Αργά ή αργότερα, όλα τα εισερχόμενα του Gmail γίνονται ένα συντριπτικό χάος. Υπάρχουν πολλά κόλπα για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά υπάρχει ένα δικαίωμα κάτω από τη μύτη σας που ίσως να μην χρησιμοποιείτε: παλιές καλές ετικέτες Gmail .
Οι ετικέτες υπάρχουν εδώ και πολύ καιρό, επομένως έχουν γίνει σχεδόν τυφλοί για πολλούς από εμάς. Είμαι χρήστης του Gmail από την ίδρυσή του, αλλά μέχρι πρόσφατα δεν χρησιμοποιούσα ετικέτες. Έχει αλλάξει τελείως πώς προσεγγίζομαι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τελικά με βοηθά να δαμάσω τα εισερχόμενά μου.
Η χρήση των ετικετών επιτυχώς εξαρτάται από μερικές βασικές αρχές παραγωγικότητας, όπως ακριβώς και κάθε σύστημα διαχείρισης εργασιών. Εδώ είναι τα κόλπα που με βοήθησαν και μπορούν να σας βοηθήσουν.
Οι ετικέτες δεν πρέπει να σας κάνουν να σκεφτείτε
Η εφαρμογή μιας ετικέτας πρέπει να είναι μηχανική. η ενέργεια που παίρνετε με βάση μια ετικέτα πρέπει να είναι μηχανική.
Αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό μέρος της χρήσης ετικετών στο Gmail. Αρχικά, θα μπείτε στον πειρασμό να βρείτε έναν μακρύ κατάλογο ετικετών. "Κάθε εργασία ή email είναι μοναδική", θα πείτε στον εαυτό σας. Αποφύγετε να πέσετε σε αυτή την παγίδα. Όσο περισσότερες ετικέτες έχετε, τόσο περισσότερο σας κάνουν να σκέφτεστε, τόσο περισσότερο χρόνο σας παίρνει. Πρέπει να ασκείτε δραστήρια κόπωση αποφάσεων Πώς να δημιουργήσετε μια νέα συνήθεια όταν φανεί πολύ δύσκολο να συνεχίσετε Πώς να δημιουργήσετε μια νέα συνήθεια όταν φανεί πολύ δύσκολο να συνεχίσετε Οι συνήθειες δεν σχηματίζουν μια μέρα στην άλλη. Κάθε χρόνο, κάνουμε αυτά τα ψηφίσματα που απαιτούν σημαντικές αλλαγές. Εάν θέλετε μια νέα συνήθεια, πρέπει να είστε έτοιμοι για παγίδες και πώς να τους ξεπεράσετε. Διαβάστε περισσότερα, γι 'αυτό πρέπει να είναι οι ετικέτες.
Έχετε λιγότερες ετικέτες όσο μπορείτε. Κάθε ετικέτα πρέπει να εξυπηρετεί ένα μόνο σκοπό. Ως κανόνας αντίχειρα, χρησιμοποιήστε αυτές τις πρωτογενείς ετικέτες και προσθέστε πέντε ακόμα που είναι συγκεκριμένες για τις ανάγκες εργασίας σας.
Οι 5 κύριες ετικέτες: Σήμερα, Τέλος, Αναμονή, Αίτηση, Απάντηση
Αρκετοί ειδικοί στα εισερχόμενά σας συνιστούν να κάνετε καθημερινή σάρωση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου το πρωί Πώς να κερδίσετε τον εθισμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την παρακολούθηση των συνήθων συνθηκών εισερχομένων Πώς να κερδίσετε τον εθισμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την παρακολούθηση των συνημμένων των εισερχομένων Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θυσιάζει τις μέρες σας και είναι ύπουλος γι 'αυτό. Μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο του χρόνου σας. Καταλάβετε πόσο χρόνο αφιερώνετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αυτή τη στιγμή και να το κλέψετε πίσω. Διαβάστε περισσότερα, ώστε να ξέρετε τι να κάνετε με κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αντιμετωπίστε αυτήν τη σάρωση ως την ώρα για να κανονίσετε τα εισερχόμενά σας, σαν να κανονίσετε τη λίστα των εργασιών σας.
Ο μηδενικός κανόνας της διαχείρισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εάν μπορείτε να το διαγράψετε, διαγράψτε το. Για τα μηνύματα που δεν μπορείτε να διαγράψετε, συνήθως μπορείτε να τα κατηγοριοποιήσετε με αυτές τις πέντε βασικές ετικέτες:
- Σήμερα: Επισημάνετε αυτό σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρόκειται να ληφθούν σήμερα. Είναι εντάξει αν ένα email έχει επισημανθεί Σήμερα καθώς και κάτι άλλο. το σημείο είναι να γνωρίζουμε ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σχετικό με σήμερα.
- To-Do: Εάν ένα email έχει ένα έργο ή μια εργασία που πρέπει να κάνετε σήμερα, τότε σημειώστε με αυτήν την ετικέτα. Βασικό σημείο: Η εργασία πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από απλή απάντηση σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να δοκιμάσετε να συνδέσετε αυτό το με Sortd για να μετατρέψετε το Gmail σε μια ομάδα εργασιών που μοιάζει με Trello Γυρίστε το Gmail σε ένα Task Board Like Trello Με το SortTurn Turn Gmail σε ένα Task Board Like Trello Με το Sortd Στο σύγχρονο εργατικό δυναμικό το email σας μετατρέπεται συχνά σε λίστα εργασιών. Λοιπόν, τώρα μπορείτε να πάρετε τον οργανισμό Trello-style στο Gmail με μια νέα επέκταση του Chrome, Sortd. Διαβάστε περισσότερα .
- Απάντηση: Επισημάνετε αυτό σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται απάντηση. Έτσι, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να επισημανθεί με την ένδειξη "Σήμερα + Απάντηση +", υποδεικνύοντας ότι περιέχει μια εργασία χωρίς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να απαντηθεί μέχρι το τέλος της ημέρας.
- Αναμονή για: Σημειώστε αυτό σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου είναι σημαντικό για εσάς, αλλά θα πρέπει να περιμένετε για ένα άλλο άτομο να προβεί σε ενέργεια. Πήρα αυτό το τέχνασμα από τον ιδρυτή του ActiveInbox Συμβουλές του Andy Mitchell σχετικά με τη διαχείριση της υπερφόρτωσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να αντιμετωπίσετε το Inbox Overload and To-Do Λίστες στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία Πώς να αντιμετωπίσετε το Inbox Overload και To-Do Lists στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία Το email δεν είναι μόνο επικοινωνία, υπαγορεύει τη λίστα των υποχρεώσεών σας. Ας μιλήσουμε για τις καλύτερες συμβουλές για να συνδέσετε τα inbox με την παραγωγικότητα μας με τον Andy Mitchell - τον ιδρυτή του ActiveInbox. Διαβάστε περισσότερα .
- Έγινε: Η πιο σημαντική ετικέτα. Οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζεται πλέον η δική σας εισαγωγή, επισημάνετε την ως "Τέλος". Δεν είμαι οπαδός της διαγραφής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεδομένου ότι προτιμώ να έχω αυτό το ίχνος χαρτιού. και ακόμα και αν αρχειοθετείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια απάντηση από τον αποστολέα θα σας φέρει πίσω στα εισερχόμενά σας. Χρειάζεστε αυτήν την ετικέτα "Έγινε!" - ειδικά εάν είστε fan της μεθόδου παραγωγικότητας της "Ολοκληρωμένης λίστας".
Οι ετικέτες είναι τέλειες ως Πάγκος!
Κάθε φορά που έλαβα μια νέα ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το πρώτο μου ένστικτο ήταν να ανοίξω, να διαβάσω, να απαντήσω ή να διαγράψω. Ήταν ενοχλητικό για τη ροή εργασίας μου. Αλλά αυτή η αφύσικη ειδοποίηση θα με ενοχλήσει, οπότε κατέληξα να διακόπτω ό, τι έκανα για να το αντιμετωπίσω.
Τώρα, απλώς εφαρμόζω μια ετικέτα και επιστρέφω στη δουλειά. Απευθύνω το email αργότερα, μόλις ολοκληρωθεί η τρέχουσα εργασία μου. Εφαρμόζοντας μια ετικέτα μου δίνει τη διανοητική ικανοποίηση ότι είχα αλληλεπιδράσει ή απευθύνθηκε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, χωρίς να ξοδέψω τον χρόνο που θα είχα διαφορετικά.
Οι ετικέτες είναι ένα φανταστικό εικονικό φάρμακο για όσους υποχρεωτικά χρειάζονται κάτι για τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι ετικέτες πρέπει να είναι εύκολη στην πρόσβαση, την εφαρμογή και τον εντοπισμό τους
Το Gmail διαθέτει πολλά εργαλεία για να κάνουν τις ετικέτες όσο το δυνατόν πιο φιλικές προς το χρήστη. Περάστε λίγο χρόνο προσαρμόζοντας την εμφάνιση των ετικετών, θα ενισχύσει τη χρήση σας.
Μεταβείτε στο εικονίδιο Gear> Ρυθμίσεις> Ετικέτες για να δείτε όλες τις ετικέτες σας και να τις διαχειριστείτε. Εδώ, συνιστώ επίσης να κρύβετε τα περισσότερα από τα υπόλοιπα αντικείμενα που βλέπετε στην αριστερή πλαϊνή μπάρα Gmail Αναβαθμίσεις Ετικέτες χρησιμοποιώντας επεκτάσεις δύο εργαστηρίων [Νέα] Ετικέτες αναβαθμίσεων του Gmail χρησιμοποιώντας επεκτάσεις δύο εργαστηρίων [Νέα] Διαβάστε περισσότερα, όπως Απεσταλμένα, Κύκλοι και πολλά άλλα. Εάν οι ετικέτες σας εμφανίζονται πρώτα, γίνεται ευκολότερο να εντοπίζονται και να μεταφέρονται και να μεταφέρονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επίσης, χρωματίστε τις ετικέτες σας. Κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού σε οποιαδήποτε ετικέτα στην πλαϊνή μπάρα για να επιλέξετε χρώματα. Τα απλά χρώματα που εφαρμόζονται στις κύριες ετικέτες σας θα σας βοηθήσουν να τα αναγνωρίσετε εύκολα. Χρησιμοποιώ μια πράσινη ετικέτα για το "DONE!" - είναι ικανοποιητικό να κοιτάξετε και να ξέρετε ότι δεν χρειάζεται να ενοχλείτε με αυτό το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πια. Παρομοίως, σηματοδοτώ την ετικέτα "ΣΗΜΕΡΑ!" Με έντονο κόκκινο, ώστε πάντα να προσελκύει την προσοχή μου.
Δεν υπάρχουν επεκτάσεις, δεν υπάρχουν κορνίζες
Η ομορφιά των ετικετών είναι ότι ενσωματώνεται στο Gmail. Δεν χρειάζεστε επεκτάσεις μάσημα RAM που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Chrome, αλλά όχι στην εφαρμογή Gmail για κινητά. Λειτουργεί τέλεια κάθε φορά που ανοίγετε τα εισερχόμενά σας. Τα καλύτερα συστήματα παραγωγικότητας είναι εκείνα που ξεφεύγουν από το δρόμο σας και αυτό είναι που είναι οι ετικέτες.
Αν έχετε ένα τέχνασμα για αποτελεσματικότερη χρήση των ετικετών στο Gmail, θα θέλαμε να ακούσουμε! Αφήστε τις προτάσεις σας στα σχόλια ή ρωτήστε τυχόν ερωτήσεις που έχετε.
Συντελεστές εικόνας: Κάιρο