Σε έναν κόσμο όπου η απομακρυσμένη εργασία γίνεται όλο και πιο αποδεκτή και οι εργαζόμενοι βλέπουν ο ένας τον άλλον λιγότερο συχνά, η βελτιωμένη ποικιλία χαρακτηριστικών συνεργασίας της Microsoft είναι εξαιρετικά καθυστερημένη.
Πολλοί από τους αφοσιωμένους χρήστες της Υπηρεσίας της Microsoft έγιναν απογοητευμένοι, χρειάζοντάς τους να στέλνουν συνεχώς επεξεργασμένα αρχεία εμπρός και πίσω. Πώς Συνεργατικά εργαλεία γραφής κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη Πώς τα εργαλεία συγγραφής γραφής κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη Χάρη στο Διαδίκτυο, η συνεργασία σε ένα έργο γραφής θα πρέπει να είναι ένα αεράκι. Εάν έχετε συν-παράγει ένα, ξέρετε ότι αυτό μπορεί να είναι δύσκολο. Δεν πρέπει να είναι με το σωστό εργαλείο. Διαβάστε περισσότερα . Η ενσωμάτωση διαφόρων τροποποιήσεων σε ένα τελικό έγγραφο έγινε ένας εφιάλτης. Με τις δυνατότητες συνεργασίας που είναι τώρα διαθέσιμες στο Office 2016 και το Office Online, η Microsoft υπόσχεται ότι "το περιεχόμενό σας παραμένει σε ένα μέρος και κανείς δεν πρέπει να χάσει ποτέ τις αλλαγές άλλων ανθρώπων". Εάν έχετε μια εγγραφή του Office 365 Πώς να διαχειριστείτε τη συνδρομή σας στο Office 365 Πώς να διαχειριστείτε τη συνδρομή σας στο Office 365 Να αντιμετωπίσετε το Office 365; Βεβαιωθείτε ότι έχετε τον πλήρη έλεγχο των ρυθμίσεων του λογαριασμού σας και της συνδρομής σας με αυτόν τον οδηγό. Διαβάστε περισσότερα και δεν έχετε αναβαθμίσει ακόμα το Office 2016 Αναβαθμίστε τώρα στο Office 2016 για δωρεάν σήμερα με την αναβάθμιση του Office 365 για αναβάθμιση στο Office 2016 δωρεάν σήμερα με τη συνδρομή Office 365 Το Microsoft Office 2016 για Windows έχει προσγειωθεί και φέρνει πολλά έξυπνα νέα χαρακτηριστικά. Εάν έχετε συνδρομή του Office 365, μπορείτε να το λάβετε τώρα δωρεάν και θα σας δείξουμε πώς παρακάτω. Διαβάστε περισσότερα .
Ακούγεται ροδακινί, σωστά; Μάλλον όπως τα Έγγραφα Google πριν από πολλά χρόνια, στην πραγματικότητα. Αλλά καλύτερα.
Αυτό που ουσιαστικά μιλάμε εδώ είναι το νέο κουμπί κοινής χρήσης που σπρώχτηκε στην επάνω δεξιά γωνία κάθε ενός από τα μεγάλα προγράμματα στο Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint ή ακόμα και το OneNote) και το Office Online Η αιτία που πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Office Online Το Office Online είναι η δωρεάν και cloud-συνδεδεμένη έκδοση του Microsoft Office.Οι περιορισμοί αντισταθμίζονται από τις λειτουργίες, χρήσιμο ακόμη και στους χρήστες του γραφείου γραφείου. Το καλύτερο από όλα είναι το Read More). Αλλά αυτό δεν είναι όλα. Η Microsoft έχει επίσης εισαγάγει τις Ομάδες Outlook και το Office 365 Planner.
Θα σας μεταφέρουμε με κάθε ένα από αυτά με τη σειρά του, μαζί με μερικά άλλα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να συνεργαστείτε πιο αποτελεσματικά από ποτέ. Εργασία στην Ομάδα: 10 Συμβουλές για την Αποτελεσματική Συνεργασία στο Διαδίκτυο σε Πραγματικό Χρόνο Η Ομάδα Εργασίας: 10 Συμβουλές για την Αποτελεσματική σε Πραγματικό Χρόνο Online Συνεργασία Διαβάστε περισσότερα. Εάν δεν χρησιμοποιείτε πάρα πολύ το Microsoft Office, υπάρχουν πολλά άλλα εργαλεία συνεργασίας Πώς να εργαστείτε από το σπίτι και να είστε παραγωγικοί με συνεργατικά ηλεκτρονικά εργαλεία Πώς να εργαστείτε από το σπίτι και να είστε παραγωγικοί με συνεργατικά ηλεκτρονικά εργαλεία Επιθυμείτε να παραλείψετε τη μετακίνηση και να εργάζονται από το σπίτι; Η απομακρυσμένη εργασία έχει και τα μειονεκτήματά της. Σας παρουσιάζουμε πώς να αξιοποιήσετε τη δύναμη του Διαδικτύου για να παραμείνετε παραγωγικοί ενώ βρίσκεστε σε τηλεδιάσκεψη. Διαβάστε περισσότερα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Συνεργασία με έγγραφα του Office
Εάν θέλετε να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο του Office, χρησιμοποιώντας το Office 365 ή το Office Online (σε οποιαδήποτε συσκευή), θα πρέπει πρώτα να το αποθηκεύσετε στο cloud (μέσω του OneDrive ή του SharePoint). Μόλις τελειώσετε, μπορείτε επιτέλους να αρχίσετε να αλλάζετε τη ροή εργασίας συνεργασίας προς το καλύτερο.
Κοινή χρήση με προσκλήσεις
Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί κοινής χρήσης στην επάνω δεξιά γωνία του Word, Excel, PowerPoint ή OneNote (διαβάστε την παρουσίαση του OneNote Πώς να χρησιμοποιήσετε το OneNote σαν παγκόσμιο διάσημο επιστήμονα Πώς να χρησιμοποιήσετε το OneNote σαν παγκόσμιο διάσημο επιστήμονα Ο Charles Darwin θα αγαπούσε το OneNote. Ήταν ένας άπληστος συντάκτης σημειώσεων που κατέγραψε όλα όσα είδε, πώς θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει το OneNote για να οργανώσει το έργο του και να προωθήσει την έρευνά του προς τα εμπρός (Read More), μπορείτε να επιλέξετε να προσκαλέσετε άτομα είτε με όνομα είτε με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι επίσης το σημείο όπου μπορείτε να επιλέξετε ποια δικαιώματα θα δώσετε στους συναδέλφους σας: Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαβάσετε μόνο .
Θα ειδοποιηθείτε στο Office όταν η πρόσκληση έχει γίνει αποδεκτή. Στο Word, θα είστε σε θέση να παρατηρήσετε τους συνεργάτες σας σε πραγματικό χρόνο. Αυτή η δυνατότητα συν-επεξεργασίας στο Excel και στο PowerPoint δεν είναι τόσο απλή, αλλά με το πάτημα του πλήκτρου Αποθήκευση θα γίνει ανανέωση του εγγράφου, ώστε να μπορείτε να δείτε αμέσως τις νέες αλλαγές.
Κοινή χρήση με συνδέσμους
Ένας άλλος τρόπος κοινής χρήσης των εγγράφων του Office είναι να στείλετε ένα σύνδεσμο κοινής χρήσης στους συναδέλφους σας. Εάν μοιράζεστε με μια ομάδα ανθρώπων, αυτό θα είναι ταχύτερο από την πρόσκληση για κάθε άτομο ξεχωριστά.
Έχετε τη δυνατότητα επιλογής δύο συνδέσμων για κοινή χρήση (βρείτε αυτές κάνοντας κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση> Αντιγραφή συνδέσμου και, στη συνέχεια, επιλέγοντας να αντιγράψετε τον σύνδεσμο Μόνο για ανάγνωση ή τον σύνδεσμο Can Edit ). Στείλτε τους σχετικούς συνδέσμους στους συναδέλφους σας. Όταν κάποιος κάνει κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους, θα πηγαίνει πάντοτε στην πιο ενημερωμένη έκδοση του αρχείου.
Στο Office Online, μπορείτε ακόμη και να κάνετε κλικ στο λογότυπο του Skype για να κάνετε μια γρήγορη κλήση στους συνεργάτες σας για ταχύτερη λήψη αποφάσεων.
Διαχείριση των συνεργατών σας
Μόλις έχετε μοιραστεί ένα έγγραφο, μπορείτε να δείτε μια λίστα με τους συνεργάτες σας στον πίνακα κοινής χρήσης στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Εδώ μπορείτε να δείτε ποιος επεξεργάζεται το έγγραφο.
Εάν εμφανίζεται "επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο" δίπλα σε ένα όνομα συνεργάτη, θα μπορείτε να δείτε τις αλλαγές που πραγματοποιούνται καθώς πληκτρολογούν. Αν εμφανίζεται μόνο "επεξεργασία", θα πρέπει να περιμένετε έως ότου αποθηκεύσουν την έκδοση τους για να δείτε αυτές τις αλλαγές.
Για να αλλάξετε τα δικαιώματα οποιωνδήποτε συνεργατών, κάντε δεξί κλικ στο όνομά τους και κάντε κλικ στο δικαίωμα αλλαγής . Έχετε επίσης την επιλογή να καταργήσετε όλα τα δικαιώματα από τον συνεργάτη, ώστε να μην μπορούν πλέον να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο.
Outlook 2016 Ομάδες
Η πρώτη επανάληψη των Ομάδων του Office 365 ξεκίνησε το 2014. Ωστόσο, έχει μετατραπεί για το Outlook 2016 και είναι πλέον διαθέσιμη ως αυτόνομη εφαρμογή στα Windows Phone, iOS και Android, καθώς και στην εφαρμογή Desktop. Πριν από τη σύνδεση, θα χρειαστείτε μια συνδρομή Office 365 με πληρωμή (υπάρχει μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών) ή ένα σχολικό λογαριασμό.
Στην ουσία, οι ομάδες είναι η απάντηση της Microsoft στο Slack, όπου τα μέλη μπορούν να ξεκινήσουν και να συμμετάσχουν σε κανάλια / συνομιλίες για διαφορετικά θέματα. Αλλά υπάρχει πολύ περισσότερη ολοκλήρωση με τα προϊόντα της Microsoft.
Οι δημόσιες και ιδιωτικές ομάδες αποτελούνται από μεμονωμένες "συνομιλίες" (αντί για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Τα μέλη της ομάδας μπορούν να συνομιλήσουν σε πραγματικό χρόνο για διάφορα έργα, για να βοηθήσουν να προχωρήσουν πιο ομαλά. Υπάρχει επίσης χρήσιμη ενοποίηση με το OneDrive για πρόσβαση σε αρχεία, ένα ημερολόγιο ομίλου για προγραμματισμό συσκέψεων και το Skype for Business για αυτοσχέδιες φωνητικές και βιντεοκλήσεις και ένα κοινόχρηστο εισερχόμενο και φορητό Notebook OneNote.
Εάν η ομάδα σας βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στα προϊόντα της Microsoft, αυτό είναι μια μεγάλη προσθήκη στις δυνατότητες συνεργασίας της. Αλλά αν χρησιμοποιείτε πολλές άλλες υπηρεσίες όπως το Google Drive, το Dropbox κτλ., Ίσως θα προτιμούσατε να χρησιμοποιείτε το Slack αντί των 365 Ομάδων, λόγω του βουνό του με τις διαθέσιμες ολοκληρώσεις. Αυτό λέγεται, η συνεργασία με το Dropbox βελτιώνει τη συνεργατική επεξεργασία των αρχείων του Office με Dropbox & Harmony του έργου Βελτίωση της συνεργατικής επεξεργασίας των αρχείων του Office Με το Dropbox & το Project Harmony Το Dropbox έκανε μια πολλά υποσχόμενη κίνηση προς τη συγγραφική συγγραφή και την επεξεργασία. Το Project Harmony προσφέρει στους χρήστες του Dropbox για γρήγορη πρόσβαση σε μια νέα λειτουργία συνεργασίας με υπολογιστές γραφείου. Το Read More είναι δυνατό, δεν είναι ιδανικό.
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Outlook 2016, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες. Για να δημιουργήσετε μια ομάδα χρησιμοποιώντας το Outlook 365 που βασίζεται στον ιστό, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες.
Office 365 Planner
Ακριβώς όπως οι ομάδες του Outlook φαίνεται να είναι η απάντηση της Microsoft στο Slack, το 365 Planner μοιάζει με την απάντηση της Microsoft στο Trello.
Δυστυχώς, είναι διαθέσιμο μόνο σε συγκεκριμένα επιχειρηματικά και σχολικά σχέδια . Με το Planner, μπορείτε να οργανώσετε οπτικά περισσότερα έργα και εργασίες ομάδας, σε όλες τις συσκευές σας, για να τα καταστήσετε πιο διαχειρίσιμα. Με τα λόγια της Microsoft:
Ο προγραμματιστής διευκολύνει την ομάδα σας να δημιουργήσει νέα σχέδια, να οργανώσει και να αναθέσει εργασίες, να μοιραστεί αρχεία, να συζητήσει για το τι εργάζεστε και να ενημερωθεί για την πρόοδο.
Οι εργασίες μπορούν να ταξινομηθούν ανάλογα με την κατάσταση ή σε ποιον έχουν ανατεθεί και οι μεμονωμένοι χρήστες μπορούν εύκολα να δουν μια λίστα με τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί. Πολύχρωμα γραφήματα απεικονίζουν επίσης την κατάσταση κάθε έργου με μια ματιά.
Αυτό είναι μόνο η αρχή
Τα τελευταία δύο χρόνια, η Microsoft αντιμετώπισε τους ανταγωνιστές που ήταν πολύ πιο μπροστά από αυτούς όσον αφορά τα χαρακτηριστικά συνεργασίας.
Ωστόσο, παρόλο που η Microsoft έχει προλάβει πολύ, η εταιρεία δεν σταματά εκεί. Θα δούμε σύντομα ότι η Microsoft θα ξεκινήσει το GigJam. Αυτή η εφαρμογή θα σας επιτρέψει να συνδέσετε την εργασία σας με διάφορες εφαρμογές στον ιστό, από το Salesforce, στο Google Drive. Με τη σειρά του, η αυτοματοποίηση των επαναλαμβανόμενων εργασιών θα γίνει ευκολότερη, και θα συνεργαστεί κι αυτό. Επιτρέποντας στους κατάλληλους ανθρώπους να βλέπουν ακριβώς τις σωστές πληροφορίες την κατάλληλη στιγμή, ελπίζουμε να γίνει πολύ πιο εύκολη.
Πολλά πρέπει να γίνουν. Η δομή των προϊόντων της Microsoft δεν είναι εύκολο να κατανοηθεί. Ο αριθμός των πακέτων στα οποία μπορείτε να εγγραφείτε και οι εφαρμογές στις οποίες θα έχετε πρόσβαση είναι ακόμα ένα χάος. Η συν-επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο σε ορισμένες εφαρμογές πρέπει να βελτιωθεί. Παρ 'όλα αυτά, τα χαρακτηριστικά συνεργασίας που προσφέρει η Microsoft τώρα έφεραν επιτέλους το Office σε συμφωνία με τους περισσότερους ανταγωνιστές της.
Πιστεύετε ότι θα χρησιμοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες για να βελτιώσετε τις συνεργατικές ροές εργασίας σας στην εργασία;