Όταν οι άνθρωποι σκέφτονται εργαλεία διαχείρισης έργου Intellinote: Βάλτε τα καθήκοντά σας, αρχεία, μηνύματα και σεμινάρια σε μια θέση Intellinote: Βάλτε τα καθήκοντά σας, αρχεία, μηνύματα και σε απευθείας σύνδεση συναντήσεις σε ένα μέρος Η Intellinote διευκολύνει τη διαχείριση, τη συνεργασία και την καλύτερη επικοινωνία με την ομάδα, τους συναδέλφους και τους πελάτες σας με ένα ολοκληρωμένο συνδυασμό ανταλλαγής αρχείων, οργάνωσης και συνομιλίας με κείμενο και κείμενο σε πραγματικό χρόνο. Διαβάστε περισσότερα, συνήθως έρχεται στο μυαλό το λογισμικό όπως το Microsoft Project. Τώρα, φυσικά, αυτό είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο για τη διαχείριση εργασιών, χρονοδιαγραμμάτων, παραδοτέων και πόρων για ένα έργο. Αλλά, τι χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση πολλαπλών έργων ;
Είτε είστε υπάλληλοι ενός είτε δέκα, ένα εργαλείο που μπορεί να παρακολουθεί τις καταστάσεις και τις συναντήσεις, να στέλνει υπενθυμίσεις και να φιλοξενεί ακόμη και όλα τα έγγραφα για ένα έργο είναι επίσης χρήσιμο. Αυτό είναι όπου το Podio έρχεται για να σας βοηθήσει με τη διαχείριση πολλαπλών έργων, μια ομάδα άλλων, ή απλά ένας τρόπος για να εντοπίσετε και τα δύο. Ακολουθούν μερικά κόλπα και συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη χρήση του Podio για να παρακολουθείτε τα έργα και την ομάδα σας.
Εφαρμογή των εφαρμογών Podio
Το Podio είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιεί "εφαρμογές" για τη διαχείριση διαφόρων πτυχών του χώρου εργασίας Podio: Ένας ενιαίος πίνακας εργαλείων για τη διαχείριση των εργασιών του οργανισμού σας Podio: Ένα ενιαίο ταμπλό για τη διαχείριση των εργασιών του οργανισμού σας Διαβάστε περισσότερα. Οι εφαρμογές είναι διαθέσιμες ανά λειτουργία και βιομηχανία και περιλαμβάνουν θέματα όπως συναντήσεις, ιδέες, πελάτες, εντολές αγοράς, τιμολόγια, επαφές και πολλά άλλα. Ο καλύτερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το Podio είναι να αποκτήσετε τις εφαρμογές που χρειάζεστε. Ξεκινήστε ελέγχοντας την αγορά Podio App και αναθεωρήστε τα διαθέσιμα πακέτα ανάλογα με τη λειτουργία ή τη βιομηχανία. Αυτά θα σας οδηγήσουν σε ένα καλό ξεκίνημα και μπορείτε να πάρετε ακόμα μεμονωμένες εφαρμογές αργότερα.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε λειτουργίες Podio για τη διαχείριση συμβάντων, υπάρχει ένα πακέτο που περιέχει εφαρμογές για συμμετέχοντες, χώρους, προμηθευτές, ομιλητές, συμβάντα και μια λίστα προσκεκλημένων. Ένα άλλο παράδειγμα χρησιμοποιεί τον κλάδο των πωλήσεων και περιλαμβάνει ένα πακέτο για τη διαχείριση μολύβδου, το οποίο διαθέτει εφαρμογές για πωλήσεις, οδηγούς, συναντήσεις πωλήσεων, επικοινωνίες και προϊόντα.
Χρησιμοποιήστε τις εφαρμογές στο Podio για να παρακολουθείτε όλες τις πτυχές του έργου σας, μεγάλες ή μικρές. Όλα αυτά μπορούν να τοποθετηθούν στην κύρια οθόνη του χώρου εργασίας σας και να περιέχουν τα πεδία που πιθανόν θα χρειαστείτε. Αλλά, μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε οποιαδήποτε εφαρμογή για να την προσαρμόσετε όπως ακριβώς θέλετε. Αυτές οι εφαρμογές αποτελούν τη ραχοκοκαλιά του Podio και θα σας χαρίσουν μεγάλη ευελιξία στην παρακολούθηση των έργων σας και των κινούμενων μερών τους.
Επωφεληθείτε από τις Συνδεδεμένες Υπηρεσίες και τις Επεκτάσεις
Ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό του Podio είναι η σύνδεσή του με άλλες υπηρεσίες. Αν ενδιαφέρεστε να συνδέσετε το ημερολόγιο του Microsoft Exchange για την εξαγωγή συμβάντων, ο λογαριασμός σας GoToMeeting για την έναρξη συναντήσεων απευθείας από το Podio ή το λογαριασμό σας Evernote για να επισυνάψετε τις σημειώσεις σας, τότε το Podio σας καλύπτει. Για την παρακολούθηση των καθηκόντων σας και την τήρηση των σχεδίων σας, η σύνδεση των άλλων υπηρεσιών που χρησιμοποιείτε είναι σίγουρα ο δρόμος προς την κατεύθυνση. Για να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία το Podio, αυτές οι συνδεδεμένες υπηρεσίες σας επιτρέπουν να τραβάτε τα αντικείμενα που χρειάζεστε, τα οποία μπορεί να υπάρχουν αλλού, αλλά είναι απαραίτητα για το έργο σας.
Μαζί με αυτές τις υπηρεσίες μπορείτε εύκολα να συνδέσετε τα Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync και Dropbox. Η σύνδεση είναι εύκολη. απλά κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού από την κύρια πλοήγηση και μετά από τις Υπηρεσίες . Κάθε υπηρεσία έχει το δικό της κουμπί σύνδεσης και μετά τη σύνδεσή της, θα τα δείτε να ανεβαίνουν στη λίστα όπου είναι έτοιμα για χρήση.
Εκτός από τις υπηρεσίες σύνδεσης, μπορείτε να επωφεληθείτε από τις επεκτάσεις Podio που ενσωματώνονται με πολλούς προγραμματιστές τρίτων κατασκευαστών. Οι ενοποιήσεις με το MailChimp, τους Χάρτες Google και το Xero σάς επιτρέπουν να αξιοποιήσετε ακόμα καλύτερα την εμπειρία σας με το Podio. Για παράδειγμα, υπάρχει μια επέκταση QuickBooks που σας επιτρέπει να εισαγάγετε πελάτες και πληροφορίες λογαριασμού στο Podio, όπου στη συνέχεια μπορείτε να ρυθμίσετε την αυτοματοποιημένη τιμολόγηση μεταξύ των συστημάτων.
Πώς το Podio συγκρίνεται με το Trello
Εάν δεν έχετε δοκιμάσει άλλα εργαλεία όπως το Podio για παρακολούθηση και διαχείριση έργων, μπορεί να συγκριθεί εύκολα με το Trello Trello - ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργων από ένα καλό σπίτι Trello - ένα μοναδικό, απλό και ισχυρό σύστημα διαχείρισης έργου από το A Good Home Το όνομα Joel Spolsky σημαίνει τίποτα σε σας; Αν ναι, θα θελήσετε να διαβάσετε αυτήν την ανάρτηση, επειδή παρουσιάζει το τελευταίο και σπουδαίο έργο του Spolsky. Και αν όχι, πρέπει να ξέρετε ότι αυτό είναι ... Διαβάστε περισσότερα, το οποίο είναι ένα άλλο εξαιρετικό εργαλείο. Αν έχετε δοκιμάσει και τα δύο, τότε πιθανότατα προτιμάτε ή χρησιμοποιήστε και τα δύο, αλλά για διαφορετικά πράγματα. Και οι δύο προσφέρουν τα βασικά στοιχεία για την παρακολούθηση έργων, εργασιών και ανθρώπων μαζί με εύχρηστες ειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις και προσαρμοσμένες επιλογές μορφοποίησης για τα εργαλεία. Έτσι, πού διαφέρουν;
Χώρος εργασίας
Ενώ τόσο το Podio όσο και το Trello έχουν καλά οργανωμένους χώρους εργασίας, το Trello θα έπρεπε να πέσει στην κατηγορία "ευκολότερη εγκατάσταση". Το Podio χρειάζεται λίγο περισσότερο χρόνο για να εγκατασταθεί για χρήση. Αφού αποκτήσετε τις εφαρμογές που χρειάζεστε, μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους πλακιδίων ή γραφικών στοιχείων για τον κύριο χώρο εργασίας σας και να τα αναδιατάξετε ώστε να φαίνονται καλά. Με το Trello, βλέπετε τα συμβούλια σας αμέσως και μετά την επιλογή ενός, βλέπετε τις κάρτες σας. Ναι, υπάρχει και χρόνος εγκατάστασης με το Trello, αλλά ο χρόνος αυτός δαπανάται για τη ρύθμιση των έργων και των εργασιών σας παρά για τη δημιουργία των εργαλείων που χρειάζεστε για αυτούς όπως στο Podio. Αλλά αν δεν σας πειράζει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα πραγματικά προσαρμοσμένο χώρο εργασίας, τότε το Podio το επιτρέπει εκεί όπου το Trello δεν το κάνει.
Συνδεδεμένες υπηρεσίες
Όταν πρόκειται να συνδέσετε ημερολόγια, συνάντηση λογισμικού Τα 6 καλύτερα εργαλεία δωρεάν συνάντησης σε απευθείας σύνδεση για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Τα 6 καλύτερα εργαλεία δωρεάν συνάντησης σε απευθείας σύνδεση για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Οι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται δαπανηρές εφαρμογές για τη συνεργασία. Εδώ είναι έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα. Δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα, διαχειριστές αρχείων και σημειωματάρτες, το Podio έχει απλώς περισσότερες επιλογές. Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία και φωτογραφίες στις κάρτες στο Trello από μέρη όπως το Google Drive, το Dropbox, το Box και το OneDrive (παρακάτω). Μπορείτε επίσης να συνδέσετε το Trello στο iCal για να δείτε τις κάρτες σας ή ακόμα και το ημερολόγιο Sunrise εάν αυτή είναι η επιλογή προγραμματισμού. Όμως, γενικά, το Podio έχει μεγαλύτερη ευελιξία με επιλογές για συνδεδεμένες υπηρεσίες.
Πρόσβαση στο κινητό τηλέφωνο
Τόσο το Podio (iOS, Android) όσο και το Trello (iOS, Android) διαθέτουν δωρεάν διαθέσιμες εφαρμογές για κινητά που κάνουν την παρακολούθηση έργων πρακτική. Για το τηλέφωνο ή το tablet σας, και οι δύο σας καλύπτουν. Εάν είστε οπτικός άνθρωπος που εκτιμά τις κάρτες και τις κάρτες που χρησιμοποιούνται στο Trello, τότε θα είστε πολύ ευχαριστημένοι με την εφαρμογή τους. Έχει μια κομψή διασύνδεση και η μεταφορά και απόθεση είναι επίσης αρκετά ευαίσθητη. Παρομοίως, το Podio διαθέτει μια καλή εφαρμογή αν θέλετε να δείτε τους πίνακες δεδομένων σας, την πρόσφατη δραστηριότητα για την ομάδα σας και να κάνετε ενημερώσεις στα στοιχεία. Είτε έτσι είτε αλλιώς, χρησιμοποιώντας τις επιλογές για κινητά σας επιτρέπει να είστε σε επαφή με τα έργα, τις ειδοποιήσεις και την ομάδα σας όταν βρίσκεστε εν κινήσει.
Συμβουλές για τη χρήση του Podio
Και πάλι, το Podio είναι εργαλείο για τη διαχείριση έργων, εργασιών και ακόμη και της ομάδας σας που διαφέρει από το λογισμικό όπως το Microsoft Project. Παρέχει έναν τρόπο για να παρακολουθείτε, να ελέγχετε τις καταστάσεις, να εκχωρείτε εργασίες και να διατηρείτε τα έργα σας σε αυτό το προσεκτικά σχεδιασμένο σχέδιο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη χρήση του Podio αν είστε νέοι ή δεν έχετε αξιοποιήσει πλήρως τα χαρακτηριστικά του.
- Για τη διαχείριση ομάδας, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή " Εκτός γραφείου ". Κάθε μέλος της ομάδας μπορεί εύκολα να επιλέξει Διακοπές, Απομακρυσμένη ή Συνδιάσκεψη για να περιγράψει τον τύπο. Στη συνέχεια, μετά την εισαγωγή ημερομηνιών, ένας διαχειριστής μπορεί γρήγορα να εγκρίνει ή να απορρίψει το χρόνο μακριά από το γραφείο. Μπορείτε επίσης να στείλετε ειδοποιήσεις, οι οποίες σας δίνουν μεγάλες υπενθυμίσεις εάν κάποιος στην ομάδα σας θα φύγει.
- Δοκιμάστε τις διαθέσιμες φόρμες ιστού για τον ιστότοπό σας. Το Podio θα δημιουργήσει φόρμες για τον ιστότοπό σας με το πάτημα ενός κουμπιού. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσαρμόσετε τη φόρμα και να δημοσιεύσετε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο που λαμβάνετε ή να τοποθετήσετε τον κώδικα ενσωμάτωσης απευθείας στον ιστότοπό σας. Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα διαχείρισης γεγονότων από το παρελθόν, θα μπορούσατε εύκολα να συμπληρώσετε ένα έντυπο για να συμπληρώσετε τους ενδιαφερόμενους πελάτες για να ζητήσετε από τις υπηρεσίες σας την εκδήλωσή τους.
- Επωφεληθείτε από το απλό χαρακτηριστικό εξαγωγής . Κάθε εφαρμογή που χρησιμοποιείτε περιέχει μια επιλογή για την εξαγωγή των δεδομένων. Αυτό είναι πολύ βολικό για την ενημέρωση της ομάδας σας σε συνάντηση κατάστασης ή το αφεντικό σας όταν θέλει ενημερώσεις για όλα τα έργα για την ομάδα σας. Η δυνατότητα εξαγωγής εμφανίζεται όταν επιλέγετε το εικονίδιο με το κλειδί από την εφαρμογή.
- Προσαρμόστε τις εφαρμογές για πλήρη αποτελεσματικότητα. Κάθε εφαρμογή έρχεται με τα βασικά που θα χρειαστείτε. Όμως, το καθένα μπορεί να επεξεργαστεί και να προσαρμοστεί έτσι ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ακριβή πεδία, λίστες, καταστάσεις και άλλα στοιχεία που χρειάζεστε σε κάθε μία. Απλώς κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο με το κλειδί όταν βρίσκεστε στην εφαρμογή και επιλέξτε Τροποποίηση προτύπου .
Podio σχέδια
Εάν είστε νέοι στο Podio, υπάρχουν μερικά διαφορετικά σχέδια από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε, συμπεριλαμβανομένης μιας δωρεάν επιλογής . Αν έχετε μια ομάδα έως πέντε ατόμων, μπορείτε να πάρετε δωρεάν όλα τα χαρακτηριστικά ενός βασικού σχεδίου, εκτός από τη Διαχείριση χρηστών. Εάν έχετε περισσότερους από πέντε χρήστες. υπάρχουν σχέδια που αρχίζουν από 9 δολάρια το μήνα. Μπορείτε να έχετε απεριόριστους χρήστες με οφέλη, όπως εκπαιδευτικές συνεδρίες, υποστήριξη προτεραιότητας και προηγμένη ρύθμιση, ανάλογα με το πρόγραμμα που έχετε πληρώσει.
Χρησιμοποιείτε το Podio ή εξακολουθείτε να το εξετάζετε;
Αν είστε τρέχων χρήστης του Podio, ποιες χρήσιμες συμβουλές πρέπει να μοιραστείτε με τους αναγνώστες; Αν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε το Podio για την παρακολούθηση έργων, ποιοι είναι οι αποφασιστικοί σας παράγοντες και τι ψάχνετε σε ένα εργαλείο; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις σκέψεις και τις εμπειρίες σας στα παρακάτω σχόλια!
Image Credit: Επιχειρηματίας μέσω Shutterstock, Alphaspirit μέσω του Shutterstock.com