Έχετε πρόβλημα να παραμείνετε στην κορυφή των πραγμάτων, παρά το γεγονός ότι έχετε τα καλύτερα εργαλεία και μια βελτιωμένη ροή εργασίας; Ίσως χρειάζεστε λιγότερα εργαλεία και μια απλούστερη ροή εργασίας.
Η διαρκής ενημέρωση σχετικά με το τι μπορεί να προσφέρει ο ιστός είναι αγχωτικό όπως είναι. Προσθέτοντας κάθε κομμάτι της στη ροή εργασίας σας μπορεί να είναι καταστροφική. Χρησιμοποιώντας λιγότερους, εξυπνότερους πόρους για να κάνετε τη δουλειά σας δεν είναι κακή στρατηγική. Ας δούμε μερικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να την υιοθετήσετε και πώς μπορεί να προετοιμάσει το δρόμο για έναν πιο υγιή ρυθμό και στυλ εργασίας.
1. Αφήστε τα τρέχοντα εργαλεία σας με πολλαπλούς στόχους
Είναι δελεαστικό να συνεχίζετε να προσθέτετε περισσότερες εφαρμογές και μικροεφαρμογές στη ροή εργασίας σας, για να επωφεληθείτε από όλες τις χρήσιμες λειτουργίες με τις οποίες έρχονται. Αυτό σημαίνει ακριβώς περισσότερους κόμβους δεδομένων για να παρακολουθείτε και να τους κάνετε να λειτουργούν αρμονικά.
Έχω πολύ πάρα πολλές εφαρμογές στο τηλέφωνό μου. pic.twitter.com/87opchTINW
- Carl Hendrick (@C_Hendrick) 28 Φεβρουαρίου 2016
Ρωτήστε τον εαυτό σας τι μπορούν να κάνουν αυτά τα νέα εργαλεία που τα υπάρχοντα σας δεν μπορούν; Πώς μπορείτε να αποκτήσετε το τρέχον σύνολο εργαλείων για να εκτελέσετε τις ίδιες λειτουργίες που υπόσχονται νέα εργαλεία; Μπορεί το ημερολόγιό σας να διπλασιαστεί ως λίστα υποχρεώσεων Υπενθυμίσεις Κάνετε το Google Calendar μια απίστευτη λίστα Υπενθυμίσεων λίστας Κάνετε το Google Calendar μια απίστευτη λίστα υποχρεώσεων Διατηρείτε μια λίστα υποχρεώσεων και ένα ξεχωριστό ημερολόγιο; Εισάγει τριβές επειδή οι εργασίες και ο προγραμματισμός είναι αλληλεξαρτώμενα. Η Google το λύσει τώρα εισάγοντας Υπενθυμίσεις στο Ημερολόγιο Google στο Android. Διαβάστε περισσότερα ? Μπορεί το Gmail να λειτουργεί ως αναγνώστης RSS Πώς να χρησιμοποιήσετε το Gmail ως αναγνώστη RSS Πώς να χρησιμοποιήσετε το Gmail ως αναγνώστη RSS Μια ενδιαφέρουσα εναλλακτική λύση για το Google Reader μπορεί να βρεθεί στο Google - ένα που γνωρίζετε ότι δεν θα πάει πουθενά: το Gmail. Με μερικά βήματα, μπορείτε να μετατρέψετε ένα μέρος των εισερχομένων σας σε ένα πρόγραμμα ανάγνωσης RSS. Διαβάστε περισσότερα ? Μπορεί το Trello να μετατραπεί στον εντοπιστή χρημάτων σας 10 Μοναδικές χρήσεις του Trello Εκτός από τη Διαχείριση Έργων 10 Μοναδικές χρήσεις του Trello Εκτός από τη Διαχείριση Έργων Το Trello είναι μια χαρά του εραστή της λίστας. Η προσέγγισή της σε επίπεδο Kanban δεν είχε ως στόχο μόνο τη διαχείριση έργων. Μη μας πιστεύετε; Κοιτάξτε αυτές τις δέκα μοναδικές χρήσεις του Trello. Διαβάστε περισσότερα ?
Πριν να εγκαταστήσετε μια νέα εφαρμογή, να εγγραφείτε για μια νέα υπηρεσία ή να αγοράσετε ένα νέο gadget, ρίξτε μια ματιά στα εργαλεία που χρησιμοποιείτε ήδη τακτικά και δείτε πώς μπορείτε να τα επαναχρησιμοποιήσετε. Με αυτήν την προσέγγιση, δεν χρειάζεται να:
- Χρησιμοποιήστε χρήματα για νέα εργαλεία όταν τα υπάρχοντα σας εργαλεία (που έχουν ήδη πληρωθεί) μπορούν να κάνουν τη δουλειά δωρεάν
- Σπαταλάτε χρόνο για τη δημιουργία των νέων εργαλείων, μάθετε τον τρόπο γύρω τους και εισάγετε δεδομένα σε αυτά
2. Να απαγορεύσετε τις εθιστικές εργασίες από τον κεντρικό σας υπολογιστή
Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε εφαρμογές αποκλεισμού από τη διάσπαση της προσοχής σας για να μείνετε μακριά από το Facebook, το Twitter, τα εισερχόμενά σας, τον αναγνώστη τροφοδοσίας κ.λπ. όταν χρειάζεται να εργάζεστε, παραμένει ο πειρασμός να κοιτάξετε γρήγορα τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις.
Γιατί να μην πάρει την πηγή του πειρασμού από την εξίσωση; Ξεχωρίστε την αναπαραγωγή από την εργασία, μεταφέροντας δραστηριότητες όπως το Facebooking, τον έλεγχο αλληλογραφίας και την ανάγνωση τροφοδοσίας από τον κύριο υπολογιστή σας. Περιορίστε τα σε δευτερεύον gadget όπως το tablet σας ή σε διαφορετικό υπολογιστή και χρησιμοποιήστε την κύρια συσκευή μόνο για εργασία.
3. Χρησιμοποιήστε τα αρχεία κειμένου παντού μπορείτε
Όταν ο Leo Babauta έγραψε ότι σώζει τα πάντα σε αρχεία κειμένου, σκέφτηκα ότι δεν υπήρχε τρόπος ότι αυτή η προσέγγιση θα μπορούσε να λειτουργήσει για μένα. Αλλά αποφάσισα να κάνω μια βολή.
Μετά από λίγο πειραματισμό, συνειδητοποίησα ότι δεν χρειάζομαι επιπλέον εφαρμογές και υπηρεσίες για τη διαχείριση ενός σημαντικού μέρους της ψηφιακής ζωής μου, αλλά τις χρησιμοποιώ ούτως ή άλλως επειδή είναι αυτό που έκανα πάντα.
Ένα απλό κείμενο θα κάνει πολύ καλά για πολλά από τα δεδομένα σας που είναι διάσπαρτα σε διάφορες πλατφόρμες, ιστότοπους και εφαρμογές.
Τα αρχεία κειμένου είναι απλά, ελαφριά και εγκάρσια. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε εφαρμογές ή φανταχτερά πρόσθετα για να τα δουλέψετε. Δεν χρειάζεται να εγγραφείτε για τίποτα. Δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζετε προβλήματα συμβατότητας κατά την πρόσβαση ή την κοινοποίηση των δεδομένων που περιέχουν. Αυτό καθιστά τα αρχεία κειμένου τέλεια για να παρακολουθείτε τα πάντα, από τις λίστες υποχρεώσεων για να χρεώσετε τις πληρωμές στα βιβλία που θέλετε να διαβάσετε.
Μια αξιοπρεπής εφαρμογή λήψης σημείων 6 Σύγχρονη σημείωση-Λαμβάνοντας εφαρμογές για να κρατήσει τις σκέψεις σας οργανωμένες 6 Σύγχρονη σημείωση-Λαμβάνοντας Apps για να κρατήσει τις σκέψεις σας οργανωμένες Πάντα είχε μια σκέψη απόσπασμα μακριά και σας ευχόμαστε να είχε γράψει κάτω; Δεν θα ξανασυμβεί όταν έχετε μία από αυτές τις σύγχρονες εφαρμογές στα χέρια σας. Διαβάστε περισσότερα με μια λειτουργία αναζήτησης είναι το μόνο πράγμα που πρέπει να αντιμετωπίσετε με αρχεία κειμένου. Το Brownie επισημαίνει εάν υποστηρίζει το συγχρονισμό αποτύπωσης και το συγχρονισμό αποθήκευσης σύννεφων. Ακόμη και το προεπιλεγμένο σημειωματάριο που συνοδεύει το λειτουργικό σας σύστημα θα το κάνει σε μια κρίσιμη στιγμή. Χρησιμοποιώ το Letterspace (OS X, iOS) για λήψη σημειώσεων και δεν μπορώ να το συστήσω αρκετά.
Υπάρχουν εργασίες για τις οποίες χρειάζεστε κάτι πιο ισχυρό από ένα αρχείο κειμένου, αλλά αυτές οι εργασίες είναι μάλλον λιγότερες από αυτές που φαντάζεστε. Επίσης, αυτή η προσέγγιση μπορεί να μην λειτουργήσει για σένα, αλλά είναι ακόμα κάτι που πρέπει να σκεφτούμε.
4. Αποφασίστε για μη παρεμβατικά εργαλεία
Εργαλεία που δεν εκτελούνται καλά ή έχουν ομαλές διεπαφές είναι συχνά χρονοβόρες. Πρέπει να περάσετε πολύ χρόνο με το UI σας, αναζητώντας κρυμμένα ή αόρατα χαρακτηριστικά και ανατρέποντας τις αλλαγές που έχετε κάνει.
Εκεί θα εκτιμήσετε την αμηχανία ενός μη παρεμβατικού εργαλείου - αυτό που σας επιτρέπει να εστιάσετε στο έργο που έχετε, χωρίς να κάνετε να κάνετε παύση κάθε φορά για να βρείτε αυτό το χαρακτηριστικό ή να θυμάστε πώς λειτουργεί αυτό.
Γνωρίζουμε ότι δεν μπορείτε να πάρετε τα εργαλεία σας σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως σε συνεργατικές προσπάθειες. Αλλά τουλάχιστον όπου έχετε την ελευθερία επιλογής, πάρτε τα εργαλεία που υπόσχονται να μείνουν μακριά από το δρόμο σας μόλις πάρετε το κρεμάστε από αυτά. Δεν χρειάζεται να είναι πολύ απλά ή μινιμαλιστικά. Θα πρέπει απλά να νιώθουν τόσο έξυπνοι για να χρησιμοποιήσετε ότι ξεχνάτε ότι τις χρησιμοποιείτε.
Εάν χρησιμοποιείτε το Evernote αλλά μισείτε τη διεπαφή, το Alternote για Mac είναι απίστευτο - ειδικά για τη μακρά μορφή writing.https: //t.co/ET3q0l2VS5
- Ryan Delk (@delk) 4 Φεβρουαρίου 2016
Φυσικά, μπορεί να βρείτε κάποιες εφαρμογές που είναι πολύ χρήσιμες για να εγκαταλείψετε τη βάση ενός κακά εκτελεσμένου περιβάλλοντος εργασίας. Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε σε αυτή την περίπτωση είναι να αναζητήσετε έναν τρίτο πελάτη με ομαλότερη διεπαφή.
5. Αποθηκεύστε τα πρότυπα και τις συντομεύσεις
Τα πρότυπα δεδομένων, οι συντομεύσεις πληκτρολογίου και οι αυτοματοποιήσεις εργασιών αξίζουν όλο τον έπαινο που έχουν και είναι καιρός να τους καταστήσετε βασικό μέρος της ροής εργασίας σας. Η τοποθέτησή τους μπορεί να αποδειχτεί χρονοβόρα, αλλά ο βαθμός στον οποίο εξομαλύνουν τη ροή εργασίας σας περισσότερο από ό, τι το κάνει.
Για παράδειγμα, έχω δημιουργήσει ένα πρότυπο για τα άρθρα μου. Περιλαμβάνει ένα κενό τμήμα για πειραματισμό με τίτλους, μια λίστα γενικών ενοτήτων κεφαλίδων (Τμήμα 1, Τμήμα 2 κ.ο.κ.) και μια λίστα ελέγχου των αντικειμένων που πρέπει να αναζητήσω (σπασμένοι σύνδεσμοι, εικόνες που λείπουν κ.λπ.). Το πρότυπο τελειώνει με ένα κενό τμήμα για σημειώσεις.
Έχω αποθηκεύσει αυτό το πρότυπο στο ενσωματωμένο κείμενο του εκτυπωτή Mac μου Τι είναι η επέκταση κειμένου και πώς μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο; Τι είναι η επέκταση κειμένου και πώς μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο; Εάν θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε τον εαυτό σας ακόμα και ένα μικρό μέρος του χρόνου που δαπανούν την πληκτρολόγηση, θα μπορούσατε να εξοικονομήσετε ώρες του χρόνου σας κάθε εβδομάδα. Αυτός ακριβώς είναι ο σκοπός της επέκτασης κειμένου. Διαβάστε περισσότερα . Τώρα κάθε φορά που είμαι έτοιμος να ξεκινήσω ένα νέο άρθρο, πληκτρολογώ rpt (σύντομη για το κανονικό πρότυπο ταχυδρομείου) και πατήστε το πλήκτρο διαστήματος. Και υπάρχει ένας έτοιμος σκελετός του άρθρου που πρόκειται να πληκτρολογήσω. Είναι ένα λογικό σημείο εκκίνησης και είναι τόσο πολύ καλύτερο από τη φοβερή κενή σελίδα Αντιμετωπίζοντας το μπλοκ του συγγραφέα; Αποκτήστε τις ιδέες που τρέχουν με αυτά τα 3 καθημερινά τελετουργικά που αντιμετωπίζουν το μπλοκ του συγγραφέα; Πάρτε τις ιδέες που τρέχουν με αυτά τα 3 καθημερινά τελετουργικά Με λίγες μόνο τακτικές δραστηριότητες, οι συγγραφείς μπορούν να μειώσουν τον συνεχή αγώνα τους για ιδέες. Εδώ είναι τρεις από αυτές τις τελετουργίες που μπορούν να σας δώσουν μια σταθερή ροή ιδεών για το επόμενο δημιουργικό κομμάτι σας. Διαβάστε περισσότερα για τα οποία συνηθίζα να γελάω για πάντα.
Έχω επίσης μια συντόμευση για την προσθήκη πιστώσεων εικόνας. Μου δίνει ένα τυπικό απόσπασμα κώδικα HTML που περιλαμβάνει τη διεύθυνση URL της εικόνας, τον κάτοχο της εικόνας και την πηγή της εικόνας. Το μόνο που χρειάζεται να κάνω είναι να αντικαταστήσω αυτά τα προεπιλεγμένα δεδομένα με τα σχετικά δεδομένα απόδοσης για κάθε εικόνα που χρησιμοποιώ.
6. Έχετε ένα φάκελο ή δύο για προσωρινά δεδομένα
Οι ψηφιακοί κόμβοι δεδομένων μου - οι φάκελοι σκληρού δίσκου, η αποθήκευση σύννεφων, τα inboxes - γεμίζουν πολύ γρήγορα με εισερχόμενα δεδομένα που έχουν μικρή διάρκεια ζωής, όπως τα συνημμένα που λαμβάνω, τα screenshot που λαμβάνω, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για προϊόντα που παραγγέλλω κ.λπ.
Κάθε φορά που ήθελα ένα σημαντικό αρχείο ή ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, έπρεπε να περάσω από όλα αυτά τα άλλα δεδομένα που ήταν πολύ λιγότερο χρήσιμα. Θα μπορούσα να το διοχετεύσω σε κατάλληλους φακέλους με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ή μια δέσμη συνταγών IFTTT, αλλά αυτό φαινόταν σαν υπερβολική προσπάθεια για δεδομένα που δεν είναι ακόμη χρήσιμα ή σχετικά μακροπρόθεσμα.
Τώρα μπορώ να σβήσω αυτά τα δεδομένα σε ένα φάκελο με το όνομα Temp (για προσωρινό) στον σκληρό δίσκο του Mac. Οποιοδήποτε εισερχόμενο αρχείο που γνωρίζω δεν θα είναι χρήσιμο πέρα από λίγες ημέρες έως ένα μήνα, μεταφέρω και να το ρίξω στο φάκελο Temp. Κάθε εβδομάδα γίνεται μια γρήγορη ματιά σε αυτόν τον προσωρινό φάκελο, ταξινομήστε τα αρχεία ανά τύπο και δηλώστε γρήγορα το φάκελο με μαζική διαγραφή αρχείων που δεν είναι πλέον χρήσιμα.
Έχω ακόμη ένα φάκελο Temp για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το έβαλα σε αυτό, το βάζω αμέσως μόλις σταματήσει να έχει σημασία. Για παράδειγμα, εάν λάβω μια επιβεβαίωση παραγγελίας για μια ηλεκτρονική αγορά, θα την αποθέσω σε αυτό το φάκελο Temp. Διαγράφω αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα που λαμβάνω το προϊόν.
Χρησιμοποιήστε λιγότερα, ευφυέστερα εργαλεία
Μερικοί άνθρωποι είναι επαγγελματίες στο χειρισμό του ψηφιακού χάους. Αν αυτό δεν είναι εσείς, η βελτιστοποίηση, η βελτιστοποίηση και η διαχείριση των εργαλείων και των ψηφιακών δραστηριοτήτων σας πιθανώς σας ξεπερνούν. Τότε δεν έχει νόημα να έχουν λιγότεροι από αυτούς να ταιριάζουν, να βελτιστοποιούν και να διαχειρίζονται κατά πρώτο λόγο; Αυτή είναι η προσέγγιση που έχει καταφέρει πολύ καλά για μένα κατά το παρελθόν έτος ή έτσι. Ίσως είναι σωστό και για σας. Δώστε ένα πλάνο και θα το ξέρετε!
Τι θα συνιστούσατε να εξαλείψετε ή να μειώσετε τη ροή εργασίας σας ώστε να έχετε μια πιο εύχρηστη ροή εργασίας; Πείτε μας τι λειτούργησε για σας.
Credits εικόνας: κενό κουτί από omphoto μέσω Shutterstock