Χρησιμοποιήστε το τέχνασμα "Δημιουργία αντιγράφου" όταν μοιράζεστε έγγραφα Google Drive

Διαφήμιση

Η χρησιμότητα αυτού του τακτοποιημένου hack του Google Drive δεν είναι αρκετά ξεκάθαρη από τον τίτλο, αλλά δίνει αυτή την συμβουλή μια ευκαιρία. Δοκιμάστε το μία φορά και θα δείτε το άμεσο όφελος όταν συνεργάζεστε με άλλους στο Google Drive.

Ξεκλειδώστε τώρα το φύλλο εξαπάτησης "Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Essential Google Drive" τώρα!

Αυτό θα σας υπογράψει στο newsletter μας

Εισαγάγετε το Email σας Ξεκλειδώστε Διαβάστε την πολιτική απορρήτου μας

Είναι εύκολο να δημιουργήσετε αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου στο δικό σας λογαριασμό στο Google Drive. Τι γίνεται όμως αν θέλετε οι συνεργάτες σας να δημιουργούν αυτόματα αντίγραφα όταν λαμβάνουν συνδέσεις κοινής χρήσης;

Αυτή η μικρή συμβουλή μπορεί να έρθει χρήσιμη όταν θέλετε να διατηρήσετε το πρωτότυπο έγγραφο ή πρότυπο, δίνοντας παράλληλα στους άλλους την ευελιξία να επεξεργαστούν ένα αντίγραφο του εγγράφου για τον εαυτό τους. Θα τους εξοικονομήσει ένα ταξίδι στην εντολή Αρχείο> Δημιουργία αντιγραφής στο μενού.

Δώστε στους χρήστες τα δικά τους αντίγραφα των εγγράφων

Μια τυπική περίπτωση είναι ένα Έγγραφο Google που πρέπει να συμπληρωθεί ξεχωριστά από κάθε συμμετέχοντα. Οι συνεργάτες μπορούν να εισάγουν τις λεπτομέρειες στο δικό τους αντίγραφο του εγγράφου χωρίς να καταστρέψουν το πρωτότυπο.

Δεν θα πρέπει να τους ζητήσετε να κάνουν ένα αντίγραφο. Απλά ακολουθήστε αυτά τα βήματα και το αντίγραφο θα γίνει αυτόματα για αυτούς. Αυτός ο hack λειτουργεί για όλα τα εργαλεία του Google Drive: Έγγραφα, Φύλλα και Διαφάνειες.

1. Ανοίξτε το έγγραφο του Google Drive που θέλετε να μοιραστείτε.
2. Κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Κοινή χρήση στο επάνω δεξιό μέρος του εγγράφου.
   
3. Στο παράθυρο διαλόγου " Κοινή χρήση με άλλους", κάντε κλικ στο εικονίδιο " Λήψη κοινής σύνδεσης" . Ορίστε τη ρύθμιση κοινής χρήσης στην Επεξεργασία για να ενημερώσετε τον σύνδεσμο. Αντιγράψτε τον πλήρη σύνδεσμο στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ή σε οποιοδήποτε άλλο μέσο ανταλλαγής.
   
4. Επίσης, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους . Καταργήστε την επιλογή του κουτιού που λέει για να ειδοποιήσετε τους ανθρώπους . Δεν θέλετε να λαμβάνουν το μήνυμα ειδοποίησης για το κοινόχρηστο αρχείο. Θέλετε να στείλετε ξεχωριστά το σύνδεσμο στο κοινόχρηστο έγγραφο. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
   
5. Αντιγράψτε-επικολλήστε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τώρα, διαγράψτε τα πάντα μετά την εμπρόσθια κάθετο στο σύνδεσμο και εισαγάγετε "copy".
   
   Έτσι φαίνεται τώρα ο νέος σύνδεσμος:
   
6. Στείλτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η εργασία σας έχει ολοκληρωθεί. Όταν ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο, μεταβαίνει στην οθόνη του Google Drive, που τους ζητάει να δημιουργήσουν ένα αντίγραφο του εγγράφου σας.
   

Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία αντιγράφου, ένα τοπικό αντίγραφο του εγγράφου αποθηκεύεται στο Google Drive. Η αρχική παραμονή διατηρείται στο λογαριασμό σας.

Έχετε δοκιμάσει αυτή τη μέθοδο πριν; Σε ποια κατάσταση σας βοήθησε ή νομίζετε ότι μπορεί να σας βοηθήσει;