Επί μερικές εβδομάδες τώρα ψάχνω για έναν εύκολο στη χρήση ιστότοπο ή μια εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να κρατώ και να αποθηκεύω τα πρακτικά των συναντήσεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση εγγράφου κειμένου δεν αποτελεί πλέον παραγωγικό τρόπο λήψης πρακτικών. Απλώς πληκτρολογώντας σε ένα κενό αρχείο δεν επιτρέπεται η γρήγορη συνεργασία, οι ενημερώσεις στα λεπτά, ούτε ένας χώρος για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την επανεξέταση των παρελθόντων λεπτών.
Πίσω τον Ιανουάριο καλύψαμε τα 6 Best Free Online Meeting Εργαλεία για να συνεργαστούμε με την ομάδα σας Οι 6 καλύτερες δωρεάν online συνθέσεις Εργαλεία για συνεργασία με την ομάδα σας Τα 6 Best Free Online Meeting Εργαλεία για συνεργασία με την ομάδα σας Οι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται ακριβές εφαρμογές για επιχειρήσεις για συνεργασία. Εδώ είναι έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα. Δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα, αλλά τώρα θα προσθέσω το Agreedo ως ένα χρήσιμο εργαλείο για τον καθορισμό ατζέντας, τη λήψη λεπτών και την υποβολή εκθέσεων.
Ρύθμιση συναντήσεων
Ξεκινάτε με τη σύσταση μιας συνάντησης στο Agreedo και στέλνετε μια πρόσκληση για τα μέλη της ομάδας να συνδεθούν στον ιστότοπο για να δουν και μάλιστα να παράσχουν πληροφορίες για την ατζέντα του συνεδρίου.
Μπορείτε να ρυθμίσετε τις συναντήσεις στο διαδίκτυο ως Δημόσια - τα οποία είναι ορατά σε όλους - ή Ιδιωτική όπου είναι ορατή μόνο σε άτομα που αναφέρονται ως παρευρισκόμενοι. Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε "λεπτά", που σημαίνει ότι μόνο ο δημιουργός της συνάντησης μπορεί να προσθέσει ή να τροποποιήσει στοιχεία. Όλοι οι άλλοι συμμετέχοντες μπορούν να προσθέσουν μόνο σχόλια.
Όταν στέλνετε προσκλήσεις, οι προσκεκλημένοι θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο ημερομηνίας ημερολογίου το οποίο μπορεί να ανοίξει σε Outlook, Notes ή iCal. Το ίδιο το ηλεκτρονικό εργαλείο λειτουργεί σε όλα τα μεγάλα προγράμματα περιήγησης.
Προετοιμασία συναντήσεων
Το Agreedo προσφέρει τέσσερα διαφορετικά θέματα ημερήσιας διάταξης: πληροφορίες, απόφαση, εργασία και θέμα . Αυτά τα στοιχεία πραγματικά σας βοηθούν να δείτε ποιες είναι οι σημαντικότερες πληροφορίες που πρέπει να προσθέσετε στα πρακτικά των συνεδριάσεων. Υπάρχουν συνήθως πολλές συζητήσεις και μερικές φορές επιχειρήματα σχετικά με πολύ σημαντικά θέματα σε μια συνάντηση, αλλά για να γίνουν τα πράγματα πρέπει να προσδιοριστούν και να ανατεθούν οι εργασίες και να ληφθούν σημαντικές αποφάσεις.
Επομένως, πριν από την πραγματοποίηση μιας συνάντησης, είναι σημαντικό να γίνει και να δοθεί προτεραιότητα σε έναν κατάλογο με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης. Εάν μια συνάντηση αποτελείται από τα ίδια μέλη της ομάδας, τότε ίσως θελήσετε να αφήσετε τα λεπτά χωρίς να τα λάβετε υπόψη, ώστε άλλοι να μπορούν να προσθέτουν στοιχεία στα πρακτικά.
Τα στοιχεία συσκέψεων μπορούν να μετακινηθούν, αλλά δυστυχώς δεν υπάρχει τρόπος να αντιστοιχίσετε τους χρόνους διάρκειας σε κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης, αν και μπορείτε να ορίσετε μια διάρκεια για ολόκληρη την ίδια τη συνάντηση.
Μπορείτε επίσης να τοποθετήσετε υπο-στοιχεία κάτω από κάθε σημαντικό στοιχείο και κάθε τμήμα αντικειμένων μπορεί να κρυφτεί καθώς ολοκληρώνονται στη σύσκεψη.
Χαρακτηριστικά συνεργασίας
Αυτό που είναι πολύ χρήσιμο για το Agreedo είναι ότι οι ημερήσιες διατάξεις δημοσιεύονται στο διαδίκτυο, γεγονός που επιτρέπει τη συνεργασία. Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να συνδεθούν στο Agreedo είτε με την εγγραφή τους στον ιστότοπο είτε με τη σύνδεσή τους στο Google.
Εάν επιτρέπετε να μη συγχρονιστούν τα λεπτά, οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες μπορούν να τροποποιήσουν τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης. Αυτή είναι μια καλή ιδέα, αλλά μια πιο προηγμένη διαδικασία θα επέτρεπε μόνο σε επιλεγμένους προσκεκλημένους να τροποποιήσουν στοιχεία της ημερήσιας διάταξης και όχι σε κάθε συμμετέχοντα που προσκλήθηκε σε μια συνάντηση.
Εάν επιλέξετε να συντονιστείτε σε μια συνάντηση, σημαίνει ότι οι συμμετέχοντες μπορούν να προσθέτουν μόνο σχόλια στα στοιχεία της ατζέντας. Ακόμη και αυτός ο τύπος συνεργασίας είναι χρήσιμος για να κάνετε τις συναντήσεις πιο παραγωγικές, επειδή μπορείτε πραγματικά να αρχίσετε να εισάγετε εισροές στη συνάντηση πριν από τη συνάντηση. Εκτός από τα σχόλια που προστίθενται στα στοιχεία της συνεδρίασης, τα αρχεία μπορούν επίσης να επισυναφθούν στα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης. Ωστόσο, οι σύνδεσμοι με ηλεκτρονικούς πόρους θα πρέπει να δημοσιεύονται στην ενότητα σχολίων. Δεν υπάρχει ένα ειδικό εργαλείο για τις διευθύνσεις URL.
Ένα άλλο χαρακτηριστικό που θα ήθελα για το Agreedo είναι ότι το σημείο της απόφασης πρέπει να δημιουργηθεί έτσι ώστε να μπορούν να δημοσιεύονται άμεσες δημοσκοπήσεις για να δηλωθεί η ημερομηνία ενός γεγονότος, το χρηματικό ποσό που πρέπει να δαπανηθεί για έναν προϋπολογισμό και άλλες αποφάσεις ψηφοφορίας που πρέπει να ληφθούν έκανε.
Διακοινοβουλευτικές συναντήσεις
Όταν πραγματοποιείτε συναντήσεις, το Agreedo περιλαμβάνει ενσωματωμένο χρονοδιακόπτη. Εάν κρατάτε μια συνάντηση στο διαδίκτυο, οι συμμετέχοντες μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα εργαλείο όπως το WebEx για να προβάλουν τα λεπτά online. Ή οι συμμετέχοντες μπορούν να συνδεθούν στα πρακτικά της συνάντησης και να ανανεώσουν τη σελίδα καθώς τα πρακτικά ενημερώνονται κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Πριν και κατά τη διάρκεια της συνάντησης, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες και ημερομηνίες λήξης στα άτομα στη συνεδρίαση.
Δημοσίευση λειτουργιών συνάντησης
Αυτό που κάνει ένα ηλεκτρονικό εργαλείο όπως το Agreedo πιο χρήσιμο από τις παραδοσιακές μεθόδους είναι ότι όλα τα λεπτά μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά για έλεγχο, καθώς και να εκτυπωθούν ή να εξαχθούν ως έγγραφο Excel. Μπορείτε επίσης να στείλετε έναν σύνδεσμο στα λεπτά online. Οι συμμετέχοντες μπορούν να λαμβάνουν υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις εργασίες για τις οποίες έχουν εγγραφεί καθώς και να δουν όλες τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.
Υπάρχει επίσης μια λειτουργία συνέχισης της συνάντησης, η οποία σας επιτρέπει να ελέγχετε και να μεταφέρετε στοιχεία της ημερήσιας διάταξης από την προηγούμενη συνάντηση στην επόμενη. Αυτός είναι ένας μικρός χρόνος προφύλαξης ειδικά για τους ανθρώπους που έχουν αναλάβει να λάβουν λεπτά και να κάνουν την παρακολούθηση.
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι πολλοί χρήστες του Agreedo θα έχουν διάφορα αιτήματα χαρακτηριστικών για αυτόν τον διαδικτυακό ιστότοπο, αλλά προς το παρόν είμαι πολύ χαρούμενος που υπάρχει, γιατί έχει καθυστερήσει πολύ.
Το Agreedo είναι επί του παρόντος εντελώς δωρεάν χωρίς σχέδια τιμολόγησης. Ενημερώστε μας τι σκέφτεστε για αυτό το site και τι θα θέλατε να προσθέσετε σε αυτό.
Image Credit: Shutterstock