Είτε εργάζεστε ως τμήμα μιας μεγάλης ομάδας είτε απλά προσπαθείτε να χειριστείτε από μόνοι σας ένα πλήθος καθηκόντων, είναι εύκολο να μετατραπούν σε μια σειρά από μικρότερες θέσεις εργασίας σε ένα ασυναγώνιστο έργο. Αν αυτό ακούγεται οικείο, δοκιμάστε να εισαγάγετε τον Kanban στη ροή εργασίας σας για να δείτε αν φωτίζει το φορτίο.
Με την κατάργηση των εργασιών, βήμα-βήμα, και την ορατότητα, ο Kanban βοηθά τους ανθρώπους να κατανοήσουν την πρόοδο που κάνουν και να καθορίσουν πού υπάρχει περιθώριο βελτίωσης. Παρά τις ρίζες της στην αυτοκινητοβιομηχανία, οι βασικές έννοιες πίσω από αυτή τη στρατηγική μπορούν να εφαρμοστούν σε ένα ευρύ φάσμα εργασιακών περιβαλλόντων.
Είναι σχετικά εύκολο να δημιουργηθεί και θα μπορούσε να έχει θετικό αποτέλεσμα στην καθημερινή ζωή σας. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να ρυθμίσετε το πρόγραμμά σας και να ξεκινήσετε την εφαρμογή του Kanban.
Τι είναι ο Kanban;
Η Kanban είναι μια επιχειρηματική πρακτική που ιδρύθηκε τη δεκαετία του 1940 από τον Taiichi Ohno, ο οποίος ήταν ένας βιομηχανικός μηχανικός που προσπαθούσε να εξορθολογίσει την καθημερινή ροή εργασιών στην ιαπωνική γίγαντα της αυτοκινητοβιομηχανίας Toyota. Εξετάζοντας τη διαδικασία σκέψης πίσω από την ανανέωση των ραφιών στα σούπερ μάρκετ, η Ohno ανέπτυξε μια μέθοδο χρήσης μιας γραμμικής διαδικασίας με σαφώς καθορισμένα όρια για τον έλεγχο της επίδρασης των σημείων συμφόρησης της παραγωγικότητας .
Η βασική ρύθμιση ενός προγράμματος Kanban διαιρεί τη δεδομένη διαδικασία στα βήματα της συνιστώσας της. Οι μεμονωμένες εργασίες - συνήθως αντιπροσωπεύονται από σημειώσεις Post-it ή από ψηφιακό ισοδύναμο - μετακινούνται από τα αριστερά προς τα δεξιά μέσω των στηλών που φέρουν το όνομα κάθε βήματος και έναν αριθμό.
Ο αριθμός αυτός, ο οποίος καθορίζεται από τον προγραμματιστή, αντιπροσωπεύει το ποσό των καθηκόντων που μπορεί να χειριστεί οποιαδήποτε στιγμή η ομάδα ή το άτομο που είναι υπεύθυνο για αυτό το στάδιο παραγωγής. Οι εργασίες σε κάθε στήλη χωρίζονται σε δύο ομάδες. σε εξέλιξη ή να ολοκληρωθεί. Όταν ολοκληρωθεί μια εργασία, το επόμενο στάδιο παραγωγής μπορεί να το διεκδικήσει και να το μετακινήσει στην επόμενη στήλη - αλλά μόνο αν υπάρχει επαρκής χωρητικότητα για να το κάνει.
Ένας δημόσιος πίνακας Kanban δίνει σε ολόκληρη την ομάδα σας μια γενική εικόνα του έργου από την αρχή μέχρι το τέλος, αντί να έχει την συνειδητοποίηση της ροής εργασίας περιστέρι στο δικό του στάδιο παραγωγής. Από διοικητική άποψη, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην κατανομή του προσωπικού εκεί όπου χρειάζονται τα περισσότερα, αλλά βοηθά επίσης τους ιδιώτες να προσδιορίσουν πού απαιτείται βοήθεια σε πιο άτυπη και συνεχή βάση.
Δημιουργία ενός Scheduler Kanban χρησιμοποιώντας το Trello
Αν ξεκινάτε απλά με τον Kanban - και ειδικά αν το εισάγετε σε μια ομάδα που δεν είναι εξοικειωμένη με την έννοια - είναι καλύτερο να βεβαιωθείτε ότι τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε είναι όσο το δυνατόν πιο απλά και προσιτά. Ενώ υποφέρει από ορισμένους περιορισμούς που θα μπορούσαν να αποβάλουν τους καμπάνους της Kanban, τη διαχείριση έργων και άλλες 10 μοναδικές χρήσεις του Trello εκτός από τη διαχείριση του έργου 10 μοναδικές χρήσεις του Trello εκτός από τη διαχείριση του έργου Το Trello είναι μια ευχαρίστηση του εραστή της λίστας. Η προσέγγισή της σε επίπεδο Kanban δεν είχε ως στόχο μόνο τη διαχείριση έργων. Μη μας πιστεύετε; Κοιτάξτε αυτές τις δέκα μοναδικές χρήσεις του Trello. Διαβάστε περισσότερα Το εργαλείο Trello είναι μια εξαιρετική επιλογή για να πάρει τα πράγματα από το έδαφος.
Για να ξεκινήσετε, εγγραφείτε για λογαριασμό Trello. Αφού γίνει αυτό, δημιουργήστε ένα νέο πίνακα και ξεκινήστε να δημιουργείτε λίστες. Κάθε λίστα θα αντιπροσωπεύει μία στήλη της ροής εργασιών σας Kanban, οπότε ονομάστε το καθένα μετά από ένα στάδιο της διαδικασίας που εποπτεύετε. Για παράδειγμα, έχω χρησιμοποιήσει τα διάφορα βήματα για τη δημιουργία και τη δημοσίευση ενός άρθρου, αλλά αυτά μπορούν να αντικατασταθούν για κάθε έργο στο οποίο εργάζεστε.
Το κλειδί είναι αυτοί οι σημαντικοί αριθμοί στην κεφαλίδα κάθε στήλης. Μη διστάσετε να ξεκινήσετε και να τις τσιμπήσετε καθώς κερδίζετε την αίσθηση της διαδικασίας σας - είναι πιθανό ότι δεν θα γνωρίζετε πραγματικά πόσο μπορεί να διαρρεύσει σε κάθε στάδιο του έργου οποιαδήποτε στιγμή μέχρι να εργαστείτε με Kanban για λίγο, ειδικά αν χρησιμοποιείτε τη στρατηγική ως μέρος μιας ομάδας.
Μόλις αυτά είναι στη θέση τους, μπορείτε να δημιουργήσετε κάρτες που αντιπροσωπεύουν μεμονωμένες εργασίες, οι οποίες στη συνέχεια μεταφέρονται από μια λίστα σε μια άλλη, ανάλογα με την περίπτωση. Είναι σημαντικό ο καθένας που χρησιμοποιεί το διοικητικό συμβούλιο να κρατά αυτά τα φύλλα οργανωμένα Πώς να κρατάτε τις λίστες Trello οργανωμένες με τις καλύψεις καρτών Πώς να διατηρείτε τις λίστες Trello οργανωμένες με τις καλύψεις καρτών Ο οργανισμός Trello μπορεί γρήγορα να ξεφύγει από το χέρι, αλλά μπορείτε να διευκολύνετε τη ζωή σας χρησιμοποιώντας τη κάρτα η εικόνα καλύπτει ως οπτικά σημάδια. Διαβάστε περισσότερα και ακολουθεί τους αριθμούς που ορίζονται για κάθε στάδιο της διαδικασίας.
Ωστόσο, για να λειτουργήσει το σύστημα όπως επιδιώκεται, πρέπει να υπάρχει μια μέθοδος διαχωρισμού των καθηκόντων που έχουν ολοκληρώσει ένα συγκεκριμένο στάδιο της διαδικασίας από εκείνα που βρίσκονται ακόμα σε εξέλιξη. Στο Trello, οι ετικέτες είναι ο απλούστερος τρόπος για να παρακολουθείτε αυτό το θέμα. Έχω χρησιμοποιήσει μια πράσινη ετικέτα για να δηλώσω ότι μια εργασία είναι έτοιμη για το επόμενο στάδιο και ένα κίτρινο για να σηματοδοτήσει ότι εξακολουθεί να δουλεύει - βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζεται μόνο μία ετικέτα σε οποιαδήποτε δεδομένη κάρτα για να αποφευχθεί σύγχυση.
Πάνω, μπορείτε να δείτε το παράδειγμα του πίνακα Trello στην πράξη - παρατηρήστε ότι η εργασία στη στήλη "Γραφή" δεν έχει μετακινηθεί ακόμα, καθώς δεν υπάρχει μεγαλύτερη χωρητικότητα στο στάδιο επεξεργασίας. Όταν μια άλλη από τις κίτρινες επισημανθείσες εργασίες έχει ολοκληρωθεί και ανακατανεμηθεί αναλόγως, τότε η εργασία αυτή θα μετακινηθεί και η κατάσταση θα τροποποιηθεί.
Χρησιμοποιώντας τον Kanban ως ομάδα
Αν και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ατομική βάση, η αρχική εφαρμογή του Kanban ήταν ως μέθοδος εξασφάλισης ότι οι ομάδες θα μπορούσαν να λειτουργήσουν ως συνεκτική μονάδα. 5 Ρυθμίσεις φύλλων Google Βασικές για ομαδική εργασία 5 Ρυθμίσεις φύλλων Google Βασικές για ομαδική εργασία Τα φύλλα του Google έχουν περισσότερες λειτουργίες για υποστήριξη συλλογικών την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων από ό, τι μπορεί να σκεφτείς. Θα σας παρουσιάσουμε τις λειτουργίες του Φύλλου Google και τις λειτουργίες που είναι απαραίτητες για τα ομαδικά έργα. Διαβάστε περισσότερα . Μπορεί να ακούγεται σαν καλή συμβουλή, αλλά η επικοινωνία και η ομαδική εργασία είναι δύο από τις σημαντικότερες πτυχές της επιτυχίας αυτής της στρατηγικής στο χώρο εργασίας σας.
Τα περισσότερα ψηφιακά μέσα εκτέλεσης ροής εργασιών του Kanban, συμπεριλαμβανομένου του Trello, διαθέτουν κάποια μέθοδο αφήγησης σχολίων ή μηνυμάτων για άλλους χρήστες. Ενώ η υπερβολική χρήση μπορεί να οδηγήσει σε μια θάλασσα λευκού θορύβου, είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι σε όλη τη διαδικασία να επωφεληθούν πλήρως από τα εργαλεία επικοινωνίας που προσφέρουν αυτές οι πλατφόρμες.
Αυτό τροφοδοτεί την κρίσιμη σημασία της ομαδικής εργασίας. Το βασικό στοιχείο του συστήματος Kanban είναι ότι δίνει σε οποιονδήποτε εξετάζει το πρόγραμμα μια άμεση ιδέα για το πού σχηματίζεται μια συμφόρηση. Αυτό είναι όπου πληρώνει για να έχουν συναδέλφους που εργάζονται σε πολλαπλούς κλάδους? εάν ένα στάδιο της διαδικασίας επιβραδύνει την παραγωγή, επανατοποθετήστε κάποια ομάδα σας για βοήθεια.
Ανάλογα με τον τρόπο οριοθέτησης του χώρου εργασίας σας, ο καλύτερος τρόπος για την αναμετάδοση αυτών των πληροφοριών μπορεί να είναι μέσω ενός πελάτη άμεσων μηνυμάτων. Το Slack είναι ένα ισχυρό εργαλείο για οποιοδήποτε γραφείο και είναι ακόμη καλύτερο όταν είναι εξοπλισμένο με bots που μπορούν να αυτοματοποιήσουν ορισμένες διαδικασίες. 14 Best Automated Bots που χρειάζεστε για το Slack Channel σας 14 Best Automated Bots που χρειάζεστε για το Slack Channel σας Εάν τρέχετε μια επιχείρηση, μπορεί να ρυθμίσει το Slack και να κάνει τους bots να πραγματοποιούν τις καθημερινές εργασίες 24 ώρες το 24ωρο 7/7, ενώ συνεχίζετε με πιο σημαντικά πράγματα, όπως την κατάκτηση του κόσμου. Διαβάστε περισσότερα .
Χρησιμοποιώντας τον Kanban ως άτομο
Η χρήση του Kanban ενώ ταξιδεύετε με σόλο έχει μια αντανακλαστική ποιότητα και σας βοηθά να αποτρέψετε τυχόν σημαντικές απώλειες στη ροή εργασίας σας. Αντί να εστιάζετε στο πού πηγαίνουν οι πόροι σας όπως μπορείτε με μια ομάδα, θα πρέπει να εξετάσετε αν τα στάδια της εργασίας σας τείνουν να επιβραδύνουν τη συνολική διαδικασία.
Ένα πλεονέκτημα της εργασίας με τον Kanban από μόνοι σας είναι ότι δεν είστε περιορισμένοι από έναν ψηφιακό προγραμματιστή - αυτές οι επιλογές είναι εξαιρετικές όταν εργάζεστε σε συνεργασία, αλλά η άνεση ενός φυσικού χρονοδιαγράμματος μπορεί να κερδίσει αν είστε ο μόνος που χρειάζεται πρόσβαση.
Χρησιμοποιώντας έναν συνδυασμό σημειωματάριου και μερικές σημειώσεις Post-it - ή ακόμα και μια πινακίδα που μπορείτε να τοποθετήσετε στον τοίχο του γραφείου σας για εύκολη αναφορά - απομακρύνει τυχόν τεχνικές επιπλοκές από τις αρχές του Kanban. Δεν είναι για όλους, αλλά μερικές φορές είναι προτιμότερη μια λύση πένας και χαρτιού 6 Απλοί λόγοι για τους οποίους το χαρτί μπορεί να παραμείνει ακόμα ο παραγωγός σας Παραγωγικότητα App 6 Απλοί λόγοι για τους οποίους το χαρτί μπορεί ακόμα να είναι ο φονιάς σας Παραγωγικότητα App Το χαρτί μπορεί να είναι ένα πιο ισχυρό εργαλείο για παραγωγικότητα από έναν υπολογιστή ή μια συσκευή αφής και δεν πρέπει να απορριφθεί αμέσως. Μη πεπεισμένος? Εδώ είναι έξι λόγοι για τους οποίους το χαρτί εξακολουθεί να είναι σχετικό. Διαβάστε περισσότερα για λόγους απλότητας.
Άλλα εργαλεία Kanban
Το Trello είναι ένας καλός τρόπος για να ξεκινήσετε μια βασική διαδικασία Kanban, αλλά ίσως να θέλετε να ξεχωρίσετε από τη στιγμή που θα βρείτε τη βάση σας. Το Leankit είναι μια τέτοια λύση που προσφέρει μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών και ειδικεύεται στην υποστήριξη της μεθοδολογίας Kanban καθώς και σε άλλες στρατηγικές όπως η πάντα δημοφιλής Scrum τεχνική Scrum - Τέλος, μια πραγματικά απλή εφαρμογή διαχείρισης έργων για ομάδες Scrumy - Τέλος, μια πραγματικά απλή Εφαρμογή διαχείρισης έργου για ομάδες Διαβάστε περισσότερα.
Ειδικές επιλογές για το Kanban είναι επίσης διαθέσιμες εκεί. Το Kanbanery προσφέρει ένα έξυπνο UI με πολύ λίγα για να αποσπάσει την προσοχή σας από την εργασία σας, με δωρεάν σχέδια διαθέσιμα σε ομάδες με λιγότερα από δύο μέλη, φιλανθρωπικές οργανώσεις ή έργα ανοιχτού κώδικα. Εν τω μεταξύ, η KanbanFlow προσφέρει ολοκληρωμένα εργαλεία για κινητά και ισχυρή ενσωμάτωση Pomodoro για την ενίσχυση ενός πολύ ισχυρού βασικού προϊόντος.
Είχατε επιτυχία στην εφαρμογή του Kanban στο χώρο εργασίας σας; Μήπως μόλις μάθετε για τη στρατηγική για πρώτη φορά και έχετε περισσότερες ερωτήσεις; Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας και τα ερωτήματά σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.