Χρησιμοποιώντας το λογισμικό παρακολούθησης δαπανών για την καταγραφή, οργάνωση και διαχείριση των προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων σας, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και χρήμα όταν φτάσει η ημέρα φόρου.
Αλλά ποιο λογισμικό παρακολούθησης εξόδων θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε; Τι γίνεται αν πρέπει να παρακολουθείτε χιλιόμετρα; Ή κρατάτε σαρώσεις των αποδείξεων;
Συλλέξαμε τις καλύτερες εφαρμογές παρακολούθησης δαπανών για σάρωση αποδείξεων, παρακολούθηση εξόδων και καταγραφή μιλίων. Πριν φτάσουμε σε αυτά, ας μιλήσουμε λίγο για το γιατί θα πρέπει να παρακολουθείτε τα έξοδά σας στην πρώτη θέση.
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε λογισμικό παρακολούθησης εξόδων
Εάν πρόκειται να παρακολουθείτε δαπάνες για το IRS, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό παρακολούθησης δαπανών. (Δυστυχώς, η προσωπική σας εφαρμογή για τον προϋπολογισμό 5 Απλές Εφαρμογές Προϋπολογισμού για το iPhone για την Παρακολούθηση των Δαπανών σας 5 Απλές Εφαρμογές Προϋπολογισμού για το iPhone για την Παρακολούθηση των Δαπανών σας όπως το Mint και το Goodbudget έχουν εκτεταμένες λειτουργίες για να σας βοηθήσουν να μείνετε σε καλό δρόμο. των κουδουνιών και των σφυρίχτρων; Διαβάστε πιθανότατα ότι δεν θα το κόψετε.) Μπορεί να φαίνεται σαν μια ταλαιπωρία στην αρχή, αλλά μακροπρόθεσμα, θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και χρήματα.
Θα μπορούσατε μόνο να εξοικονομήσετε εισπράξεις από χαρτί, αλλά χρησιμοποιώντας μια δαπάνη app πρόκειται να κάνει τη διαδικασία ευκολότερη. Εάν πρόκειται να αφαιρέσετε τα έξοδα για τους φόρους σας, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να συλλέξετε πολλούς διαφορετικούς τύπους εισπράξεων από κάθε είδους πωλητές.
Τα έξοδα ιατρικής, κινητικότητας και εκπαίδευσης είναι κοινά. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων θα μπορούν επίσης να παρακολουθούν τα έξοδα από τις μετακινήσεις, τις αγορές των επιχειρήσεων, τα ασφάλιστρα ασφάλισης υγείας και άλλα.
Χρησιμοποιώντας το σωστό λογισμικό παρακολούθησης εξόδων θα σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε, κατηγοριοποιήσετε και να ανακτήσετε τα έσοδα που συγκεντρώνετε κατά τη διάρκεια του έτους.
Και αν έχετε ποτέ υποβληθεί σε έλεγχο από το IRS χωρίς αποδείξεις για να το δείξετε, ξέρετε πόσα αξίζει. Ακόμη και αν δεν έχετε, εξοικονομώντας αυτές τις αποδείξεις θα σας εξοικονομήσει χρήματα. Αξίζει την μικρή προσπάθεια που χρειάζεται.
Ποιες αποδείξεις πρέπει να αποθηκεύσετε για το IRS;
Υπάρχουν πολλές πιθανές φορολογικές ελαφρύνσεις για τις δαπάνες, και η διαπίστωση αν είστε επιλέξιμοι για αυτές μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία. Ίσως να είναι καλύτερο να παρακολουθείτε τα έξοδά σας για οποιεσδήποτε πιθανές κρατήσεις και να υπολογίσετε αν είστε επιλέξιμοι αργότερα.
Από την άλλη πλευρά, εάν χρησιμοποιείτε έναν οικονομικό σύμβουλο ή έναν φορολογούμενο Όταν πρέπει να μισθώσετε έναν οικονομικό σύμβουλο (και πού να το βρείτε) Πότε να μισθώσετε έναν οικονομικό σύμβουλο (και πού να βρεθείς) Η πρόσληψη ενός οικονομικού συμβούλου μπορεί να είναι δαπανηρή, αλλά υπάρχουν μερικές φορές όταν αξίζει τον κόπο εδώ. Εδώ είναι πέντε από αυτές τις φορές, καθώς και πόροι για την εξεύρεση του καλύτερου επαγγελματία για την κατάστασή σας. Διαβάστε περισσότερα, μπορούν να το εκτιμήσουν και να χρησιμοποιήσουν τις αποδείξεις που έχετε κρατήσει για να σας εξοικονομήσουμε περισσότερα χρήματα.
Ακολουθούν μερικές από τις πιο συνηθισμένες παρακρατήσεις που θα χρειαστεί να κρατήσετε αποδείξεις για:
- Ιατρικά και οδοντιατρικά έξοδα
- Εκπτωτικά επιχειρηματικά έξοδα
- Χιλιόμετρα του οχήματος για επιχειρηματικούς σκοπούς
- Επαγγελματικά έξοδα ταξιδιού
- Φιλανθρωπικές εισφορές
- Εκπαιδευτικά έξοδα εκπαιδευτικών
- Πώληση του σπιτιού σας
Υπάρχουν και άλλοι. Για να δείτε αν υπάρχουν κάποιες μειώσεις που θα μπορούσατε να εκμεταλλευτείτε, ανατρέξτε στη σελίδα "Πιστώσεις και εκπτώσεις" της IRS για ιδιώτες. Αν νομίζετε ότι οποιαδήποτε από αυτές τις μειώσεις ενδέχεται να ισχύουν για εσάς, είναι καλή ιδέα να αρχίσετε να αποθηκεύετε τις αποδείξεις σας σήμερα.
Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, υπάρχει μια σελίδα πίστωσης και εκπτώσεων για επιχειρήσεις που θα βρείτε χρήσιμες.
Πόσο καιρό θα έπρεπε να κρατάτε εισπράξεις για φορολογικούς σκοπούς;
Εκτός από τα ψηφιακά αντίγραφα των αποδείξεων, θα πρέπει να φυλάσσετε τα φυσικά έσοδα για τρία χρόνια.
Γιατί, εάν φυλάσσετε φυσικά αντίγραφα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό παρακολούθησης δαπανών; Επειδή κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη. Δεν θα χρειαστείτε τα φυσικά αντίγραφα, εκτός αν υποβληθείτε σε έλεγχο, και η εφαρμογή παρακολούθησης εξόδων σας θα επιταχύνει τη διαδικασία φορολόγησης.
Οι καλύτερες εφαρμογές για την παρακολούθηση της μιλίων και των εξόδων
Το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης εξόδων για την ιδιαίτερη κατάστασή σας εξαρτάται από το αν παρακολουθείτε ως άτομο ή ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Οι αυτοαπασχολούμενοι και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει γενικά να παρακολουθούν περισσότερες δαπάνες και ίσως χρειαστούν περισσότερα οργανωτικά χαρακτηριστικά από την εφαρμογή τους.
Τα άτομα, από την άλλη πλευρά, πιθανότατα δεν θα κρατήσουν πάρα πολλές εισπράξεις. Υπάρχουν, βεβαίως, εξαιρέσεις. Αν νομίζετε ότι θα χρειαστείτε πολλή δύναμη σάρωσης παραλαβής, φροντίστε να ελέγξετε την παρακάτω επιχειρηματική ενότητα.
Πρώτον, ωστόσο, θα ξεκινήσουμε με εφαρμογές για την παρακολούθηση των διανυθέντων χιλιομέτρων και των δαπανών για άτομα.
Για άτομα με λίγα έξοδα: Expensify Free
Το Expensify είναι μία από τις καλύτερες εφαρμογές για την παρακολούθηση των διανυθέντων χιλιομέτρων και των αποδείξεων, ανεξάρτητα από το αν είσαι άτομο με λίγα έξοδα ή στέλεχος του σφαιροειδούς. Η δωρεάν έκδοση τους είναι ιδανική για άτομα που χρειάζονται 10 σκάνες λήψης ή λιγότερα κάθε μήνα.
Το SmartScan αποστέλλει τις σχετικές πληροφορίες από κάθε απόδειξη και το αποθηκεύει στους διακομιστές της Expensify, όπου έχετε απεριόριστο χώρο αποθήκευσης. Όταν η φορολογική περίοδος κυλά γύρω, έχετε όλα όσα χρειάζεστε στα χέρια σας.
Αν ξεκινήσετε να χρειάζεστε περισσότερες από 10 σαρώσεις ανά μήνα, μπορείτε να αναβαθμίσετε το πρόγραμμα Team, το οποίο θα συζητήσουμε παρακάτω.
Λήψη: Expensify για iOS | Android (δωρεάν)
Για άτομα με χαρτί και ηλεκτρονικά έσοδα: Έσοδα ανά κύμα
Οι αποδείξεις από το Wave, όπως το Expensify, τραβούν τις σχετικές πληροφορίες από τις σαρώσεις παραλαβής, κάτι το οποίο είναι ιδανικό για την παρακολούθηση εξόδων. Αλλά σας επιτρέπει επίσης να προωθήσετε τις αποδείξεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου θα εισάγει αυτές τις πληροφορίες και στο λογαριασμό σας.
Λίγοι άνθρωποι έχουν μόνο χρεόγραφα, επομένως αυτή η λειτουργία μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
Και το Wave είναι εντελώς δωρεάν αν δεν θέλετε να επεξεργαστείτε πληρωμές μέσω πιστωτικών καρτών ή μισθοδοσίας (που αν δεν είστε αυτοαπασχολούμενος ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, πιθανότατα δεν θα το κάνετε). Είναι δύσκολο να νικήσει αυτό.
Λήψη: Παραλαβές από το Wave για iOS | Android (δωρεάν)
Για άτομα που καταγράφουν πολλά μίλια: MileIQ
Η παρακολούθηση χιλιομέτρων μπορεί να είναι πόνος. Ανεξάρτητοι εργολάβοι, πωλητές, στελέχη και άλλοι επαγγελματίες μπορούν να οδηγήσουν χιλιάδες μίλια σε ένα χρόνο και πρέπει να καταγράψουν όλα αυτά τα ταξίδια. Το MileIQ είναι μία από τις καλύτερες εφαρμογές για την παρακολούθηση διανυθέντων χιλιομέτρων, διότι είναι σχεδόν εντελώς αυτοματοποιημένη.
Η εφαρμογή γνωρίζει πότε οδηγείτε και τρέχει στο παρασκήνιο για να παρακολουθείτε την απόσταση. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, μετακινείτε δεξιά για επαγγελματικά ταξίδια ή για προσωπική σας μετακίνηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες προσαρμογής για να κάνετε ακόμα πιο εύκολη την καταγραφή και την κατηγοριοποίηση.
Με 40 δωρεάν αρχεία καταγραφής μηνυμάτων ανά μήνα, πολλοί άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή χωρίς να πληρώσουν. Μπορείτε επίσης να πληρώσετε 60 δολάρια το χρόνο για να λάβετε την έκδοση Premium, η οποία σας δίνει απεριόριστη παρακολούθηση χιλιομέτρων. (Είναι ενδιαφέρον ότι εάν η εταιρεία σας διαθέτει συνδρομή Business 365 Business ή Premium Business, μπορείτε να λάβετε δωρεάν το MileIQ.)
Λήψη: MileIQ για iOS | Android (δωρεάν)
Για ιδιοκτήτες επιχείρησης: QuickBooks
Επειδή πρόκειται για μια πλήρη λογιστική εφαρμογή για τις επιχειρήσεις, το QuickBooks διαθέτει αξιόλογες λειτουργίες παρακολούθησης δαπανών (είναι επίσης το καλύτερο λογισμικό λογιστικής για τους ελεύθερους επαγγελματίες) Το Best Λογισμικό Λογισμικού Κάθε Freelancer Needs Το καλύτερο Λογισμικό Λογιστικής Κάθε Freelancer Needs Accounting είναι ένα ναρκοπέδιο πολυπλοκότητας. ακριβό και ακόμη και ένα έγκλημα Εάν είστε κουρασμένοι από το μη αυτόματο λογιστικό έλεγχο, δοκιμάστε λογισμικό λογιστικής. Τα έξοδα κατηγοριοποιούνται εύκολα, ώστε να μην χρειάζεται να τα ταξινομήσετε κατά τη διάρκεια της φορολογικής τους περιόδου για να υπολογίσετε πού πρέπει να αφαιρεθούν.
Το QuickBooks μαθαίνει τον τρόπο αυτόματης κατηγοριοποίησης των συναλλαγών με την πάροδο του χρόνου, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και προσπάθεια για την εισαγωγή τους με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε ακόμη να προσαρμόσετε τις κατηγορίες δαπανών σας εάν ο λογιστής σας χρειάζεται πρόσθετες πληροφορίες.
Οι εφαρμογές για κινητά σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε τις εικόνες απόδειξης στις συναλλαγές εν κινήσει και το Σχέδιο αυτοαπασχολούμενων σας επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε χιλιόμετρα. Δεν υπάρχει καμία δωρεάν έκδοση των QuickBooks, αλλά μπορείτε να ξεκινήσετε με $ 5 το μήνα για το Σχέδιο αυτοαπασχολούμενων ή $ 7 το μήνα με το Simple Start.
Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα για τη χρήση του QuickBooks ως λογισμικού παρακολούθησης εξόδων είναι ότι σας δίνει όλα όσα χρειάζεστε για να εκτελέσετε τη λογιστική για την επιχείρησή σας.
Λήψη: QuickBooks για iOS | Android
Για τους ελεύθερους επαγγελματίες: Συγκομιδή
Η Harvest είναι πιο γνωστή ως εργαλείο παρακολούθησης χρόνου Η καλύτερη εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου για Android, iOS και επιφάνεια εργασίας Η καλύτερη εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου για Android, iOS και επιφάνεια εργασίας Σας δείχνουμε πώς μπορεί να ωφεληθεί εσείς ή η ομάδα σας, για το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και την καλύτερη εφαρμογή μεταξύ των πλατφορμών που θα μπορούσαμε να βρούμε για τη δουλειά. Διαβάστε περισσότερα, αλλά και πακέτα μερικά εξαιρετικά χαρακτηριστικά για την παρακολούθηση εξόδων. Μπορείτε να τραβήξετε μια γρήγορη φωτογραφία μιας απόδειξης για να καταγράψετε το έξοδο, και μπορείτε να το σημειώσετε ως χρεώσιμο για να το συμπεριλάβετε στο επόμενο τιμολόγιο του πελάτη.
Επειδή ενσωματώνεται με το QuickBooks, μπορείτε να εισάγετε τα έξοδά σας και να τα έχετε έτοιμο να αφαιρέσετε όταν έρθει η φορολογική περίοδος.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Συλλογή δωρεάν για μέχρι δύο έργα. Αν θέλετε να συμπεριλάβετε περισσότερα έργα, εξετάζετε 12 δολάρια το μήνα, κάτι που είναι κάτι περισσότερο από πολλές άλλες διαθέσιμες επιλογές. Τούτου λεχθέντος, σας δίνει εξαιρετικές δυνατότητες παρακολούθησης χρόνου και ακόμη και σας επιτρέπει να στείλετε τιμολόγια και εκτιμήσεις.
Λήψη: Συγκομιδή για iOS | Android (δωρεάν)
Ξεκινήστε την παρακολούθηση των εσόδων και των εξόδων για φόρους
Μπορεί να φαίνεται σαν παρενόχληση, αλλά χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή για την παρακολούθηση διανυθέντων χιλιομέτρων, αποδείξεων και άλλων εξόδων, θα σας εξοικονομήσει χρήματα μακροπρόθεσμα. Και με μια πληθώρα εξαιρετικών επιλογών εφαρμογής παρακολούθησης δαπανών, δεν υπάρχει κανένας λόγος να μην ξεκινήσετε αμέσως.
Όσο πιο νωρίς ξεκινάτε, τόσο ευκολότερος χρόνος θα έχετε όταν φτάσει η φορολογική ημέρα το επόμενο έτος Οι καλύτερες στρατηγικές για την αξίωση μιας φορολογικής επιστροφής αυτό το έτος Οι καλύτερες στρατηγικές για την αξίωση μιας φορολογικής επιστροφής αυτό το έτος Κανείς δεν αρέσει να πληρώνει φόρους. Αλλά πρέπει να το κάνουμε. Ένα καλό φορολογικό λογισμικό δεν μπορεί μόνο να σας βοηθήσει να καταθέσετε φόρους χωρίς κόπο, αλλά και να ελαχιστοποιήσετε μερικές φορές τη φορολογική σας επιβάρυνση. Διαβάστε περισσότερα .