Ίσως είστε νέοι σε έναν ηγετικό ρόλο ή απλά παλεύετε με τη δουλειά της αντιπροσωπείας. Ως ηγέτης, η ανάθεση καθηκόντων σε άλλους είναι απαραίτητη, αλλά μπορεί να είναι προκλητική. Εάν αποκτήσατε πρόσφατα τη δική σας ομάδα Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός αφεντικού και ενός ηγέτη; Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός αφεντικού και ενός ηγέτη; Διαβάστε περισσότερα ή απλά χρειάζεστε λίγη βοήθεια με την αντιπροσωπεία, εδώ είναι μερικές χρήσιμες συμβουλές.
Ο καλύτερος τρόπος για να περιγράψετε πώς να εκχωρήσετε είναι με τα πέντε W: Ποιος, τι, πότε, πού, και γιατί. Για να ζωγραφίσετε μια σαφή εικόνα, θα ξεκινήσουμε με το γιατί.
Γιατί είναι απαραίτητη η αντιπροσωπεία;
Η αντιπροσωπεία έχει πολλά οφέλη, σε εσάς ως ηγέτη καθώς και στην οργάνωσή σας και την ομάδα σας. Ωστόσο, πολλά άτομα αντιμετωπίζουν προβλήματα με την ανάθεση καθηκόντων.
Κάποιοι μπορεί να πιστεύουν ότι είναι ευκολότερο να κάνουν οι ίδιοι οι εργασίες παρά να τους μεταβιβάζουν. Άλλοι μπορεί να αισθάνονται την αίσθηση της αξίας, αντιμετωπίζοντας μόνο τα καθήκοντα. Ακόμα περισσότερο μπορεί απλώς να είναι άπειροι στην αντιπροσωπεία.
Η επισκόπηση επιχειρησιακών αναφορών του Χάρβαρντ αναφέρει:
Οι διαχειριστές παροχών αντιπροσωπείας, οι άμεσες αναφορές και οι οργανισμοί. Ωστόσο, παραμένει μία από τις πλέον ανεπαρκώς αξιοποιημένες και ανεπαρκώς αναπτυγμένες δυνατότητες διαχείρισης.
Επιπλέον, η μελέτη διαχείρισης χρόνου που αναφέρθηκε από την Harvard Business Review κατέληξε στο συμπέρασμα ότι:
332 εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα ανησυχούσαν για τις δεξιότητες εκπροσώπησης των εργαζομένων τους. Ταυτόχρονα, μόνο το 28% των εταιρειών αυτών προσέφερε κάποια εκπαίδευση στο θέμα.
Οφέλη για εσάς ως ηγέτη
- Μπορείτε να στρέψετε την προσοχή σας σε άλλα αντικείμενα.
- Μπορείτε να προγραμματίσετε το χρόνο σας αποτελεσματικά.
- Μπορείτε να πετύχετε περισσότερα κατά τη διάρκεια της ημέρας εργασίας.
Οφέλη για τα μέλη της ομάδας σας
- Μπορούν να μάθουν νέα ή να βελτιώσουν τις τρέχουσες δεξιότητες.
- Μπορούν να αισθάνονται μέρος μιας αξιόπιστης ομάδας και περιβάλλοντος.
- Μπορούν να βελτιώσουν την αυτοπεποίθησή τους και τα κίνητρά τους.
Οφέλη για τον οργανισμό σας
- Μπορεί να κερδίσει αυξημένη παραγωγικότητα.
- Μπορεί να προσφέρει επιτυχημένες διαδικασίες για πελάτες και πελάτες.
- Μπορεί να δημιουργήσει συνδεδεμένο πολιτισμό για όλους τους εργαζομένους.
Όπως μπορείτε να δείτε, τα οφέλη της αντιπροσωπείας δεν αγγίζουν μόνο έναν ηγέτη. Έτσι, αν έχετε κρατήσει πίσω, επηρεάζετε την εταιρεία σας και την ομάδα σας επίσης.
Τι πρέπει να αναθέσετε;
Τώρα που γνωρίζετε τη σημασία της αντιπροσωπείας ως ηγέτη, το επόμενο βήμα είναι να αποφασίσετε τι πρέπει να μεταβιβάσετε.
Σε πολλές περιπτώσεις, η ανάθεση ορισμένων καθηκόντων δεν είναι καθόλου νόημα. Για παράδειγμα, δεν θα αναθέσετε μια εργασία προγραμματισμού σε έναν συνεργάτη πωλήσεων. Ωστόσο, όταν πρόκειται για δικά σας καθήκοντα, μπορεί να είναι πιο δύσκολο να αποφασιστεί ποια εξουσιοδότηση αντιπροσωπείας.
Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτά τα ερωτήματα:
- Είναι ένα έργο που μόνο εγώ έχω τη γνώση να κάνω;
- Αποφεύγω να αναθέσω αυτήν την εργασία, επειδή κανένας άλλος δεν έχει χρόνο;
- Κρατάω καθήκοντα επειδή θέλω να το κάνω όλα;
- Είναι αυτό μια επαναλαμβανόμενη ή ρουτίνα εργασία;
- Είμαι πραγματικά υπεύθυνος για αυτό το καθήκον;
Ένα σχέδιο του κρατικού πανεπιστημίου της Βόρειας Καρολίνας αναφέρει αυτό στον κατάλογο των τύπων καθηκόντων που πρέπει να ανατεθούν:
Οι άνθρωποι συχνά κρατούν τα καθήκοντά τους που απολαμβάνουν περισσότερο για τον εαυτό τους, ακόμα κι αν δεν είναι η ευθύνη τους. Αυτά τα καθήκοντα δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να περάσετε το χρόνο και την ενέργεια σας.
Αφού αποφασίσετε τι να μεταβιβάσετε, τηρήστε αυτή την απόφαση. Στη συνέχεια, οργανώστε το πρόγραμμά σας και τον κατάλογο εργασιών σας 9 Εργαλεία διαχείρισης της καλύτερης χρονικής διάρκειας για την παραμονή σας Οργανωμένα 9 εργαλεία διαχείρισης της καλύτερης χρονικής διάρκειας για τη διαμονή σας Τα εργαλεία διαχείρισης χρόνου που εμφανίζονται εδώ θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ημέρες σας. Κατάλληλο για οποιαδήποτε επαγγελματική ή προσωπική κατάσταση. Αυτή είναι η ώρα να οργανώσετε τη ζωή σας! Διαβάστε περισσότερα για να συμπεριλάβετε τα άλλα σημαντικά στοιχεία που πρέπει να παρακολουθήσετε.
Ποιος είναι ο κατάλληλος άνθρωπος για την εργασία;
Αφού προσδιοριστεί ποια στοιχεία θα πρέπει να μεταβιβαστούν, η λογική κίνηση είναι να αποφασιστεί ποιος θα πρέπει να αντιμετωπίσει το έργο. Όταν είστε ο ηγέτης, είτε πρόκειται για μια μικρή μόνιμη ομάδα είτε για μια ευέλικτη ομάδα έργου, γνωρίζοντας τα μέλη της ομάδας σας Οι 5 καλύτερες συμβουλές διαχείρισης έργων για αρχάριους Οι 5 καλύτερες συμβουλές διαχείρισης έργων για αρχάριους Εάν αναλαμβάνετε για πρώτη φορά έναν ρόλο διαχειριστή έργου, εδώ είναι μόνο πέντε συμβουλές διαχείρισης έργων που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε. Διαβάστε περισσότερα είναι το κλειδί.
Επομένως, όταν έρχεται χρόνος για την ανάθεση καθηκόντων, πρέπει προφανώς να αναγνωρίσετε τις δεξιότητες κάθε ατόμου. Αλλά ταυτόχρονα, πρέπει να ξέρετε πόσο καλά εκτελούν και το αρχείο ευθύνης τους. Η ανάθεση μιας εργασίας σε κάποιον με τον οποίο μπορείτε να εμπιστευτείτε είναι σημαντικό για την επιτυχή ολοκλήρωσή της.
Το Forbes προσφέρει αυτές τις δύο χρήσιμες συμβουλές σχετικά με την ανάθεση:
Μαζί με την εμπιστοσύνη, πρέπει επίσης να δώσετε στους ανθρώπους στους οποίους εκχωρείτε την ευκαιρία να κάνουν δουλειά με τον τρόπο τους.
Αναθέστε την ευθύνη και την εξουσία, όχι μόνο την αποστολή.
Θυμηθείτε, μόλις αναθέσετε μια εργασία, αυτό το μέλος της ομάδας θα πρέπει να είναι υπεύθυνο γι 'αυτό. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να περπατήσετε μακριά, αλλά πρέπει να αφήσετε το μέλος της ομάδας σας να πάρει το προβάδισμα.
Πότε πρέπει να ανατεθεί η ανάθεση καθηκόντων;
Γνωρίζετε λοιπόν τι μεταβιβάζετε και σε ποιόν, αλλά πότε παραδίδετε αυτές τις βασιλεύεις; Θα βρείτε πολλές μεταβλητές που σχετίζονται με όταν μια εργασία θα πρέπει να μεταβιβαστεί. Πρέπει να εξετάσετε τουλάχιστον την ημερομηνία, την προτεραιότητα και την προσπάθεια.
Για παράδειγμα, τα καθήκοντα που είναι επείγοντα και εμπίπτουν στην ομάδα δεξιοτήτων ενός μέλους της ομάδας θα πρέπει προφανώς να μεταβιβαστούν από την αρχή. Αλλά εκείνα που είναι χαμηλής προτεραιότητας ή που μπορούν να χειριστούν διάφοροι άνθρωποι μπορεί να είναι σε θέση να περιμένουν.
Ένας χρήσιμος τρόπος για να γίνει αυτή η απόφαση είναι να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο προτεραιότητας των εργασιών. Μια τέτοια τεχνική, που ονομάζεται Matrix Eisenhower, μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα γρήγορα. Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να τοποθετήσετε τα καθήκοντά σας σε τέσσερα τεταρτημόρια για το Do First, Schedule, Delegate και Do not Do.
Καθώς εξετάζετε τους κάδους για το Do First και το Schedule, μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε τις εργασίες στο τμήμα Delegate. Αυτή είναι επίσης μια χρήσιμη μέθοδος για τον προσδιορισμό εκείνων των εργασιών που μπορούν να εμπίπτουν στο τεταρτημόριο Do not Do.
Πού πρέπει να διαχειρίζεστε τις εξουσιοδοτημένες εργασίες;
Η εργασία έχει μεταβιβαστεί και τώρα είναι καιρός να προχωρήσετε ... σχεδόν. Πρέπει να παρακολουθείτε και να παρακολουθείτε την εργασία έως ότου ολοκληρωθεί.
Μπορείτε πιθανώς να χρησιμοποιήσετε πολλές εφαρμογές και εργαλεία στη θέση σας Γίνε ένας πιο οργανωμένος και παραγωγικός ηγέτης Με το Wrike Γίνε ένας πιο οργανωμένος και παραγωγικός ηγέτης με Wrike Είτε είστε επικεφαλής ενός ενιαίου έργου στην εργασία, είτε είστε η διαχείριση μιας μικρής εταιρείας, είτε ο ρόλος απαιτεί ακραία οργάνωση και σχεδιασμό. Αυτό δεν είναι πάντα εφικτό με έναν παραδοσιακό προγραμματιστή ή προγραμματιστή. Εισάγετε Wrike, ένα ... Διαβάστε περισσότερα. Αν έχετε έναν αξιόπιστο μηχανισμό παρακολούθησης, φροντίστε να ενσωματώσετε τις εργασίες που μεταβιβάζετε. Αλλά εάν χρειάζεστε λίγες προτάσεις, υπάρχουν πέντε καταπληκτικές επιλογές.
- Το Outlook σάς επιτρέπει να αντιστοιχίζετε εργασίες και να διατηρείτε ένα αντίγραφο στη δική σας λίστα.
- Η Google προσφέρει δυνατότητες Εξοικονομήστε το χρόνο σας με 10 υπολειπόμενες λειτουργίες της Google Εξοικονομήστε χρόνο με 10 λειτουργίες της Google που δεν χρησιμοποιούνται. Τα εργαλεία και οι υπηρεσίες της Google κάνουν τα πάντα για εμάς. Αλλά υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά που δεν χρησιμοποιούνται επαρκώς. Αποθηκεύστε μερικά δευτερόλεπτα και κάνετε περισσότερα με τα εργαλεία Google που χρησιμοποιείτε καθημερινά. Διαβάστε περισσότερα για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εργασιών ημερολογίου με το Gmail και το Ημερολόγιο Google.
- Το Trello χρησιμοποιεί τη μέθοδο Kanban για τη διαχείριση έργων με δυνατότητες για την ανάθεση εργασιών σε άλλους.
- Το Podio παρέχει μια καθαρή δομή σχολίων για εξουσιοδοτημένα καθήκοντα για να ενημερώνει όλους.
- Το Meistertask σάς επιτρέπει να εκχωρείτε εύκολα και να λαμβάνετε ειδοποιήσεις αλλαγών κατάστασης εργασιών.
Απλώς λάβετε υπόψη ότι το εργαλείο που χρησιμοποιείτε δεν πρέπει να παρέχει μόνο τη δυνατότητα εκχώρησης εργασιών. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα που προσφέρει λειτουργίες όπως ειδοποιήσεις, μέθοδοι παρακολούθησης και υπενθυμίσεις.
Πόροι κατάρτισης των αντιπροσωπειών
Εάν πιστεύετε ότι εσείς ή η οργάνωσή σας θα μπορούσατε να επωφεληθείτε από ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης εξουσιοδοτήσεων, εδώ είναι λίγοι πόροι για να εξερευνήσετε.
- Επιχειρηματικά Εκπαιδευτικά Έργα
- Εκπαίδευση Dale Carnegie
- Αμερικανική Ένωση Διαχείρισης
- CRM Learning
Πόσο καλά μεταβιβάζετε;
Η ικανότητα να εκχωρήσετε σε άλλους είναι μια σημαντική δεξιότητα για κάθε ηγέτη 5 Συμβουλές διαχείρισης του χρόνου που μπορούν να σας κάνουν τον ηγέτη στη ζωή και την εργασία 5 Συμβουλές διαχείρισης του χρόνου που μπορούν να σας κάνουν τον ηγέτη στη ζωή και την εργασία Αν το συνειδητοποιείτε ή όχι, Ένας αρχηγος. Ακόμα κι αν αυτό σημαίνει ότι είστε ηγέτης της δικής σας ζωής. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να γίνετε ακόμα καλύτερος. Διαβάστε περισσότερα . Και όπως έχετε διαβάσει εδώ, τα οφέλη ισχύουν όχι μόνο για εσάς, αλλά και για την οργάνωσή σας και την ομάδα σας. Αυτό καθιστά μια κατάσταση win-win-win.
Πιστεύετε ότι έχετε στέρεες δεξιότητες αποστολής; Ή αγωνίζεστε με το καθήκον της αντιπροσωπείας όλοι μαζί; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις σκέψεις σας σχετικά με αυτό το θέμα στα σχόλια.
Συντελεστές εικόνας: Duncan Andison / Shutterstock