Το Outlook είναι ένα από τα πιο δημοφιλή προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ίσως να μην το χρησιμοποιείτε στο μέγιστο δυνατό. Είναι γεμάτο με χρήσιμα κόλπα που μπορούν να βοηθήσουν την παραγωγικότητά σας Γυρίστε το Outlook σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου με ενσωμάτωση του OneNote Γυρίστε το Outlook σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργων με την ενσωμάτωση του OneNote Το OneNote μπορεί να κάνει περισσότερα από ό, τι νομίζετε. Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να μετατρέψετε το Outlook στον κατάλογο σας σε ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης έργου χρησιμοποιώντας την εφαρμογή OneNote για Outlook. Διαβάστε περισσότερα και χρησιμοποιήστε το για ένα αεράκι.
Έχουμε στρογγυλοποιήσει μερικές από τις πιο άγνωστες συμβουλές και κόλπα που θα σας βοηθήσουν να γίνετε κύριος του Outlook. Είτε πρόκειται για ανάκληση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπλήρωση αυτόματα πληκτρολογούμενων φράσεων, είτε για υπενθύμιση για τη σύνδεση αρχείων, σας έχουμε καλύψει.
Υπάρχει σίγουρα περισσότερα για να μοιραστείτε, οπότε αν έχετε τη δική σας συμβουλή του Outlook τότε παρακαλούμε να μας ενημερώσετε στο τμήμα σχολίων παρακάτω.
1. Προσθέστε μια άλλη ζώνη ώρας ημερολογίου
Μπορεί να είναι χρήσιμο να εμφανίζονται πολλαπλές ζώνες ώρας στο ημερολόγιό σας, αν ταξιδεύετε συχνά ή οργανώνετε συναντήσεις με κάποιον στο εξωτερικό. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές από την αριστερή πλοήγηση. Από το νέο παράθυρο, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα Χρονικές ζώνες .
Θα εμφανιστεί η προεπιλεγμένη ζώνη ώρας, αν και μπορείτε να την αλλάξετε χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού. Δώστε την ετικέτα για να το διακρίνετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εμφάνιση δεύτερης ζώνης ώρας και κάντε το ίδιο και εκεί. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Τώρα πλοηγηθείτε στο ημερολόγιό σας. Στην κορδέλα, στην κατηγορία Arrange, επιλέξτε είτε Εβδομάδα ημέρας, (Εργασίας) είτε Προβολή προγράμματος . Αυτές είναι οι προβολές που είτε θα εμφανίζουν τις δύο ζώνες ώρας στα αριστερά ή στην κορυφή.
2. Προβολή όλων των μηνυμάτων σε απλό κείμενο
Αν έχετε ανησυχίες σχετικά με τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή HTML, μπορείτε να αναγκάσετε το Outlook να ανοίξει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο από προεπιλογή. Αυτό θα σταματήσει οποιαδήποτε κακόβουλη HTML από το τρέξιμο, αν και σημειώστε ότι δεν θα σας προστατεύσει από όλες τις απειλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 8 Συμβουλές Ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μπορείτε να μοιραστείτε με τους φίλους και τους συναδέλφους 8 Συμβουλές Ασφάλεια Email Μπορείτε να μοιραστείτε με φίλους και συναδέλφους Διαβάστε περισσότερα.
Πρώτα, κάντε κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές . Από το νέο παράθυρο, επιλέξτε Trust Center από την αριστερή πλοήγηση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις κέντρου αξιοπιστίας ... Τώρα, πάλι από τα αριστερά, επιλέξτε Ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Κάτω από την κεφαλίδα Ανάγνωση ως Απλό κείμενο, επιλέξτε Ανάγνωση όλων των τυπικών μηνυμάτων σε απλό κείμενο . Μπορείτε, επίσης, να επιλέξετε να επιλέξετε Ανάγνωση όλων των ψηφιακά υπογεγραμμένων μηνυμάτων σε απλό κείμενο . Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπογράφεται ψηφιακά σημαίνει ότι ο αποστολέας ενέκρινε τα περιεχόμενα και δεν έχει παραβιαστεί.
Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο OK . Αν θέλετε να διαβάσετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην αρχική του μορφή, ανοίξτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στη γραμμή πληροφοριών και επιλέξτε είτε την προβολή ως HTML είτε την εμφάνιση ως εμπλουτισμένου κειμένου .
3. Δυναμικά μηνύματα γραμματοκιβωτίου που αποστέλλονται αυτόματα
Προτού αποστέλλεται πραγματικά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να επεξεργαστεί μέσω του φακέλου του Outlook. Αυτό ελέγχει ότι ο διακομιστής είναι σε θέση να το σπρώξει έξω χωρίς λάθος. Αν χρησιμοποιείτε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ίσως διαπιστώσετε ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται στο φάκελο "Εξερχόμενα", έως ότου κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή / λήψη".
Για να ξεπεραστεί αυτό, απαιτεί την επεξεργασία του μητρώου. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες προσεκτικά και θα είναι μια χαρά, αλλά λανθασμένη ρύθμιση του μητρώου μπορεί να προκαλέσει σοβαρά προβλήματα Πώς να μην τυχαία Mess Up επάνω στο μητρώο των Windows Πώς να μην τυχαία Mess Up το μητρώο των Windows Εργασία με το μητρώο των Windows; Λάβετε υπόψη αυτές τις συμβουλές και θα είναι πολύ λιγότερο πιθανό να προκαλέσετε βλάβη στον υπολογιστή σας. Διαβάστε περισσότερα για τα οποία δεν είμαστε υπεύθυνοι.
Πρώτον, κλείστε το Outlook. Στη συνέχεια, κάντε αναζήτηση συστήματος για regedit και επιλέξτε το αποτέλεσμα. Χρησιμοποιώντας την αριστερή πλοήγηση, φιλτράρετε προς τα κάτω στον ακόλουθο φάκελο:
HKEY_CURRENT_USER \ Λογισμικό \ Microsoft \ Office \ x.0 \ Outlook \ Προτιμήσεις
Αντικαταστήστε το x.0 για την τρέχουσα έκδοση του Outlook. 16.0 για το Outlook 2016, 15.0 για το Outlook 2013, 14.0 για το Outlook 2010 και ούτω καθεξής.
Κάντε διπλό κλικ στην τιμή DelegateSentItemsStyle και αλλάξτε τα δεδομένα τιμής σε 0 . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK . Ανοίξτε ξανά το Outlook και θα πρέπει να διαπιστώσετε ότι όλα τα εξερχόμενα μηνύματα από κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στέλνονται αυτόματα.
4. Καθυστερήστε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν δεν θέλετε να στείλετε αμέσως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να καθορίσετε πότε θέλετε να αποσταλεί. Στο παράθυρο δημιουργίας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Επιλογές από την κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Καθυστέρηση παράδοσης .
Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία " Μην παραδώσετε πριν" για να επιλέξετε την ημερομηνία και την ώρα αποστολής του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Σημειώστε ότι αν δεν χρησιμοποιείτε διακομιστή Exchange τότε το Outlook θα πρέπει να είναι ανοιχτό για να λειτουργήσει αυτό το αίτημα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν κανόνα που θα καθυστερήσει την αποστολή όλων των μηνυμάτων σας ή αυτών που καθορίζετε. Για αυτό, μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων . Μέσα στους κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο κανόνα και ακολουθήστε τον οδηγό. Μπορείτε να ορίσετε όρους, όπως να καθυστερήσετε μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε μια συγκεκριμένη επαφή. Απλώς ορίστε τη δράση για να αναβάλλετε την παράδοση με αριθμό λεπτών και θα ρυθμιστεί.
5. Ανακαλέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Παρέχοντας ότι βρίσκεστε σε διακομιστή Exchange, ίσως μπορείτε να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη στείλει. Ωστόσο, το ποσοστό επιτυχίας εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, τους οποίους καλύψαμε στον οδηγό μας για την ανάκληση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook Αφού το αποστείλατε Πώς να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook Αφού στείλετε στείλτε και μετανιώστε λίγο αργότερα; Είμαστε όλοι εκεί, θέλοντας να μπορούμε να αναιρέσουμε την αποστολή. Σας δείχνουμε πώς μπορείτε να ανακαλέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook ή να καθυστερήσετε την αποστολή του Gmail. Διαβάστε περισσότερα .
Πρώτα, μεταβείτε στα Απεσταλμένα στοιχεία και επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να ανακαλέσετε. Στην ομάδα Μετακίνηση της κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ανάκληση του μηνύματος ....
Από το νέο παράθυρο, επιλέξτε Διαγραφή μη αναγνωσμένων αντιγράφων αυτού του μηνύματος για να διαγράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενα του παραλήπτη. Εναλλακτικά, επιλέξτε Διαγραφή μη αναγνωσμένων αντιγράφων και αντικατάσταση με νέο μήνυμα για να στείλετε ένα εναλλακτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη θέση του πρωτοτύπου.
Tick Πληκτρολογήστε εάν η ανάκληση είναι επιτυχής ή αποτυγχάνει για κάθε παραλήπτη εάν θέλετε να λάβετε αποτέλεσμα κάθε προσπάθειας ανάκλησης. Όταν είναι έτοιμο, κάντε κλικ στο OK για να υποβάλετε το αίτημά σας ανάκλησης.
6. Προτείνετε τα πράγματα που συνήθως πληκτρολογούνται
Αν πληκτρολογείτε συχνά το ίδιο πράγμα, μπορείτε να το προτείχε αυτόματα το Outlook για εσάς όταν αρχίζετε να το γράφετε. Κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε τη φράση και στη συνέχεια τον επισημάνετε. Τώρα, επιλέξτε Εισαγωγή από την κορδέλα. Από την κατηγορία Κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορα εξαρτήματα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής σε Γκαλερί γρήγορων κομματιών ....
Η φράση θα προταθεί αυτόματα όταν αρχίσετε να την πληκτρολογείτε και μπορείτε να πατήσετε Enter για να την συμπληρώσετε. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού Γρήγορα τμήματα για να το επιλέξετε. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε ένα τμήμα αυτού του μενού και να επιλέξετε Οργανώστε και Διαγράψτε ... εάν ποτέ χρειαστεί να το προσαρμόσετε ή να το καταργήσετε.
7. Γίνετε οδηγός συντομεύσεων
Το Outlook μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο κτήνος, αλλά αυτό συμβαίνει γιατί είναι τόσο ισχυρό. Αλλά αντί να ανακατεύετε σε μενού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις για να επιταχύνετε τις διαδικασίες και να γίνετε πιο παραγωγικοί.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πατήσετε CTRL + N για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα και CTRL + Enter για να το στείλετε. Ομοίως, το CTRL + R θα ξεκινήσει μια απάντηση, ενώ το CTRL + F θα το προωθήσει.
Μπορείτε να πατήσετε Εισαγωγή για να επισημάνετε ένα μήνυμα, το F7 για να ελέγξετε ορθά το τι γράφετε και το F9 για να εκτελέσετε τη διαδικασία αποστολής / λήψης.
Στην πραγματικότητα, υπάρχουν πολλοί συνδυασμοί πλήκτρων που έχουμε δημιουργήσει έναν οδηγό για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook 25+ Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook για να σας κάνει πιο παραγωγικές Συντομεύσεις πληκτρολογίου 25+ του Outlook για να σας κάνει πιο παραγωγικό Το Outlook είναι ένας από τους πιο δημοφιλείς υπολογιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε χρήση σήμερα. Εάν είστε ένας από αυτούς τους πολλούς χρήστες του Outlook, οι παρακάτω συντομεύσεις πληκτρολογίου σίγουρα θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Διαβάστε περισσότερα, περιγράφοντας λεπτομερώς τον τρόπο πλοήγησης και δημιουργίας με ευκολία.
8. Επικόλληση για δημιουργία
Η ελαχιστοποίηση των βημάτων που χρειάζεται για να επιτευχθεί κάτι είναι πάντα ευεργετική. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο που περιέχει αυτόματα ό, τι υπάρχει στο πρόχειρο σας 5 Συμβουλές για τη διαχείριση του Windows Clipboard σας σαν Pro Pro 5 Συμβουλές για τη διαχείριση του Windows Clipboard σας σαν ένα Pro Καλύτερα γνωστό ως Copy & Paste, ένα εργαλείο για τους μαθητές να άρει τα περάσματα από το Wikipedia, το Πρόχειρο μπορεί να σας εξοικονομήσει φορτία χρόνου δακτυλογράφησης. Θα σας δείξουμε πώς να το χρησιμοποιήσετε σαν επαγγελματία. Διαβάστε περισσότερα . Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην ενότητα στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο - για παράδειγμα, Mail για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Ημερολόγιο για ένα συμβάν και ούτω καθεξής.
Στη συνέχεια, μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να πατήσετε Ctrl + V. Το στοιχείο θα δημιουργηθεί και θα περιέχει ήδη αυτό που ήταν στο πρόχειρο σας. Είναι ένα απλό τέχνασμα, αλλά ένα που θα χρησιμοποιήσετε για πάντα.
9. Προσαρμόστε την ένδειξη ως Επιλογές ανάγνωσης
Αν διαπιστώσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας χαρακτηρίζονται ως αναγνωσμένα όταν δεν τα δείτε σωστά, είναι εύκολο να ξεπεραστεί αυτή η απογοήτευση. Η διατήρηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει επισημανθεί ως μη αναγνωσμένο μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε γρήγορα τι χρειάζεται να κάνετε.
Πρώτα, κάντε κλικ στο Αρχείο και έπειτα στο Επιλογές . Από την αριστερή πλοήγηση, επιλέξτε Αλληλογραφία . Κάτω από την επικεφαλίδα του πίνακα " Προβολές", επιλέξτε Παράθυρο ανάγνωσης ... και ανοίγει ένα νέο παράθυρο.
Εδώ μπορείτε να προσαρμόσετε πόσα δευτερόλεπτα πρέπει να περιμένετε προτού ένα στοιχείο επισημανθεί ως αναγνωσμένο και εάν θα το μετρήσει ως αναγνωσμένο κατά την αλλαγή της επιλογής. Επιλέξτε και προσαρμόστε τις επιλογές σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
10. Υπενθυμίζεται να επισυνάπτει αρχεία
Εάν συχνά διαπιστώνετε ότι στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ξεχνάτε να επισυνάψετε ένα αρχείο, αυτή είναι η συμβουλή για εσάς. Το Outlook θα σαρώσει τα μηνύματά σας για ορισμένες λέξεις και φράσεις, όπως "βλέπε συνημμένο" ή "συνημμένο", και στη συνέχεια βεβαιωθείτε ότι έχετε επισυνάψει κάτι. Εάν δεν το έχετε, θα σας προειδοποιήσει πριν στείλει το μήνυμα.
Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε πρώτα στο Αρχείο και, στη συνέχεια, στις Επιλογές . Επιλέξτε Αλληλογραφία από την αριστερή πλοήγηση και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα Αποστολή μηνυμάτων . Τώρα, σημειώστε προειδοποίηση όταν στέλνω ένα μήνυμα που ενδέχεται να λείπει από ένα συνημμένο . Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Μοιραστείτε τις συμβουλές σας
Μπορεί να είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα για χρόνια και να μην εκτιμήσετε πλήρως όλες τις περιπλοκές του, οπότε ελπίζουμε ότι έχετε πάρει κάποιες συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην καθημερινή σας ζωή για να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
Αυτές οι συμβουλές έχουν επικεντρωθεί στην έκδοση desktop του Outlook, οπότε αν χρησιμοποιείτε την έκδοση του ιστού και είστε σίγουροι για το τι είναι καλύτερο για εσάς, ελέγξτε τη σύγκριση του ιστού και της επιφάνειας εργασίας του Outlook με το Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Ποια είναι η καλύτερη για εσάς; Το Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Ποια είναι η καλύτερη για εσάς; Το Outlook.com είναι ένα ισχυρό ηλεκτρονικό πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διατίθεται δωρεάν με το Office Online. Μπορεί όμως το Outlook στο διαδίκτυο να ανταγωνιστεί τον αντίστοιχο υπολογιστή γραφείου; Η σύγκριση του Outlook θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε μόνοι σας. Διαβάστε περισσότερα .
Θα χρησιμοποιήσετε κάποια από αυτές τις συμβουλές; Έχετε τα δικά σας κόλπα του Outlook για κοινή χρήση;