Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σκληρά. Είναι πραγματικά δύσκολο να περάσετε αυτό που πραγματικά θέλετε να πείτε σε ένα email και το ήμισυ του χρόνου οι άνθρωποι σχεδόν πάντα θα σας παρεξηγήσουν. Πολύ το πρόβλημα έρχεται στο γεγονός ότι οι άνθρωποι που γράφετε δεν μπορούν να δουν το πρόσωπό σας. Δεν μπορούν να δουν το χαμόγελο στο πρόσωπό σας και δεν μπορείτε να δείτε την έκφραση στο πρόσωπό τους - η φυσική ανθρώπινη ικανότητα να κατανοήσουμε το σύνθημα με λόγια μέσω της έκφρασης του προσώπου είναι εντελώς άκυρη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Έτσι, τι μπορεί να αντικαταστήσει την έκφραση του προσώπου και τον τόνο της φωνής; Πώς μπορείτε να μεταφέρετε αποτελεσματικά το μήνυμά σας χωρίς να χτυπάτε σε σας όλους τους φίλους σας ή όλους τους υπαλλήλους στο γραφείο;
Ο συγγραφέας Peter Drucker έγραψε κάποτε: «Το πιο σημαντικό πράγμα στην επικοινωνία είναι να ακούει τι δεν λέει ». Θα έκανα ένα βήμα παραπάνω από αυτό και θα έλεγα ότι το πιο σημαντικό πράγμα για την αποστολή ενός μηνύματος διευκρινίζεται αρκετά ώστε ο αποδέκτης δεν ακούει τι δεν λέγεται. Στην πραγματικότητα, αυτό που προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα με την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι όταν το άτομο που λαμβάνει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ερμηνεύει όλα τα είδη των τρομερών πράξεων που έχετε υπονοήσει, ακόμα και όταν έχετε γράψει μόνο μία γραμμή.
Αυτό οδηγεί στο μίσος και τη δυσαρέσκεια. Αυτό δημιουργεί δυσαρέσκεια. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο τύπος πέρα από το τραπέζι κατά την πρωινή συνάντηση είναι φανερό σε σας, επειδή τον είχατε cc'd σε ένα email που έστειλε χθες το απόγευμα, και το πήρε ως προσωπική επίθεση.
Δημιουργώντας το τέλειο email σας
Εδώ στο MUO, έχουμε καλύψει πολλά για την τεχνική πτυχή της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων ανώνυμα Πώς να στείλετε πλήρως ανώνυμα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία: 5 Αποτελεσματικές μέθοδοι Πώς να στείλετε πλήρως ανώνυμα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία: 5 αποτελεσματικές μέθοδοι Αυτές τις μέρες είναι εύκολο να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς αποκαλύπτοντας την πραγματική ταυτότητά σας. Ακολουθούν ορισμένοι από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους αποστολής και λήψης ανώνυμων ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Διαβάστε περισσότερα ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μου σχετικά με την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Excel Πώς να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Χρησιμοποιώντας δέσμες ενεργειών VBA Πώς να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Χρησιμοποιώντας δέσμες ενεργειών VBA Θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε τα αυτοματοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Excel χρησιμοποιώντας τα Collaboration Data Objects, (CDO) και δέσμες ενεργειών VBA. Τα πρότυπα κωδικών μας κάνουν αυτό πολύ πιο εύκολο από ό, τι ακούγεται! Διαβάστε περισσότερα . Αλλά τι γίνεται με την πλευρά των συναισθημάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Τι γίνεται με τον τρόπο με τον οποίο συναντάτε τα μηνύματά σας και τους καλύτερους τρόπους να παρουσιάζετε τον εαυτό σας στη γραπτή λέξη, η οποία δεν θα αποκλείσει όλους τους ανθρώπους που σας τσακίζουν όλη την ώρα;
Λοιπόν, δεν είναι χωρίς πάρα πολλή πνοή και πόνο που μπορώ να σταθώ εδώ σήμερα και να σας πω ότι είμαι τώρα σε θέση να βοηθήσω. Έχω κάνει ακριβώς για κάθε λάθος που μπορεί να γίνει με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ξεκινώντας από τις πρώτες μέρες στο κολέγιο, όταν προσπάθησα να ξεκινήσω μια πολυεπίπεδη επιχείρηση μάρκετινγκ μέσω μαζικής αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους στην πανεπιστημιούπολη. Μέσα σε μια μέρα, είχα κλείσει το λογαριασμό μου για 24 ώρες και μια μεγάλη, δυσάρεστη προειδοποίηση από τον διαχειριστή mainframe της IBM για το τι ορίζει το "spamming".
Δεν ήταν τόσο πολύ ένα μάθημα στην εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς ήταν μια κλήση αφύπνισης που το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί πραγματικά να σας φέρει σε μπελάδες αν το χειρίζεστε λάθος. Μέσα από τα χρόνια έχω προσβάλει τους ανθρώπους, έχω προσβληθεί, και έχω έρθει σε επική θραύση-και-καψίματος λέξη-μάχες με τους ανθρώπους. Θα ήθελα να πω κάποιος κέρδισε - αλλά κανείς δεν κερδίζει ποτέ. Αυτός είναι ο λόγος που στέκομαι εδώ σήμερα, ελπίζοντας να βοηθήσω τις μελλοντικές λεγεώνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να προετοιμάσουν καλύτερα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν κάνουν κλικ στο κουμπί αποστολής.
1. Αποστολή ενός μυθιστορήματος
Μία από τις πρώτες ένοχες αμαρτίες μου όταν άρχισα να δουλεύω ως μηχανικός ήταν ότι σχεδόν πάντα θα γράφω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απλώνονταν σε τρεις ή τέσσερις παραγράφους. Ο λόγος δεν ήταν μόνο επειδή μπορώ να πληκτρολογήσω αρκετά γρήγορα, αλλά γιατί πάντα ένιωθα σαν να αφήσω κάποιες λεπτομέρειες έξω, οι άνθρωποι δεν θα καταλάβαιναν πραγματικά τι μιλούσα. Αυτό μπορεί να είναι αλήθεια - και θα φτάσουμε σε ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που είναι πολύ σύντομα σε ένα λεπτό - αλλά υπάρχει κάτι που πρέπει να λεχθεί για απλότητα.
Όταν γράφετε τέτοια σύνθετα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν μπορείτε να λάβετε το μήνυμά σας με διάφορους τρόπους. Πρώτον, το γεγονός ότι γράψατε τόσο πολύ υπονοεί στο άτομο ότι έχετε λίγο σεβασμό για το χρόνο του και αν το κάνετε πολύ συχνά είστε υποχρεωμένοι να τον ενοχλήσετε. Δεύτερον, ενώ ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 500 λέξεων που έχει οργανωθεί σε διάφορες παραγράφους σας δίνει πολύ νόημα, πιθανόν να συγχέετε όλους - και να τους δώσετε μια ημικρανία.
Αν είσαι λογοτέχνης και τείνετε να γράφετε υπερβολικά, τότε πάνε πάντα πίσω και πηγαίνετε να δουλέψετε για να "κόβετε" αυτές τις προτάσεις. Ελάτε με νέους και δημιουργικούς τρόπους για να τις συντομεύσετε ή ίσως να τους αφαιρέσετε εξ ολοκλήρου. Ίσως να προσφέρετε πάρα πολλές πληροφορίες. Πείτε στους ανθρώπους τι πρέπει να γνωρίζουν, όχι αυτό που θέλετε να γνωρίζουν εσείς γνωρίζετε. Ξέρεις?
2. Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δύο λέξεων
Το αντίθετο αδίκημα για το νέο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τα μηνύματα ενός ή δύο λέξεων που δεν εξηγούν τίποτα καθόλου. Είναι παρόμοιο με όταν ρωτάω τα παιδιά μου στο τραπέζι, "Πώς ήταν η μέρα σας; "Μετά από μια στιγμή, μια απρόθυμη απάντηση, " Fine. "Δεν είστε σίγουροι γιατί ενοχλεί ακόμα, πιέζω. " Τι κάνατε, κάτι διασκεδαστικό; "Η αναπόφευκτη απάντηση, " Όχι, όχι πραγματικά. "
Ειλικρινά δεν καταλαβαίνω γιατί μερικοί άνθρωποι ενοχλούν ακόμη και με τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν είστε τυχεροί, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό το άτομο θα περιέχει μια μόνο πλήρη πρόταση. Αν είστε άτυχοι, το άτομο θα σας ζητήσει να κάνετε κάτι γι 'αυτούς, αλλά μην ενοχλείτε να εξηγήσετε ακριβώς τι θέλουν να κάνετε. Είναι σαν να στέλνετε ένα μήνυμα κινδύνου σε ένα ραδιόφωνο όταν χάσετε τη μέση της έρημο και μην ενημερώσετε το πλήρωμα διάσωσης ποιες είναι οι συντεταγμένες σας.
Είναι εξαιρετικά απογοητευτικό, γιατί οι άνθρωποι πρέπει να αγωνιστούν για να καταλάβουν τι μιλάς για τη γη. Ακόμη χειρότερα, μπορείτε πραγματικά να τους αναγκάσετε να χάσετε χρόνο ανταποκρινόμενοι στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, μόνο για να σας ζητήσω να επεξεργαστείτε λίγο περισσότερο.
Υποψιάζομαι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι με αυτό το πρόβλημα γράφουν τέτοια σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή η πληκτρολόγηση είναι μια τόσο επίπονη άσκηση. Όλοι δεν μπορούν να πληκτρολογήσουν πάνω από 60 έως 70 λέξεις ανά λεπτό, οπότε πρέπει να έχετε λίγη συμπάθεια γι 'αυτή την ομάδα.
3. Αποστολή μίας μαζικής αλληλογραφίας για ένα άτομο
Θέλετε πραγματικά να χτυπήσετε τους ανθρώπους; Στείλτε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους στο γραφείο σας απλά για να επιπλήξετε ένα μόνο άτομο για κάτι που έκανε λάθος. Ονομάζω αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "δημόσια ταπείνωση". Συνήθως, όλοι στο γραφείο μπορεί ήδη να γνωρίζουν ότι ένα συγκεκριμένο πρόσωπο έκανε λάθος, αλλά ο διαχειριστής δεν μπορεί να το αφήσει μόνο του. Έτσι, στέλνουν ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους που εξηγεί με μεγάλη και επίπονη λεπτομέρεια γιατί μια συγκεκριμένη ενέργεια είναι τόσο λάθος να κάνει ή γιατί το συγκεκριμένο λάθος είναι τόσο κακό.
Πρέπει να ομολογήσω ότι σε μερικούς από τους ρόλους διαχείρισης μου στο παρελθόν, έπεσα σε αυτή τη συμπεριφορά. Έχω δει άλλους συνάδελφοί μου να το κάνουν επίσης. Είναι ένα εύκολο λάθος να κάνετε, γιατί ίσως θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι άλλοι που διαχειρίζεστε δεν κάνουν το ίδιο λάθος. Η πραγματικότητα είναι ότι αν όλοι γνωρίζουν ήδη γι 'αυτό, ο άνθρωπος που έκανε το λάθος είναι ταπεινωμένος. Εάν δεν το γνωρίζουν, όλοι μπερδεύονται και δεν γνωρίζουν εάν μιλάτε ή όχι για αυτούς.
Κάντε το απλό - μιλήστε για το συγκεκριμένο πρόβλημα με το άτομο που έκανε το λάθος. Στη συνέχεια, εάν αισθάνεστε ότι είναι αρκετά σημαντικό για όλους, στείλτε μια ειδοποίηση αλλά το κάνετε να ακούγεται σαν να είναι απλώς ένας γενικός "FYI" που έχει αποσταλεί από ανώτερα στελέχη - αυτό αφαιρεί τον τόνο κατηγορίας και το καθιστά λιγότερο προσωπικό.
4. Χρησιμοποιώντας δραματικές επιρρήματα
Μια άλλη πολύ συνηθισμένη συμπεριφορά στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία - συνήθως από ανθρώπους που είναι πολύ παθιασμένοι με τη δουλειά τους γενικότερα, ή με ένα συγκεκριμένο έργο που βρίσκεται υπό συζήτηση. Αυτή η συμπεριφορά είναι η υπερβολική χρήση πολύ δραματικών επιρρήματα. Οι προτάσεις όπως "Αυτό το σχέδιο είναι απλά τρομερά λανθασμένο " ή " Αυτή η προσέγγιση είναι οδυνηρά αόριστη" χρησιμεύουν μόνο στην εισαγωγή συναισθημάτων στη συζήτηση.
Όταν εξετάζετε αυτές τις προτάσεις χωρίς τα επιρρήματα, μπορείτε να δείτε πόσο πιο επαγγελματικά - και πολύ λιγότερο ανταγωνιστικά - είναι. Διαφορετικά, απλά συναντάς έναν υπερβολικά δραματικό, χαλασμένο brat.
Δοκιμάστε το χωρίς τα επιρρήματα. Αυτός ο σχεδιασμός είναι λάθος. Η προσέγγιση αυτή είναι ασαφής.
Μπορεί να μην ευχαριστεί τον παραλήπτη - αλλά και να μην τους επιτεθεί και να τους τοποθετήσει στον αμυντικό. Είναι πιο επαγγελματικό και ίσως να είστε σε θέση να περάσετε τον εαυτό σας ως ένας ώριμος ενήλικας, ακόμα και όταν διαφωνείτε με κάποιον.
5. Υπέρβαση της παθητικής φωνής
Στην πραγματικότητα δεν ήταν παρά μόνο αργά στην καριέρα γραφής μου ότι πραγματικά, έμαθα πραγματικά και κατανοούσα την παθητική φωνή. Το πρόβλημα με την εκμάθηση γι 'αυτό είναι ότι αρχίζετε να το βλέπετε παντού. Μια από τις πιο διαδεδομένες χρήσεις της παθητικής φωνής είναι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επειδή η παθητική φωνή επιτρέπει σε ένα άτομο να διαχωρίζεται από μια ενέργεια.
Αντί να λέτε, " οδήγησα τον πελάτη στο αεροδρόμιο", που φέρει την ευθύνη απ 'ευθείας στους ώμους σας, ίσως να γράψετε: " Ο πελάτης μεταφέρθηκε στο αεροδρόμιο".
Αυτή είναι μια συνηθισμένη συμπεριφορά μεταξύ των ανθρώπων που είναι νευρικοί για να αναλάβουν ευθύνη για σχεδόν τίποτα, διότι αν κάτι πάει στραβά, δεν θέλουν να κατηγορηθούν. Αυτοί είναι οι ίδιοι που διαμαρτύρονται όταν οι υπεύθυνοι για την ανάληψη κινδύνων - εκείνοι που αναλαμβάνουν την ευθύνη για να γίνουν τα πράγματα - λαμβάνουν αναγνώριση ή προωθήσεις. Η αλήθεια είναι ότι οι άνθρωποι βλέπουν μέσω της παθητικής φωνής στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε ολοκληρώσει μια εργασία ή έχετε επιτύχει ένα στόχο, μην φοβάστε να πάρετε πίστωση!
6. Πιάστε τον εαυτό σας στην πλάτη
Παραδόξως, το αντίθετο άκρο των ανθρώπων που χρησιμοποιούν παθητική φωνή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όλη την ώρα, είναι οι άνθρωποι που σχεδόν πάντα γράφουν για τα πάντα στο πρώτο πρόσωπο. Διαβάζοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, θα σκεφτόσαστε ότι ένα έργο δεν ήταν μια ομαδική προσπάθεια, ήταν ένα προσωπικό επίτευγμα. Θα σκεφτόσαστε ότι το άτομο που έστειλε το email έκανε όλη την εργασία!
Πώς αναγνωρίζετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Μετρήστε τα περιστατικά της λέξης "εγώ".
Αν διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον τύπο προσώπου, είναι σαφές ότι αισθάνονται ότι ολόκληρος ο κόσμος περιστρέφεται γύρω από αυτούς και ότι όλοι πρέπει να τους δίνουν σταθερά κούτες για όλη τη δουλειά που έχουν επιτύχει μονομερώς. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφήνουν πάντοτε τους συμπαίκτες να αισθάνονται απογοητευμένοι και εντελώς απαράδεκτοι. Αυτή η προσέγγιση είναι η ταχεία από την οργή και την απομόνωση από τους συνομηλίκους σας.
Είμαι σίγουρος ότι υπάρχουν πολλά άλλα είδη ηλεκτρονικών μηνυμάτων που πραγματικά ενοχλούν και προσβάλλουν τους ανθρώπους. Σίγουρα έχετε και τη δική σας λίστα! Ποια είδη ηλεκτρονικών μηνυμάτων σας έβαλαν πραγματικά; Ποιοι τύποι είναι τα κατοικίδια ζώα σας; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
Image Credit: Συγκεντρωμένος επιχειρηματίας μέσω Shutterstock, Formula μαθηματικών μέσω Shutterstock, νέος επιχειρηματίας μέσω Shutterstock, εκφραστικός ανώτερος μέσω Shutterstock, στρατιωτικό παιδί μέσω Shutterstock, ντροπή μέσω Shutterstock