Γιατί η αναβλητικότητα δεν μπορεί να θεραπευθεί με εφαρμογές διαχείρισης εργασιών [Γνωμοδότηση]

Διαφήμιση

Η διαχείριση του χρόνου είναι κάτι που σχεδόν όλοι μας αγωνιζόμαστε. Για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα έχω αγωνιστεί με αυτό, και σε ορισμένες πτυχές το κάνω ακόμα. Μία από τις πολλές μου μεθόδους για να «ξεπεράσω» την έλλειψη διαχείρισης χρόνου μου ήταν να χρησιμοποιήσω εφαρμογές διαχείρισης εργασιών: Θυμηθείτε το γάλα 8 Εύκολοι τρόποι για να διαχειριστείτε τις εργασίες με θυμάστε το γάλα 8 Εύκολοι τρόποι για να διαχειριστείτε τις εργασίες με το να θυμάστε το γάλα Διαβάστε περισσότερα, Producteev, Toodledo Πώς να προσαρμόσετε το Toodledo για να παραγάγετε παραγωγικά τα πράγματα που έγιναν κατά την ημέρα σας Πώς να προσαρμόσετε το Toodledo για να δημιουργήσετε τα πράγματα στην παραγωγή σας την ημέρα σας Διαβάστε περισσότερα, Todoist Todoist - Απλή αλλά ισχυρή Διαχείριση Εργασιών Todoist App - Απλή αλλά ισχυρή εφαρμογή διαχείρισης εργασιών Διαβάστε περισσότερα, Wunderlist Wunderlist Syncs Οι δικές σας λίστες εργασιών σε Windows PC και Mac Wunderlist Συγχρονίζει τις λίστες που θέλετε να εκτελείτε σε Windows PC και Mac Διαβάστε περισσότερα ... Έχω δοκιμάσει όλα αυτά.

Άρχισα να αντιλαμβάνομαι ότι το πρόβλημα δεν βρισκόταν στην ίδια την εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, αλλά περισσότερο μέσα στη συσκευή που χρησιμοποιούσα για την πρόσβαση στην εφαρμογή - στον υπολογιστή μου. Ίσως αν εφαρμογές λειτουργούσαν σαν κολλώδεις σημειώσεις σε όλη την οθόνη του υπολογιστή σας, θα είμαστε πιο παραγωγικοί μαζί τους. Αλλά και πάλι, αυτό μπορεί επίσης να είναι αντιπαραγωγικό. Στην δική μου εμπειρία, εάν είστε εθισμένοι στον υπολογιστή όπως εγώ, οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν μόνο να επιδεινώσουν το πρόβλημα.

Μην ξεγελάτε τον εαυτό σας

Ας πάρουμε το πιο προφανές από το δρόμο πρώτα. Όλοι μας πείθουμε για τα πράγματα. Για μένα, ήταν ότι ήμουν παραγωγικός όταν δεν ήμουν. Χρησιμοποίησα τους διαχειριστές των εργασιών για να αποθηκεύσω όλα όσα έπρεπε να κάνω, αλλά υπήρξαν προβλήματα με την προσέγγισή μου. Πρώτον, ένιωσα ότι θα με έκαναν πιο παραγωγικό. Αν βρεθήκατε να σκεφτείτε αυτό, τότε είστε στο ίδιο σκάφος που ήμουν. Το μόνο πράγμα που μπορεί να σας κάνει πιο παραγωγικούς είναι εσείς. Εσείς . Δεν υπάρχει κάποια εφαρμογή στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού ή στο smartphone σας.

Στη συνέχεια, πρόκειται για συνέπεια. Αυτό είναι ένα άλλο πράγμα που οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών δεν μπορούν να κάνουν - δεν μπορούν να σας κάνουν να τις χρησιμοποιήσετε. Μπορούν να διευκολύνουν τη χρήση τους, και κάποιοι κάνουν μια σπουδαία δουλειά σε αυτό, αλλά δεν μπορούν να σας αναγκάσουν να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή ή την ιστοσελίδα και να σας κάνει να εργάζεστε σε πράγματα. Αυτό γίνεται πίσω από την παραγωγικότητά σας, όχι από την εφαρμογή. Η εφαρμογή μπορεί να σας βοηθήσει στην παραγωγικότητα εάν έχετε τα σωστά πράγματα στη σειρά, αλλά αν ψάχνετε τρόπους για να θεραπεύσετε την αναβλητικότητα, οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν να προστεθούν σε αυτό.

Παραγωγικότητα έναντι της "προσαρμοστικότητας"

"... Οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν να προστεθούν μόνο σε αυτό." Οι ίδιες λέξεις που ολοκλήρωσαν την τελευταία ενότητα είναι ακριβείς λέξεις που αντιπροσωπεύουν το δεύτερο μάθημα περισσότερο. Και ίσως το προηγούμενο κομμάτι να μην ξεγελάτε τον εαυτό σας και αυτό το τμήμα να επικαλύπτεται μερικά, αλλά υπάρχουν κάποιες διαφορές. Για να προχωρήσω σε αυτό, συχνά βρήκα τον εαυτό μου να χρονοτριβεί μέσα στις διάφορες εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μου. Πώς θα μπορούσα να το κάνω αυτό με το έργο μου ακριβώς μπροστά μου; Λοιπόν, είναι παρόμοιο με το doodling σε αυτή τη λίστα εργασιών που περιέχει την εργασία της ημέρας σας για να τελειώσετε.

Όπως ήδη γνωρίζετε, η "προσαρμοστικότητα" (pronounced customize-it-iv-it-y) είναι μια εντελώς φτιαγμένη λέξη, που προέρχεται από το λεξιλόγιό μου και εμπνέεται από την "παραγωγικότητα" (ή τουλάχιστον πώς ακούγεται). Το βρήκα αρκετά εμφανές στις δικές μου εμπειρίες με τις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών. Η προσαρμοστικότητα είναι βασικά όταν ξοδεύετε περισσότερο χρόνο προσθέτοντας εργασίες και προσθέτοντας σήματα, ταξινομώντας και επισημαίνοντάς τα από ό, τι πραγματικά τα ολοκληρώνετε και πετυχαίνοντας τα πράγματα. Ένα άλλο χαρακτηριστικό της προσαρμοστικότητας είναι ότι η εφαρμογή διαχείρισης εργασιών σας φαίνεται μεγάλη και φαίνεται ότι έχετε ένα υπέροχο σύστημα, αλλά το πραγματικό επίπεδο παραγωγής σας είναι μια άλλη ιστορία.

Μια παρόμοια πρακτική με αυτή (η οποία μπορεί επίσης να γίνει με τυπικές λίστες επί πληρωμής) είναι να προσθέσετε πράγματα μόνο για να τα ξεπεράσετε. Αυτά είναι συχνά μικρά, ασήμαντα καθήκοντα που πραγματικά δεν θα χρειαστεί να "διαχειριστείτε" και μπορεί να χρειαστούν ακόμη περισσότερο χρόνο για να τα προσθέσετε στην εφαρμογή από ό, τι πραγματικά να τα κάνετε.

Μόνο Αληθινά ευεργετικά ενώ βρίσκεστε σε κίνηση (με έξυπνο τηλέφωνο)

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που εμπόδισαν οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών να με βοηθήσουν πραγματικά ήταν η έλλειψη smartphone μου. Όπου οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές είναι πολύ χρήσιμες εν κινήσει, δεν θα μπορούσα να επωφεληθώ από αυτό το χαρακτηριστικό λόγω της έλλειψης μου μιας έξυπνης κυψελοειδούς συσκευής. Ίσως το βλέμμα μου στις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών να είναι λίγο διαφορετικό αν είχα ένα. Ξέρω πότε θα το κάνω, αναμφισβήτητα θα τα δοκιμάσω και θα δούμε πόση διαφορά κάνουν. Μπορώ να φανταστώ την ευκολία να μπορώ να πληκτρολογήσω τη λίστα αγορών σας στο φορητό υπολογιστή σας και στη συνέχεια να την έχετε πρόσβαση στο κατάστημα. Ή αντί να γράφετε όλα τα πράγματα και να χάσετε το χαρτί, τα έχετε ήδη στο τηλέφωνό σας και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όλη την ημέρα.

Αλλά αυτό το παίρνει πίσω στο μυαλό μου. Αν δεν έχετε smartphone (και ακόμα πολλοί άνθρωποι δεν το κάνουν), οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών είναι ακόμα πιο αντιπαραγωγικές από ό, τι αν το κάνατε.

Λιγότερο χρήσιμο για εργασίες εκτός υπολογιστή

Εάν κάθεστε στον υπολογιστή σας προσπαθώντας να "διαχειριστείτε" εργασίες που δεν μπορούν να γίνουν σε έναν υπολογιστή, απλώς παρατείνετε την αναβλητικότητα σας. Ωστόσο, κάπως έχετε πείσει τον εαυτό σας να σκέφτεστε ότι εργάζεστε σε αυτό. Ακούγεται οικείο? Μου κάνει. Έχω ασκήσει συχνά customiztivity με εργασίες που πραγματικά δεν χρειάζεται να γίνουν στον υπολογιστή μου, αλλά προσπαθώ να έχω τον υπολογιστή μου δίπλα μου ενώ τα κάνω έτσι ώστε να μπορώ να τα διασχίσω ή να τα «παραπέμψω» σε αυτή την εργασία εφαρμογή διαχείρισης. Αυτό το μόνο βοηθά στην απόσπαση της προσοχής γιατί πιθανότατα (αν δεν είμαι πολύ πειθαρχημένος, που δεν είμαι) έχουν και άλλες καρτέλες και προγράμματα ανοιχτά: Facebook, TweetDeck, Gmail (το οποίο είναι χειρότερο από οποιαδήποτε εφαρμογή διαχείρισης εργασιών όπως υπάρχουν παραγωγικά και μη παραγωγικά θέματα που αναμιγνύονται και τα οποία απαιτούν την άμεση προσοχή σας).

Κάτω, αν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης εργασιών, ίσως να προσπαθήσετε να μην συμπεριλάβετε τα καθήκοντα που δεν σχετίζονται με τον υπολογιστή σας για να ξεφύγετε από αυτό για λίγο. Επιπλέον, η διαφυγή της τεχνολογίας είναι πάντα καλό για το μυαλό σας Πάρτε ένα διάλειμμα από το Διαδίκτυο - θα ευχαριστήσετε τον εαυτό σας αργότερα [γνώμη] Πάρτε ένα διάλειμμα από το Διαδίκτυο - θα ευχαριστήσετε τον εαυτό σας αργότερα [γνώμη] Ω, το Διαδίκτυο. Μια από τις πιο σύγχρονες εφευρέσεις του παρελθόντος αιώνα, ίσως ακόμη και σε όλη την ανθρώπινη ιστορία. Ποτέ πριν δεν ήταν όλα διαθέσιμα σε τόσο λίγη προσπάθεια για τόσο χαμηλό ... Διαβάστε περισσότερα.

Το Internet είναι (σχεδόν) πάντα απαραίτητο

Όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορούν να βοηθήσουν στην απόσπαση της προσοχής εάν δεν εστιάζετε, αλλά το Διαδίκτυο είναι ένας εφιάλτης για να γίνουν τα πράγματα. Αυτό για μένα είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών είναι επιβλαβείς για την παραγωγικότητα, επειδή είστε στην άμεση πηγή της απόσπασης της προσοχής (για τις περισσότερες εφαρμογές, αν και κάποιοι λειτουργούν καλά χωρίς το Διαδίκτυο). Είναι σαν να βάζετε το κυβικό δεξιό κτύπημά σας στη μέση μιας πολυσύχναστης διασταύρωσης και στη συνέχεια να σκεφτείτε ότι θα ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Προφανώς αυτό είναι παράλογο - δεν θα λειτουργούσε. Θα υπάρξουν αναταραχές, κίνδυνοι, πόσο μάλλον ο άνεμος φυσάει τα χαρτιά σας κάθε πού. Χρειάζεται να συνεχίσω; Σκέφτηκα έτσι ... γιατί γιατί να απορρίψουμε το Διαδίκτυο; Λοιπόν, αυτό απαιτεί σίγουρα μια μορφή πειθαρχίας και αυτό δεν είναι το σφάλμα εφαρμογών διαχείρισης εργασιών. Αλλά μερικές φορές, δικαιολογούσα να μην απενεργοποιώ το Wi-Fi μου επειδή χρησιμοποιώ μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών. Αυτό δεν συμβαίνει πάντα, αλλά μπορεί να διαδραματίσει κάποιο ρόλο. Στη συνέχεια, πριν το ξέρω, έχω πάει σε κάποια ιστοσελίδα που δεν έχω ιδέα πώς πήρα.

συμπέρασμα

Ίσως είμαι σε αυτό μόνο και κανείς δεν θα μπορέσει να συνδεθεί με αυτό το άρθρο, αλλά ακόμα κι έτσι, θέλω να είναι μια προειδοποίηση για να σας κρατήσω από το να πέσετε σε αυτή την παγίδα. Δεν κατηγορώ το λογισμικό διαχείρισης εργασιών. Έχω πραγματικά γνωρίσει τους ανθρώπους πίσω από Producteev και πιστεύω ότι είναι μια θαυμάσια εφαρμογή, αλλά ακόμη και με αυτό, βρήκα τον εαυτό μου πέφτουν σε αυτή την τάση. Η τάση είναι η δικαιολογία για την καθυστέρηση, η μείωση της παραγωγικότητας και η σκέψη ότι κάνω καλά επειδή χρησιμοποιώ μία από τις εφαρμογές. Έχω επίσης διαπιστώσει ότι αν είστε αρκετά απασχολημένοι και δώσετε στον εαυτό σας πνευματικές προθεσμίες ή αποκλείετε σημεία σε ένα χρονοδιάγραμμα, η ανάγκη σας για ένα διευθυντή εργασιών μειώνεται. Όλες οι ροές εργασίας μας είναι διαφορετικές και μερικές εξαρτώνται από τις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών για να γίνουν τα πάντα και να παραμείνουν οργανωμένες. Μπορώ να έχω σχέση με αυτό και υπήρξαν στιγμές που ήταν πολύ επωφελείς. Αλλά το επιχείρημά μου είναι να μην τα βασίζεστε και αν δεν βρίσκεστε πραγματικά να προσθέτετε καθήκοντα, μην κάνετε μόνοι σας να το χρησιμοποιήσετε μόνο για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή.

Μια τελευταία σκέψη είναι ότι οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν να είναι επωφελείς, αν έχετε τα σωστά πράγματα στη θέση τους.

Είχατε καλή ή κακή εμπειρία με τις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών; Δεν ρωτάω για συγκεκριμένα, αλλά μόνο για τη συνολική σας εμπειρία με αυτούς γενικά. Έχετε μια διαφορετική προοπτική για να ξεπεραστεί η αναβλητικότητα που θεωρείτε ότι λείπει σε αυτό το άρθρο; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα σχόλια!

Πιστοποίηση εικόνας: Παρακολούθηση που καλύπτεται σε κολλώδεις σημειώσεις μέσω του Shutterstock
Image Credit: Δημοσίευση Σημείωση Με Αργοπορημένα Μήνυμα μέσω Shutterstock
Image Credit: Smartphone με το Check Mark μέσω Shutterstock
Image Credit: Internet Laptop μέσω του Shutterstock