράθυρο διαλόγου επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Office Excel .
Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των δεδομένων, όπως ήταν μια εικόνα, και αν κάνετε διπλό κλικ, θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τις τιμές. Μπορείτε να αλλάξετε τον πίνακα ή το διάγραμμα και να τον επανασχεδιάσετε. Και εάν ενημερώσετε τα δεδομένα στο γράφημα ή τον πίνακα στο Excel, μπορείτε να ανανεώσετε αυτόματα το γράφημα στο Word.
Δοκιμάστε επίσης το δεξί κλικ στο μενού περιβάλλοντος. Εμφανίζεται το μενού Paste Special:
Υπάρχουν περισσότερες επιλογές για την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στο Word 8 Έκπληξη Τρόποι που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στο Microsoft Word 8 Έκπληξη Τρόποι που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στο Microsoft Word Γνωρίζοντας πώς να εισάγετε δεδομένα στο Microsoft Word από οποιαδήποτε πηγή, άλλα έγγραφα του Word, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Θα σας δείξουμε όλα τα κόλπα. Διαβάστε περισσότερα . Η σελίδα υποστήριξης του Microsoft Office περιγράφει επίσης λεπτομερώς τους.
Χρησιμοποιήστε τον ερευνητή
Ναι, υπάρχει το Google και η Wikipedia. Αλλά συνεχώς μεταβαίνοντας από το Word στο πρόγραμμα περιήγησής σας μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Το Γραφείο 2016 φέρνει σε ισχυρή ερευνητική ολοκλήρωση αυτή την εργασία. Ο ερευνητής δεν μπορεί μόνο να σας βοηθήσει να βρείτε περιεχόμενο μέσα από το Microsoft Word, αλλά και να σας βοηθήσουμε να προσθέσετε γρήγορα αναφορές. Χρησιμοποιεί το Γράφημα Γνώσης Bing για να βρει το σωστό περιεχόμενο για να υποστηρίξει το έγγραφό σας.
Μεταβείτε στην Κορδέλα> καρτέλα Αναφορές και επιλέξτε Ερευνητής . Ένα παράθυρο θα ανοίξει στα δεξιά με τις επιλογές αναζήτησης.
Πληκτρολογήστε μια λέξη-κλειδί για το θέμα που θέλετε να αναζητήσετε και πατήστε Enter.
Το παράθυρο Αποτελέσματα εμφανίζει μια λίστα πηγών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφό σας. Επιλέξτε ένα θέμα για να εξερευνήσετε λεπτομερώς.
Προσθέστε το θέμα στο έγγραφό σας στο Microsoft Word με ένα κλικ στο σύμβολο συν στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν σε οποιοδήποτε αποτέλεσμα για να αναφέρετε την πηγή στο ερευνητικό σας έγγραφο. Η πηγή του cite σας βοηθά να υποστηρίξετε την έρευνά σας με πηγές και βιβλία web.
Όπως θα δούμε αργότερα, μια σχολιασμένη βιβλιογραφία είναι ένα από τα πιο σκληρά μέρη ενός εγγράφου. Ο ερευνητής είναι ένας ευφυής βοηθός που μπαίνει μέσα.
Καταψύξτε ένα μέρος του εγγράφου του Word
Ας θεωρήσουμε δεδομένο ότι η επαγγελματική σας έκθεση θα είναι μια μακρά και περίπλοκη δουλειά. Μπορείτε να διαιρέσετε το παράθυρο του Word σε δύο παράθυρα έτσι ώστε να μπορείτε να προβάλετε ταυτόχρονα δύο διαφορετικά μέρη ενός εγγράφου. Είναι μια πολύτιμη εξοικονόμηση χρόνου όταν θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μέρη από το ένα μέρος στο άλλο ή να αναφερθείτε σε ένα μέρος του εγγράφου ενώ εργάζεστε σε άλλο.
Μεταβείτε στην Κορδέλα> καρτέλα Προβολή> Διαίρεση .
Για να καταργήσετε τη διάσπαση, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση διαίρεσης στην ίδια καρτέλα.
Η ομάδα Windows σας παρέχει πολλές επιλογές για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε με δύο ή περισσότερα έγγραφα. Τα χαρακτηριστικά είναι αυτονόητα.
Για να κάνετε κύλιση και των δύο εγγράφων ταυτόχρονα, κάντε κλικ στην επιλογή Σύγχρονη κύλιση στην ομάδα παραθύρων στην καρτέλα Προβολή. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην Προβολή δίπλα δίπλα για να τοποθετήσετε δύο μέρη του εγγράφου το ένα δίπλα στο άλλο.
Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε την προβολή διαχωρισμού για να εμφανίσετε δύο διαφορετικές διατάξεις - για παράδειγμα, Εκτύπωση και περίγραμμα. Ρυθμίστε τη διαίρεση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο παράθυρο που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια διαφορετική διάταξη στην καρτέλα Προβολή.
Εργασίες για τη διάταξη και το σχεδιασμό
Η παρουσίαση μιας έκθεσης είναι αυτό που παίρνει κάποιος για να διαβάσει μια έκθεση κατά πρώτο λόγο, και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι πολύ σημαντικό να παρουσιάσετε την έκθεσή σας καλά. Εάν είχατε την επιλογή από τέσσερις αναφορές για να διαβάσετε, τι θα επιλέξετε;
- Μια χειρόγραφη αναφορά.
- Ένα έγγραφο τυπωμένο σε μαύρο και άσπρο.
- Μια αναφορά τυπωμένη σε κανονικό έγχρωμο χαρτί A4.
- Μια αναφορά τυπωμένη σε χρώμα, με μια πιασάρικη σελίδα τίτλου, όμορφα οριοθετημένη, και κηλίδα;
Θα πάρετε την τέταρτη έκθεση επειδή θα σας τραβήξει προς την κατεύθυνση αυτή μόνο από την οπτική εμφάνιση.
Το μπροστινό κάλυμμα δεν είναι ο μόνος λόγος. Μια καλά σχεδιασμένη αναφορά είναι ευκολότερη στην ανάγνωση. Είναι επίσης ευκολότερο να σαρώσετε όταν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να περάσετε λίγο χρόνο στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σας, καθώς και στα διάφορα στυλ και θέματα. Εν συντομία - τη μορφοποίηση κάθε στοιχείου στην αναφορά.
Η μορφοποίηση μπορεί να φαίνεται σαν μια δύσκολη δουλειά, αλλά είναι μια διασκεδαστική άσκηση που θα ασκεί όλους τους δημιουργικούς μύες σας. Τα βασικά ωράρια θα είναι οι δεξιότητες που μπορείτε να εφαρμόσετε σε οτιδήποτε στο Microsoft Office προχωρήσουμε. Και ο χρόνος που θα αποθηκεύσετε με όλες τις συμβουλές παραγωγικότητας που μάθατε εδώ.
Το Microsoft Word 2016 διαθέτει ένα πλούσιο σύνολο χαρακτηριστικών. Αυτοί είναι μόνο μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους το σχέδιό σας μπορεί να ξεχωρίσει από το υπόλοιπο και να είναι επαγγελματίας. Έτσι, ας καταρρίψουμε τις ικανότητες σχεδίασης και σχεδίασης.
Αυτή η ενότητα θα καλύπτει αυτά τα χαρακτηριστικά βήμα προς βήμα:
- Ξεκινήστε με μια σελίδα εξώφυλλου
- Κάντε έναν πίνακα περιεχομένων
- Δημιουργήστε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο
- Προσθήκη αριθμών σελίδας
(Μορφοποιήστε το περιεχόμενο)
- Επιλέξτε τις σωστές γραμματοσειρές
- Σχεδιάστε τις παραγράφους
- Έλεγχος διακοπών σελίδας
- Χρησιμοποιήστε Στυλ και Θέματα
- Λεζάντες
- Χρησιμοποιήστε τα γρήγορα εξαρτήματα
- Διακοσμήστε με τα όρια σελίδας
1. Ξεκινήστε με μια σελίδα κάλυψης
Η πρώτη σελίδα είναι το πρώτο σημείο επαφής με τον αναγνώστη σας. Είναι επίσης η ευκαιρία σας να κάνετε μια ευνοϊκή εντύπωση. Μην αφήνετε την έλλειψη καλλιτεχνικών δεξιοτήτων σας ως δικαιολογία επειδή το Word αναλαμβάνει τη δουλειά με την ενσωματωμένη γκαλερί σελίδων τίτλου. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να παντρευτείτε ένα στο θέμα της έκθεσης.
Το Microsoft Word 2016 σας προσφέρει 16 προ-διαμορφωμένα πρότυπα και άλλα τρία στο Office.com.
Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή> Ομάδα σελίδων> Κάλυψη σελίδας .
Η προεπιλεγμένη σελίδα εμφανίζεται στην αρχή του εγγράφου από προεπιλογή.
Δεδομένου ότι υπάρχουν μόνο 16 "επίσημα" πρότυπα που προσφέρονται, μπορεί να διαπιστώσετε ότι όλοι οι άλλοι συνομηλίκοι σας έχουν την ίδια σελίδα εξώφυλλου. Έτσι, γιατί να μην το προσαρμόσετε και να το καταστήσετε λίγο πιο μοναδικό.
Μπορείτε να σχεδιάσετε μια σελίδα τίτλου (ή μια σελίδα επικάλυψης) στο Microsoft Word Πώς να κάνετε εύκολα μια ελκυστική σελίδα κάλυψης στο Microsoft Word Πώς να κάνετε εύκολα μια ελκυστική σελίδα κάλυψης στο Microsoft Word Πιστεύετε στις πρώτες εντυπώσεις; Το εξώφυλλο είναι το πρώτο πράγμα που οι άνθρωποι θα δουν από το έγγραφο λέξης σας. Σας δείχνουμε πώς μπορείτε να κάνετε αυτή την πρώτη εντύπωση μεγάλη. Διαβάστε περισσότερα που μπορεί να είναι ένα πρωτότυπο στη στοίβα. Αποθηκεύστε το ως πρότυπο ή αλλάξτε εύκολα τον σχεδιασμό εν κινήσει.
2. Κάντε έναν πίνακα περιεχομένων
Οι περιστασιακοί αναγνώστες σαρώνουν. Καλοί αναγνώστες σαρώνουν πρώτα και στη συνέχεια βαδίζουν βαθιά. Ένας πίνακας περιεχομένων παρέχει τα σημεία αναφοράς που βοηθούν και τα δύο. Όταν πρόκειται για ένα μακρύ και περίπλοκο έγγραφο, δεν θα προτιμούσατε να ελέγξετε την τοποθέτηση της γης προτού προχωρήσετε στο τμήμα που σας ενδιαφέρει; Εξετάστε έναν Πίνακα Περιεχομένων (TOC) εάν το έγγραφό σας έχει μήκος μεγαλύτερο από 10 σελίδες.
Στο Microsoft Word, δεν χρειάζεται να γράφετε ολόκληρο το TOC με το χέρι. Υπάρχει ένα αυτόματο εργαλείο Πίνακας περιεχομένων στην καρτέλα " Αναφορές ", το οποίο σας δίνει το περίγραμμα και το σχεδιάζει για εσάς. Επίσης, μπορείτε εύκολα να το ενημερώνετε όταν θέλετε να αλλάξετε κάτι.
Υπάρχουν επίσης πρότυπα που μπορείτε να τα κατεβάσετε και να τα τοποθετήσετε γύρω από τη φύση του περιεχομένου. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο περιεχομένου για μια διατριβή θα διαφέρει από εκείνο της ετήσιας έκθεσης μιας εταιρείας.
Έχουμε ένα πλήρες σεμινάριο σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας μιας σελίδας πίνακα περιεχομένων στο Word Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων σε Word & Free Templates Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων στο Word & Free Templates Πίνακας περιεχομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε τα έγγραφα που οργανώνονται και βελτιώνουν την πλοήγηση. Σας παρουσιάζουμε πώς να δημιουργήσετε τον δικό σας πίνακα περιεχομένων σε τέσσερα εύκολα βήματα. Δωρεάν πρότυπα περιλαμβάνονται. Διαβάστε περισσότερα .
Το βασικό στοιχείο είναι αυτό:
Δημιουργήστε το περίγραμμα και χρησιμοποιήστε στυλ τίτλων για να οργανώσετε την ιεραρχία. Εφαρμόστε το αυτόματο εργαλείο TOC στα στυλ τίτλων. Το Word 2016 αναζητά αυτές τις επικεφαλίδες και στη συνέχεια εισάγει τον πίνακα περιεχομένων στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενημερώσετε αυτόματα το TOC σας εάν κάνετε αλλαγές στο έγγραφό σας.
Για περισσότερο έλεγχο χειρός, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το στυλ χειροκίνητου πίνακα περιεχομένων . Το Word εισάγει κείμενα κράτησης θέσης και πρέπει να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε κάθε περιεχόμενο στη λίστα.
3. Δημιουργήστε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο
Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι σημαντικά σε αναφορές, καθώς ο κύριος σκοπός είναι να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την αναφορά σε κάθε σελίδα. Αυτές είναι οι κοινές περιοχές εμφάνισης για αριθμούς σελίδων. Η κεφαλίδα του εγγράφου θα πρέπει να περιέχει τον τίτλο της αναφοράς και ενδεχομένως το όνομα του ποιος το δημιούργησε. Ο τίτλος της τρέχουσας ενότητας είναι χρήσιμος.
Το υποσέλιδο, από την άλλη πλευρά, πρέπει να περιλαμβάνει τους αριθμούς σελίδων, την ημερομηνία δημοσίευσης και άλλες διοικητικές πληροφορίες που απαιτούνται. Σημειώστε ότι ορισμένοι οδηγοί στυλ έχουν ειδικές οδηγίες για τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα Πώς να προσθέσετε υποσημειώσεις Στυλ Σικάγου στο Microsoft Word Πώς να προσθέσετε υποσημειώσεις στυλ του Σικάγου στις υποσημειώσεις του Microsoft Word Μπορείτε να συμπληρώσετε το κείμενο με πρόσθετες λεπτομέρειες. Προσθέτοντας υποσημειώσεις στη Microsoft και χρησιμοποιώντας στυλ όπως Turabian, MLA, APA ή Chicago, είναι πολύ εύκολη. Σας παρουσιάζουμε τι πρέπει να γνωρίζετε για τις υποσημειώσεις. Διαβάστε περισσότερα .
Ας ξεκινήσουμε με την κεφαλίδα στο έγγραφό σας και να την δούμε μοναδικά.
Επιλέξτε Εισαγωγή και στη συνέχεια επιλέξτε Κεφαλίδα ή Υποσέλιδο από την ομάδα. Η ενσωματωμένη γκαλερί σας παρουσιάζει πολλές επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.
Ο χώρος κεφαλίδας και υποσέλιδου εισάγεται στο έγγραφό σας με κείμενο ή πίνακα με σύμβολα κράτησης θέσης. Τα Εργαλεία κεφαλίδας και υποσέλιδου ανοίγουν στην Κορδέλα για άλλες εργασίες μορφοποίησης όπως η ημερομηνία, η ώρα ή η εικόνα.
Καταχωρίστε το κείμενό σας και έπειτα επιλέξτε Κλείσιμο κεφαλίδας και υποσέλιδου .
Μπορείτε να ξεκινήσετε με κενή κεφαλίδα και υποσέλιδο. Αν έχετε τις ικανότητες σχεδιασμού, χρησιμοποιήστε τα Εργαλεία επικεφαλίδας και υποσέλιδου για να σχεδιάσετε το δικό σας. Κατεβάστε το κεφαλίδα και το υποσέλιδο αν θέλετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες επιστολόχαρες για τον οργανισμό σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στοιχεία επωνυμίας, όπως λογότυπα εταιρειών ή οργανισμών, στην πάνω και ευανάγνωστα υποσημειώσεις στο κάτω μέρος
Ας προσπαθήσουμε και να τροποποιήσουμε μία από τις ενσωματωμένες κεφαλίδες. Επιλέξαμε το Facet από τη γκαλερί.
Η τελική εμφάνιση χρειάστηκε δύο λεπτά για να συνδυαστεί με απλά εφέ κειμένου και ένα εικονίδιο που προέρχεται από τη συλλογή εικόνων του Microsoft Office.
Η κεφαλίδα και το υποσέλιδο είναι στη θέση τους. Αλλά, πώς ξέρετε πού βρίσκεστε στο έγγραφο; Εισαγάγετε τους αριθμούς σελίδων ως την επόμενη σημαντική πινακίδα.
4. Προσθήκη αριθμών σελίδας
Οι αριθμοί σελίδων φαίνονται καλύτερα στο υποσέλιδο (σε αντίθεση με την κεφαλίδα όπως στην παραπάνω εικόνα). Μπορείτε να προσθέσετε έναν βασικό αριθμό σελίδας από το κουμπί Εισαγωγή> Αριθμός σελίδας στην Κορδέλα. Μπορείτε επίσης να το προσθέσετε από την καρτέλα Σχεδίαση που εμφανίζεται όταν προσθέτετε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο.
Έχετε πολύ έλεγχο των αριθμών σελίδας. Επιλέξτε από ένα ευρύ φάσμα μορφών αριθμών και προσαρμόστε τις στις ανάγκες σας. Σε αυτήν την περίπτωση, προσθέτουμε τον αριθμό στο υποσέλιδο, αλλά μπορείτε να τα τοποθετήσετε στην κορυφή ή ακόμα και στα περιθώρια. Σε αυτό το παράδειγμα, έβαλα τον αριθμό σελίδας κάτω αριστερά. Αλλά, θα ήθελα να αλλάξω την προεπιλεγμένη εμφάνιση και τη μορφή.
Για παράδειγμα: Χρησιμοποιώντας μια "Σελίδα X του XXX" κάνει μια καλύτερη ένδειξη σε ένα μεγάλο έγγραφο.
Επιλέξτε τον αριθμό της σελίδας. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή> Γρήγορα εξαρτήματα . Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Πεδίο . Μπορείτε επίσης να φτάσετε στο παράθυρο διαλόγου πεδίου από την καρτέλα Header and Footer Design.
Επιλέξτε NumPages από τη μακρά λίστα των ονομάτων πεδίων. Από το κουτάκι στα δεξιά μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένη μορφή. Έχω επιλέξει το συνηθισμένο 1, 2, 3. Κάντε κλικ στο OK και θα εμφανιστεί ο αριθμός του αριθμού σελίδων. Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να προσθέσετε το κείμενό σας όπως τη Σελίδα Χ του XXX και να αλλάξετε την εμφάνιση των αριθμών με τα συνήθη εργαλεία μορφοποίησης κειμένου που είναι διαθέσιμα από την καρτέλα Αρχική σελίδα.
Φαίνεται τώρα έτσι:
Σχεδιάστε την εμφάνιση σε οποιονδήποτε αριθμό σελίδας στο έγγραφό σας και το Word ενημερώνει όλα τα υπόλοιπα αυτόματα. Οι αριθμοί σελίδων είναι τα πιο συνηθισμένα στοιχεία σε ένα υποσέλιδο, αλλά μπορούν επίσης να κρατήσουν οποιαδήποτε άλλη πληροφορία, όπως η κεφαλίδα. Από τις επιλογές στην ομάδα Εισαγωγή, μπορείτε να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα, πληροφορίες εγγράφου, εικόνες και πολλά άλλα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο.
Στη συνέχεια, κατευθυνόμαστε στη μορφοποίηση του περιεχομένου.
Η οπτική ζωγραφιά της επαγγελματικής έκθεσής σας συνοδεύεται από την "εξωραϊσμό" που εφαρμόζετε στο περιεχόμενο. Η μορφοποίηση είναι επίσης ένα ουσιαστικό βήμα για ένα έγγραφο που ρέει καλά. Έτσι, πρέπει να εστιάσετε πολύ στην επιλογή της σωστής γραμματοσειράς, του χώρου των παραγράφων και των χρωμάτων.
Μην ανησυχείτε. Ακόμα και το καλλιτεχνικά προκλητικό θα βρει αυτό το μέρος εύκολο επειδή το Microsoft Word έρχεται συσκευασμένο με προεπιλεγμένα θέματα και οπτικά στυλ. Ας ξεκινήσουμε με το πιο βασικό στοιχείο ενός εγγράφου.
5. Επιλέξτε και στυλ το σωστό γραμματοσειρά
Η επιλογή γραμματοσειράς σας σε μια επαγγελματική αναφορά του Word Πώς να στυλ γραμματοσειράς στο Microsoft Word για να κάνετε το κείμενο σας να ξεχωρίζει Πώς να στυλ γραμματοσειρών στο Microsoft Word για να κάνετε το κείμενο σας ξεχωρίζει Ένα καλά μορφοποιημένο κείμενο μπορεί να τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη σας και να τους βοηθήσει να ρέουν μέσα από έγγραφο. Σας παρουσιάζουμε πώς να προσθέσετε αυτή την τελική αφή στο Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα όχι μόνο καθορίζει πώς ξεχωρίζει το κείμενο αλλά και πώς εκτυπώνεται. Θέλετε και τα δύο για μέγιστη επίπτωση.
Μπορείτε να εφαρμόσετε μια γραμματοσειρά (δηλαδή την οπτική εμφάνιση της γραμματοσειράς) σε ένα ολόκληρο έγγραφο ή σε συγκεκριμένα τμήματα ενός εγγράφου. Όλες οι επιλογές γραμματοσειράς είναι διαθέσιμες από την καρτέλα Αρχική σελίδα. Μεταβείτε στην Αρχική σελίδα> Γραμματοσειρά .
Η προεπιλεγμένη γραμματοσειρά στο Microsoft Word 2016 είναι Calibri. Κοιτάξτε πέρα από αυτό, όπως έχετε πολλούς άλλους για να διαλέξετε. Εάν επιλέξετε Times New Roman, μπορεί να θεωρηθεί τεμπέλης, αν επιλέξετε Windings, καλά ... Δεν νομίζω ότι πρέπει να το εξηγήσω αυτό. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια γραμματοσειρά που είναι εύκολη στην ανάγνωση και ταιριάζει στην αναφορά.
Συμβουλή: Το Baskerville και η Γεωργία είναι καλές εναλλακτικές λύσεις για την υπερβολικά χρησιμοποιούμενη Times New Roman
Δοκιμάστε διαφορετική αντιστοίχιση γραμματοσειρών για το κείμενο του σώματος και τις επικεφαλίδες (και υποτιτλίες). Αρκετές ιστοσελίδες όπως το FontJoy και το TypeWolf θα σας βοηθήσουν να πειραματιστείτε με τα ζευγάρια γραμματοσειρών. Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη και χρήση προσαρμοσμένων γραμματοσειρών. Αλλά θυμηθείτε τον κανόνα του αντίχειρα - ποτέ δεν χρησιμοποιείτε περισσότερες από τρεις διαφορετικές γραμματοσειρές σε ένα έγγραφο.
Για αυτό το επιπλέον κομμάτι του pizazz, δοκιμάστε ένα καπάκι για να βελτιώσετε το κείμενό σας Πώς να χρησιμοποιήσετε το καπάκι drop για να βελτιώσετε το κείμενό σας στο Microsoft Word Πώς να χρησιμοποιήσετε τα καπάκια drop για να βελτιώσετε το κείμενό σας στο Microsoft Word Το καπάκι drop is stylistic addition to any document. Απαιτεί προσοχή. Πώς δημιουργείτε ένα καπάκι πτώσης σε ένα έγγραφο του Microsoft Word; Ας περάσουμε από την απλή δημιουργική διαδικασία. Διαβάστε περισσότερα .
6. Σχεδιάστε τις παραγράφους
Εάν θέλετε να έχετε τις γραμμές σας διπλασιασμένες ή μονές σε απόσταση, πρέπει να αλλάξετε τη μορφή των παραγράφων. Με την αλλαγή της απόστασης, μπορείτε να κάνετε ένα έγγραφο ευκολότερο να το διαβάσετε ή να δημιουργήσετε την εντύπωση ότι είναι μακρύτερο και ότι έχετε δώσει περισσότερη δουλειά σε αυτό.
Για να αλλάξετε την παράγραφο για ολόκληρο το έγγραφο, είναι προτιμότερο να επιλέξετε κάθε μπλοκ κειμένου. διαφορετικά, αν χρησιμοποιείτε κεφαλίδες στην αναφορά σας, θα αλλάξουν κι εσείς. Μια άλλη καλύτερη επιλογή είναι αν προσαρμόσετε το συγκεκριμένο στυλ που χρησιμοποιείτε για τη μορφοποίηση της παραγράφου.
Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην Αρχική σελίδα > Στυλ . Κάντε δεξί κλικ στο στυλ που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε Τροποποίηση . Κάντε κλικ στο στοιχείο Μορφοποίηση> Παράγραφο που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου. Τώρα, αλλάξτε την απόσταση, την εσοχή και την ευθυγράμμιση για την παράγραφο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου.
Όταν θέλετε να αλλάξετε ένα μικρότερο τμήμα του εγγράφου, επιλέξτε τι θέλετε να αλλάξετε. Κάντε δεξί κλικ στο επισημασμένο κείμενο και επιλέξτε Παράγραφο . Θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου όπως παραπάνω.
7. Έλεγχος διακοπών σελίδας
Ένα σπάσιμο σελίδας - με το ίδιο το όνομά του - χωρίζει ένα συνεχές μπλοκ κειμένου σε δύο σελίδες. Τα διαλείμματα σελίδας αποτελούν σημαντικά διαρθρωτικά στοιχεία για τα μεγάλα έγγραφα. Το Word εισάγει αυτόματα ένα σπάσιμο σελίδας στο τέλος της σελίδας. Αλλά σε ένα μεγάλο έγγραφο, μπορείτε να τοποθετήσετε διαλείμματα σελίδας όπου θέλετε.
Για να εισαγάγετε ένα μη αυτόματο σπάσιμο σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή (Συντόμευση πληκτρολογίου: CTRL + Enter)
Μια σμίκρυνση σελίδας μοιάζει με αυτή όταν κάνετε κλικ στην εντολή Εμφάνιση / Απόκρυψη στην ομάδα παραγράφων .
Τι γίνεται όμως αν θέλετε να κρατήσετε μια δέσμη γραμμών μαζί σε μια σελίδα ή μια στήλη και να μην τις έχετε ξεχωριστές λόγω διάλειμμα σελίδας; Η διάταξη είναι υπό τον έλεγχό σας. Κάντε κλικ στο μικροσκοπικό βέλος που βλέπετε στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας παραγράφων.
Στο πλαίσιο Παράγραφος (Paragraph), κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή και σπάσιμο σελίδας Επιλέξτε από αυτές τις τέσσερις επιλογές σελίδωσης:
- Ο έλεγχος χήρας / ορφανού τοποθετεί τουλάχιστον δύο γραμμές μιας παραγράφου στο επάνω ή το κάτω μέρος μιας σελίδας.
- Κρατήστε με το επόμενο αποτρέπει διαλείμματα μεταξύ των παραγράφων που θέλετε να μείνετε μαζί.
- Η διατήρηση των γραμμών μαζί εμποδίζει τα σπασίματα σελίδων στη μέση των παραγράφων.
- Διάλειμμα σελίδας πριν προσθέσει ένα σπάσιμο σελίδας πριν από μια συγκεκριμένη παράγραφο.
8. Χρησιμοποιήστε Στυλ και Θέματα
Οι μορφές και τα θέματα είναι ίσως δύο από τις λιγότερο χρησιμοποιημένες δυνατότητες του Microsoft Word 7 Λιγότερες δυνατότητες του Microsoft Word και πώς να τις χρησιμοποιήσετε 7 Υπολειτουργικές δυνατότητες του Microsoft Word και πώς να τις χρησιμοποιήσετε Είστε παραβλέπονται μερικές από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Microsoft Word; Αυτή η εφαρμογή διαθέτει έναν εκπληκτικό αριθμό υπολειτουργικών εργαλείων και επιλογών. Έχουμε αποκαλύψει επτά και θα σας δείξει πώς να τα χρησιμοποιήσετε. Διαβάστε περισσότερα . Αλλά νομίζω ότι πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε σε κάθε ευκαιρία για να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.
Αλλά ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός θέματος και ενός στυλ; Η Microsoft λέει:
Τα θέματα παρέχουν έναν γρήγορο τρόπο αλλαγής του συνολικού χρώματος και των γραμματοσειρών. Αν θέλετε να αλλάξετε γρήγορα τη μορφοποίηση κειμένου, τα Word Styles είναι τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία.
Έτσι, καθώς τα θέματα ελέγχουν τη γενική εμφάνιση με χρώμα, εφέ και γραμματοσειρές - αρχίστε με ένα καλό θέμα για το έγγραφό σας πρώτα. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα Στυλ για να ανακαλύψετε τα συγκεκριμένα τμήματα για τα οποία θέλετε να αλλάξετε την εμφάνιση.
Για Θέματα: Μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση . Επιλέξτε ένα θέμα από τη συλλογή. Μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις σχετικά με τον συνδυασμό χρωμάτων.
Για στυλ: Επιλέξτε το τμήμα του κειμένου που θέλετε να αλλάξετε. Μεταβείτε στην ομάδα Στυλ στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις για το πώς μοιάζουν. Επιλέξτε το στυλ που είναι κατάλληλο για το περιεχόμενό σας. Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα στυλ κεφαλίδας για τις επικεφαλίδες του εγγράφου σας. Ή, ένα συγκεκριμένο στυλ για οποιαδήποτε εισαγωγικά. Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε ένα υπάρχον στυλ και να δημιουργήσετε νέα στυλ από το μηδέν.
9. Λεζάντες
Κάθε εικόνα, διάγραμμα ή εικόνα χρειάζεται μια λεζάντα για να την περιγράψετε με σαφήνεια. Πρόκειται για μία γραμμή κειμένου, που συνήθως βρίσκεται κάτω από ένα γραφικό. Οι λεζάντες είναι επίσης μια σημαντική αναφορά όταν πρέπει να τις αναφέρετε σε άλλη θέση. Πολλά έγγραφα παραλείπουν αυτή τη μικρή λεπτομέρεια.
Είναι εύκολο να προσθέσετε μια λεζάντα. Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια λεζάντα. Επιλέξτε Προσθήκη λεζάντας .
Στο παράθυρο διαλόγου, προσθέστε το κείμενο λεζάντας και διαμορφώστε τις υπόλοιπες επιλογές. Οι λεζάντες μπορούν να αναφέρονται αυτόματα στο Word.
10. Χρησιμοποιήστε τα γρήγορα εξαρτήματα
Τα επαγγελματικά έγγραφα μπορούν να επαναληφθούν. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα Γρήγορα εξαρτήματα για το περιεχόμενο του boilerplate που επαναχρησιμοποιείτε συνεχώς. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι υπάρχει μια ρήτρα σύμβασης που συμπεριλαμβάνετε με κάθε έγγραφο. Ή, μερικές εισαγωγικές πληροφορίες. Αντί της επαναλαμβανόμενης αντιγραφής, αποθηκεύστε τα ως Γρήγορα εξαρτήματα και επαναχρησιμοποιήστε τα ξανά και ξανά.
Το Quick Parts είναι επίσης ένα είδος δομικού στοιχείου . Μπορείτε να δείτε τη συλλογή όλων των επαναχρησιμοποιήσιμων ομάδων περιεχομένου στο Building Block Organizer .
Αποθηκεύστε και επαναχρησιμοποιήστε τα δικά σας Γρήγορα εξαρτήματα σε δύο βήματα:
- Επιλέξτε τη φράση, την πρόταση ή άλλο τμήμα του εγγράφου που θέλετε να αποθηκεύσετε στη συλλογή.
- Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή> Ομάδα κειμένου> Γρήγορα τμήματα> Αποθήκευση επιλογής σε Γκαλερί γρήγορου μέρους . Αλλάξτε το όνομα και προσθέστε μια περιγραφή, αν θέλετε. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Εξίσου εύκολα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το αποθηκευμένο απόσπασμα περιεχομένου.
Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας όπου θέλετε να εισαγάγετε μια επιλογή από τη Γρήγορη συλλογή στοιχείων. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή> Ομάδα κειμένου> Γρήγορα τμήματα . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην πρόταση, φράση ή άλλη αποθηκευμένη επιλογή που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε.
Θα παρατηρήσετε άλλες τρεις κατηγορίες στο μενού Γρήγορα εξαρτήματα.
AutoText: Το Word 2016 έχει διατηρήσει την παλιά λειτουργία αυτόματου κειμένου . Λειτουργεί σαν Quick Parts για οποιοδήποτε μπλοκ κειμένου που χρησιμοποιείτε πολύ. Παράδειγμα: Σημείωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με κάθε έγγραφο.
Ιδιότητα εγγράφου: Ένα σύνολο σταθερών ιδιοτήτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε κάθε έγγραφο. Παράδειγμα: Όνομα εταιρείας ή συγγραφέας.
Πεδία: Αυτά είναι προκαθορισμένα στοιχεία που ενημερώνονται αυτόματα. Παράδειγμα: Ημερομηνία, ώρα, αριθμοί σελίδων κ.λπ.
Να θυμάστε ότι οι καταχωρήσεις για την ιδιότητα εγγράφου μπορεί μερικές φορές να περιλαμβάνουν πληροφορίες που δεν θέλετε να μοιράζεστε με όλους. Επομένως, παρακολουθήστε προσεκτικά αυτά τα πεδία και αφαιρέστε τα κρυμμένα προσωπικά δεδομένα Πώς να αφαιρέσετε κρυμμένα προσωπικά δεδομένα στο Microsoft Office Πώς να αφαιρέσετε κρυμμένα προσωπικά δεδομένα στο Microsoft Office Τι αποκαλύπτουν τα μεταδεδομένα στα έγγραφά σας του Office σχετικά με εσάς; Ανακαλύψτε τι είδους πληροφορίες ενδέχεται να αποκαλύπτετε και πώς να τις καταργήσετε χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Επιθεώρησης εγγράφων στο Microsoft Office. Διαβάστε περισσότερα όποτε χρειάζεται.
11. Διακοσμήστε με τα περιθώρια σελίδας
Τα όρια σελίδας φαίνονται καλά όχι μόνο σε φυλλάδια και προσκλήσεις. Αν γίνει σωστά, μπορούν να προσθέσουν ένα άγγιγμα τάξης σε ένα έγγραφο. Μια ποικιλία στυλ γραμμών και πλάτη και όρια τέχνης είναι διαθέσιμα από το μενού Σχεδιασμός της Κορδέλας.
Μεταβείτε στην επιλογή Σχεδίαση> Όρια σελίδας.
Στο πλαίσιο " Σύνορα και σκίαση ", χρησιμοποιήστε την καρτέλα " Περίγραμμα σελίδας " για να σχεδιάσετε τα σύνορά σας.
Οι ρυθμίσεις είναι αυτονόητες. Δοκιμάστε Shadow ή 3-D με τα σωστά χρώματα για να προσθέσετε ένα λεπτό αλλά κομψό περίγραμμα. Τα στυλ τέχνης με τα σύνορα clip-art μπορεί να είναι πολύ φρικιαστικά για επαγγελματικά έγγραφα.
Χρησιμοποιήστε τα τέσσερα γωνιακά κουμπιά στο παράθυρο Προεπισκόπηση για να επιλέξετε τις πλευρές της σελίδας για να σχεδιάσετε σύνορα. Κάντε κλικ σε αυτά τα κουμπιά για να καταργήσετε ή να προσθέσετε σύνορα, όπως επιθυμείτε.
Τοποθετήστε το δρομέα στην πρώτη σελίδα ενός εγγράφου, εάν θέλετε να τοποθετήσετε ένα περίγραμμα μόνο στην πρώτη σελίδα. Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε περιγράμματα γύρω από ορισμένες σελίδες σε μια ενότητα. Τοποθετήστε το δρομέα στην ενότητα - είτε στην πρώτη σελίδα αυτής της ενότητας είτε σε μια επόμενη σελίδα.
Αναφορές και Συνεργασία
Μια αναφορά του Word μπορεί να φαίνεται σαν μια ακατάλληλη εργασία. Είναι σαν να οργανώνετε ένα εκατομμύριο σωρούς σανού σε τακτοποιημένες μικρές στοίβες. Η ιδέα είναι να γνωρίζετε με ακρίβεια ποια στοίβα έχει την καρφίτσα που ψάχνετε. Αυτά τα χαρακτηριστικά έχουν σκοπό να διευκολύνουν.
1. Δημιουργήστε ένα ευρετήριο
Όταν γράφετε μεγάλα έγγραφα, όπως μια αναφορά που περιέχει πολλές πληροφορίες, ενδέχεται να μην αρκεί μια σελίδα περιεχομένου. Θα πρέπει να εμφανίζεται ένας κατάλογος στο τέλος του εγγράφου, με αριθμούς σελίδων σε λέξεις-κλειδιά και πληροφορίες στην αναφορά. Δημιουργήστε ένα ευρετήριο για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να αναφέρει τις σωστές πληροφορίες μόνο με τον αριθμό της σελίδας.
Δημιουργήστε ένα ευρετήριο εάν το έγγραφό σας έχει περισσότερες από 20 σελίδες. Το Microsoft Word 2016 δεν αφήνει τη διαδικασία να σας συντρίψει. Έχει βασικά δύο μέρη:
- Επιλέξτε τις λέξεις ή τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.
- Τοποθετήστε τον ευρετήριο στη σωστή θέση του εγγράφου σας.
Μπορείτε να μετακινηθείτε στο τελικό έγγραφο και να επισημάνετε τις λέξεις ή τις φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο ή να τις σημειώσετε καθώς συνεχίζετε. Είτε έτσι είτε αλλιώς, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως καταχώρηση ευρετηρίου ή κάντε κλικ όπου θέλετε να εισαγάγετε την καταχώρηση.
1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορές > Σημειώστε την καταχώρηση .
2. Επεξεργαστείτε το κείμενο στο πλαίσιο διαλόγου Mark Index Entry . Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια υποπαράγραφο που να καθορίζει περαιτέρω την κύρια λέξη που χρησιμοποιήσατε στο ευρετήριο. Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλά επίπεδα και το καθένα εμφανίζεται με κενά στην κύρια καταχώρηση.
3. Στην επιλογή Επιλογές, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια παραπομπή σε άλλη κύρια καταχώρηση. Ένας αναγνώστης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό για να αναφερθεί σχετικές πληροφορίες αλλού στο ίδιο έγγραφο.
4. Χρησιμοποιήστε τη μορφή του αριθμού σελίδας για να αποφασίσετε την εμφάνιση των αριθμών σελίδων στο ευρετήριο.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Mark για να επισημάνετε την καταχώρηση του ευρετηρίου. Για να επισημάνετε αυτό το κείμενο παντού που εμφανίζεται στο έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων .
6. Επαναλάβετε τη διαδικασία για όλες τις λέξεις και φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.
Έχετε πλέον δημιουργήσει το ευρετήριό σας. Τοποθετήστε το στη σωστή θέση προς το τέλος του εγγράφου.
1. Κάντε κλικ στη σελίδα όπου θέλετε να εισαγάγετε τον ευρετήριο.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορές> Εισαγωγή ευρετηρίου .
3. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο . Εδώ μπορείτε να διαμορφώσετε τις καταχωρήσεις κειμένου, τους αριθμούς σελίδων, τις καρτέλες και τους χαρακτήρες οδηγού.
4. Επιλέξτε την εμφάνιση από τις διαφορετικές μορφές της λίστας και ελέγξτε το παράθυρο προεπισκόπησης στα δεξιά. Να θυμάστε ότι το παράθυρο Προεπισκόπηση δεν εμφανίζει το πραγματικό ευρετήριο. Είναι απλά μια "προσομοίωση" για το πώς θα μοιάζει.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK . Ο Δείκτης σας είναι έτοιμος.
Μερικές φορές, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερες καταχωρήσεις στο ευρετήριο μετά την τοποθέτησή της στη σελίδα. Μαρκάρετε την καταχώρηση και μεταβείτε στην επιλογή Αναφορές> Ενημέρωση ευρετηρίου για να συμπεριλάβετε τις νέες αναφορές.
Επίσης, προσθέστε μια επικεφαλίδα για το ευρετήριο, επειδή το Word δεν το κάνει αυτόματα.
2. Δημιουργία βιβλιογραφιών
Το έγγραφό σας έχει σχεδόν ολοκληρωθεί. Τώρα, πρέπει να πιστώσετε όλα τα άλλα ερευνητικά έργα και ιδέες που αναφέρατε στο έγγραφό σας. Ήρθε η ώρα για μια βιβλιογραφία.
Μια αναφορά εταιρείας μπορεί να μην χρειάζεται βιβλιογραφία, αλλά ένα ακαδημαϊκό χαρτί δεν έχει ολοκληρωθεί χωρίς ένα. Η βιβλιογραφία είναι μια από τις πιο επίπονες θέσεις εργασίας σε μια ακαδημαϊκή έκθεση. Πρέπει να έχετε όλες τις παραπομπές σας πριν να καθίσετε για να πλαισιώσετε τη βιβλιογραφία. Επίσης, αποφασίστε για το στυλ παραπομπής (τυπικά MLA, APA ή στυλ Chicago) σύμφωνα με τις οδηγίες του αντικειμένου σας.
Μην διστάσετε να επωφεληθείτε από γεννήτριες παραπομπής και βιβλιογραφίας τρίτου μέρους Τα καλύτερα εργαλεία αναφοράς και βιβλιογραφίας για να γράψετε ένα καλύτερο ερευνητικό έγγραφο Τα καλύτερα εργαλεία παραπομπής και βιβλιογραφίας για να γράψετε ένα καλύτερο ερευνητικό έγγραφο Εδώ είναι μερικά εργαλεία βιβλιογραφίας και αναφοράς, τα οποία θα σας βοηθήσουν να αναφέρετε σωστά τις πηγές σας και να συνθέσετε τη βιβλιογραφία σας, ανεξάρτητα από το πόσο περίπλοκη. Διαβάστε περισσότερα για την κατασκευή αυτής της ενότητας.
Όμως, το Microsoft Word 2016 διαθέτει ένα πλήρες σύνολο εργαλείων για να κάνει αυτή τη διαδικασία όσο πιο ανώδυνη γίνεται. Γι 'αυτό, πηγαίνετε στο σημείο στο έγγραφο όπου θα θέλατε να βάλετε τη βιβλιογραφία. Είναι καλό αν έχετε τουλάχιστον μία αναφορά για να συμπεριλάβετε, αλλά ακόμα κι αν δεν το κάνετε, το Word 2016 σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά παραμέτρων και να συμπληρώσετε τις πηγές αργότερα.
Κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορές> Βιβλιογραφία .
Το Word προσφέρει μερικές μορφές βιβλιογραφίας που διαφέρουν μόνο στα ονόματα τίτλων τους. Επιλέξτε το κατάλληλο στυλ και στη συνέχεια εισαγάγετε τις παραπομπές από το κουμπί της ομάδας Αναφορών και Βιβλιογραφίας .
Το εργαλείο βιβλιογραφίας έχει μερικά βήματα σε αυτό. Για λόγους συντομίας, θα σας κατευθύνω στην εξαιρετική σελίδα βοήθειας του Microsoft Office που είναι ένας οδηγός βήμα προς βήμα.
Μερικές ακαδημαϊκές εργασίες θα σας ζητήσουν να δημιουργήσετε μια σχολιασμένη βιβλιογραφία Πώς να δημιουργήσετε μια σχολιασμένη βιβλιογραφία στο Microsoft Word Πώς να δημιουργήσετε μια σχολιασμένη βιβλιογραφία στο Microsoft Word Μια σχολιασμένη βιβλιογραφία είναι ένα σημαντικό μέρος κάθε ερευνητικού εγγράφου. Ας δούμε πώς να το δημιουργήσετε με τη βοήθεια του Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα . Πρόκειται για μια πιο ολοκληρωμένη έκδοση μιας βιβλιογραφίας με μια λίστα αναφορών σε περιοδικά, βιβλία, άρθρα και άλλα έγγραφα ακολουθούμενη από μια σύντομη παράγραφο. Η παράγραφος είναι μια περιγραφή της πηγής και πώς υποστηρίζει το έγγραφό σας.
3. Διασταυρούμενη αναφορά
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παραπομπή για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να πλοηγηθεί σε ένα μεγάλο έγγραφο. Σε οποιοδήποτε σημείο ενός εγγράφου, μπορείτε να ενημερώσετε τον αναγνώστη να ανατρέξει σε μια επικεφαλίδα, τον αριθμό σελίδας, την εικόνα, το διάγραμμα, την υποσημείωση, την τελική υποσημείωση και την παράγραφο. Ένας σύνδεσμος διασταύρωσης είναι ένας τακτικός τρόπος για να συνδέσετε μαζί τις σχετικές πληροφορίες. Ο αναγνώστης πρέπει να κάνει κλικ στο σύνδεσμο για να μεταβεί σε αυτό το απόσπασμα πληροφοριών.
Δείτε πώς ξεκινάτε:
1. Επιλέξτε τον τόπο για τη διασταύρωση και πληκτρολογήστε το κείμενο που ενημερώνει τον αναγνώστη για αυτό. Για παράδειγμα: "Ανατρέξτε στο Διάγραμμα 3 για τις μελλοντικές τάσεις."
2. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή> Διασταύρωση .
3. Στο πλαίσιο Τύπος αναφοράς, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε αυτό στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε.
4. Οι επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού " Προσθ. Αναφοράς" θα αλλάξουν σύμφωνα με την παραπάνω επιλογή.
5. Στο πεδίο Για ποιο, περάστε τις επιλογές και ενημερώστε το Word σχετικά με τις ακριβείς πληροφορίες που θέλετε να συνδέσετε.
6. Επιλέξτε το πλαίσιο Εισαγωγή ως υπερσύνδεση για να δημιουργήσετε την υπερ-σύνδεση για τις αναφερόμενες πληροφορίες.
7. Κάντε κλικ στο Insert για να συμπεριλάβετε τη διασταύρωση στο έγγραφο.
Θυμηθείτε, αναφέρουμε τις λεζάντες; Μπορείτε να κάνετε παραπομπές σε εξισώσεις, αριθμούς, γραφήματα και πίνακες εάν χρησιμοποιήσατε υπότιτλους κάτω από αυτές.
Το Word δεν μπορεί να δημιουργήσει μια παραπομπή για κάτι που δεν υπάρχει. Το Word θα σας ενημερώσει για αυτά τα σφάλματα και θα ενημερώσει αυτόματα τις παραπομπές όταν αλλάξετε τον αριθμό σελίδας ή το κείμενο του αντικειμένου αναφοράς.
4. Χρήση σχολίων
Μια επαγγελματική έκθεση μπορεί να είναι μια μοναχική δουλειά ή μπορείτε να πάρετε τη βοήθεια μιας ομάδας για την προετοιμασία του πρώτου σχεδίου. Το ταπεινό Σχόλιο είναι ένα από τα εργαλεία του εγγράφου του Word που δεν χρησιμοποιείται το πολύ. Εμφανίζεται ως ορθογώνιο έγχρωμο μπαλόνι στο περιθώριο ή στο παράθυρο ανασκόπησης.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια ως μικρά "stickies" ή αυτο-σημειώσεις. Αφήστε λίγες σημειώσεις στον εαυτό σας στα περιθώρια καθώς γράφετε, επεξεργάζεστε και αναθεωρείτε το δρόμο σας μέσα από μια έκθεση ή ένα χειρόγραφο. Να είστε δημιουργικοί - να προσθέτετε επιπλέον συνδέσμους σε άλλους πόρους, να τις χρησιμοποιείτε για συμβουλές και δείκτες, να συνδέεστε σε διαφορετικά μέρη ενός εγγράφου ή να δημιουργείτε έναν σύνδεσμο ανατροφοδότησης για τους αναγνώστες σας.
Το Microsoft Word 2016 είναι επίσης ένα βελτιωμένο εργαλείο γραφής με συνεργασίες 9 Νέες λειτουργίες του Office Online για τη διαχείριση εγγράφων και συνεργασία 9 Νέες δυνατότητες του Office Online για Διαχείριση εγγράφων και συνεργασίας Το Office Online είναι η δωρεάν, διαδικτυακή σουίτα Office της Microsoft. Οι πρόσφατες αναβαθμίσεις εισήγαγαν νέες λειτουργίες του Office 2016 και βελτιωμένες ενσωματώσεις OneDrive, Dropbox και Skype. Ας εξερευνήσουμε τις νέες επιλογές. Διαβάστε περισσότερα . Τα σχόλια παίζουν τεράστιο ρόλο στην επικοινωνία των σχολίων σε μια ομάδα. Δείτε πώς λειτουργεί το σύστημα σχολίων ...
1. Επισημάνετε το κείμενο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο ή κάντε κλικ στο τέλος ενός μπλοκ κειμένου.
2. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή> Σχόλιο . Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πλαίσιο. Τα σχόλια εμφανίζονται στην περιοχή σήμανσης στα δεξιά. Η προβολή διάταξης εκτύπωσης είναι συνήθως ο καλύτερος τρόπος για να δείτε τα σχόλια μαζί με το κείμενο.
3. Μεταβείτε στην καρτέλα Επανεξέταση και δείτε περισσότερες επιλογές για σχόλια. Αυτή η καρτέλα δείχνει επίσης όλα τα στοιχεία ελέγχου για την παρακολούθηση αλλαγών και σχολίων σε ένα έγγραφο συνεργασίας. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές σήμανσης για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τα σχόλια. Παραδείγματος χάριν: Η επιλογή " No Markup" θα κρύψει τα σχόλια και την περιοχή σήμανσης στα δεξιά.
Ολοκληρώστε την αναφορά σας
Μόλις συμπληρωθεί και αποθηκευτεί το μεγαλύτερο μέρος της αναφοράς σας, είναι καιρός να ολοκληρώσετε την αναφορά σας. Όταν λέω να οριστικοποιηθεί, δεν θέλω να το κάνω διόρθωση. Αυτό πρέπει να γίνει επίσης. Τώρα, πρέπει να λάβετε τα μέτρα ασφαλείας για να προστατεύσετε την αναφορά από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές και λογοκλοπή.
Αυτά τα μέτρα ασφαλείας θα δώσουν ένα επιπλέον επίπεδο αυθεντικότητας στο ηλεκτρονικό σας αρχείο προτού το μοιραστείτε.
Αυτή η ενότητα θα καλύπτει:
- Υπογραφές
- Εισάγετε υδατογραφήματα
- Κάντε το έγγραφο 'μόνο για ανάγνωση'
- Προστατεύστε με κωδικό το έγγραφο σας
- Εκτυπώστε το έγγραφό σας σε μορφή PDF
1. Υπογραφές
Μπορείτε να προσθέσετε υπογραφή κειμένου για προσωπική επαφή στην αναφορά. Αλλά μια απλή υπογραφή κειμένου δεν χρειάζεται κανέναν έλεγχο ταυτότητας. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε το έγγραφό σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι η ηλεκτρονική σας υπογραφή Νομική σε όλο τον κόσμο; Είναι η ηλεκτρονική σας υπογραφή Νομική σε όλο τον κόσμο; Είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές έγκυρες και νόμιμες ανά τον κόσμο; Είναι πιο προτιμότερο από την υπογεγραμμένη χειρόγραφη υπογραφή σε έναν κόσμο χωρίς χαρτί; Εξετάζουμε τι λέει ο νόμος παγκοσμίως. Το Read More επιβεβαιώνει ότι το έγγραφο ήρθε από τον υπογράφοντα και δεν έχει αλλοιωθεί με κανέναν τρόπο.
Ας δημιουργήσουμε μια γραμμή υπογραφής στο Microsoft Word 2016.
Στο έγγραφο, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια γραμμή υπογραφής.
1. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Ομάδα κειμένου > Γραμμή υπογραφής και κάντε κλικ στην Γραμμή υπογραφής Microsoft Office .
2. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρύθμιση υπογραφής . Συμπληρώστε τα πεδία όπως υποδεικνύεται. Αν αποστέλλετε το έγγραφο σε κάποιον άλλο για υπογραφή, προσθέστε οδηγίες για τον υπογράφοντα στο πεδίο που προορίζεται γι 'αυτό ( Οδηγίες προς τον υπογράφοντα ). Ο υπογράφων μπορεί επίσης να προσθέσει τον σκοπό για την υπογραφή αν έχει επιλεγεί η επιλογή Να επιτρέπεται στον υπογράφοντα να προσθέσει σχόλια στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή .
3. Κάντε κλικ στο OK και το έγγραφο θα εμφανίσει τώρα ένα σύμβολο κράτησης θέσης για την υπογραφή.
Εισαγάγετε μια υπογραφή:
Όταν πρέπει να υπογράψετε ένα έγγραφο με ψηφιακή υπογραφή, μεταβείτε στη γραμμή υπογραφής και κάντε δεξί κλικ σε αυτό.
Θα σας ζητηθεί να υπογράψετε με ψηφιακό αναγνωριστικό. Αν δεν έχετε, η Microsoft θα σας πει να πάρετε ένα από έναν συνεργάτη υπηρεσίας υπογραφής.
Εάν δεν διαθέτετε ψηφιακό αναγνωριστικό, μπορείτε απλά να εισαγάγετε μια γραπτή αναπαράσταση γραμμής υπογραφής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραπτή υπογραφή ή μια εικόνα που δεν απαιτεί έλεγχο ταυτότητας.
2. Εισαγάγετε υδατογραφήματα
Ένα υδατογράφημα του Microsoft Word είναι ένας "ψεύτικος" αλλά χρήσιμος οπτικός δείκτης για την κατάσταση του εγγράφου. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υδατογράφημα που λέει "Πρόχειρα" για να το διαφοροποιήσετε από την τελική έκδοση του εγγράφου. Ή χρησιμοποιήστε το υδατογράφημα για να υποδείξετε ότι το έγγραφο είναι "Δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας" ή "Εμπιστευτικό".
Το σύμβολο "Σχέδιο" είναι το πιο κοινό. Αλλά, το Microsoft Word σας δίνει διάφορα άλλα υδατογραφήματα για να διαλέξετε.
1. Μεταβείτε στο Σχεδίαση > Ιστορικό σελίδας και επιλέξτε Υδατογράφημα . Το κουμπί "Υδατογράφημα" θα ενεργοποιηθεί μόνο στην προβολή "Εκτύπωση".
2. Μπορείτε να επιλέξετε μια εικόνα ή ένα υδατογράφημα κειμένου από τη συλλογή. Διατίθενται και οριζόντιες και διαγώνιες εκδόσεις. Το παράθυρο διαλόγου παρέχει όλες τις επιλογές προσαρμογής για την τελική εμφάνιση του υδατογραφήματος. Δοκιμάστε διαφορετικές γραμματοσειρές, διατάξεις, μεγέθη και χρώματα.
3. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το δικό σας κείμενο στο πεδίο κειμένου για να δημιουργήσετε το προσαρμοσμένο υδατόσημο.
4. Επιλέξτε OK για να εφαρμόσετε το υδατογράφημα στο έγγραφό σας. Το Word εφαρμόζει αυτόματα το υδατογράφημα σε κάθε σελίδα εκτός από τη σελίδα τίτλου.
3. Δημιουργία εγγράφων "Μόνο για ανάγνωση"
Μια επαγγελματική αναφορά από τη φύση της δεν θα πρέπει να εκδίδεται από τους αναγνώστες της. Η μετατροπή του εγγράφου σε ένα PDF είναι ένας τρόπος. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε μερικούς ακόμη περιορισμούς στο Microsoft Word και να αποτρέψετε τυχαία τροποποίηση ή παράλειψη οποιουδήποτε είδους.
Υπάρχουν τρεις τρόποι για την προστασία ενός εγγράφου.
Πρώτα - Κάντε το έγγραφό σας "μόνο για ανάγνωση".
Αυτό εξασφαλίζει ότι το έγγραφό σας μπορεί να διαβαστεί ή να αντιγραφεί μόνο. Δεν εμποδίζει κανέναν να αντιγράψει το αρχείο και να κάνει αλλαγές στο αντίγραφο.
1. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο > Πληροφορίες > Προστασία εγγράφου > Μαρκάρισμα ως τελικό.
2. Όταν οι αναγνώστες ανοίγουν ένα έγγραφο, μια γραμμή στην κορυφή θα παρακινήσει τους αναγνώστες να αντιμετωπίσουν αυτό το έγγραφο ως μόνο για ανάγνωση. Ωστόσο, μπορούν να κάνουν κλικ στο "Επεξεργασία Τέλος" για να ανοίξουν το έγγραφο στη λειτουργία Επεξεργασία.
Δεύτερον - Κωδικός πρόσβασης Προστατέψτε το έγγραφό σας.
Προστατέψτε το έγγραφό σας από ανεπιθύμητες επεξεργασίες με φράγμα κωδικών πρόσβασης.
1. Στην ενότητα Προστασία εγγράφου, επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης . Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο κουμπί OK .
2. Στο πλαίσιο Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK . Το έγγραφο θα ανοίξει με τον αναγνώστη να σας ζητηθεί κωδικός πρόσβασης.
Η Microsoft χρησιμοποιεί το AES (προηγμένο πρότυπο κρυπτογράφησης), το μήκος κλειδιού 128 bit, το SHA1 (αλγόριθμος κρυπτογραφικού κατακερματισμού ο οποίος δημιουργεί ένα σχεδόν μοναδικό κλειδί 160 bit για να αντικαταστήσει το απλό κείμενο) και το CBC (chain cipher chaining) -αποκλεισμένος πονοκέφαλος.
Τρίτον - Περιορισμός επεξεργασίας.
Αυτή η λειτουργία ελέγχου σας βοηθά να αποφασίσετε ποια μέρη του εγγράφου μπορούν να επεξεργαστούν και τα οποία θα κλειδωθούν. Σκεφτείτε το ως το bouncer που αφήνει τους VIPs μέσα, αλλά διαφορετικά μπαίνει η πόρτα για το κοινό folk.
1. Μεταβείτε στην επιλογή Αναθεώρηση > Περιορισμός επεξεργασίας .
2. Στην περιοχή Περιορισμοί επεξεργασίας, επιλέξτε Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο έγγραφο και βεβαιωθείτε ότι η λίστα λέει " Δεν υπάρχουν αλλαγές" (μόνο "Ανάγνωση") .
Δεν υπάρχουν αλλαγές (μόνο για ανάγνωση) είναι ο προεπιλεγμένος τύπος περιορισμού. Για διαφορετικό επίπεδο περιορισμού για το έγγραφο, κάντε κλικ στο μενού και επιλέξτε από τις Παρακολούθηση αλλαγών, Σχόλια ή Πλήρωση σε φόρμες.
3. Για να απελευθερώσετε ορισμένα τμήματα από τον αποκλεισμό επεξεργασίας, επιλέξτε τις ενότητες για επεξεργασία χωρίς περιορισμούς. Για να επιλέξετε περισσότερες από μία περιοχές, κάντε κλικ στο CTRL ενώ επιλέγετε την περιοχή χρησιμοποιώντας το ποντίκι.
4. Μπορείτε να επιλέξετε Όλοι υπό Εξαιρέσεις (προαιρετικά) στον πίνακα Περιορισμός επεξεργασίας. Ή κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα χρήστες ... και επιτρέψτε σε συγκεκριμένους χρήστες να τροποποιήσουν τις ενότητες. Οι επιτρεπόμενες περιοχές θα σημειωθούν με αγκύλες.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Start), επιλέξτε Ενίσχυση προστασίας .
Τώρα, πληκτρολογήστε έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο που ανοίγει. Θα πρέπει να το πληκτρολογήσετε ξανά για να το επιβεβαιώσετε.
Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αλλά διασφαλίζει ότι κανείς δεν μπορεί απλά να κάνει κλικ στο Stop Protection και να επεξεργαστεί το έγγραφο. Εάν εξακολουθείτε να είστε παρανοϊκοί, προχωρήστε και κρυπτογράψτε το έγγραφό σας στο Microsoft Word Πώς να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης και να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία του Microsoft Office Πώς να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης και να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία του Microsoft Office Θα σας πειράξει αν κάποιος εξέταζε τους φορητούς υπολογιστές OneNote ή είχε πρόσβαση στο Word έγγραφα? Εάν η απάντησή σας είναι ναι, ας δούμε πώς να προστατεύετε τα αρχεία του Office. Διαβάστε περισσότερα όπως κάναμε στη δεύτερη διαδικασία παραπάνω.
4. Εκτυπώστε την αναφορά σας σε PDF
Το Portable Document Format διαθέτει πολλά πλεονεκτήματα. Εξίσου σημαντική είναι η συμβατότητα μεταξύ των πλατφορμών σε όλους τους υπολογιστές. Το έγγραφό σας είναι έτοιμο και τώρα πρέπει να το μοιραστείτε ή να το στείλετε για να εκτυπωθεί. Πολλές επαγγελματικές εκθέσεις - για παράδειγμα, ένα νομικό έγγραφο - πρέπει να διατηρήσουν τη μορφή όπως προβλέπεται.
Αποθηκεύστε ή μετατρέψτε ένα αντίγραφο σε PDF. Το Microsoft Word 2016 δεν χρειάζεται πρόσθετα τρίτων.
Μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο > Εξαγωγή > Δημιουργία PDF / XPS .
Να θυμάστε ότι το έγγραφό σας του Word μπορεί να περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες που δεν θέλετε να συμπεριληφθούν στο PDF. Καταργήστε την πριν δημοσιεύσετε στο PDF. Στο παράθυρο Δημοσίευση ως PDF ή XPS, επιλέξτε Επιλογές . Στη συνέχεια επιλέξτε Έγγραφο και διαγράψτε τις ιδιότητες του εγγράφου . Ορίστε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε και επιλέξτε ΟΚ .
Πραγματοποιήστε αναζήτηση στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση .
Το επόμενο βήμα…
Βρίσκεστε κοντά στη γραμμή τερματισμού. Η έκθεση είναι έτοιμη να παραδοθεί στους αναγνώστες σας. Αλλά υπάρχει μια τελευταία δουλειά.
Γυρίστε τις σελίδες και βεβαιωθείτε (και πάλι) ότι η αναφορά σας είναι φιλική προς τον αναγνώστη. Προσεγγίστε το με το μάτι του αναγνώστη. Έχετε οργανώσει τις σκέψεις σας και γράφετε πειστικά; Η ροή των πληροφοριών είναι καλή με τα διαγράμματα και τις εικόνες; Μπορούν να περάσουν και να βρουν γρήγορα τις πληροφορίες; Είναι το κείμενο αναγνώσιμο; Χρησιμοποιήστε τη βαθμολογία αναγνωσιμότητας Πώς να αποκτήσετε τη βαθμολογία αναγνωσιμότητας οποιουδήποτε εγγράφου του Word Πώς να αποκτήσετε τη βαθμολογία αναγνωσιμότητας οποιουδήποτε εγγράφου του Word Η γνώση του πόσο δύσκολο είναι το έγγραφο σας να κατανοήσει μπορεί να σας βοηθήσει να γίνετε καλύτερος συγγραφέας. Δείτε πώς μπορείτε να κάνετε το Microsoft Word να σας δώσει πληροφορίες αναγνωσιμότητας. Διαβάστε περισσότερα για να μετρήσετε το επίπεδο αναγνωσιμότητας των εγγράφων σας ως ένα τελικό βήμα.
Μπορεί επίσης να έχετε παρατηρήσει ότι δεν καλύψαμε κάποιες πτυχές του Microsoft Word. Για παράδειγμα, πίνακες Microsoft Word 8 Συμβουλές μορφοποίησης για τέλειους πίνακες σε Microsoft Word 8 Συμβουλές μορφοποίησης για τέλειους πίνακες στο Microsoft Word Ένας πίνακας είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό πλέγμα κελιών. Στο Word, οι πίνακες δεν είναι μόνο δοχεία για δεδομένα αλλά απαραίτητα εργαλεία μορφοποίησης. Μάθετε πώς να διαχειριστείτε αυτόν τον διπλό ρόλο με οκτώ απλές συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την εμφάνιση δεδομένων. Ή τη δύναμη των λιστών Πώς να μορφοποιήσετε και να διαχειριστείτε τις λίστες στο Microsoft Word Πώς να μορφοποιήσετε και να διαχειριστείτε τις λίστες στο Microsoft Word Ανεξάρτητα από το πόσες λίστες με κουκκίδες ή αριθμημένες που έχετε δημιουργήσει με το Microsoft Word στη ζωή σας μέχρι τώρα, νέα από αυτόν τον οδηγό! Ή μήπως χάσαμε κάτι; Διαβάστε περισσότερα στη διαχείριση πληροφοριών.
Το Microsoft Word είναι παλαιότερο από ένα τέταρτο του ενός αιώνα και είναι γεμάτο με μικρά χαρακτηριστικά. Στο MakeUseOf, καλύψαμε κάθε γωνιά και κούρσα αυτού του θηρίου. Έτσι, χρησιμοποιήστε τους πόρους μας για να μάθετε περισσότερα για αυτό το λογισμικό δωρεάν. Κάθε νέα δυνατότητα των Microsoft Word 10 κρυμμένων λειτουργιών του Microsoft Word που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη 10 Κρυμμένες λειτουργίες του Microsoft Word που θα κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη Το Microsoft Word είναι παραπλανητικά απλό. Είστε ευχαριστημένοι αρκεί να πυροβολήσετε ένα έγγραφο και απλά να πληκτρολογήσετε. Αλλά το Microsoft Word δεν θα είναι το ελβετικό μαχαίρι χωρίς τα παραγωγικά χαρακτηριστικά του. Διαβάστε περισσότερα έμαθε θα κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη.
Κάντε την αναφορά σας λάμψη
Όπως είπε ο συντάκτης Nathaniel Hawthorne,
Η εύκολη ανάγνωση είναι σκληρή σκληρή γραφή
Δεν είναι αυτό αλήθεια και για την επαγγελματική γραφή; Μετά από όλα, εάν δοθεί μια επιλογή, κανείς δεν μπορεί να θέλει να το διαβάσει. Η σύνταξη μιας επιχειρηματικής αναφοράς και η χρήση της για την επικοινωνία είναι δύο διαφορετικά πράγματα. Το Microsoft Word είναι απλά ένα εργαλείο - είναι δική σας δουλειά να εμπλακείτε.
Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για τη σύνταξη επαγγελματικών εκθέσεων; Πείτε μας στα σχόλια.