Δεν θέλετε να είστε ο τύπος στο γραφείο που πρέπει να πληκτρολογήσει τα πάντα στο Microsoft Excel ξανά και ξανά.
Έτσι, θα έρθει μια στιγμή που θα πρέπει να ασχοληθεί με όλα τα είδη των πληροφοριών που αποθηκεύονται σε άλλα είδη αρχείων και να το φέρει στο Microsoft Excel. Δεν μπορείτε να ξεφύγετε από ένα υπάρχον αρχείο κειμένου. Σίγουρα θα βρείτε κάποια από αυτά κάθε μέρα.
Ακολουθούν μερικά καθημερινά παραδείγματα:
- Μια ανάλυση Excel των πωλήσεων ή πληροφοριών προϊόντος που αποθηκεύονται σε ένα αρχείο κειμένου.
- Ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ δύο διαφορετικών λογισμικών (ίσως, από μια βάση δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο).
- Τα ονόματα, οι διευθύνσεις και τα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένα σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. εξαγωγή από το Microsoft Outlook στο Excel) Πώς να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook σε οπουδήποτε Πώς να εξαγάγετε τις επαφές του Outlook σε οπουδήποτε Πρέπει να εξάγετε τις επαφές του Outlook και δεν είστε σίγουροι από πού να αρχίσετε; Σας παρουσιάζουμε τον τρόπο εξαγωγής από το Outlook και την εισαγωγή στον προορισμό σας. Διαβάστε περισσότερα).
Το Microsoft Excel σάς παρέχει όλα τα εργαλεία για σύνδεση σε εξωτερικές πηγές δεδομένων. Ας μιλήσουμε για αρχεία κειμένου που έχουν οριστεί.
Αυτό είναι ένα αρχείο κειμένου με περιορισμένο μέγεθος
Σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης ενός απλού αρχείου κειμένου, τα ονόματα και οι διευθύνσεις χωρίζονται με κόμματα. Αυτό είναι ένα απλό αρχείο κειμένου που οριοθετείται με κόμμα . Είναι εύκολο να δημιουργηθεί σε οποιοδήποτε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου.
Αλλά από μόνη της, μια ολόκληρη σειρά τέτοιων δεδομένων δεν θα ήταν τόσο χρήσιμη σε ένα αρχείο κειμένου, αν έπρεπε να προετοιμάσετε μια λίστα ή μια αναφορά. Η τοποθέτησή του σε υπολογιστικό φύλλο Excel θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα πιο επαγγελματικό έγγραφο και να κάνετε πιο προηγμένες λειτουργίες στις πληροφορίες. Για παράδειγμα, μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε διπλές διευθύνσεις και να τις αφαιρέσετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υπολογιστικό φύλλο για τη δημιουργία ετικετών και συγχώνευσης αλληλογραφίας Τρόπος εκτύπωσης ετικετών με συγχώνευση αλληλογραφίας σε Microsoft Word και Excel Τρόπος εκτύπωσης ετικετών με συγχώνευση αλληλογραφίας σε Microsoft Word και Excel Χρησιμοποιείτε ακόμα αντιγραφή και επικόλληση για τη δημιουργία ετικετών, τα διακριτικά ονόματα ή άλλες εξατομικευμένες μαζικές επικοινωνίες; Η συγχώνευση αλληλογραφίας, ένα απλό εργαλείο αυτοματοποίησης του Microsoft Office, σας επιτρέπει να εκτυπώνετε τις ετικέτες σας σε δευτερόλεπτα. Διαβάστε περισσότερα .
Η βασική ιδέα εδώ είναι να εισαγάγετε τις πληροφορίες από ένα αρχείο κειμένου και να διαιρέσετε τα διάφορα στοιχεία σας σε ξεχωριστές στήλες και να ονομάσετε κάθε στήλη με μια κατάλληλη κεφαλίδα.
Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα το αρχείο κειμένου ...
Τα 3 διαφορετικά είδη αρχείων κειμένου με περιορισμένο μέγεθος
Τα αρχεία κειμένου που έχουν οριστεί έχουν σχεδιαστεί για την εξαγωγή δεδομένων από ένα πρόγραμμα σε άλλο. Υπάρχουν τρία κοινά είδη οριοθετημένων αρχείων ανά τρόπο που διαχωρίζετε (οριοθετούμε) κάθε τιμή στο αρχείο απλού κειμένου. Οποιοσδήποτε χαρακτήρας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διαχωρίσει τις μεμονωμένες καταχωρήσεις σε ένα αρχείο.
Για παράδειγμα: ο σωλήνας ή ένας απλός χώρος. Αυτά τα τρία θα είναι τα πιο κοινά είδη οριοθετημένων διαχωριστών μεταξύ κάθε καταχώρησης κειμένου.
- Τιμές διαχωρισμένες με κόμβο.
- Τιμές χωρισμένες σε καρτέλες.
- Τιμές διαχωρισμένες από τον παχύ έντερο.
Όπως ονομάζεται, ο Διαχωριστής κειμένου κρατά κάθε τιμή ξεχωριστή από την επόμενη . Κάθε τιμή που ακολουθεί τον οριοθέτη και προηγείται της επόμενης εμφάνισης του οριοθέτη εισάγεται ως μία τιμή. Θυμηθείτε ότι η τιμή μεταξύ του ορισμένου οριοθέτη μπορεί να έχει έναν άλλο χαρακτήρα οριοθέτησης, αλλά χρειάζεται ένα εισαγωγικό (") ή ένα απόστροφο (').
Μπερδεμένη; Οχι τόσο πολύ. Ας δούμε πώς με ένα παράδειγμα:
Σε ένα αρχείο κειμένου με ονόματα πόλεων και πολιτειών, ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένες αξίες όπως "Albany, NY". Το Microsoft Excel μπορεί να διαβάσει το κόμμα (, ) μεταξύ των δύο λέξεων ως οριοθέτη. Για να αντιμετωπίσουμε τα ονόματα των πόλεων και των χωρών ως μία τιμή και να τα εισαγάγουμε σε ένα κελί, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε διπλά εισαγωγικά ή ένα απόστροφο ως προκριματικό κειμένου. Εάν δεν έχει οριστεί χαρακτήρας ως χαρακτηριστής κειμένου, το "Albany, NY" εισάγεται σε δύο γειτονικά κελιά όπως το Albany και το NY.
Εν συντομία, για να διατηρήσετε οποιαδήποτε τιμή σε μια στήλη ακριβώς όπως είναι, μπορείτε να επισυνάψετε την τιμή στα εισαγωγικά ή σε ένα απόστροφο. Όπως θα δούμε παρακάτω, το Microsoft Excel σας δίνει πλήρη έλεγχο της διαδικασίας εισαγωγής και ενός παραθύρου προεπισκόπησης για να δείτε τη μορφή των δεδομένων προτού γεμίσει τα κελιά.
Μετατροπή από ένα αρχείο με κείμενο σε ένα υπολογιστικό φύλλο
Υπάρχουν πολλοί μετατροπείς σε απευθείας σύνδεση Πώς να μετατρέψετε οποιαδήποτε μορφή αρχείου σε απευθείας σύνδεση με δωρεάν εργαλεία Πώς να μετατρέψετε οποιαδήποτε μορφή αρχείου σε απευθείας σύνδεση με δωρεάν εργαλεία Αν πρέπει να μετατρέψετε ένα αρχείο, εδώ είναι η τελική λίστα των τοποθεσιών θα πρέπει να απευθυνθείτε. Διαβάστε περισσότερα που μπορούν να λάβουν ένα αρχείο αρχείων κειμένου CSV και να ξεδιπλώσουν ένα υπολογιστικό φύλλο XLS. Τα Zamzar και Convertio επιπλέουν στην κορυφή στη σελίδα αναζήτησης.
Αλλά δεν χρειάζεται να ψάχνετε για ένα online μετατροπέα επειδή το Microsoft Excel έχει ένα εγγενές χαρακτηριστικό που κάνει την εργασία πολύ καλύτερα. Ας πάρουμε ένα δείγμα αρχείου CSV και περπατήσουμε στα βήματα για να μετατρέψουμε τα αρχεία με κείμενο σε υπολογιστικά φύλλα. Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης εμφανίζει ένα μείγμα τιμών που χωρίστηκαν με κόμμα σε ένα αρχείο του Σημειωματάριου.
Το Microsoft Excel μπορεί να βοηθήσει να μετατρέψει αυτό το μπερδεμένο μπέρδεμα σε τακτικές σειρές και στήλες. Μπορείτε να πάτε στη δουλειά σε αυτό και να την μετατρέψετε σε μια όμορφα μορφοποιημένη έκθεση Αυτόματη μορφοποίηση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα του Excel με υπό όρους μορφοποίηση Αυτόματη μορφοποίηση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα του Excel με υπό όρους μορφοποίηση Η δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους του Excel σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε ξεχωριστά κελιά σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel βάσει του αξία. Σας παρουσιάζουμε πώς να το χρησιμοποιήσετε για διάφορες καθημερινές εργασίες. Διαβάστε περισσότερα ή προετοιμαστείτε για εκτύπωση.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να φέρετε δεδομένα σε υπολογιστικό φύλλο Excel 2016 από ένα αρχείο CSV. Ξεκινήστε πρώτα με το εύκολο.
1. Η αυτόματη εισαγωγή
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα .
Επιλέξτε το αρχείο CSV που θέλετε να ανοίξετε. Το Microsoft Excel ανοίγει αυτόματα το αρχείο κειμένου και εμφανίζει τα δεδομένα σε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
Αυτή είναι η πιο άμεση (και ταχύτερη) διαδρομή για το άνοιγμα ενός αρχείου CSV. Το Microsoft Excel χρησιμοποιεί τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις μορφής δεδομένων για να διαβάζει και να εισάγει κάθε στήλη δεδομένων. Αλλά η αυτόματη εισαγωγή δεν σας δίνει την ευελιξία που θέλετε. Ας δούμε λοιπόν τον δεύτερο τρόπο που χρησιμοποιεί έναν οδηγό.
2. Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου
Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγξετε τη δομή των δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε. Αρχίζει αυτόματα όταν εισάγετε αρχεία κειμένου (δηλαδή ένα αρχείο με επέκταση TXT). Ανοίξτε το Microsoft Excel και περιηγηθείτε σε ένα αρχείο κειμένου. Η διαδικασία τριών βημάτων σας βοηθά να ελέγξετε τη μορφή των δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε.
Βήμα 1
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζεται ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου στο πρώτο βήμα.
Αλλά όπως είδατε νωρίτερα, ο οδηγός εισαγωγής κειμένου δεν ξεκινά αυτόματα για τα αρχεία CSV (δηλαδή ένα αρχείο με επέκταση .CSV). Ανοίξτε τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου μη αυτόματα και ελέγξτε τη μορφή των γραμμών και των στηλών. Για να ξεκινήσετε τον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου" ...
Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στη Κορδέλα. Στην ομάδα Λήψη δεδομένων εξωτερικού, επιλέξτε Από κείμενο . Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου κειμένου, επιλέξτε το αρχείο κειμένου CSV που θέλετε να εισαγάγετε. Ο "Οδηγός εισαγωγής κειμένου" εμφανίζεται με τις επιλογές που μπορείτε να διαμορφώσετε τώρα.
Ο οδηγός θα σας μεταφέρει σε τρεις οθόνες και θα σας βοηθήσει να τελειοποιήσετε τα δεδομένα που προσπαθείτε να εισάγετε στο υπολογιστικό φύλλο.
Επιλέξτε Περιορισμένη - Όταν τα στοιχεία του αρχείου κειμένου διαχωρίζονται από καρτέλες, τετράγωνα, τελεία, κενά ή άλλους χαρακτήρες.
Επιλέξτε Fixed Width (Σταθερό πλάτος) - Όταν όλα τα στοιχεία έχουν το ίδιο μήκος και είναι καλά σχεδιασμένα σε χωριστές στήλες.
Μερικές φορές, τα πρωτογενή δεδομένα ενδέχεται να έχουν μια σειρά κεφαλίδων. Για παράδειγμα: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ].
Χρησιμοποιήστε την Έναρξη εισαγωγής στη σειρά για να επιλέξετε τη σειρά από την οποία θα αρχίσει η εισαγωγή.
Η Προέλευση Αρχείου μπορεί να παραμείνει στην προεπιλογή για τις περισσότερες περιπτώσεις.
Η προεπισκόπηση εμφανίζει τις τιμές όπως θα εμφανίζονται όταν οριοθετούνται σε στήλες στο φύλλο εργασίας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο .
Βήμα 2
Επιλέξτε τους αποδιαμορφωτές για το αρχείο σας (κόμμα, στην περίπτωσή μας). Για κάποιο άλλο χαρακτήρα, επιλέξτε Άλλο και πληκτρολογήστε τον χαρακτήρα στο μικρό πεδίο. Το παράθυρο προεπισκόπησης δεδομένων σάς δίνει μια ματιά στα δεδομένα της στήλης.
Επιλέξτε τους διαδοχικούς αποδιαμορφωτές Treat ως ένα πλαίσιο ελέγχου, εάν τα δεδομένα σας περιέχουν έναν απομεμακρυσμένο αριθμό χαρακτήρων μεταξύ των πεδίων δεδομένων ή εάν τα δεδομένα σας περιέχουν πολλούς προσαρμοσμένους αποδιαμορφωτές. Για παράδειγμα, αυτό σας βοηθά να χειρίζεστε αρχεία τα οποία μπορεί να έχουν επιπλέον χώρο πριν ή μετά από έναν άλλο οριοθέτη. Μπορείτε να βοηθήσετε στον εντοπισμό του χώρου ως άλλου οριοθέτη και να σημειώσετε αυτό το πλαίσιο.
Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού Κείμενο προσδιοριστή για να επιλέξετε τον χαρακτήρα που περικλείει τις τιμές στο αρχείο κειμένου. Μιλήσαμε προηγουμένως πώς ένας προσδιοριστής κειμένου μπορεί να σας βοηθήσει να εισαγάγετε κάποιες τιμές σε ένα κελί αντί σε ξεχωριστές.
Χρησιμοποιήστε το παράθυρο προεπισκόπησης δεδομένων για να ελέγξετε την εμφάνιση. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο .
Η οθόνη του οδηγού αλλάζει κατά την εισαγωγή δεδομένων σταθερού πλάτους. Το παράθυρο προεπισκόπησης δεδομένων μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε πλάτη στηλών. Χρησιμοποιήστε την επάνω μπάρα στο παράθυρο για να ορίσετε ένα σπάσιμο στήλης που αντιπροσωπεύεται από μια κάθετη γραμμή. Σύρετε ένα σπάσιμο στήλης για να αυξήσετε ή να μειώσετε το πλάτος. Κάντε διπλό κλικ σε ένα διάλειμμα στη στήλη για να το καταργήσετε.
Σε ένα αρχείο σταθερού πλάτους, δεν χρησιμοποιούνται οριοθέτες για τον διαχωρισμό των τιμών στο αρχείο. Τα δεδομένα οργανώνονται σε σειρές και στήλες, με μία καταχώρηση ανά σειρά. Κάθε στήλη έχει σταθερό πλάτος, που καθορίζεται με χαρακτήρες, που καθορίζει τη μέγιστη ποσότητα δεδομένων που μπορεί να διατηρήσει.
Βήμα 3
Τα παράθυρα προεπισκόπησης καθίστανται πιο σημαντικά σε αυτήν την οθόνη επειδή μπορείτε να συντονίσετε με ακρίβεια τη μορφή των δεδομένων που μεταφέρονται σε κάθε πεδίο με τη μορφή δεδομένων της στήλης . Από προεπιλογή, το Microsoft Excel εισάγει δεδομένα στη γενική μορφή. Επιλέξτε τη στήλη στο παράθυρο προεπισκόπησης και ορίστε την κατάλληλη μορφή.
Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ...
- Κείμενο για τα πεδία κειμένου.
- Η ημερομηνία και η μορφή ημερομηνίας για κάθε στήλη που περιέχει ημερομηνίες.
- Γενικά για τη μετατροπή των νομισμάτων στη μορφή νομίσματος του Excel.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί "Για προχωρημένους " για να καθορίσετε τον τύπο των δεκαδικών και χιλιάδων διαχωριστών για τα αριθμητικά δεδομένα. Για παράδειγμα, αν θέλετε να εμφανίσετε 100.000 ως 1, 00, 000. Το Excel εμφανίζει τους αριθμούς σύμφωνα με τη μορφή που έχει οριστεί στις περιφερειακές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος . Εμφανίζεται ένα τελικό παράθυρο διαλόγου " Εισαγωγή δεδομένων ".
Μην ανησυχείτε για αυτό πάρα πολύ τώρα. Σας δίνει μερικές επιλογές για να εισαγάγετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο ή για να δημιουργήσετε μια σύνδεση με μια εξωτερική βάση δεδομένων. Η εισαγωγή των τιμών που ορίζονται ως κείμενο ως πίνακας στο παρόν φύλλο εργασίας είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση.
Μόλις τρία απλά βήματα του Excel Wizardry
Κάποιοι εξάσκησαν τη μάθηση του Microsoft Excel Να μάθουν Excel; 10 ειδικοί θα σας διδάξουν δωρεάν! Πρέπει να μάθετε Excel; 10 ειδικοί θα σας διδάξουν δωρεάν! Η εκμάθηση του τρόπου χρήσης των πιο προηγμένων λειτουργιών του Excel μπορεί να είναι δύσκολη. Για να γίνει λίγο πιο εύκολη, εντοπίσαμε τους καλύτερους γκουρού του Excel που μπορούν να σας βοηθήσουν να μάθετε το Microsoft Excel. Το στοιχείο "Διαβάστε περισσότερα" μπορεί να σας βοηθήσει να χειριστείτε μεγάλα κομμάτια δεδομένων. Μπορείτε να εισαγάγετε ή να εξάγετε έως και 1.048.576 σειρές και 16.384 στήλες. Μην αφήνετε τα μεγάλα δεδομένα να σας τρομάζουν. Εάν ο φόβος των υπολογιστικών φύλλων ακόμα παίρνει σε σας, κοιτάξτε αυτές τις συμβουλές για να μάθετε Excel 8 Συμβουλές για το πώς να μάθετε Excel γρήγορα 8 Συμβουλές για το πώς να μάθετε Excel γρήγορα Δεν είναι τόσο άνετα με το Excel όπως θα θέλατε; Ξεκινήστε με απλές συμβουλές για την προσθήκη τύπων και τη διαχείριση δεδομένων. Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό και θα φτάσετε στην ταχύτητα σε ελάχιστο χρόνο. Διαβάστε πιο γρήγορα.
Λοιπόν, τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε κατά την εξαγωγή αρχείων κειμένου περιορισμένου περιεχομένου; Ας το λύσουμε ο ένας στον άλλο στα σχόλια.
Αρχικά γραμμένο από τον Saikat Basu στις 8 Νοεμβρίου 2009.