Το Microsoft Word είναι γεμάτο με τόσες δυνατότητες που μπορείτε να παράγετε σχεδόν ό, τι θέλετε με αυτό. Αλλά αυτά τα χαρακτηριστικά δεν έχουν πάντα ως αποτέλεσμα τα όμορφα, υψηλής ποιότητας και επαγγελματικά έγγραφα που μπορεί να αναμένεται από εσάς.
Είναι ένα πράγμα να γνωρίζετε τα πάντα για το Microsoft Word, όλες τις περιπλοκές του και τις ιδιαιτερότητες και τις λειτουργίες του - είναι κάτι άλλο που πρέπει να ξέρετε εξ ολοκλήρου τι κάνει ένα σπουδαίο έγγραφο.
Αυτό το άρθρο δεν αφορά τον τρόπο χρήσης των διαφόρων λειτουργιών του Microsoft Word. Εξετάζουμε συγκεκριμένα την πτυχή σχεδιασμού των επιχειρηματικών εκθέσεων και των ακαδημαϊκών εφημερίδων, που σημαίνουν τι και γιατί είναι που υπαγορεύουν ένα έγγραφο ευχάριστο στο μάτι και εύκολο να το διαβάσετε. Θα μπορούσατε επίσης να εφαρμόσετε αυτές τις ίδιες οδηγίες σε άλλους επεξεργαστές κειμένου όπως τα Έγγραφα Google 10 Πλούσιοι τρόποι δημιουργίας όμορφων εγγράφων Google 10 Τακτοί τρόποι δημιουργίας όμορφων εγγράφων Google Μετατρέψτε την σουίτα γραφείου Google σε μονάδα επεξεργασίας κειμένου με το σωστό πρόσθετο του Google Drive. Εδώ είναι μερικά από εκείνη τη δύναμη να κάνει τα έγγραφά σας να φαίνονται κομψά και όμορφα. Διαβάστε περισσότερα .
1. Κρατήστε το απλό, λιγότερο είναι περισσότερο
Σχεδόν κάθε συμβουλή σε αυτό το άρθρο είναι μια συγκεκριμένη εφαρμογή αυτού του πρώτου, αλλά είναι τόσο σημαντικό που δίνει ιδιαίτερη έμφαση: κρατήστε το απλό και λιγότερο είναι περισσότερο . Αφήστε αυτή να είναι η κινητήρια δύναμη πίσω από οποιεσδήποτε αποφάσεις σχεδιασμού στα έγγραφά σας, και αν αποχωρήσετε θυμάμαι μόνο ένα πράγμα από αυτό το άρθρο, ας είναι αυτό!
Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου, το περιεχόμενο πρέπει να είναι η κύρια εστίαση. Η μορφοποίηση υπάρχει για να γίνει ευκολότερο να διαβάσει και να αφομοιώσει το περιεχόμενο. Εξαλείψτε τον πειρασμό να εισαγάγετε εντυπωσιακά στοιχεία που χρησιμεύουν μόνο για να αποσπάσετε την προσοχή. Μεγιστοποιήστε τα κενά. Κρατήστε τη διατύπωσή σας σφιχτή και αναθεωρήστε τυχόν φράσεις ή παραγράφους. Απλοί και ελάχιστοι κανόνες σε όλους.
2. Επιλέξτε ένα κατάλληλο τύπο γραμματοσειράς
Η πρώτη μεγάλη σχεδιαστική απόφαση σας θα πρέπει να είναι ποια τύπος γραμματοσειράς πρόκειται να χρησιμοποιήσετε. Η παραδοσιακή γνώση λέει ότι οι γραμματοσειρές serif είναι ευκολότερο να διαβαστούν σε έντυπα έγγραφα ενώ οι γραμματοσειρές sans-serif είναι καλύτερα στα μάτια όταν διαβάζονται σε μια ψηφιακή οθόνη.
Τα καλά παραδείγματα γραμματοσειρών serif περιλαμβάνουν Garamond, Georgia, Hoefler Text και Palatino, ενώ τα καλά παραδείγματα γραμματοσειρών sans-serif περιλαμβάνουν τις Arial, Gill Sans, Helvetica και Lucida Sans. Οποιοσδήποτε καταλήγετε, χρησιμοποιήστε το ίδιο κείμενο σε όλο το έγγραφο. (Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετική γραμματοσειρά για επικεφαλίδες.)
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις γραμματοσειρές serif vs. sans-serif και ποιες από αυτές θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε, ανατρέξτε στο άρθρο μας σχετικά με τις στρατηγικές και τα εργαλεία αντιστοίχισης γραμματοσειρών. Στρατηγικές και εργαλεία αντιστοίχισης γραμματοσειρών για τέλειες συνδυασμούς γραμματοσειρών Στρατηγικές και εργαλεία αντιστοίχισης γραμματοσειρών για τέλειες συνδυασμούς γραμματοσειρών μέρος της τέχνης και της επιστήμης του μέρους. Αυτές οι στρατηγικές και τα εργαλεία αντιστοίχισης γραμματοσειρών θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το τέλειο αντιστοίχιση γραμματοσειρών για οποιαδήποτε εργασία. Διαβάστε περισσότερα .
3. Χρησιμοποιήστε το τυπικό μέγεθος γραμματοσειράς και το χρώμα
Τα περισσότερα επιχειρηματικά και ακαδημαϊκά έγγραφα είναι δακτυλογραφημένα σε μέγεθος γραμματοσειράς 12 σημείων, το οποίο γενικά παράγει τις πιο ευανάγνωστες παραγράφους όταν συνδυάζονται με τις οδηγίες για το μέγεθος της σελίδας, τα περιθώρια και το διάστημα μεταξύ γραμμών αργότερα σε αυτό το άρθρο. Ορισμένες πληροφορίες σχετικά με την πυκνότητα πληροφοριών μπορεί μερικές φορές να μειωθούν σε μέγεθος γραμματοσειράς 10 σημείων, αλλά ποτέ λιγότερο.
Σε γενικές γραμμές, είναι καλύτερο να κρατάτε τα χέρια σας μακριά από οτιδήποτε σχετίζεται με τα χρώματα, ειδικά για έντυπα έγγραφα. Θα πρέπει να πληρώσετε περισσότερα για το έγχρωμο μελάνι και δεν θα μεταφερθεί εάν το έγγραφο αντιγραφεί ποτέ. Για ψηφιακά έγγραφα, διατηρήστε έγχρωμο κείμενο για κρίσιμες προειδοποιήσεις και τα παρόμοια. Προτιμήστε να τονίσετε χρησιμοποιώντας το έντονο και πλάγια κείμενο.
4. Χρησιμοποιήστε το τυπικό μέγεθος σελίδας και περιθώρια
Σχεδόν όλα τα έγγραφα γραφείου εκτυπώνονται για τυποποιημένες σελίδες 8½ "x 11", γνωστές ως US Letter size (επίσης γνωστό ως A4 αλλού, το οποίο είναι 210mm x 297mm). Αυτό είναι το μόνο μέγεθος που εγγυάται ότι θα είναι διαθέσιμο ανεξάρτητα από τον εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε.
Όσο για τα περιθώρια, τα περισσότερα εγχειρίδια στυλ και οι οδηγοί στυλ απαιτούν ένα περιθώριο 1 "σε όλες τις πλευρές της σελίδας, το οποίο παράγει την καλύτερη αναγνωσιμότητα για τα μήκη γραμμών και επιτρέπει γραπτές σχολιασμούς εάν είναι απαραίτητο. Ωστόσο, εάν το έγγραφο πρόκειται να συνδεθεί σε ένα συνδετικό υλικό, ίσως θέλετε να αυξήσετε τα πλευρικά περιθώρια στο 1½ " για να χωρέσετε τους δακτυλίους.
5. Ευθυγραμμίστε τις παραγράφους προς τα αριστερά
Ίσως μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε δικαιολογημένη ευθυγράμμιση επειδή αυτό είναι αυτό που χρησιμοποιείται στις εφημερίδες και τα μυθιστορήματα και σε ορισμένα βιβλία, αλλά είναι η λανθασμένη επιλογή για γραφείο και ακαδημαϊκά έγγραφα. Παρόλο που μπορεί να φαίνεται καθαρότερη και πιο επίσημη λόγω των ευθύγραμμων άκρων, σκοτώνει την αναγνωσιμότητα.
Αυτό που θέλετε είναι αριστερά ευθυγράμμιση για το κείμενο . Αυτό δημιουργεί οδοντοφυΐα στη δεξιά πλευρά των παραγράφων, αλλά διατηρεί την απόσταση μεταξύ των γραμμάτων όπως έχει προβλεφθεί από το τυπογραφικό που χρησιμοποιείτε και αυτό σημαίνει βέλτιστη ευκρίνεια. Διαφορετικά, μπορεί να καταλήξετε με τυπογραφικά ποτάμια, τα οποία είναι εξαιρετικά αποσπασματικά και απλά φαίνονται άσχημα.
6. Εσοχή στις πρώτες γραμμές των παραγράφων
Οι παράγραφοι δεν πρέπει να έχουν επιπλέον αποστάσεις μεταξύ τους και οι πρώτες γραμμές των παραγράφων θα πρέπει να διαχωρίζονται για να ξεχωρίζουν κάθε παράγραφο . Η μόνη εξαίρεση είναι για παραγράφους που ακολουθούν άμεσα μια επικεφαλίδα τμήματος, η οποία μπορεί να παραμείνει ανοιχτή, επειδή το περιβάλλον που το καθιστά σαφές ότι είναι η ίδια η παράγραφος της.
Ένας γενικός κανόνας είναι να κάνεις το μέγεθος της εσοχής το ίδιο με το μέγεθος της γραμματοσειράς. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες styling παραγράφου του Word για να χειρίζεστε τις εσοχές αντί να χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Tab!
7. Τοποθετήστε τις εικόνες μεταξύ των παραγράφων
Μπορεί να είναι εντάξει να τοποθετήσετε εικόνες μέσα σε μια παράγραφο και να αφήσετε το γύρω κείμενο να κυκλοφορήσει γύρω από αυτό και, αν η επιχείρησή σας το προτιμά με αυτόν τον τρόπο, τότε προχωρήστε και το κάνετε αυτό. Αλλά σε γενικές γραμμές, μπορεί να βλάψει την αναγνωσιμότητα, ειδικά σε εκθέσεις που βασίζονται σε δεδομένα.
Η ασφαλέστερη επιλογή, ιδιαίτερα για γραφήματα και γραφήματα και πίνακες, είναι να τοποθετήσετε εικόνες μεταξύ των παραγράφων και να τις διατηρήσετε στο κέντρο ευθυγραμμισμένες. Με αυτόν τον τρόπο οι εικόνες σας δεν αγωνίζονται ποτέ για την προσοχή με το περιβάλλον κείμενο. Βοηθά επίσης να ξεχωρίζουν οι λεζάντες.
8. Επιλέξτε Διαστήματος κατάλληλη διαχωριστική γραμμή
Η σωστή επιλογή για το διάστημα (το κενό που διαχωρίζει μια γραμμή κειμένου από την επόμενη γραμμή κειμένου) εξαρτάται πραγματικά από το είδος του εγγράφου που γράφετε.
Τα ακαδημαϊκά έγγραφα πρέπει πρώτα να ακολουθήσουν όλους τους οδηγούς ακαδημαϊκού στυλ στη θέση τους και στη συνέχεια να προτιμούν τη διπλή απόσταση αν δεν υπάρχει κανένας οδηγός στυλ. Τα έγγραφα των επιχειρήσεων και των γραφείων τείνουν να είναι μονόχωρα ώστε να ελαχιστοποιούν τον αριθμό των σελίδων που χρειάζονται κατά την εκτύπωση, αλλά τα ψηφιακά έγγραφα μπορεί να είναι πιο εύκολα να διαβαστούν εάν βρίσκονται σε απόσταση μεταξύ 120-150%.
9. Διαγραφή κειμένου με επικεφαλίδες και λίστες
Όσο περισσότερο το έγγραφο, τόσο πιο σημαντικές είναι οι επικεφαλίδες. Θα προτιμούσατε να διαβάσετε μια αναφορά 20 σελίδων που δεν είναι παρά ένας τοίχος του κειμένου από άκρο σε άκρο; Ή μια έκθεση 30 σελίδων που έχει οργανωθεί σε κατάλληλες ενότητες, υποενότητες και επικεφαλίδες; Προτιμώ το τελευταίο κάθε φορά.
Οι λίστες είναι επίσης καλές για τη διάσπαση των τειχών του κειμένου και την ανάδειξη των ματιών σε σημαντικά σημεία. Χρησιμοποιήστε αριθμημένες λίστες κατά την καταμέτρηση ενός συνόλου αντικειμένων (π.χ. "τα πέντε χαρακτηριστικά ενός επιτυχημένου επιχειρηματία") ή όταν παρέχετε οδηγίες βήμα προς βήμα. Διαφορετικά, οι λίστες με κουκκίδες είναι εντάξει. Απλά φροντίστε να αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε υπερβολικά λίστες, οι οποίες μπορούν να μειώσουν την αναγνωσιμότητα.
10. Ξεχωριστά τμήματα με διαλείμματα
Στο Microsoft Word, τα διαλείμματα σε τμήματα σάς επιτρέπουν να διαφοροποιήσετε ορισμένες σελίδες με αλλαγές στον προσανατολισμό, τις στήλες, τις κεφαλίδες, τα υποσέλιδα, τους αριθμούς σελίδων και πολλά άλλα. Τα τμήματα διαλείμματα έρχονται σε τέσσερις μορφές:
- Επόμενη σελίδα: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην επόμενη σελίδα.
- Συνεχής: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην τρέχουσα σελίδα.
- Ακόμη και σελίδα: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην επόμενη ομοιόμορφη σελίδα.
- Ξεχωριστή σελίδα: Ξεκινήστε την επόμενη ενότητα στην επόμενη ομοιόμορφη σελίδα.
Εάν το έγγραφό σας είναι αρκετά μεγάλο ώστε να χρειάζεται κεφάλαια, αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να τα διαμορφώσετε με καθαρό τρόπο. Κάθε κεφάλαιο θα πρέπει να γίνει με διάλειμμα ενότητας "Επόμενη σελίδα" ή να σπάσει η ενότητα "Ζυλή Σελίδα" ή "Ανεπιθύμητη Σελίδα" εάν πρόκειται να το τοποθετήσετε μέσα σε ένα συνδετικό υλικό.
Όταν είναι σε αμφιβολία, χρησιμοποιήστε πρότυπα πρότυπα εγγράφων
Εκτός αν ο οργανισμός ή το σχολείο σας απαιτεί συγκεκριμένη διάταξη και μορφή, μπορείτε να παραλείψετε τη σκληρή δουλειά της ρύθμισης του δικού σας προτύπου και απλώς να τον κατεβάσετε. Έχουμε στρογγυλοποιήσει μια δέσμη τους για την ευκολία σας, συμπεριλαμβανομένων των πρότυπων επιχειρηματικών επιστολών 15 Πρότυπα επιστολών επιχειρήσεων για το Microsoft Word για να σας εξοικονομήσει χρόνο 15 Πρότυπα επιστολών επιχειρήσεων για το Microsoft Word για να σας εξοικονομήσουν χρόνο Τα πρότυπα είναι εξοικονόμηση χρόνου. Εδώ συγκεντρώσαμε 15 πρότυπα επιχειρηματικών επιστολών, από επιστολές προθέσεων, μέσω σημειώσεων Thank You, σε αναφορές. Αυτά τα πρότυπα θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με εμπιστοσύνη. Διαβάστε περισσότερα, πρόχειρα σελίδων σελίδας 15 Καλύτερα πρότυπα σελίδων επικάλυψης Microsoft Word 15 Καλύτερα πρότυπα σελίδας εξώφυλλου του Microsoft Word Μια ελκυστική σελίδα εξώφυλλου προσθέτει μια επαγγελματική εμφάνιση στο έγγραφό σας. Τα πρότυπα του Microsoft Word που επιλέξαμε σας επιτρέπουν επίσης να παρουσιάσετε βασικά στοιχεία για το έγγραφό σας. Διαβάστε περισσότερα, πρότυπα πίνακα περιεχομένων 10 Καλύτερο Πίνακας Περιεχομένων Πρότυπα για το Microsoft Word 10 Καλύτερο Πίνακα Περιεχομένων Πρότυπα για το Microsoft Word Χρειάζεται να ρυθμίσετε γρήγορα έναν πίνακα περιεχομένων; Αυτά τα πρότυπα θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τη δουλειά με ένα φλας. Διαβάστε περισσότερα και πρότυπα διαχείρισης έργων Πώς να διαχειριστείτε το έργο σας με πρότυπα Word Πώς να διαχειριστείτε το έργο σας με πρότυπα του Word Στη διαχείριση έργων, η προετοιμασία είναι η μισή μάχη. Για να οργανώσετε και να τεκμηριώσετε το έργο σας, ίσως χρειαστεί πολλές διαφορετικές εκθέσεις, φόρμες ή σχέδια. Έχουμε συντάξει μια επιλογή προτύπων του Word για να ξεκινήσετε. Διαβάστε περισσότερα .
Επιπλέον, αν δεν το έχετε ήδη, θα πρέπει να εξετάσετε τις βασικές συμβουλές του Microsoft Word 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016 Το Microsoft Office 2016 είναι μεταξύ μας. Πώς ελέγχετε την τελευταία έκδοση για χάρη της παραγωγικότητάς σας; Σας παρακαλούμε να βρείτε τους καλύτερους συνδέσμους για την εκμάθηση του Office. Κλείστε μια πορεία με αυτές ... Διαβάστε περισσότερα αυτές τις σημαντικές συντομεύσεις πληκτρολογίου για Microsoft Office 60 Βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Office για Word, Excel και PowerPoint 60 Βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου του Microsoft Office για Word, Excel και PowerPoint Εκατοντάδες συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι διαθέσιμες στο γραφείο, αλλά αυτά είναι τα πιο σημαντικά που πρέπει να γνωρίζετε γιατί θα σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Διαβάστε περισσότερα και αυτά τα εκπληκτικά μικρότερα γνωστά κόλπα για τα Microsoft Office 7 Τεχνικά κόλπα του Microsoft Office Μπορείτε να μάθετε από τους Teen Champions 7 Τεχνικά κόλπα του Microsoft Office Μπορείτε να μάθετε από τους Teen Champions Έτοιμοι να μάθετε από τους καλύτερους; Οι φετινές πρωταθλητές του Microsoft Office μοιράζονται τις συμβουλές και τα κόλπα τους για το Word, το Excel και το PowerPoint. Διαβάστε περισσότερα .
Τι νομίζετε ότι κάνει ένα έγγραφο όμορφο και επαγγελματικό; Υπάρχουν άλλες συμβουλές και κόλπα που θέλετε να προσθέσετε; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω!