Το 1971, το πρώτο ηλεκτρονικό μήνυμα που στάλθηκε από τον έναν υπολογιστή στον άλλο. Τώρα, αποστέλλονται καθημερινά 269 δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς πόσα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι περιττά. Πόσα άτομα εξυπηρετούν μόνο για να προκαλέσουν μεγαλύτερη σύγχυση. Να καίγονται ακόμη περισσότερο την προσοχή και την υπομονή των παραληπτών τους.
Αλλά ένα πράγμα είναι σίγουρο: αν περισσότεροι άνθρωποι άρχισαν να απαντούν αποτελεσματικά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 Εργαλεία για να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι οι άνθρωποι θα διαβάζουν και θα απαντούν σε 5 εργαλεία για να γράψουν καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι οι άνθρωποι θα διαβάζουν και θα απαντούν στο γράψιμο δεν είναι καφές του καθενός. Αλλά δεν χρειάζεται να είστε ένας σπουδαίος συγγραφέας για να στείλετε ένα σπουδαίο email. Το μόνο που χρειάζεστε είναι λίγα εργαλεία για να εξασφαλίσετε ποιοτικά μηνύματα. Διαβάστε περισσότερα, όλοι θα είμαστε δεσμευμένοι στα εισερχόμενά μας λίγο λιγότερο σφιχτά και το άγχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας Πώς να Master Gmail Inbox Άγχος Πώς να κυριαρχήσει Gmail Inbox Άγχος Τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λίγο χρόνο. Αισθάνεστε αυτό τον τρόπο όταν πρόκειται για τη διαχείριση των εισερχομένων Gmail; Σας παρουσιάζουμε απλές ρυθμίσεις και χρήσιμα εργαλεία για να οργανώνετε και να προστατεύετε το εισερχόμενό σας στο Gmail από το στρες. Διαβάστε περισσότερα θα ήταν λίγο λιγότερο εξουθενωτική.
Η πιο προφανής λύση εδώ δεν είναι μόνο η "inline απάντηση", αλλά και η σωστή απάντηση. Η inline απάντηση είναι όπου απαντάτε στο κύριο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντί να γράφετε το δικό σας email από την αρχή.
Η inline απάντηση είναι κάτι που οι περισσότεροι από εμάς κάνουν ήδη από καιρό σε καιρό. Θα έπρεπε όμως να απαντούμε πολύ πιο συχνά. Και θα πρέπει να το κάνουμε με λίγους κανόνες στο μυαλό για να διατηρήσουμε αυτά τα περίπλοκα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οργανωμένα και εύκολο να ακολουθήσουν.
Αντιμετωπίζουμε λάθος μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το αντίθετο της inline απάντησης είναι αυτό που ονομάζεται συχνά "top posting". Σε αυτό το σημείο χτυπήσατε απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μόλις ξεκινήσατε να πληκτρολογείτε στην κορυφή του πλαισίου κειμένου. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο συντίθεται η πλειοψηφία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σήμερα. Αλλά αν δεν έχετε να κάνουμε με εξαιρετικά απλές συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η κορυφή της ανάρτησης μπορεί να προκαλέσει όλα τα είδη των προβλημάτων.
Πρώτα απ 'όλα, όταν η κορυφαία δημοσίευση, ανατρέχοντας στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται μια τεράστια ταλαιπωρία, η οποία περιλαμβάνει το ξέπλυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Στη συνέχεια, πρέπει να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνθέτετε, για να παραφράσετε ίσως αυτό που μόλις βρήκατε, εκτός πλαισίου και συχνά λείπουν τα σημαντικότερα σημεία.
Μερικές φορές, ένας παραλήπτης μπορεί να απαντήσει στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε ένα καινούργιο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πράγμα που σημαίνει ότι η συζήτησή σας γίνεται τώρα σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά θέματα.
μέσω GIPHY
Αν βρίσκεστε σε ομαδική συζήτηση, τα πράγματα γίνονται ακόμα πιο ασταθή. Παρακολουθώντας ποιος απαντά σε τι, πότε και ποιες ήταν οι απαντήσεις σε αυτές τις απαντήσεις γίνεται ένα σχεδόν αδύνατο κατόρθωμα.
Το Inline Response είναι η λύση
Αντί της κορυφαίας απόσπασης, τότε θα πρέπει να απαντήσουμε σε σειρά - δηλαδή, μέσα στο σώμα του αρχικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο Outlook και το Apple Mail, μπορείτε να δείτε το αρχικό μήνυμα αμέσως μετά την απάντησή σας. Στο Gmail, απλά πατήστε τις τρεις τελείες στο κάτω μέρος της οθόνης σύνθεσης για να εμφανιστεί η συνομιλία.
Συμβουλή: Για να καταργήσετε την κατακόρυφη γραμμή "απόσπασμα" από την απάντησή σας στο Gmail, επισημάνετε ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί " παύλα ".
Η inline απάντηση λύνει το πρόβλημα της ανάγκης να μετακινηθείτε μέσα σε μάζες μηνυμάτων επειδή το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται και μπορεί να αναζητηθεί στο πιο πρόσφατο μήνυμα που λαμβάνετε σε αυτή τη συνομιλία. Αυτό σημαίνει ότι όλα διατηρούνται στο πλαίσιο.
Επιπλέον, δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο για να συνοψίσετε τις απαντήσεις των άλλων ανθρώπων ή για να αντιγράψετε τα αποσπάσματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να κάνετε τις δικές σας απαντήσεις λογικές. Με τις inline απαντήσεις, όλα είναι εκεί για να αναφερθούν όλοι ανά πάσα στιγμή.
Και για τα θέματα που αφορούν πολλούς ανθρώπους, διακρίνοντας ποιος είπε τι, και σε απάντηση σε ποιον, είναι εύκολο (αν γίνει σωστά).
Ενσωματωμένη απάντηση σωστά
Όταν οι περισσότεροι απαντούν σε απευθείας σύνδεση, γράφουν απλά τις απαντήσεις τους παράλληλα με το κείμενο στο οποίο θέλουν να απαντήσουν και κάνουν αυτό το τολμηρό ή το κόκκινο.
Αυτό δεν είναι ιδανικό. Μόλις κάποιος ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο, δεν μπορεί να δει αυτή τη μορφοποίηση. Και μόλις υπάρχουν περισσότεροι από μερικοί άνθρωποι σε ένα νήμα, τα πράγματα μπορούν να πάρουν βρώμικα γρήγορα.
Έτσι, εδώ είναι ένας γρήγορος οδηγός για σωστά ενσωματωμένη απάντηση που είναι κλιμακωτή και θα κρατήσει τη σύγχυση στο ελάχιστο.
1. Μην βασίζεστε στη μορφοποίηση
Όπως αναφέρθηκε, σε ορισμένες περιπτώσεις ένας παραλήπτης μπορεί να μην μπορεί να δει τη μορφοποίηση που συμπεριλαμβάνετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ., μπορεί να προτιμά το απλό κείμενο). Εάν κάποιος είναι τυφλός, μπορεί να είναι δύσκολο να ακολουθήσει νήματα που περιέχουν πολλαπλά χρώματα.
Με κάθε τρόπο, χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση για να κάνετε ευκολότερη την εύρεση απαντήσεων κατά τη σάρωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά δεν βασίζεστε αποκλειστικά σε αυτό.
2. Πρόλογος Απαντήσεις με το όνομά σας
Αντί να βασίζεστε στη μορφοποίηση, πάρτε τη συνήθεια να προφέρετε όλες τις απαντήσεις σας με το όνομά σας και, αν θέλετε να είστε ιδιαίτερα οργανωμένοι, την ημερομηνία. Ζητήστε από όλους τους παραλήπτες να κάνουν το ίδιο.
Επί του παρόντος, στο Gmail, δεν έχετε άλλη επιλογή από το να πληκτρολογήσετε το όνομά σας με μη αυτόματο τρόπο. Το ίδιο ισχύει και για την ολοκαίνουργια εφαρμογή Apple Mail.
Αν χρησιμοποιείτε το Outlook, ωστόσο, υπάρχει μια δυνατότητα αυτόματης προετοιμασίας των απαντήσεων σας με το όνομά σας. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία . Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Απαντήσεις & Προώθηση, ελέγξτε τα κουτάκια Πρόλογος και πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πλαίσιο κειμένου. Όταν απαντάτε στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομά σας θα εμφανίζεται αυτόματα σε αγκύλες.
Το Mailbird έχει επίσης αυτή την επιλογή από προεπιλογή.
3. Χρησιμοποιήστε Διακοπές γραμμής, παρακαλώ
Κάθε φορά που αφήνετε μια ενσωματωμένη απάντηση, αυτό πρέπει να γίνεται σε μια νέα γραμμή, αντί να εισαχθεί η μεσαία πρόταση ή στο τέλος μιας παραγράφου.
Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο για άλλους ανθρώπους να απαντήσουν στα σχόλιά σας και κάνει τη σάρωση της συζήτησης που συμβαίνει γύρω από κάθε σημείο πολύ πιο απλοποιημένη.
4. Απαντήσεις πολλαπλών επιπέδων
Όταν αντιμετωπίζονται πολλά σημεία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα έχετε πολλαπλά θέματα που συμβαίνουν μέσα σε ένα μήνυμα.
Για να διατηρήσετε αυτά τα οργανωμένα, θα πρέπει να δώσετε τις απαντήσεις σε νήμα, έτσι ώστε να είναι προφανές ποια σχόλια σχετίζονται με κάθε σημείο. Βρίσκω προσωπικά χρησιμοποιώντας γωνιακούς βραχίονες (>) εδώ οι πιο διαισθητικοί χαρακτήρες, καθώς τα σημεία των κουκκίδων ενδέχεται να μην εμφανίζονται σε απλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολλή προσπάθεια προσπαθώντας να καταλάβετε ποιο μέρος της συνομιλίας θα πρέπει να προσέχετε.
5. Τελευταίο θέρετρο: Χρησιμοποιήστε ένα καλύτερο εργαλείο
Κανένας δεν προσποιείται ότι οι απαντήσεις σε σειρά είναι η τέλεια λύση εδώ. Αλλά εάν δεν έχετε άλλη επιλογή από το να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αφιερώστε χρόνο για να γράψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. Πώς να γράψετε το τέλειο επαγγελματικό email (υποστηριζόμενο από δεδομένα) Πώς να γράψετε το τέλειο επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Backed by Data) κύρια μορφή επικοινωνίας στην επιχείρηση. Για να πετύχετε σε αυτό το περιβάλλον, πρέπει να μάθετε πώς να συνθέτετε αποτελεσματικά επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σας παρουσιάζουμε 9 απλά κόλπα που έχουν αποδειχθεί ότι δουλεύουν. Διαβάστε περισσότερα . Με βάση τους προαναφερθέντες λόγους, η σωστή απάντηση είναι ο καλύτερος τρόπος για να συνεχίσετε τα έργα. Βοηθά επίσης σε όλους να συμβαδίζουν με τις πολλαπλές συνομιλίες μέσα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να σπαταλάτε χρόνο ψάχνοντας σε μακριές λίστες παλαιών ηλεκτρονικών μηνυμάτων.
Αν διαπιστώσετε ότι ακόμη και οι απαντήσεις σε απευθείας σύνδεση καθίστανται υπερβολικά περίπλοκες ή εάν οι συνάδελφοί σας δεν έχουν τη συνήθεια να απαντούν σωστά σωστά, ίσως είναι καιρός να αναζητήσετε ένα διαφορετικό εργαλείο.
Τα εργαλεία επικοινωνίας, όπως το Slack, το Yammer και το Huddle, διευκολύνουν τις σύνθετες επικοινωνίες μεταξύ των ομάδων. Αντί να συνεχίσετε να αγωνίζεστε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τότε ίσως είναι καιρός να δοκιμάσετε ένα από αυτά.
Διέδωσέ το
Όταν υιοθετείτε αυτούς τους απλούς κανόνες απάντησης, πολλοί παραλήπτες θα εκτιμήσουν πόσο αποτελεσματική είναι αυτή η συμπεριφορά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 Εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Όλοι εξακολουθούν να προσπαθούν να λύσουν το πρόβλημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ας μιλήσουμε επίσης για την πιο βασική συνήθεια όλων - την τέχνη της γραφής καλύτερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τη βοήθεια ορισμένων δροσερών εργαλείων. Διαβάστε περισσότερα και αρχίζει να μιμείται την προσέγγισή σας φυσικά.
Αν δεν αντιγράψουν φυσικά την εσκεμμένη εθιμοτυπία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σας, τα βγάλτε επάνω. Στείλτε τους αυτό το άρθρο. Περιγράψτε πώς θέλετε να απαντήσουν και εξηγήστε ότι θα εξοικονομήσει τόνους παρεξηγημένων μηνυμάτων, σπατάλη χρόνου και απώλεια περιβάλλοντος.
Δεν υπάρχει πραγματικά κανένα μειονέκτημα.
Πιστεύετε ότι αυτοί οι κανόνες θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε στην κορυφή σύνθετων κλωστών email; Υπάρχουν άλλες συμβουλές για την απάντηση που πιστεύετε ότι θα σας βοηθήσουν;
Image Credit: sangoiri / Depositphotos