Όταν οι άνθρωποι σκέφτονται το Microsoft Outlook, σκέφτονται τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παππού τους. Αλλά ξέρετε ότι υπάρχει επίσης μια δωρεάν ηλεκτρονική έκδοση του Outlook Forget Gmail - Το Outlook.com χειρίζεται επίσης τον δικό σας τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ξεχάστε το Gmail - Το Outlook.com χειρίζεται επίσης το δικό σας domain email Τώρα, χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία webmail για να φιλοξενήσει το domain email σας δεν είναι Τίποτα καινούργιο. Ο Matt εξέτασε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον τομέα σας χρησιμοποιώντας το Google Apps. Αλλά η Google είναι πραγματικά η μοναδική πράξη ... Διαβάστε περισσότερα; Υπάρχει, και σήμερα πρόκειται να συγκρίνουμε την επιφάνεια εργασίας και την online έκδοση head-to-head.
Η προφανής διαφορά μεταξύ της επιφάνειας εργασίας του Outlook Πώς να ρυθμίσετε το Microsoft Outlook για να προγραμματίσετε την παράδοση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να ρυθμίσετε το Microsoft Outlook για να προγραμματίσετε την παράδοση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαβάστε περισσότερα και το web του Outlook είναι ότι η έκδοση του desktop δεν είναι δωρεάν - έρχεται ως μέρος του πακέτου του Microsoft Office, το οποίο δεν είναι φτηνό αν δεν είστε φοιτητής ή εκπαιδευτικός.
Πώς η ελεύθερη εκδοχή ιστού του Microsoft Outlook μετράει ενάντια στον αντίστοιχο αντίγραφο της επιφάνειας εργασίας που πληρώνει; Ας δούμε πιο προσεκτικά.
Η διάταξη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τι μπορείτε να περιμένετε όταν εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό στο Outlook; Ως τμήμα της σε απευθείας σύνδεση σουίτας του Office, το Microsoft Outlook αποτελεί τον κόμβο επικοινωνίας για την ηλεκτρονική παραγωγικότητα.
Χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook στον ιστό, ακριβώς όπως θα χρησιμοποιούσατε το λογαριασμό σας στο Gmail Ξεχάστε το Gmail - Το Outlook.com χειρίζεται επίσης τον δικό σας τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Ξεχάστε το Gmail - Το Outlook.com χειρίζεται επίσης το δικό σας domain email Τώρα, χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία webmail για να φιλοξενήσει τον τομέα σας Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι κάτι νέο. Ο Matt εξέτασε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον τομέα σας χρησιμοποιώντας το Google Apps. Αλλά η Google είναι πραγματικά η μοναδική πράξη ... Διαβάστε περισσότερα. Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σας επιτρέπει επίσης να ενσωματώσετε πολλούς λογαριασμούς email σε ένα μέρος, όπως το λογαριασμό σας στο live.com, γνωστό στο παρελθόν ως Hotmail Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Hotmail από τον λογαριασμό σας Gmail Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Hotmail από τον λογαριασμό σας στο Gmail Διαβάστε περισσότερα .
Συγκρίνοντας τη διάταξη του Outlook.com με την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook, οι ομοιότητες μεταξύ των δύο διατάξεων είναι πολύ σαφείς.
Η πλοήγηση λογαριασμού, συμπεριλαμβανομένων όλων των υποφακέλων, εμφανίζεται στο αριστερό παράθυρο και τα πραγματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προεπισκοπήσεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται στα δεξιά. Αυτό ισχύει και για τους διαδικτυακούς και τους επιτραπέζιους υπολογιστές.
Όταν κάνετε κλικ στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο λογαριασμό σας στο Outlook.com, θα δείτε την προεπισκόπηση στα δεξιά.
Το ίδιο συμβαίνει και με την έκδοση επιφάνειας εργασίας, εκτός από το ότι η έκδοση της επιφάνειας εργασίας έχει πολλά περισσότερα εικονίδια και λειτουργίες που εμφανίζονται στην πάνω κορδέλα μενού (την οποία θα ακολουθήσουμε παρακάτω).
Και στις δύο περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε με μερικούς από τους αγαπημένους σας λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης, αλλά αυτό δεν είναι σίγουρα μια δύναμη και στις δύο περιπτώσεις. Με το Outlook Online μπορείτε να συνδεθείτε με το Twitter και το LinkedIn, αλλά η επιλογή του λογαριασμού είναι πολύ αραιή και το δημοφιλέστερο κοινωνικό δίκτυο Εδώ είναι τα ταχύτερα αναπτυσσόμενα κοινωνικά δίκτυα που χρειάζεστε για να ενώσετε εδώ είναι τα ταχύτερα αναπτυσσόμενα κοινωνικά δίκτυα που πρέπει να ενώσετε ενώ το Facebook κατέχει το μερίδιο του λέοντος στην κοινωνική αγορά, νέες υπηρεσίες όπως το Kik, το Snapchat και το WhatsApp απειλούν να σπάσουν το κραφια του Facebook στο κοινωνικό Διαδίκτυο. Διαβάστε περισσότερα - Facebook - δεν είναι καν διαθέσιμα.
Η επιφάνεια εργασίας είναι χειρότερη όταν πρόκειται για κοινωνικές συνδέσεις. Στην έκδοση για υπολογιστές, όταν έκανα κλικ στο Αρχείο, Ρυθμίσεις Λογαριασμού και Λογαριασμοί Κοινωνικών Δικτύων, βρήκα τον εαυτό μου χτυπημένο σε αυτήν την ιστοσελίδα, συμβουλεύοντας μου ότι οι κοινωνικές συνδέσεις λογαριασμού "δεν υποστηρίζονται πλέον".
Σε μια εποχή που η χρήση των κοινωνικών δικτύων συνεχίζει να αυξάνεται και οι γραμμές συνεχίζουν να θολώνουν μεταξύ μηνυμάτων και κοινωνικής δικτύωσης, φαίνεται περίεργο ότι η Microsoft θα πάει προς την άλλη κατεύθυνση και θα αποσυνδεθεί από αυτά τα δίκτυα.
Κατηγορίες προοπτικών
Πολλοί άνθρωποι οργανώνουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους, αλλά ένα άλλο πολύ αποτελεσματικό εργαλείο οργάνωσης που παρέχει το Microsoft Outlook είναι η δυνατότητα κατηγοριοποίησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το χρώμα τους κωδικοποιεί ανάλογα.
Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη στην έκδοση ιστού επιλέγοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάνοντας κλικ στο στοιχείο Κατηγοριών στο επάνω μενού.
Μπορείτε να αλλάξετε οποιοδήποτε από τα ονόματα των κατηγοριών σε κάτι λίγο πιο περιγραφικό, κάνοντας κλικ στην επιλογή Διαχείριση κατηγοριών και στη συνέχεια προσθέτοντας μια νέα κατηγορία.
Στην έκδοση επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook, υπάρχουν επίσης διαθέσιμες κατηγορίες. Θα τα βρείτε είτε κάνοντας δεξί κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάνοντας κλικ στο Κατηγοριοποιημένο από το αναπτυσσόμενο μενού είτε απλά επιλέγοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνοντας κλικ στο στοιχείο μενού Αρχική σελίδα και επιλέγοντας Κατηγοριοποίηση από το μενού κορδέλας.
Περιττό να πούμε, όταν παίρνετε ένα τεράστιο όγκο ηλεκτρονικών μηνυμάτων 8 τρόποι για να στέλνετε μεγάλα συνημμένα σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 8 τρόποι για να στείλετε μεγάλα συνημμένα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Για να στείλετε μεγάλα αρχεία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταφορτώστε τα συνημμένα email σας σε μια υπηρεσία αποθήκευσης και κοινής χρήσης αρχείων. Εδώ είναι μερικές από τις καλύτερες εφαρμογές για τη δουλειά. Διαβάστε περισσότερα, η οργάνωση είναι πολύ σημαντική και μόλις αρχίσετε να χρησιμοποιείτε κατηγορίες για να ταξινομήσετε τα πράγματα, δεν θα πιστέψετε ποτέ ότι μπορείτε να φτάσετε χωρίς αυτά.
Τους κανόνες Web του Outlook, τα φίλτρα και άλλα
Πιο ισχυρά χαρακτηριστικά που θα βρείτε διαθέσιμα στην ελεύθερη έκδοση web του Microsoft Outlook περιλαμβάνουν θέματα όπως η δημιουργία κανόνων για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το Outlook.com παίρνει προχωρημένους κανόνες, αναίρεση χαρακτηριστικών, σε απάντηση γραμμής, και άλλα Outlook.com παίρνει προχωρημένους κανόνες, αναίρεση χαρακτηριστικό, In-line Reply, And More Rolling out τώρα σε όλους τους χρήστες του Outlook.com είναι τέσσερα νέα χαρακτηριστικά που αποσκοπούν στο να κάνουν τη ζωή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ πιο εύκολη: προηγμένους κανόνες για ταξινόμηση, χαρακτηριστικό αναίρεσης, απαντήσεις σε απευθείας σύνδεση και βελτιωμένη λειτουργία συνομιλίας. Διαβάστε περισσότερα .
Μπορείτε να φτάσετε σε αυτό κάνοντας κλικ στην ελίκωση στο επάνω μενού και έπειτα επιλέγοντας Δημιουργία κανόνα ... από το αναπτυσσόμενο μενού.
Οι κανόνες εισερχομένων που διατίθενται εδώ περιλαμβάνουν την ταξινόμηση των εισερχόμενων μηνυμάτων με βάση το ποιος τους έστειλε, τους οποίους αποστάλησαν και τις λέξεις στη γραμμή θέματος.
Πρόκειται για μια πολύ περιορισμένη λίστα και έτσι είναι ο κατάλογος των ενεργειών, ο οποίος σας επιτρέπει μόνο να μετακινήσετε, να αντιγράψετε ή να διαγράψετε το μήνυμα, να ορίσετε ή να επισημάνετε το μήνυμα ή να προωθήσετε, να ανακατευθύνετε ή να στείλετε. Αυτό είναι.
Το ένα πλεονέκτημα της χρήσης της έκδοσης web του Outlook είναι ότι μπορείτε να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις για κάθε φορά που είστε εκτός γραφείου Πώς να δημιουργήσετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από το Office Responder στο Outlook Πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Office Responder στο Outlook Τι συμβαίνει όταν συνδυάζετε διακοπές δύο εβδομάδων με μια πολυάσχολη επαγγελματική ζωή; Θα έχετε ένα τεράστιο έργο όταν επιστρέψετε στο σπίτι σας: μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Περιμένετε - γιατί να μην αυτοματοποιήσετε μερικά από αυτά για εσάς; Διαβάστε περισσότερα, σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
Αυτά ρυθμίζονται από το μενού Ρυθμίσεις, επιλέγοντας Αυτόματες απαντήσεις . Στη συνέχεια, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ορίσετε το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα είστε μακριά και δεν μπορείτε να απαντήσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τελειώσατε.
Η επιφάνεια εργασίας του Microsoft Outlook περιλαμβάνει μια λειτουργία κανόνων. Στην πραγματικότητα, είναι πολύ πιο ισχυρή από την έκδοση ιστού. Όταν κάνετε κλικ στους Κανόνες από το μενού Home, θα δείτε ένα παράθυρο που μοιάζει πολύ με την έκδοση του ιστού, όπου μπορείτε να επιλέξετε να ενεργοποιήσετε την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ή προς οτιδήποτε στη γραμμή θέματος και έτσι επί.
Ωστόσο, εάν κάνετε κλικ στο κουμπί " Επιλογές για προχωρημένους ", θα δείτε πολλές άλλες επιλογές ενεργοποίησης, όπως το αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει επισημανθεί ως σημαντικό, αν έχει συγκεκριμένες λέξεις στο σώμα του μηνύματος, είτε είστε cc'd είτε όχι, και ούτω καθεξής.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η έκδοση για επιτραπέζιους υπολογιστές δεν παρέχει δυνατότητα αυτόματης απάντησης, εκτός και αν έχετε ρυθμίσει το Outlook ώστε να λειτουργεί με ένα διακομιστή Exchange. Το ένα μειονέκτημα της διαχείρισης της αλληλογραφίας σας στον τοπικό υπολογιστή σας είναι ότι δεν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε πράγματα που συνήθως βασίζονται σε διακομιστές.
Εφαρμογές Web Extras
Υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να πάρετε με το web Microsoft Outlook που δεν μπορείτε να πάρετε με την έκδοση desktop. Κάτω από τις ρυθμίσεις, θα βρείτε μια επιλογή διαχείρισης πρόσθετων στοιχείων .
Αυτές είναι εφαρμογές που μπορείτε να "συνδέσετε" στο λογαριασμό σας στο Outlook.com για να βελτιώσετε τον ηλεκτρονικό σας υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αυτό περιλαμβάνει αρκετά δροσερές ενσωματώσεις όπως το Paypal, ώστε να μπορείτε να στέλνετε χρήματα πιο εύκολα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να υπενθυμίζετε το Uber Ride στο ημερολόγιό σας, το Evernote, ώστε να μπορείτε να αποθηκεύετε εύκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα βιβλία εργασίας σας και πολλά άλλα.
Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι ενώ δεν μπορείτε να ενεργοποιήσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στην επιφάνεια εργασίας του Microsoft Outlook εκτός εάν είστε συνδεδεμένοι σε διακομιστή Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα email εκτός γραφείου με το Outlook Online client, όχι ποια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχετε προσθέσει.
Επιλογές επιφάνειας εργασίας του Outlook
Τι μπορείτε λοιπόν να κάνετε με την έκδοση επιφάνειας εργασίας του Microsoft Outlook που δεν μπορείτε να κάνετε online; Αρκετά, πραγματικά.
Ενώ ο λογαριασμός σας στο Microsoft Live θα περιλαμβάνει μια εφαρμογή εργασιών και μια εφαρμογή ημερολογίου, αυτά δεν είναι τόσο στενά ενσωματωμένα με το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας όσο βρίσκονται στην επιφάνεια εργασίας του Microsoft Outlook.
Επίσης, με τον υπολογιστή-πελάτη της επιφάνειας εργασίας, έχετε ένα πραγματικά ισχυρό εργαλείο που ονομάζεται AutoArchive 5 Εύκολοι τρόποι για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας Microsoft Outlook 5 Εύκολοι τρόποι για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας Microsoft Outlook Διαβάστε περισσότερα, από όπου μπορείτε να έχετε τον πελάτη να αρχειοθετεί αυτόματα τα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, έτσι ώστε τα εισερχόμενά σας να μπορούν να παραμείνουν ωραία και άπαχα με ελάχιστη ή καθόλου προσπάθεια εκ μέρους σας.
Αυτό το μόνο και μόνο είναι αρκετό για εξοικονόμηση χρόνου για πολλούς ανθρώπους να επιλέξουν τη χρήση της έκδοσης του Microsoft Outlook για υπολογιστές, παρόλο που δεν είναι δωρεάν (δεν είναι πλέον διαθέσιμη η έκδοση του Outlook Express).
Η διαχείριση των εισερχομένων σας είναι επίσης πολύ πιο εύκολη, αφού μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά ημερομηνία, από αποστολέα ή παραλήπτες ή να επισημάνετε μηνύματα για παρακολούθηση και να ορίσετε γρήγορα ημερομηνία λήξης για αυτά.
Φυσικά, το ισχυρότερο μέρος της έκδοσης του Microsoft Outlook είναι η δυνατότητα να το προσαρμόσετε μόνοι σας, χρησιμοποιώντας τον προγραμματιστή VBA που συνοδεύει το Microsoft Office.
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτό το στοιχείο μενού στο File> Options> Customize Ribbon και να επιλέξετε Developer από τη λίστα των στοιχείων από τη λίστα στα δεξιά.
Ποια έκδοση είναι κατάλληλη για εσάς;
Πώς αποφασίζετε εάν θα χρησιμοποιήσετε την επιφάνεια εργασίας του Outlook Online ή του Outlook; Η απάντηση είναι ότι εξαρτάται από το τι είναι το πιο σημαντικό για εσάς.
- Είναι σημαντικό να έχετε πρόσβαση στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από οποιονδήποτε υπολογιστή και από οποιαδήποτε τοποθεσία; Προτιμάτε καλύτερη σύνδεση με τις υπηρεσίες και τις εφαρμογές στο διαδίκτυο; Εάν αυτό σας περιγράφει, τότε θα θέλετε να πάτε με την online έκδοση του Outlook.
- Ενδιαφέρεστε περισσότερο για τον αυστηρά ολοκληρωμένο προγραμματισμό, τη διαχείριση εργασιών και την οργάνωση των ηλεκτρονικών μηνυμάτων Μετατροπή του Microsoft Outlook σε έναν οργανωτή GTD Με τον πίνακα εργαλείων Jello Μετασχηματισμός του Microsoft Outlook σε έναν διοργανωτή GTD Με το Jello Dashboard Είμαι πάντα σε αναζήτηση καλύτερου προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην με πάρτε λάθος, Gmail είναι μεγάλη και όλα, αλλά υπάρχει μόνο κάτι για έναν πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας που αισθάνεται τόσο πιο ισχυρό και ... Διαβάστε περισσότερα; Ψάχνετε για ένα πιο ισχυρό σύνολο κανόνων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αυτοματοποιήσετε τη διαχείριση των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Αν αυτό είναι εσείς, τότε θα θέλετε να επενδύσετε στην έκδοση desktop του Microsoft Outlook.
Ανεξάρτητα από την έκδοση που επιλέγετε, η μετάβαση με το Microsoft Outlook σάς δίνει την ειρήνη ότι γνωρίζετε ότι χρησιμοποιείτε ένα προϊόν της Microsoft που είναι πλήρης και συνεχώς ενημερωμένο.
Σκέφτεστε να μεταβείτε στη χρήση του Microsoft Outlook ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Έχετε αποφασίσει να το χρησιμοποιήσετε στο διαδίκτυο ή στην επιφάνεια εργασίας σας; Μοιραστείτε τις απόψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!