Οι περισσότεροι από εμάς υποφέρουν από υπερφόρτωση πληροφοριών. Το να είστε συγκλονισμένοι με ιδιωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι ένα μεγάλο ζήτημα και να αγνοήσετε το ήμισυ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά αποδεκτό σε κάποιο βαθμό. Σε μια επαγγελματική ζωή, όμως, όχι μόνο αναμένετε να βρούμε τρόπους να αντιμετωπίσετε όλα τα εισερχόμενα κανάλια, αλλά και να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες, δηλαδή να προωθήσετε, να απαντήσετε, να συζητήσετε, να παρακολουθήσετε και να παρακολουθήσετε.
Στο MakeUseOf έχουμε γράψει πολλά άρθρα σχετικά με διαφορετικούς τρόπους χρήσης του Google Mail και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό. Αλλά ποια χαρακτηριστικά και τεχνικές κάνουν οι άνθρωποι που λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την εβδομάδα πραγματικά χρησιμοποιούν; Πώς παρακολουθούμε δεκάδες καθήκοντα και παραμένουμε στην κορυφή της καθημερινής πλημμύρας; Ενώ δεν μπορώ να μιλήσω για τους συναδέλφους μου, μπορώ σίγουρα να μιλήσω μόνος μου. Χρησιμοποιώ το Google Mail για να χειρίζομαι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα περισσότερα από τα καθήκοντά μου και με αυτό το άρθρο θα ήθελα να μοιραστώ μαζί σας τα «μαγικά κόλπα» μου.
Φιλτράρισμα εισερχόμενων μηνυμάτων
Για μένα, ένα σημαντικό βήμα για την αντιμετώπιση των πλημμυρών ήταν η δημιουργία φίλτρων για την εισερχόμενη αλληλογραφία. Εάν λαμβάνετε περισσότερα από τρία ή τέσσερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα και εάν λαμβάνετε επανειλημμένα συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα ειδοποιήσεις, ενημερωτικά δελτία ή υπενθυμίσεις, θα σας συνιστούσα να δημιουργήσετε φίλτρα.
Έχω δημιουργήσει πάνω από 20 φίλτρα, τα οποία ταξινομούν την αλληλογραφία κάτω από 15 ετικέτες κλειδιών (παρόμοια με φακέλους), για παράδειγμα για να φροντίζουν τις ειδοποιήσεις σχολίων, τα μηνύματα που σχετίζονται με τις απαντήσεις MakeUseOf, συμπεριλαμβανομένων νέων και δημοσιευμένων ερωτήσεων ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την Κυριακή του Sound.
Λάβω πολλά μηνύματα που δεν χρειάζεται να διαβάσω, τουλάχιστον όχι στα εισερχόμενά μου, για παράδειγμα νέες ερωτήσεις που υποβάλλονται στις απαντήσεις MakeUseOf. Παρόλα αυτά, μου αρέσει να έχω ένα αντίγραφο στα εισερχόμενά μου, για παράδειγμα να στείλω μια ερώτηση σε έναν συνάδελφό μου ή να απαντήσω σε αυτό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, δεδομένου ότι δεν χρειάζεται να διαβάσω αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχω δημιουργήσει ένα φίλτρο για να τα ταξινομήσετε και να τα σημειώσετε ως αναγνωσμένα.
Έτσι κάθε φορά που βλέπω έναν τολμηρό αριθμό pop up δίπλα σε μία από τις ετικέτες μου, ξέρω ότι υπάρχει ταχυδρομείο που πραγματικά πρέπει να διαβάσω. Ανάλογα με το ποια είναι η ετικέτα, το διάβασα αμέσως (π.χ. Εισερχόμενα) ή έχω αφιερώσει ένα κομμάτι χρόνου για να διαβάσω συλλογικά όλα τα μηνύματα της συγκεκριμένης κατηγορίας (π.χ. ειδοποιήσεις σχολίων).
Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη ρύθμιση φίλτρων στο Google Mail, συνιστώ το άρθρο 3 Μεγάλα παραδείγματα χρήσης φίλτρων Gmail για παραγωγικότητα 3 Μεγάλα παραδείγματα χρήσης φίλτρων Gmail για παραγωγικότητα 3 Μεγάλα παραδείγματα χρήσης φίλτρων Gmail για παραγωγικότητα Διαβάστε περισσότερα. Περιέχει μερικές εξαιρετικές συμβουλές για τη δημιουργία λιστών υποχρεώσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη διαχείριση υπενθυμίσεων ή το φιλτράρισμα συμβάντων ημερολογίου Google.
Προτεραιότητα
Έτσι έχετε δημιουργήσει φίλτρα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε τακτικά, αλλά τα εισερχόμενά σας εξακολουθούν να τείνουν να είναι γεμάτα λιγότερο σημαντικά πράγματα; Το Google Mail διαθέτει μια λύση γι 'αυτό και ονομάζεται Εισερχόμενα προτεραιότητας. Είναι εύκολο να ρυθμίσετε την επιλογή> Ρυθμίσεις > Εισερχόμενα . Κατά προεπιλογή, θα εμφανίζονται οι ακόλουθες ετικέτες πάνω από τα εισερχόμενά σας: Σημαντικό και Μη αναγνωσμένο μήνυμα, Δημοσίευση αλληλογραφίας με αστέρι και Όλα τα άλλα στα εισερχόμενά σας. Μπορείτε να το προσαρμόσετε για να συμπεριλάβετε μια άλλη σημαντική ετικέτα ή να αλλάξετε ή να καταργήσετε ένα από τα προαναφερθέντα.
Για μια λεπτομερή εισαγωγή στα Εισερχόμενα προτεραιότητας, δείτε το άρθρο Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail Επιλύει το πρόβλημα του Bacn Τα εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Τα εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Διαβάστε περισσότερα.
Παρακολουθήστε
Μπορείτε να παρακολουθείτε τα διαφορετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε αυτόματα είτε χειροκίνητα να τα επισημάνετε. Εάν πρέπει να επισημάνετε χειροκίνητα δεκάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, ωστόσο, η επισήμανση μπορεί να είναι αρκετά κουραστική επειδή απαιτεί μερικά κλικ του ποντικιού και κάποιο συντονισμό. Αυτό που λειτουργεί πολύ καλύτερα για μένα είναι το πρωτότυπο με ηλεκτρονικά ταχυδρομεία.
Ένα από τα κύρια συντακτικά καθήκοντά μου είναι η παρακολούθηση των σχολίων. Αυτό περιλαμβάνει οποιαδήποτε σχόλια στο MakeUseOf που πρέπει να αντιμετωπιστούν, αξιοσημείωτα γενικά σχόλια, καλύτερα σχόλια από το προσωπικό, καλύτερα σχόλια για το διαγωνισμό Best Answer of the Week (Απαντήσεις MakeUseOf) και κερδίζοντας σχόλια του διαγωνισμού. Έχω συνήθως από 50 έως 100 σχόλια που έχουν επισημανθεί ανά πάσα στιγμή και χρησιμοποιώ πέντε διαφορετικές ετικέτες για να διαφέρουν μεταξύ τους. Μπορώ να έχω πρόσβαση σε όλα τα σημειωμένα μηνύματα μέσω της ετικέτας Starred, η οποία μου επιτρέπει να τα αντιμετωπίζω γρήγορα και όλα αυτά, και αυτή η ετικέτα τείνει να είναι πολύ πολύχρωμη.
Για τις προθεσμίες ή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλω να ακολουθήσω, μετατρέπω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες, όπως περιγράφεται σε αυτό το μεγάλο άρθρο: 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση των εισερχομένων μηδέν στο Gmail 4 απλά βήματα για την επίτευξη και τη διατήρηση των εισερχομένων μηδέν στο Gmail 4 απλά βήματα για Επίτευξη και διατήρηση του μηνύματος εισερχομένων στο Gmail Διαβάστε περισσότερα
Ολα τα μικρά πράγματα
Έχω δημιουργήσει μια σειρά μικρών ρυθμίσεων, που κάνουν πιο εύκολη τη διεκπεραίωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι αυτονόητο ότι χρησιμοποιώ την προβολή συνομιλιών με σπείρωμα. Οι περισσότερες άλλες μικρές ρυθμίσεις παρέχονται μέσω των λειτουργιών του Google Labs και στη συνέχεια είναι μια λίστα των αγαπημένων μου.
- Αυτόματη προώθηση ...
για να εμφανιστεί αυτόματα η επόμενη συζήτηση μετά την επεξεργασία του προηγούμενου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. - Προεπιλογή 'Απάντηση σε όλους' ...
επειδή το μεγαλύτερο μέρος του εξερχόμενου ταχυδρομείου προορίζεται για περισσότερους από έναν παραλήπτες. - Προεπισκοπήσεις εισερχομένων ...
γιατί δεν μπορώ να περιμένω να δω τι μου περιμένει ενώ φορτώνει GMail. - Μετακίνηση στήλης εικονιδίων ...
καθώς το βρίσκω πιο εύκολο να τα σαρώσεις όταν βρίσκονται στην αριστερή πλευρά. - Αποστολή & αρχειοθέτηση ...
για να αποθηκεύσετε ένα κλικ και να τραβήξετε πιο γρήγορα τα εισερχόμενα.
συμπέρασμα
Εάν περιμένετε ακόμα ένα μαγικό τέχνασμα, φοβάμαι ότι πρέπει να σας απογοητεύσω. Δεν υπάρχει καμία μαγεία που να εμπλέκεται στην κορυφή των πραγμάτων! Απλώς παίρνει μερικές απλές στρατηγικές και πολλή πειθαρχία.
Εάν ήσασταν σοβαρά ελπίζοντας για ένα τακτοποιημένο τέχνασμα, δοκιμάστε αυτό το 1 τρομερό tip Gmail δεν ξέρετε για. 1 Εξαιρετική συμβουλή του Gmail που δεν γνωρίζετε. Σοβαρά. 1 Εξαιρετική συμβουλή του Gmail που δεν γνωρίζετε. Σοβαρά. Διαβάστε περισσότερα
Και πολλές ακόμα καλύτερες συμβουλές μπορούν να βρεθούν εδώ:
- Πώς να μετατρέψετε τα Εισερχόμενα του Gmail σας σε μια Λίστα ανάγνωσης ανάγνωσης Πώς να μετατρέψετε τα Εισερχόμενά σας Gmail σε μια Λίστα ανάγνωσης ανάγνωσης Πώς να μετατρέψετε τα Εισερχόμενά σας Gmail σε μια λίστα υποχρεώσεων ανάγνωσης Αν βρίσκεστε συχνά στο Gmail, πόσα πράγματα μπορείτε πραγματικά να κάνετε με αυτό (εκτός από τις αναγνώσεις και την αποστολή αλληλογραφίας). Έχουμε ήδη μοιραστεί αρκετές συμβουλές για το πώς ... Διαβάστε περισσότερα
- Πώς να αναζητήσετε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία στο Gmail αποτελεσματικά Πώς να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail αποτελεσματικά Πώς να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail αποτελεσματικά Διαβάστε περισσότερα
- 4 τρόποι για να ορίσετε το Gmail ως προεπιλεγμένο email στον browser σας 4 τρόποι για να ορίσετε το Gmail ως προεπιλεγμένο email στον browser σας 4 τρόποι για να ορίσετε το Gmail ως το προεπιλεγμένο email στον browser σας Καθώς οι χρήστες μετακινούν αργά δεδομένα στο The Cloud, έχει γίνει ένα δεδομένο, με το Google Mail να είναι η κορυφαία επιλογή. Δεν εντυπωσιάζεται από αυτές τις εξελίξεις, τα Windows συνεχίζουν να συνδέουν τις υπερ-συνδέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (γνωστός και ως ... Διαβάστε περισσότερα
- 3 πράγματα Οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει στους λογαριασμούς τους 3 πράγματα Οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει τους λογαριασμούς τους 3 πράγματα Οι χρήστες Pro Gmail έχουν δημιουργήσει τους λογαριασμούς τους Διαβάστε περισσότερα
Πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λαμβάνετε ανά ημέρα και πώς τα αντιμετωπίζετε; Έχετε κάποια συμβουλές και κόλπα GMail που δεν κάλυψα; Ή μήπως υπάρχει λόγος για τον οποίο χρησιμοποιείτε διαφορετικό πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;