Ξέρω ότι νομίζετε ότι ξέρετε πώς να γράψετε ένα καλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να γράψετε εκπληκτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να συνεχίσει την καριέρα σας Πώς το γράψιμο εκπληκτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προχωρήσει περαιτέρω την καριέρα σας Η αποστολή επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δίνει μια άυλη ώθηση στην ηλεκτρονική σας φήμη. Το απόλυτο κριτήριο της γεμάτης αίσθηση email είναι αν μπορείτε να τσακώσετε μια δουλειά ή να προσγειώσετε μια συναυλία με απλά ένα εντυπωσιακό email .... Διαβάστε περισσότερα, αλλά θα ήθελα να αφιερώσω μια στιγμή για να σας πω τον σωστό τρόπο για να γράψετε ένα email. Πώς σας έκανε να νιώσετε αυτή η φράση; Κάπως όπως σας μίλησα σαν να είστε τριών ετών, έτσι; Αυτό είναι το πόσο εύκολα ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να προσβάλει τους ανθρώπους.
Αν θέλετε να συναντήσετε θετικά - ως παίκτης ομάδας, ένας ικανός ηγέτης ή ένας αξιόπιστος φίλος - οι λέξεις που επιλέγετε και ο τρόπος με τον οποίο τα στοιχειοθετείτε μαζί σας έχει τεράστιο αντίκτυπο. Αυτό ισχύει ακόμη περισσότερο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επειδή σε αντίθεση με την τηλεφωνική συνομιλία ή την τηλεοπτική συνομιλία, δεν μπορείτε να δείτε το πρόσωπο του προσώπου. Δεν μπορείτε να δείτε το smirk δεδομένου ότι παραδίδουν σαρκασμό, ή την πτυχή στο μέτωπό τους, γιατί κάτι που έχετε μόλις πει τους συγχέει. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η τεχνολογία όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα κοινωνικά δίκτυα πλήττουν την κοινωνία. Ο αρνητικός αντίκτυπος των ιστότοπων κοινωνικής δικτύωσης στην κοινωνία [Γνώμη] Ο αρνητικός αντίκτυπος των ιστότοπων κοινωνικής δικτύωσης στην κοινωνία [Γνωμοδότηση] Έχω λογαριασμούς σε αρκετούς ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης πάρα πολύ καιρό να γράφουν τις δικές τους ενημερώσεις και να διαβάζουν τις ενημερώσεις των άλλων. Μου αρέσει να το κάνει, να μπορεί να αλληλεπιδράσει με φίλους, ... Διαβάστε περισσότερα.
Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είστε λίγο πολύ τυφλός. Για ορισμένους ανθρώπους, αυτό το είδος δουλεύει καλά επειδή είναι το είδος των ανθρώπων που μοιάζουν να μιλάνε στους ανθρώπους, παρά στους ανθρώπους. Εάν έχετε εργαστεί σε οποιοδήποτε περιβάλλον όπου το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια έντονα χρησιμοποιούμενη μορφή επικοινωνίας, τότε πιθανότατα γνωρίζετε ότι υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές "προσωπικότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" που εμφανίζονται. Υπάρχει ο θεολόγος, ο συγγραφέας του μίσους, ο αρνητικός κ. (Ή η κ.), Ο κ. (Ή η κα.), Ο κατάλογος συνεχίζεται.
Λοιπόν, πώς γνωρίζετε αν αντιμετωπίζετε το λανθασμένο τρόπο χωρίς να το καταλάβετε; Τι είδους κανόνες μπορείτε να ακολουθήσετε για να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε πάντα ως ένα είδος, ανοιχτόμυαλος, συνεταιριστικός άνθρωπος με τον οποίο οι άνθρωποι πραγματικά απολαμβάνουν να δουλεύουν; Οι παρακάτω συμβουλές θα πρέπει να σας δώσουν ένα ξεκίνημα για πιο φιλικές και πιο παραγωγικές επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η γραμμή μεταξύ εμπιστοσύνης και αλαζονείας
Πολλές φορές, οι άνθρωποι που συναντούν αλαζονικά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν συνειδητοποιούν καν πώς συναντούν. Πολλές φορές προσπαθούν απλώς να εντυπωσιάσουν κάποιον ή να κερδίσουν το σεβασμό των συναδέλφων ή φίλων τους. Από όλα τα λάθη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κάνουν οι άνθρωποι - ειδικά στην εργασία - αυτό είναι το μεγάλο. Τόσοι πολλοί προσπαθούν να εντυπωσιάσουν το αφεντικό ότι πολλές φορές γίνεται ένα συνεχόμενο παιχνίδι ενός-upmanship μεταξύ των συναδέλφων. Όλοι θέλουν αυτή την προώθηση και συχνά η μοναδική άποψη απόδοσης που βλέπει ένας διευθυντής είναι αυτό που αναφέρεται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τουλάχιστον, αυτή είναι η διαδικασία σκέψης.
Το πρόβλημα αρχίζει όταν δείτε τη λέξη "εγώ" πολύ. "Θέλω να αρχίσουμε να το κάνουμε αυτό αμέσως", ή "θέλω να είμαι σαφής εδώ ..."
Οι φράσεις δεν είναι μόνο εγωκεντρικές. Επίσης, μετατρέπονται σε δικτατορική συνομιλία. Είναι σχεδόν σαν μια σχέση γονέα-παιδιού όπου ένα άτομο σκέφτεται ότι πρόκειται να υπαγορεύσουν όλους τους κανόνες, και εσείς υποτίθεται ότι απλά κλείστε και ακούστε.
Κανένας δεν θέλει να είναι στο λήμμα αυτής, και πιστέψτε με, δεν θέλετε να είστε στο τέλος της παράδοσης, είτε. Κανείς δεν θα σας αρέσει.
Η Carmine Gallo, σύμβουλος προπονητών και συγγραφέας, έγραψε ότι οι αλαζονικοί άνθρωποι τείνουν να αποφεύγουν την επαφή με τα μάτια. Μοιάζουν σχεδόν να σας μιλάνε, και όχι σε σας. Είναι επειδή δεν ενδιαφέρονται πραγματικά με τους οποίους μιλάνε, μόνο ότι αυτό που έχουν να πουν ακούγεται. Αυτό συναντάται και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω της συνεχούς χρήσης του "Ι", με λίγη προσοχή σε ό, τι λένε οι άλλοι, εκτός από τα περιστασιακά επιφανειακά σχόλια για την "εκτίμηση" της εισροής σας. Μπορείτε να στοιχηματίσετε ότι ο διαχειριστής δεν θα διαβάσει αυτό που γράφετε, αλλά θα είναι απασχολημένος προσπαθώντας να βρει αυτό που θέλει να πει στη συνέχεια.
Κανείς δεν σας χρειάζεται να "βγείτε", Big Guy.
Ένας άλλος υπαινιγμός ότι έχετε ένα αυτο-φουσκωμένο εγώ στα χέρια σας είναι όταν βρίσκεστε στη μέση μιας συνομιλίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία περιλαμβάνει μια λίστα CC με μερικούς ανθρώπους και στη συνέχεια έξω από το μπλε κάποιος ενώνει τη συνομιλία με τη φράση " Επιτρέψτε μου να μπεί εδώ για μια στιγμή ... "
Ακολουθεί ο τύπος της διατύπωσης, παρόμοιος με έναν "Επιτρέψτε μου να διευκρινίσω ..." για τους ανθρώπους που διαβάζουν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Τους λέει ότι νομίζετε ότι έχετε όλες τις απαντήσεις. Τους λέει ότι αισθάνεστε ότι έχουν παραπλανηθεί και λάθος μέχρι τώρα, και εδώ είστε - ο ήρωας με λαμπερή πανοπλία σε ένα άσπρο άλογο - που οδηγεί μέσα για να σώσει όλους από τη δική τους βλακεία και άγνοια.
Μεγάλη δουλειά, κύριε Ήρωα - απλά αποξενώσατε όλους στην ομάδα με τα πρώτα λόγια του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.
Ακολουθούν ορισμένες από τις πιο ισχυρές συμβουλές για ευγενική αλλά επαγγελματική επικοινωνία.
Να είστε ειλικρινείς και ταπεινωμένοι
Το σημάδι ενός αληθινού ηγέτη είναι εκείνο που όχι μόνο αναγνωρίζει ότι δεν έχει όλες τις απαντήσεις αλλά άλλα κράτη - συχνά και εμφατικά - ότι οι εργαζόμενοι είναι εκείνοι με τις μεγαλύτερες γνώσεις και δεξιότητες. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι να επικοινωνήσετε με τον υπάλληλό σας όταν στέλνετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στους ανωτέρους σας σχετικά με αυτούς και μιλάτε καλά γι 'αυτούς. Κάνετε το ίδιο όταν μιλάτε με άλλα μέλη της ομάδας - μιλήστε καλά για τους υπαλλήλους σας. Αναγνωρίστε πότε είχαν μεγάλη επιτυχία.
Μπορεί να είναι αντίθετη-διαισθητική για τους ανθρώπους που εισέρχονται σε μια θέση διαχείρισης για να μην οικοδομήσουν. Μετά από όλα, η θέση είναι μια εξουσία και προσφέρεται για αυτοεικόμψεις. Οι περισσότεροι διευθυντές θεωρούν ότι για το σεβασμό των εργαζομένων, πρέπει να εμφανίζονται διανοητικά ανώτεροι. Δυστυχώς, στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό κάνει το αντίθετο.
Κανε ερωτησεις
Φαίνεται περίεργο ως διευθυντής να ζητάει από τους υπαλλήλους σας απαντήσεις και όχι να τους δίνει τις απαντήσεις, αλλά το πιστεύετε ή όχι όταν ενδυναμώνετε τους ανθρώπους να αναπτύξουν λύσεις για σας, τους κάνει να σε σεβαστούν. Μόλις ολοκληρώσουν το καθήκον να βρουν μια απάντηση σε ένα πρόβλημα, όχι μόνο θα αισθάνονται πιο σίγουροι για τον εαυτό τους, αλλά θα θυμούνται επίσης ότι εσείς είστε εκείνος που τους ενέπνευσε να επιταχύνουν και να κερδίσουν αυτή την επιτυχία. Αυτό είναι το μυστικό της διαχείρισης - εστιάζοντας στην επιτυχία των ατόμων κάτω από σας, αντί να εστιάζετε μόνοι σας.
Σκεφτείτε το - είστε σε μια μοναδική θέση για να δημιουργήσετε μια ομάδα από πεπειραμένους, επιτυχημένους ανθρώπους που εργάζονται για σας . Απλώς φανταστείτε πόση περισσότερη ομάδα θα μπορούσε να επιτύχει από μια ομάδα που είναι γεμάτη με ανθρώπους που είναι δυσαρεστημένοι και μη κινητοποιημένοι.
Αλλά ... Μη χρησιμοποιείτε "Αλλά"
Μια άλλη αστεία τακτική που έχω δει να εμφανίζεται σε διευθυντές-ηλεκτρονικά ταχυδρομεία κατά τη διάρκεια των διαφόρων ταξιδιών μου είναι ολόκληρη η ρουτίνα δόλωμα-και-διακόπτη. Αυτός είναι ο τόπος όπου ο διαχειριστής ξεκινάει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια φιλοφρόνηση και στη συνέχεια κάνει μια εναλλαγή για να διαμαρτυρηθεί για κάτι ή να ζητήσει πρόσθετη εργασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα επιβλαβές, διότι δίνει την εσφαλμένη εντύπωση ότι πρόκειται να είστε ειλικρινείς και ταπεινοί (όπως συνιστάται παραπάνω) και δημιουργείτε τις προσδοκίες του υπαλλήλου ότι πρόκειται να λάβουν μια φιλοφρόνηση και, στη συνέχεια, το καταστρέφετε απλά κάνοντας ακριβώς το αντίθετο.
Αυτές είναι φράσεις όπως: "Εσείς κάνετε πολύ, αλλά ..." ή "Μου αρέσει αυτό που κάνατε με αυτό το διάγραμμα, αλλά ..."
Αυτό είναι στην πραγματικότητα το κοριτσάκι των ηλικιωμένων συμβουλών που παρέχονται στα διευθυντικά στελέχη ότι πρέπει πάντα να ξεκινούν ένα ηλεκτρονικό μήνυμα που ζητάει κάτι ή να επικρίνει κάτι με κάτι θετικό για να "μαλακώσει το χτύπημα". Μην με πάρτε λάθος, κάνουμε ειλικρινά, αυτό πραγματικά λειτουργεί. Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να το πράξουν με ειλικρίνεια, και αντ 'αυτού απλά συναντάμε ως ένα συγκαταβατικό, πομπώδες κώλο.
Εκτός αν νομίζετε ειλικρινά ότι κάποιος κάνει καλή δουλειά - απλά παρακάμψτε τις κενές φρεσκάδες και κατεβείτε στην επιχείρηση. Ο υπάλληλός σας θα εκτιμήσει ότι αντιμετωπίζεται σαν ένας ενήλικας και όχι σαν ένας 5χρονος.
Εμφάνιση ατόμων που σας ενδιαφέρουν τι λένε
Εάν θέλετε οι υπάλληλοί σας ή οι συνεργάτες σας να σας εκτιμήσουν και να αισθανθείτε ότι είστε αυθεντικό πρόσωπο, είναι σημαντικό να είστε ειλικρινείς και απλοί με τους ανθρώπους. Το να είσαι ευτυχισμένος είναι σπουδαίο, αλλά το να είσαι θετικός απλώς και μόνο για να είσαι θετικός έρχεται σε επαφή με τόσο άδειο και να παρηγορήσει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση "πείτε κάτι θετική πρώτη" όταν στέλνετε κακά νέα, κάντε το αυθεντικό. Μην πείτε απλώς "είστε ένας φοβερός υπάλληλος", αλλά αντίθετα αναφέρετε κάτι που έχουν κάνει συγκεκριμένα αυτό που δείχνει ότι. Αυτό τους λέει ότι πραγματικά δίνετε προσοχή - σας νοιάζει τι κάνουν και τι λένε.
Η διαχείριση των ανθρώπων είναι μάλλον μια από τις σκληρότερες δουλειές εκεί έξω, επειδή είναι ανθρώπινη φύση να δυσπιστεί και να αντιπαθεί την εξουσία. Όταν είστε σε θέση εξουσίας, το καθιστά πολύ πιο απαραίτητο να είσαι ταπεινός, αυθεντικός και ειλικρινής.
Δεν αρκεί να πείτε ότι ενδιαφέρεστε για τους ανθρώπους. Δείξε το.
Δεν είναι αρκετά σημαντικό να πείτε ότι εκτιμάτε κάποιον. Περιγράψτε γιατί.
Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι άνθρωποι πρόκειται να κάνουν κάθε λογής υποθέσεις για το τι λέτε - οπότε μην αφήνετε περιθώρια για παρερμηνείες. Οι άνθρωποι θα εκτιμήσουν την ειλικρίνειά σας και την ειλικρίνεια - όχι μόνο τους υπαλλήλους σας αλλά και τους συναδέλφους σας. Αν το τραβήξετε καλά, κάποια μέρα θα βρεθείτε στο τέλος λήψης ενός βραβείου "διακεκριμένου ηγέτη".
Πώς προσπαθείτε να επικοινωνείτε καλά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Τι είδους προσέγγιση χρησιμοποιείτε για να βεβαιωθείτε ότι δεν προσβάλλετε ή δεν προσποιηθείτε τους ανθρώπους; Μοιραστείτε τις δικές σας συμβουλές στην παρακάτω ενότητα σχολίων!
Image Credit: Επιχειρηματίας εγωκεντρικός, επιχειρηματίας που καλύπτει πρόσωπο, συζητάει συναδέλφους, γκρινιάζει αφεντικό, μεγάλο επιχειρηματία (όλα μέσω Shutterstock)