Είστε άρρωστοι να διαχειριστείτε τα έντυπα που απαιτούνται για το ελεύθερο έργο σας ή τις μικρές επιχειρήσεις; Κάθε φορά που χρειάζεστε έναν πελάτη για να υπογράψετε ένα έντυπο ή να έχετε μια νέα μίσθωση, συμπληρώστε τυποποιημένες γραφικές εργασίες, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πόρους για την εκτύπωση και την αποθήκευση αυτών των εγγράφων. Και όταν πρέπει να κάνετε αλλαγές σε ένα PDF, λογισμικό όπως το Adobe Acrobat κοστίζει μια περιουσία.
Υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε τα έγγραφα των επιχειρήσεων σας. Γνωρίστε τη PDFfiller, την πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων all-in-one. Σας επιτρέπει να επεξεργάζεστε τα PDF σε απευθείας σύνδεση χωρίς πρόσθετο λογισμικό, να αποθηκεύετε όλα τα έγγραφά σας στο σύννεφο και να τα στέλνετε για υπογραφές. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς αυτό το λογισμικό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια.
Ξεκινώντας με το PDFfiller
Ανατρέξτε στη σελίδα εγγραφής του PDFfiller για να ξεκινήσετε. Θα πρέπει απλώς να δώσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και έναν κωδικό πρόσβασης για να εγγραφείτε και να αξιολογήσετε την υπηρεσία. Αφού γίνει, θα δείτε τη σελίδα MyBox, η οποία συλλέγει όλα τα έγγραφά σας για ασφαλή φύλαξη.
Φυσικά, δεν μπορείτε να στείλετε τυχόν αρχεία PDF για υπογραφές αν δεν έχετε. Εάν θέλετε να ξεκινήσετε φρέσκα, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία εγγράφου για να ξεκινήσετε με μια κενή σελίδα ή να ξεκινήσετε με ένα δημοφιλές πρότυπο.
Αλλιώς, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέου εγγράφου για να εισαγάγετε ένα PDF σε αρχείο PDF. Θα δείτε μια ποικιλία επιλογών - μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας ή να συνδεθείτε με υπηρεσίες cloud όπως Dropbox, Box και OneDrive για να προσθέσετε εύκολα νέα κείμενα. Η υπηρεσία μπορεί επίσης να συνδεθεί στο λογαριασμό σας Google, ώστε να μπορείτε να εισάγετε τα Έγγραφα Google για υπογραφή και κοινή χρήση. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα PDF εισάγοντας μια διεύθυνση URL.
Το PDFfiller σας παρέχει επίσης μια μοναδική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην οποία μπορεί κανείς να στείλει μια φόρμα. Αφού λάβετε ένα PDF σε αυτά τα εισερχόμενα, θα εμφανιστεί στο φάκελο Εισερχόμενα . Για να βρείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επισκεφθείτε την καρτέλα Email στη σελίδα Εισερχόμενα . Μπορείτε να στείλετε τα έντυπά σας μέσω αυτής της διεύθυνσης ή να τα δώσετε σε άλλους, ώστε να μπορούν να τα στείλουν σε εσάς.
Αλλά ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά του PDFfiller προέρχεται από την ενσωματωμένη βιβλιοθήκη του . Εάν αναζητάτε μια τυποποιημένη φόρμα όπως το 1099, μπορείτε να την αναζητήσετε και να την προσθέσετε στη βιβλιοθήκη σας χωρίς να εγκαταλείψετε ποτέ την εφαρμογή. Για εκείνους που χρησιμοποιούν πολλές κοινές μορφές, αυτό είναι ένας τεράστιος χρόνος-αποταμιευτής. Θα δείτε επίσης την καρτέλα Προτεινόμενα έγγραφα στην αριστερή πλευρά που συνιστά νέα έγγραφα με βάση τα στοιχεία του λογαριασμού σας.
Μόλις μεταφορτώσετε ή επιλέξετε το PDF σας, ήρθε η ώρα να επεξεργαστείτε.
Επεξεργασία αρχείων PDF και Προσθήκη πεδίων
Κάντε διπλό κλικ σε ένα έγγραφο της συλλογής σας για να το ανοίξετε στο ενσωματωμένο πρόγραμμα επεξεργασίας του PDFfiller. Από την κορυφή, θα δείτε γρήγορα εργαλεία για την προσθήκη κειμένου, σφραγίζοντας την υπογραφή σας ή τη σημερινή ημερομηνία, τονίζοντας και άλλα. Κάντε κλικ σε ένα εργαλείο για να το επιλέξετε, μετά ποντίκι σε μια περιοχή στο έγγραφό σας και κάντε ξανά κλικ για να το τοποθετήσετε.
Όταν έρθει η ώρα να υπογράψετε, έχετε πολλές επιλογές για την ψηφιοποίηση της υπογραφής σας. Μπορείτε να το σχεδιάσετε χρησιμοποιώντας το ποντίκι, να κρατήσετε ένα κομμάτι χαρτιού πάνω στην κάμερά σας ή να ανεβάσετε ένα αρχείο που το περιέχει. Ωστόσο, ο ευκολότερος τρόπος είναι απλά να πληκτρολογείτε το όνομά σας, καθώς το PDFfiller θα το μετατρέψει σε χειρόγραφη γραμματοσειρά - δεν απαιτείται χαρτί ή αρχεία.
Εάν έχετε ανοίξει ένα PDF από τη βιβλιοθήκη, θα δείτε πιθανώς τα πεδία που μπορούν να πληρωθούν που έχουν ήδη επισημανθεί για την ευκολία σας. Αναζητήστε την καρτέλα Προσθέστε καταγεγραμμένα πεδία στη δεξιά πλευρά για να προσθέσετε τη δική σας εάν χρειάζεται. Μπορείτε να επιλέξετε από διάφορους τύπους δεδομένων, όπως κείμενο, αριθμούς, αρχικά, υπογραφές και άλλα. Αυτά σας επιτρέπουν να καθορίσετε πού πρέπει να εισάγει πληροφορίες οι υπογράφοντες και μπορείτε να ζητήσετε από αυτούς να συμπληρώσουν τα πιο σημαντικά πεδία, ώστε να μην παραμείνουν κενά.
Αποστολή εγγράφου
Αφού τελειώσετε προσθέτοντας τα στοιχεία της φόρμας και συμπληρώσατε το τμήμα του εγγράφου σας, έχετε πολλούς τρόπους να το στείλετε. Θα δείτε προτροπές για κάθε επιλογή μετά την αποθήκευση ενός PDF και μπορείτε να τα μοιραστείτε χρησιμοποιώντας τις εντολές στην αριστερή πλευρά του MyBox . Αν θέλετε να εξάγετε, μπορείτε να εκτυπώσετε το PDF, να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο στον υπολογιστή σας ή ακόμα να το κατεβάσετε σε μορφή Microsoft Word.
Είναι ενδιαφέρον ότι το PDFfiller διαθέτει μια νέα λειτουργία που σας επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία PDF μέσω ταχυδρομείου. Απλά εισάγετε μια διεύθυνση και τη διεύθυνση επιστροφής και το PDFfiller θα εκτυπώσει το έγγραφό σας και θα το στείλει με ασφάλεια μέσω του Αμερικανικού Ταχυδρομείου. Αυτό κοστίζει $ 3 για την First Class Mail ή $ 8 για την πιστοποιημένη αλληλογραφία, η οποία περιλαμβάνει έναν αριθμό παρακολούθησης. Εάν πρέπει να παραδώσετε ένα PDF σε κάποιον που δεν χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αυτό σας επιτρέπει να το στείλετε χωρίς να αφήσετε το σπίτι σας.
Μπορείτε να στείλετε ένα PDF μέσω SMS ή email, το οποίο παρέχει έναν ασφαλή κωδικό για την αποφυγή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα αποστολής μέσω φαξ ακόμη και χωρίς μηχανή. Χρησιμοποιώντας το SendToSign, μπορείτε να ζητήσετε υπογραφή στο έγγραφο από έως και 20 άλλα άτομα. Όπως ένα Έγγραφο Google, μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε άλλους για να επεξεργαστείτε το PDF σε συνεργασία.
Μια άλλη μοναδική επιλογή είναι η δυνατότητα LinkToFill . Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε τη φόρμα διαθέσιμη για οποιονδήποτε να υπογράψει ανά πάσα στιγμή. Αφού συμπληρώσετε ορισμένες βασικές πληροφορίες, το PDFfiller σας παρέχει έναν άμεσο σύνδεσμο, έναν κώδικα HTML και έναν κώδικα QR. Τότε μπορείτε να τα στείλετε όσο θέλετε, έτσι ώστε όλοι να μπορούν να έχουν ένα αντίγραφο ή να τις ενσωματώσουν στην εσωτερική ιστοσελίδα της εταιρείας σας.
Αφού στείλετε ένα έγγραφο
Αφού στείλετε ένα έγγραφο μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS ή άλλης μεθόδου, αυτό το άτομο θα μπορεί να κάνει λήψη ενός αντιγράφου. Μπορείτε να προσαρμόσετε ένα μήνυμα. θα δουν κάτι τέτοιο όταν κάνουν κλικ στον σύνδεσμο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Εάν χρειάζεστε υπογραφές στο έγγραφο, θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε το SendToSign, όχι την κοινή χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν επιλέγετε αυτήν την επιλογή, μπορείτε να ορίσετε διάφορες επιλογές για την προστασία της ασφάλειας των εγγράφων σας. Εάν θέλετε να στείλετε ένα έγγραφο για να υπογράψει ο καθένας (ακόμα και με σειρά), μπορείτε να το επιλέξετε. Αλλιώς, το PDFfiller θα στείλει σε κάθε παραλήπτη το δικό του αντίγραφο. Καταχωρίστε τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των παραληπτών και μπορείτε επίσης να επιλέξετε την προσθήκη μιας επιλογής ασφάλειας κωδικού πρόσβασης ή φωτογραφίας.
Όταν ο παραλήπτης έχει κατεβάσει το PDF, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας ενημερώσουμε ότι έχει προβληθεί. Αν κάποιος πάει πολύς χρόνος για να απαντήσει, μπορείτε εύκολα να στείλετε ξανά ένα έγγραφο με ένα κλικ. Η καρτέλα " Εξερχόμενα " συγκεντρώνει όλα όσα έχετε στείλει. Φυσικά, θα βρείτε στοιχεία που έχουν μοιραστεί μαζί σας άλλοι χρήστες του PDFfiller στην καρτέλα Εισερχόμενα .
Τιμολόγηση
Με ένα σύνολο χαρακτηριστικών όπως αυτό, θα περιμένατε μια τιμή των εκατοντάδων ανά μήνα. Ενώ οι ανταγωνιστές χρεώνουν ένα υψηλό τέλος για αυτές τις υπηρεσίες, το PDFfiller προσφέρει περισσότερα χαρακτηριστικά για ένα κλάσμα του κόστους. Περιλαμβάνεται σε κάθε σχέδιο οι εφαρμογές για κινητά και οι ενσωματώσεις με δημοφιλείς υπηρεσίες cloud χωρίς επιπλέον χρέωση.
Ρίξτε μια ματιά στη σελίδα των σχεδίων για να βρείτε το σωστό για εσάς. Εάν δεν χρειάζεστε πολλές δυνατότητες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το προσωπικό πρόγραμμα PDFfiller για μόλις $ 6 / μήνα. Μεγαλύτερες επιχειρήσεις μπορούν να δοκιμάσουν το Επαγγελματικό σχέδιο για $ 10 / μήνα, ενώ το premium business plan είναι μόνο $ 15 / μήνα.
Η πλήρης λύση εγγράφων σας
Έχουμε περπατήσει μέσα από τα βασικά χαρακτηριστικά του PDFfiller - δημιουργώντας PDFs, στέλνοντάς τα έξω και διαχειρίζοντας τα εισερχόμενά σας. Αν είστε άρρωστοι που εργάζονται με έγγραφα και υπογραφές και δεν θέλετε να πληρώσετε ένα τεράστιο ποσό για το Adobe Acrobat, το PDFfiller είναι για εσάς. Ο ηλεκτρονικός επεξεργαστής προσφέρει τις πιο σημαντικές λειτουργίες PDF χωρίς ακαταστασία, έχετε πολλούς τρόπους για να μοιράζεστε αρχεία PDF και να συλλέγετε υπογραφές και τα inboxes διευκολύνουν τον έλεγχο της κατάστασης των εγγράφων σας.
Το PDFfiller είναι μια ολοκληρωμένη σουίτα διαχείρισης εγγράφων και θα την συνιστούσα σε όποιον θέλει να πάρει τα χαρτιά της στην ψηφιακή σφαίρα.
Ποια είναι η τρέχουσα λύση διαχείρισης εγγράφων; Ενημερώστε μας αν έχετε χρησιμοποιήσει το PDFfiller στα σχόλια!
Image Credit: Αφρική Studio μέσω του Shutterstock.com